Logistics Manager – Emergency Response (CAR) At Concern Worldwide

Logistics Manager – Emergency Response

Mobaye, CAR

About the role: This is 12 month, new role with unaccompanied terms based in Mobaye (CAR) with a salary of Band 3 – 39 128 € to 43 476 €.

You will report to the Area Coordinator (AC) with technical supervision from the Logistics Coordinator (Log Co) and work closely with the Kouango Base Manager (BM), Programme Director (PD), Country Financial Manager (CFM), and System Director (SD).

Your purpose: The Logistics Manager (LM) will be responsible for managing and coordinating all logistics activities regarding the BHA (USAID) project in Ouaka and Basse-Kotto, Central African Republic (CAR) and be responsible for the new Mobaye sub-base. The position holder will also lead the continuous improvement of the logistics systems that are in place regarding the BHA programme and amending as necessary. He/she will provide effective and timely logistics support to the programme in relation to procurement, transportation, delivery and distribution of BHA items at field level, stock management, assets, premises, fleet management and communications.

You will be responsible for the following :

Sub Base Management

• Manage logistical functions in the sub base in liaison with the Logistics Coordinator and Area Coordinator.
• Represent Concern in logistics coordination meetings when necessary and in agreement with the line manager.
• Provide technical advice and support to BHA programme staff and managers on specific logistics issues to ensure the efficient implementation of programmes.
• Develop a network of humanitarian actors and suppliers throughout the prefecture to cultivate multiple transport and supply options.

Supply management

• Lead and manage the process of sourcing of suppliers to supply food items in the fairs in the project areas as per Concern Procurement Policies – (large scale food, seeds and tools distributions)
• Manage suppliers and delivery routes for the BHA programme and all activities operating from the Mobaye sub-base.
• Analyse all logistical aspects in the program to determine the most cost effective or efficient means of transporting BHA goods.
• Support the management and tracking of project orders in the Supply Request (SR) tracking sheet.
• Coordinate effectively with the principal country base (Bangui) regarding national and international supplies.
• Advise programme staff on distribution procedures to communities & construction works and ensure compliance with donor requirements, and applicable regulations and best practices.
• Assist in developing an efficient and effective supply chain, and ensure that project supply needs are well organised and planned.
• Carry out extensive supplier and market reviews and maintain a pre-qualified supplier list.
• Support the Systems Director at the start of any new donor contract to have a Procurement plan (PP) in place, identify and communicate all donor-specific requirements to the relevant personnel in all departments to ensure compliance throughout the duration of the project.
• Maintain transparency and quality standard throughout logistics processes, including food and seed quality checks upon arrival.
• Hire daily workers where necessary, and provide training and capacity building as required across logistics department.
• Provide advice and support to senior management on logistics issues and collaborate with Programme staff on budgets.

Warehouse Management

• Support effective warehouse management in accordance with the Concern guidelines.
• Support the security of stock through the implementation of effective controls and do spot checks in warehouses weekly.
• With the support of the base logistics team, submit timely and accurate stock reports.
• Investigate all stock discrepancies and provide a report of the procedure and findings.
• Support SD and BM in organizing old stocks and assets disposal.

Asset management, IT and Communications

• Support regular maintenance of communication equipment in liaison with the Base Manager and the Systems Director.
• Train staff on use of communication equipment and communication protocols.
• Support the IT officer in designing a procurement plan of ICT equipment and contribute to donor budgeting.
• Explore the possibility of having digital systems, notably for logbooks and the fixed asset register.
• Ensure that the CAR Fixed Asset Register (FAR) is verified monthly with spot checks to track assets movements across FFP programme areas.
• Ensure that all procedures and documents pertaining to Asset Management as per the Concern Logistics Manual are in place and being followed.
• To ensure assets are safeguarded with physical checks in line with the Logistics Manual.
• Conduct analysis and spot checks to control Thuraya assigned to BHA Program staff high usage a per concern Policies and procedures and report any abuses to the management
• Ensure donation certificates with recipient’s signature are obtained and filed for all assets and equipment donated to beneficiaries/partner groups or received from Donors.
• Ensure all required and available communication equipment are installed and working: HF, VHF, Satellite, mobile network, etc. and functioning properly.

