Assistant (e) Administratif (ve) – (Uniquement pour les Tchadiennes et Tchadiens)

DESCRIPTION DE POSTE DE CRS

Titre du poste : Assistant (e) Administratif (ve)

Département : Operations

Superviseur immédiat : Operations Manager

Supervisés : Agente d’entretien

Pays/lieu : Tchad/N’Djamena

Grade : 4

Résumé du poste :

Sous la supervision directe du Charge des Opérations, l’Assistant (e)Administratif (ve) est chargé (e) d’apporter un appui opérationnel de qualité nécessaire au bon fonctionnement du bureau de CRS à N’Djamena. A ce titre, le/la titulaire du poste, tout en appliquant les principes de gestion vertueuse, d’intégrité, de transparence et de redevabilité, assistera son superviseur dans la gestion administrative du bureau du programme pays.

Le/La titulaire de ce poste est tenu de s’assurer de la gestion stricte des ressources de CRS selon ses principes directeurs et du strict respect de la confidentialité des documents ou dossiers qu’il aura à transporter, acheminer, photocopier ou traiter.

Responsabilités du poste :

Administration :

Assurer l’accueil des visiteurs et les orienter ;
Rédiger les correspondances administratives, faire le classement des courriers sortants et recevoir et classer les courriers entrants
Recevoir les appels téléphoniques du bureau et les dispatcher ;
Assurer la gestion du courrier au départ et à l’arrivée du bureau.
Aider dans la saisie des rapports, la photocopie et le scan des documents.
Organiser et tenir à jour les classements et la tenue des archives du bureau ;
Assurer un classement fluide des agréments, protocoles d’accord, accords de projet et toutes documentation du Programming comme requis ;
Prendre note et rédiger les comptes rendus des réunions du staff ;
Gérer les voyages du personnel et des visiteurs de CRS (réservations et achats de billets, réservations d’hôtels, accueil) ;
Assurer les démarches des formalités administratives pour les passeports, visas, cartes de séjour, autorisations de circuler, agréments, etc. en faveur du personnel et des visiteurs de CRS.
Etablir et mettre à jour régulièrement la liste des hôtels utilisés par CRS à N’Djamena et dans les provinces.
Tenir et mettre à jour régulièrement les mesures des espaces du bureau selon leur occupation par les différents projets et services administratifs ;
Assurer la coordination de la logistique pour les évènements pour le personnel, tels les retraites du personnel, les rencontres d’apprentissage et de développement des employés (ateliers, formations), les orientations, les pots pour les arrivée et départ.
Veiller à la propreté du bureau et de la cour et superviser l’agente d’entretien.
Assurer toute autre tâche spécifique demandée par la hiérarchie dans l’intérêt de CRS.

Contribution à la gestion de la chaine d’approvisionnement :

Recevoir les factures du bureau et assurer le suivi jusqu’au paiement par le service des finances.
Préparer les réquisitions – demandes d’achats et de services – pour le Pool.
Préparer les demandes de paiement – pour le bureau et assurer le suivi jusqu’au paiement effectif par le service des Finances.
Aider à l’identification des fournisseurs et à la mise à jour de leurs dossiers, notamment des dues diligences.
Aider à l’établissement des bons de commande et à l’élaboration des contrats de prestation de services.
Mettre en place en collaboration avec le service de Finance un système de suivi des paiements des fournisseurs et en assurer le suivi.
Tenir la petite caisse du bureau et assurer sa gestion dans le respect strict de la politique y relative.
Assurer toute autre tâche spécifique demandée par la hiérarchie dans l’intérêt de CRS.

Formation, expérience et capacités requises

Études et expérience

Baccalauréat exigé. La licence est un plus.
Une formation en management, en gestion et administration des entreprises ou une expérience dans le domaine sera un atout.
Posséder une expérience professionnelle d’au moins 2 ans d’assistant administratif, de préférence dans une ONG internationale ;
Avoir une bonne connaissance de CRS et de ses politiques et procédures, est un atout.
Avoir de bonnes compétences en rédaction.
Connaissance de MS Office (Excel et Word).

Compétences personnelles

● Forte attention aux détails avec de bonnes compétences en organisation, secrétariat, gestion du temps et priorisation.

● Conduite éthique, conformément à des codes professionnels et organisationnels reconnus d’éthique

● Fort souci du client avec d’excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles

● Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats

Langue étrangère souhaitée : Anglais

Principales relations de travail :

Supervision : Rend compte au Gestionnaire des Opérations**

Interne : Collabore étroitement avec le chef de mission, les gestionnaires des projets, les chauffeurs, les agents de sécurité, en particulier, et tous les autres collègues de bureau de N’Djamena et de terrain.

Externe : Partenaires de CRS, agences du gouvernement, fournisseurs, et prestataires de services.

Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :

Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.

● Relations de confiance

● Croissance professionnelle

● Partenariat

● Redevabilité

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.

CRS est un employeur offrant l’égalité des chances – Les candidatures féminines sont vivement encouragées à postuler – Employeur respectueux de l’égalité des chances