Executive Assistant At Helen Keller International

Helen Keller International

Job Announcement

Executive Assistant,

(Yaoundé)

(Please find below the French version)

Helen Keller International is an international non‐governmental organization whose mission is to save the sight and lives of the most vulnerable and disadvantaged by combating the causes and consequences of blindness and malnutrition. We do this by establishing programs based on evidence and research in vision, health, and nutrition. Established in 1915, HKI maintains its Headquarters in New York City, with Regional Offices in Senegal and Phnom Penh to support 22 country offices in Africa and Asia.

Since the 1990s, HKI‐Cameroon has been working to establish sustainable evidence‐based approaches to enhance health and nutrition, improve education for the disabled, and expand access to eye health services for Cameroonians, particularly women and school-aged children. Helen Keller International-Cameroon’s programs are integrated at all levels of the government health and education structures by helping to develop its human resources and infrastructure, conduct needs assessments, analyze local context to inform program design and implementation, train personnel, provide basic equipment and medicines, deliver services if needed, and monitor program progress and evaluate program impact.

We are currently seeking an Executive Assistant with relevant experience in administrative management. The Executive Assistant is responsible for managing the Director’s diary, handling correspondence, and assisting in the management of certain office administrative tasks.

Title of position: Executive Assistant

Duty station: Yaoundé**

Reports to: Country Director

Type of contract: Fixed-term contract

Duration: One-year renewable

Deadline to apply: 26^th September 2021[MHY1] [CNN2]

Dimension of role

The Executive Assistant’s objective is to support the Country Director in the performance of his duties by managing his agenda and providing support in the completion of certain administrative tasks of the office. He/she is the main interface between the Country Director and his/her main interlocutors, and between the office and the users.

Responsibilities:

· Manage the Country Director’s calendar; prioritise enquiries and requests.

· Perform a wide variety of administrative tasks that enable the Country Director to run the organisation effectively, including: attending meetings; designing and producing documents, reports and presentations; collecting and preparing information for meetings with staff and external parties; drafting and preparing correspondence; maintaining contact lists necessary for the smooth running of the office; organising missions.

· Organise meetings and workshops chaired or attended by the Country Director, inform participants of the date and time and provide background information on the subject as required.

· Draft correspondence, documents and reports, some of which are highly confidential; check outgoing correspondence for accuracy, compliance with general policy or specific instructions before presenting it to the Country Director for signature.

· Coordinate all management meetings and provide logistical support to staff meetings and retreats, including scheduling meetings, drafting agendas, developing, compiling and distributing presentation materials and taking minutes of meetings.

· Act as the main point of contact for internal and external stakeholders on all matters relating to the Country Director, including those of a highly confidential or critical nature; establish priorities and determine the appropriate course of action, referral or response.

· Work closely with the Country Director to keep him/her well informed of upcoming commitments and responsibilities, ensuring appropriate follow-up.

· Receive, screen, log and route correspondence, including necessary background information, as appropriate; use a tracking system to ensure timely response.

· Translate/interpret as necessary.

· Perform other duties as required.

Qualifications :

• Degree in executive secretariat, in Administration or other relevant;

• Experience working with non-government/nonprofit organizations is an asset;

• Have at least two (02) years of proven professional experience in steering assistance;

• Capacity to be self-reliant, results oriented, and manage multiple deadlines;

• Experience working in a multicultural environment is an asset;

• Energetic, flexible, collaborative, and proactive; a team player who is inconspicuous with a strong sense of confidentiality;

• positively and productively impact on operational initiatives;

• Ensure appropriate confidentiality for internal documents;

• Be able to work under stress;

• Exceptional written, oral, interpersonal, and presentation skills both in French and English;

• Demonstrated ability to convey messages through clear and concise writing;

• Ability to travel domestically on short notice.**

• People with disabilities or special needs are encouraged to apply.**

Constitution of the application file:

• A letter of motivation addressed to the National Director;

• A resume ;

• Reference persons or structures to contact.

To Apply

Qualified candidates should submit a cover letter and resume to cm.recrutement@hki.org no later than 26^th September 2021 at midnight[MHY3] , the deadline

Helen Keller International

Offre d’emploi

Assistant(e) Exécutif(ve),

(Yaoundé)

Helen Keller International est une organisation non gouvernementale internationale dont la mission est de sauver la vue et la vie des plus vulnérables et défavorisés en luttant contre les causes et les conséquences de la cécité et de la malnutrition. Pour ce faire, nous établissons des programmes basés sur des preuves et des recherches sur la vision, la santé et la nutrition. Fondée en 1915, HKI a son siège à New York, avec des bureaux régionaux au Sénégal et à Phnom Penh pour soutenir 22 bureaux de pays en Afrique et en Asie.