Transport & Fuel Management

• Ensure a robust vehicle maintenance system is in place and that maintenance works are property documented.
• Ensure well-maintained and functional transport fleet for staff and material needs, including vehicle allocation in Mobaye.
• Review monthly transport reports for the sub-base and monitor fuel consumption and needs, coordinating to ensure a robust supply of all relevant fuel types.
• Monitor the maintenance conducted on Concern vehicles by external service providers.
• Explore the possibility to have digital systems, notably for logbooks and asset management.
• Ensure there are robust fuel management systems in place from receiving, distribution and reporting.
• Weekly stock checks should be carried out on a weekly basis and a signed report submitted to the Base Manager with a copy emailed to the Log Co and the SD.

Security Management

• Carry out security assessments as and when required.
• Review security protocols and suggest possible adjustments/improvements in liaison with Area Coordinator, the Systems Director and Country Director.
• Ensure proper application of SoPs in the Mobaye base.
• Identify and train the Mobaye Security Focal Group.
• Work closely with the Security Focal point by sharing flows of security information, analyze the trends in Mobaye and throughout Basse-Kotto.
• While in Kouango participate in Security Focal Group meeting and share security information from the BHA programme area, Mobaye and throughout the prefecture as relevant.

Capacity building

• Conduct Logistics training e.g. on logistics, procurement, transport etc.
• With the assistance of the Systems Director, develop and roll out reporting tools and templates.
• Identify and coordinate training opportunities for the logistics staff with the support of the Logistics Coodinator and Area Coordinator.

Accountability

In line with Concern’s commitments under the Core Humanitarian Standard (CHS):

• actively promote meaningful community participation and consultation at all stages of the project cycle (planning, implementation, M&E);
• work with relevant colleagues to ensure that the Complaints and Response Mechanism (CRM) is functional and accessible, that feedback and complaints are welcomed and addressed;
• work with relevant colleagues to ensure that information about CRM, safeguarding and expected staff behaviour is disseminated among programme participants and communities.

Your skills and experience will include:

Essential:

• At least 3 year experience working overseas with an international NGO, preferably in an insecure environment.
• Experience with providing logistics support to humanitarian or development programming in the field.
• Fluent written and spoken French; working knowledge of English.
• Strong communication skills.
• Strong planning, problem solving and analytical skills.
• Proven capacity-building ability, including training, coaching and mentoring staff.
• Ability to organize and prioritize workload, to cope with stress and to work under pressure.
• Willing to live in basic living conditions.
• Work in remote field bases with limited infrastructure.

Desirable:

• Experience working on online systems.

Manager Logistique (H/F) – Réponse Urgence Mobaye, CAR

A propos du rôle: Il s’agit d’un nouveau poste de 12 mois, non accompagné, basé à Mobaye (RCA), avec un salaire de grade 3 – 39 128 € à 43 476 €.

Vous serez sous la responsabilité du coordinateur de zone (AC – area coordinator) avec la supervision technique du coordinateur logistique (Log Co) et travaillerez en étroite collaboration avec le gestionnaire de base (BM – base manager) de Kouango, le directeur de programme (PD), le gestionnaire financier du pays (CFM) et le directeur de système (SD).

Votre objectif : Le/la Manager Logistique (LM) sera responsable de la gestion et de la coordination de toutes les activités logistiques concernant le projet BHA (USAID) dans la Ouaka et la Basse-Kotto, en République Centrafricaine (RCA) et sera responsable de la nouvelle sous-base de Mobaye. Le/la titulaire du poste sera également responsable de l’amélioration continue des systèmes logistiques en place concernant le programme BHA et les modifiera si nécessaire. Il/elle fournira un soutien logistique efficace et opportun au programme en ce qui concerne l’achat, le transport, la livraison et la distribution des articles BHA sur le terrain, la gestion des stocks, les actifs, les locaux, la gestion de la flotte et les communications.

