PIRAC Guadeloupe : CONSULTANCE POUR LA REALISATION D’UNE VIDEO PROMOTIONNELLE DU PROGRAMME READY TOGETHER

Réf : PF229_ABY_ABY_2021_0164

Dans le cadre du Programme READY Together, la Croix-Rouge française recherche une consultance pour la réalisation d’une vidéo promotionnelle du programme READY Together. La vidéo va présenter les principales réalisations et temps forts du programme et mettre l’accent sur les résultats et l’approche de coopération du programme.

Objet de la mission : Réaliser une vidéo promotionnelle (format 3min & format 1min) présentant les principales réalisations et résultats du programme READY Together
Lieu de la mission : Territoires couverts par le programme READY Together (Guadeloupe, Martinique, Guyane, Sainte-Lucie, Saint-Vincent-les-Grenadines, Dominique, Antigua & Barbuda, Haïti)
Responsable de la mission : Chargé.e de communication programme READY Together
Responsable programme READY Together
Date de début souhaitée : 01/10/2021
Date de fin souhaitée : 31/10/2022
Dates de remise des livrables : 30/09/2022
Durée de la mission : 13 mois

1) Contexte

Créée en 2005, la Plateforme d’Intervention Régionale Amériques Caraïbes (PIRAC) est la délégation représentative de la Croix-Rouge française pour la région caribéenne ainsi que son dispositif opérationnel d’action humanitaire et de coopération régionale. La PIRAC vient en aide aux populations des Caraïbes sur toutes les catastrophes majeures et s’emploie à développer des actions de renforcement des capacités de résilience des populations sur les territoires français ainsi que les pays de l’arc caribéen et du plateau des Guyanes.

La Croix-Rouge française a lancé le programme READY Together (2019 – 2022) financé par le programme
INTERREG Caraïbes, l’Agence Française de Développement (AFD) et la Région Guadeloupe. Il vise à renforcer la préparation des territoires caribéens aux catastrophes naturelles par une approche à 3 niveaux :

1/ Cadres institutionnels humanitaires et capacités d’urgence, 2/ Secteur économique et 3/ Populations locales.

Le programme READY Together s’inscrit plus largement dans le projet 3 Océans financé par l’AFD et porté collectivement par l’ensemble des Plateformes d’Intervention Régionale (PIR) de la Croix-Rouge française. Ce projet a pour objectif principal de réduire l’impact des catastrophes, des crises sanitaires et des effets du changement climatique sur les populations des trois bassins océaniques couverts par les PIR (Amériques- Caraïbes, Océan Indien, Pacifique Sud).

Une stratégie de communication institutionnelle du programme READY Together a été développée afin de mettre en lumière les activités et résultats du programme, la mission de la PIRAC et de ses partenaires opérationnels ainsi que le soutien des partenaires financiers, en particulier d’INTERREG Caraïbes. Le format vidéo a été identifié comme le format le plus adapté pour valoriser et promouvoir le programme.
De plus, il a été défini comme pertinent de développer une identité du programme à travers la création d’une piste musicale représentant le contexte local & en accord avec la dynamique des activités.
Par ailleurs, afin de promouvoir le projet 3 Océans financé par l’AFD, il est prévu en parallèle de cette consultance la réalisation d’une vidéo qui mettra à la fois en exergue les mesures de réduction des catastrophes et crises sanitaires mises en œuvre simultanément dans les trois bassins océaniques en répondant aux spécificités de chacune des zones, mais également les effets notables du changement climatique sur les populations des trois régions.

2) Objectifs

L’objectif général de cette consultance est de réaliser une vidéo promotionnelle du programme READY Together. Elle va présenter les principales réalisations et temps forts du programme et mettre l’accent sur les résultats et l’approche de coopération du programme. Afin de capter l’attention du public cible, la vidéo doit être courte, originale, dynamique, facile à comprendre et à mémoriser.

Objectifs spécifiques :

• Démontrer la pertinence du programme pour aborder les problématiques régionales de gestion des risques de catastrophes et au changement climatique
• Présenter les principales réalisations et temps forts du programme
• Valoriser les partenaires, les résultats et l’approche de coopération du programme

Plus précisément, pour atteindre ces objectifs, la vidéo devra mettre en avant les aspects suivants :
 Les problématiques liées aux risques naturels et au changement climatique de la région d’intervention
 La pertinence du programme READY Together face aux défis régionaux liés aux risques naturels et au changement climatique
 Les activités & moments clés du programme (prévention, préparation, réponse d’urgence & capitalisation)
 L’implication des bénéficiaires du programme & le soutien reçu à travers le programme
 Les innovations réalisées
 Les résultats du programme & la contribution à la réduction des risques de catastrophes et à l’adaptation au changement climatique
 Les partenaires opérationnels & l’expertise technique apportée au programme
 Les partenaires financiers & leur contribution au programme
 Le site internet de la PIRAC et les actions de la structure