Depuis les années 1990, HKI‐Cameroun s’efforce d’établir des approches durables fondées sur des preuves pour améliorer la santé et la nutrition, améliorer l’éducation des personnes handicapées et élargir l’accès aux services de santé oculaire pour les Camerounais, en particulier les femmes et les enfants d’âge scolaire. Les programmes d’Helen Keller International-Cameroun sont intégrés à tous les niveaux des structures gouvernementales de santé et d’éducation en aidant à développer ses ressources humaines et ses infrastructures, à effectuer des évaluations des besoins, à analyser le contexte local pour éclairer la conception et la mise en œuvre des programmes, à former le personnel, à fournir des équipements de base et des médicaments. , fournir des services si nécessaire, surveiller les progrès du programme et évaluer l’impact du programme.

Nous recherchons actuellement un(e) Assistant(e) Exécutif(ve) possédant une expérience pertinente en gestion administrative. Assistant(e) Exécutif(ve) est chargé(e) de gérer l’agenda du directeur, de traiter la correspondance et de d’apporter un appui dans la gestion de certaines tâches administratives de bureau.

Titre du poste : Assistant(e) Exécutif(ve)

Lieu d’affectation : Yaoundé**

Supervisé par : Directeur national

Type de contrat : CDD

Durée : Un an renouvelable

Date limite : 26 septembre 2021[MHY4]

Dimension du rôle

L’Assistant(e) Exécutif(ve) a pour objectif d’appuyer le Directeur Pays dans la réalisation de ses missions en gérant son agenda et apportant un appui dans la réalisation de certaines tâches administratives du bureau. Elle/il est la/le principal(e) interface entre d’une part le Directeur pays et ses principaux interlocuteurs, d’autre part entre le bureau et les usagers.

v Responsabilités

· Gérer l’Agenda du Directeur de Pays ;

· Hiérarchiser les demandes et les requêtes ;

· Effectuer une grande variété de tâches administratives permettant au directeur pays de gérer efficacement l’organisation, notamment : assister à des réunions ; concevoir et produire des documents, des rapports et des présentations ; recueillir et préparer des informations pour des réunions avec le personnel et des parties externes ; rédiger et préparer la correspondance ; tenir à jour les listes de contacts nécessaires au bon fonctionnement du bureau ; organiser des missions ;

· Organiser des réunions et des ateliers présidés ou auxquels participe le directeur pays, informer les participants de la date et de l’heure et fournir des informations générales sur le sujet, le cas échéant ;

· Rédiger la correspondance, les documents et les rapports, dont certains sont hautement confidentiels ; vérifier l’exactitude de la correspondance sortante, sa conformité avec la politique générale ou les instructions spécifiques avant de la présenter au directeur pays pour signature ;

· Coordonner toutes les réunions de gestion et fournir un soutien logistique aux réunions du personnel et aux retraites, y compris la programmation des réunions, la rédaction des ordres du jour, l’élaboration, la compilation et la distribution des supports de présentation et la rédaction des procès-verbaux des réunions ;

· Agir en tant que principal point de contact pour les parties prenantes internes et externes sur toutes les questions relatives au directeur pays, y compris celles de nature hautement confidentielle ou critique ; établir les priorités et déterminer la ligne de conduite, le renvoi ou la réponse appropriés ;

· Travailler en étroite collaboration avec le directeur pays pour le tenir bien informé des engagements et des responsabilités à venir, en assurant un suivi approprié ;

· Recevoir, filtrer, enregistrer et acheminer la correspondance, y compris les informations de base nécessaires, le cas échéant ; utiliser un système de suivi pour assurer une réponse en temps voulu ;

· Traduire/interpréter si nécessaire ;

· Effectuer d’autres tâches selon les besoins.

v Qualifications et compétences

· Licence en secrétariat de direction, en administration ou autre domaine pertinent ;

· Une expérience de travail avec des organisations non gouvernementales/à but non lucratif est un atout ;

· Avoir au moins deux (02) ans d’expérience professionnelle avérée comme Assistant(e) de Direction ;

· Capacité à être autonome, orienté vers les résultats et à gérer des échéances multiples ;

· Expérience de travail dans un environnement multiculturel est un atout ;

· Être énergique, flexible, collaboratif et proactif ; avoir l’esprit d’équipe, être discret et avoir un sens aigu de la confidentialité ;

· Avoir un impact positif et productif sur les initiatives opérationnelles ;

· Assurer une confidentialité appropriée pour les documents internes ;

· Être capable de travailler en situation de stress ;

· Compétences exceptionnelles en matière de rédaction, d’expression orale, de relations interpersonnelles et de présentation, tant en français qu’en anglais ;

· Capacité démontrée à transmettre des messages par une écriture claire et concise ;

· Capacité à voyager à l’intérieur du pays sur court préavis.

· Les personnes handicapées ou ayant des besoins particuliers sont encouragées à postuler.

[MHY1] A adjuster pour tenir compte des delais raisonnables pour le depot de candidature

[CNN2]

[MHY3]Voir supra

[MHY4]Voir supra

[MHY5]Voire supra