Vous serez chargé(e) des tâches suivantes :

Gestion de la sous-base

• Gérer les fonctions logistiques de la sous-base en liaison avec le coordinateur logistique et le coordinateur de zone.
• Représenter Concern dans les réunions de coordination logistique si nécessaire et en accord avec le responsable hiérarchique.
• Fournir des conseils techniques et un soutien au personnel et aux responsables des programmes de la BHA sur des questions logistiques spécifiques afin d’assurer la mise en œuvre efficace des programmes.
• Développer un réseau d’acteurs humanitaires et de fournisseurs à travers la préfecture pour cultiver de multiples options de transport et d’approvisionnement.

Gestion de l’approvisionnement

• Diriger et gérer le processus de recherche de fournisseurs pour la fourniture de produits alimentaires dans les foires dans les zones de projet, conformément aux politiques d’achat de Concern (distribution de nourriture, de semences et d’outils à grande échelle).
• Gérer les fournisseurs et les itinéraires de livraison pour le programme BHA et toutes les activités opérant à partir de la sous-base de Mobaye.
• Analyser tous les aspects logistiques du programme afin de déterminer les moyens les plus rentables ou efficaces pour transporter les marchandises de la BHA.
• Soutenir la gestion et le suivi des commandes du projet dans la feuille de suivi des demandes d’approvisionnement (SR).
• Assurer une coordination efficace avec la base principale du pays (Bangui) en ce qui concerne les fournitures nationales et internationales.
• Conseiller le personnel du programme sur les procédures de distribution aux communautés et les travaux de construction et assurer la conformité avec les exigences des donateurs, les règlements applicables et les meilleures pratiques.
• Aider à développer une chaîne d’approvisionnement efficace et effective, et s’assurer que les besoins en approvisionnement du projet sont bien organisés et planifiés.
• Effectuer des examens approfondis des fournisseurs et du marché et maintenir une liste de fournisseurs préqualifiés.
• Soutenir le directeur des systèmes au début de tout nouveau contrat avec un donateur afin de mettre en place un plan d’approvisionnement (PA), identifier et communiquer toutes les exigences spécifiques du donateur au personnel concerné dans tous les départements afin de garantir la conformité pendant toute la durée du projet.
• Maintenir la transparence et la norme de qualité tout au long des processus logistiques, y compris les contrôles de qualité des aliments et des semences à l’arrivée.
• Embaucher des travailleurs journaliers si nécessaire, et fournir une formation et un renforcement des capacités si nécessaires dans le département logistique.
• Fournir des conseils et un soutien à la direction générale sur les questions de logistique et collaborer avec le personnel du programme sur les budgets.

Gestion d’entrepôt

• Soutenir la gestion efficace des entrepôts conformément aux directives de Concern.
• Soutenir la sécurité des stocks par la mise en œuvre de contrôles efficaces et effectuer des contrôles ponctuels dans les entrepôts chaque semaine.
• Avec le soutien de l’équipe logistique de la base, soumettre des rapports de stock précis et opportuns.
• Enquêter sur tous les écarts de stock et fournir un rapport sur la procédure et les résultats.
• Soutenir SD et BM dans l’organisation de l’élimination des vieux stocks et des actifs.

Gestion des biens, informatique et communications

• Assurer la maintenance régulière des équipements de communication en liaison avec le responsable de la base et le directeur des systèmes.
• Former le personnel à l’utilisation des équipements de communication et aux protocoles de communication.
• Soutenir le responsable informatique dans la conception d’un plan d’achat d’équipements TIC et contribuer à la budgétisation des donateurs.
• Explorer la possibilité de disposer de systèmes numériques, notamment pour les journaux de bord et le registre des immobilisations.
• S’assurer que le registre des immobilisations de la RCA est vérifié mensuellement avec des contrôles ponctuels pour suivre les mouvements d’actifs dans les zones du programme BHA.
• S’assurer que toutes les procédures et tous les documents relatifs à la gestion des actifs, conformément au manuel logistique de Concern, sont en place et respectés.
• S’assurer que les actifs sont protégés par des contrôles physiques conformément au manuel de logistique.
• Effectuer des analyses et des vérifications ponctuelles pour contrôler l’utilisation élevée de Thuraya attribuée au personnel du programme BHA conformément aux politiques et procédures de Concern et signaler tout abus à la direction.
• S’assurer que les certificats de donation avec la signature du bénéficiaire sont obtenus et classés pour tous les biens et équipements donnés aux bénéficiaires/groupes partenaires ou reçus des donateurs.
• S’assurer que tous les équipements de communication requis et disponibles sont installés et fonctionnent : HF, VHF, satellite, réseau mobile, etc. et fonctionnent correctement.