Public cible :
 Cœur de cible : partenaires opérationnels & financiers du programme
 Cible principale : acteurs humanitaires & de coopération régionaux
 Cible secondaire : bénéficiaires du programme et grand public
 Cible relais : journalistes et agence de relations presse

3) Méthodologie

Etapes proposées :

 Conception : script & calendrier
 Création et/ou achat d’une piste musicale reflétant le dynamisme et l’hétérogénéité du programme
 Tournage : déplacements terrain ; plans au drone, interviews, plans grands angles, plans rapprochés, plans dynamiques, prises de sons etc.
 Montage : assemblage des images & sons, intégration de la voix-off & de la piste musicale, traduction & sous-titrage, intégration des textes & logos ; format long (3 minutes) & format court (1 minute)

Stratégie de diffusion :

 Sites internet de la PIRAC & des partenaires : pour la diffusion aux partenaires, acteurs et bénéficiaires et au grand public
 Réseaux sociaux de la PIRAC & des partenaires : Facebook et Instagram pour la diffusion aux bénéficiaires et au grand public, Twitter et Linkedln pour la diffusion aux partenaires et acteurs
 Newsletter du programme : pour la diffusion aux partenaires et acteurs
 Campagne de mailing : pour la diffusion aux partenaires et acteurs
 Atelier de clôture du programme : pour la diffusion aux partenaires, acteurs et bénéficiaires

4) Résultats attendus & livrables

 Script de la vidéo & calendrier de tournage
 Rush vidéos (avec distinction par projet – READY Together & 3 Océans)
 Bandes sons (avec distinction par projet – READY Together & 3 Océans)
 Musique
 Une vidéo courte d’une minute
 Une vidéo longue de trois minutes

Calendrier des livrables :

Livrables Dates estimées
Script et calendrier de tournage Octobre 2021
Rush vidéos/bandes sons/musique Juillet 2022
Vidéo courte et vidéo longue Septembre 2022

5) Organisation de la mission

Modalités de travail :
 Tournages à prévoir dans la majorité ou l’ensemble des territoires couverts par le programme
 Planification flexible intégrant les mesures sanitaires & d’éventuelles urgences humanitaires
 Proximité de travail avec l’équipe du programme, en particulier sur le développement du script, la planification des tournages, la préparation des interviews & la stratégie de diffusion
 Version préliminaire de la vidéo à soumettre à l’équipe du programme pour suggestions avant la finalisation de la vidéo
 Respect des lignes directrices de communication du programme (supports en français & en anglais) & des règles des bailleurs et partenaires de visibilité (logos)
 Disponibilité pour participer aux réunions d’élaboration de la vidéo du projet 3 Océans qui peuvent avoir lieu durant la durée de cette prestation afin de faire les liens entre la vidéo du programme READY Together et la vidéo 3 Océans

Moyens mis à disposition du prestataire :
 Interlocuteurs : le.la Chargé.e de communication du programme Ready Together & de la PIRAC et la Responsable du programme Ready Together
 Ressources : liste de contacts des équipes du programme & des partenaires, calendrier prévisionnel des activités clés du programme, documents de présentation du programme, script de la vidéo, rushs vidéos pré-existants

Date de démarrage prévue : octobre 2021

6) Budget

Le montant global estimé pour cette consultance sera proposé par le prestataire. Le budget devra mettre en
évidence les éléments suivants :
 Conception
 Prise d’image & son
 Sous-titrages traduits en français/anglais
 Voix-off en français/anglais
 Création musicale
 Frais de déplacements
 Montage

7) Traitement des offres

Profil du prestataire :
 Expertise en production audiovisuelle
 Utilisation de matériel & logiciels professionnels de prise d’image & son, dont drone & voix-off
 Expertise en création musicale, utilisation de logiciels professionnels de composition de musique
 Créativité et originalité
 Possibilité de déplacements dans la zone Caraïbe
 Flexibilité sur la durée (plusieurs dates de tournage)
 Maitrise de l’anglais et du français oral

Critères d’évaluation des offres :
 Expertise du prestataire
 Adéquation entre la proposition technique et les termes de référence
 Qualité & pertinence du portfolio avec les termes de référence
 Expérience du prestataire dans les territoires couverts par le programme & capacités de déplacements
 Disponibilité du prestataire sur la durée proposée dans les termes de référence
 Offre financière

Clauses administratives :
 Le prestataire doit apporter la preuve au moment de la soumission de la régularité de son activité économique (documents fiscaux, immatriculation, inscription comme travailleur indépendant – en fonction du pays de référence où il est établi)
 Le prestataire doit seul fournir les moyens nécessaires à l’accomplissement de sa mission qu’ils soient matériels ou humains (billets d’avion, ordinateur, assurances)
 Le prestataire peut déléguer une partie de la mission au sein de son équipe ou au collaborateur de son choix mais il demeure la seule autorité hiérarchique et disciplinaire concernant ses salariés