Gestion des transports et des carburants

• S’assurer qu’un système d’entretien des véhicules robuste est en place et que les travaux d’entretien sont bien documentés.
• Assurer une flotte de transport bien entretenue et fonctionnelle pour les besoins du personnel et du matériel, y compris l’attribution de véhicules à Mobaye.
• Examiner les rapports mensuels de transport pour la sous-base et surveiller la consommation et les besoins en carburant, en assurant la coordination pour garantir un approvisionnement solide de tous les types de carburant pertinents.
• Contrôler l’entretien des véhicules de Concern effectué par des prestataires de services externes.
• Explorer la possibilité de disposer de systèmes numériques, notamment pour les journaux de bord et la gestion des actifs.
• S’assurer qu’il existe des systèmes robustes de gestion du carburant, de la réception à la distribution en passant par les rapports.
• Des contrôles hebdomadaires des stocks doivent être effectués chaque semaine et un rapport signé doit être soumis au gestionnaire de la base, avec une copie envoyée par e-mail au Log Co et au SD.

Gestion de la sécurité

• Effectuer des évaluations de sécurité selon les besoins.
• Revoir les protocoles de sécurité et suggérer des ajustements/améliorations possibles en liaison avec le coordinateur de zone, le directeur des systèmes et le directeur pays
• Assurer la bonne application des SoP dans la base de Mobaye.
• Identifier et former le groupe focal de sécurité de Mobaye.
• Travailler en étroite collaboration avec le point focal sécurité en partageant les flux d’informations sur la sécurité, analyser les tendances à Mobaye et dans toute la Basse-Kotto.
• A Kouango, participer à la réunion du Groupe Focal Sécurité et partager les informations sur la sécurité de la zone du programme BHA, de Mobaye et de toute la préfecture, le cas échéant.

Renforcement des capacités

• Organiser des formations en logistique, par exemple sur la logistique, les achats, le transport, etc.
• Avec l’aide du directeur des systèmes, développer et déployer des outils et des modèles de rapports.
• Identifier et coordonner les opportunités de formation pour le personnel logistique avec l’aide du coordinateur logistique et du coordinateur de zone.

La redevabilité

Conformément à l’engagement de Concern sous la norme humanitaire fondamentale de qualité et de redevabilité (CHS) :

• promouvoir activement une participation et une consultation significatives de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
• travailler avec les collègues pour s’assurer que notre mécanisme de plainte et de réponse (CRM) est fonctionnel et accessible, que les retours d’information et les plaintes sont bien accueillis et traités ;
• travailler avec les collègues pour s’assurer que les informations sur le CRM, le safeguarding et le comportement attendu du personnel de Concern sont diffusées auprès des participants aux programmes et des communautés.

Vos compétences et votre expérience seront les suivantes :

Essentiel :

• Au moins 3 ans d’expérience de travail à l’étranger avec une ONG internationale, de préférence dans un environnement peu sûr.
• Expérience de la fourniture d’un soutien logistique à des programmes humanitaires ou de développement sur le terrain.
• Français écrit et parlé couramment ; connaissance pratique de l’anglais.
• Solides compétences en communication.
• Solides compétences en matière de planification, de résolution de problèmes et d’analyse.
• Capacité avérée à renforcer les capacités, y compris la formation, l’encadrement et le mentorat du personnel.
• Capacité à organiser et à hiérarchiser la charge de travail, à gérer le stress et à travailler sous pression.
• Être prêt à vivre dans des conditions de vie basiques
• Travailler dans des bases de terrain éloignées avec des infrastructures limitées.

Souhaitable :

• Expérience de travail sur des systèmes en ligne.