Appel d’Offre – Développement d’une formation en ligne pour le service médical ALIMA (Data ALIMA)

CAHIER DES CHARGES

Développement d’une formation en ligne pour le service médical ALIMA

(Data ALIMA)

I. Présentation d’ALIMA

The Alliance for International Medical Action (ALIMA) est une ONG humanitaire médicale internationale qui fournit des soins de qualité aux personnes les plus vulnérables dans des situations d’urgence ou de crises récurrentes sans aucune discrimination identitaire, religieuse ou politique, à travers des actions basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus. Nous agissons avec humanisme, impartialité et dans le respect de l’éthique médicale universelle. Pour accéder aux patients, nous nous engageons à intervenir de façon neutre et indépendante.

Le patient est au cœur de notre vision stratégique. Nos actions sont basées sur la proximité, l’innovation et l’alliance d’organisations et d’individus.

ALIMA repose sur une gouvernance inclusive et travaille en partenariat avec des organisations médicales locales et nationales, des écoles et des instituts de recherche internationaux pour développer, en plus de projets de prise en charge des patients, des projets d’innovation et de recherche opérationnelle.

ALIMA est une organisation à taille humaine, agile et centrée sur l’humain. C’est un employeur socialement responsable, offrant à ses collaborateurs un environnement de travail stimulant et respectueux de l’équilibre vie privée – vie professionnelle.

NOS PAYS D’INTERVENTIONS : Mali, Burkina Faso, République Centrafricaine, Nigeria, Niger, Tchad, République Démocratique du Congo, Cameroun, Guinée, Soudan du Sud, Mauritanie, Sénégal.

NOS THÉMATIQUES PROJET : Malnutrition, Santé Maternelle et infantile, Santé Primaire, Paludisme, Épidémies (Ebola, Choléra, Rougeole, Dengue), Hospitalisation, Urgences, Violences Basées sur le Genre, santé mentale, …

NOTRE CHARTE :

1. Le patient d’abord
2. Révolutionner la médecine humanitaire
3. Responsabilité et liberté
4. Améliorer la qualité de nos actions
5. Faire confiance
6. L’intelligence collective.
7. La responsabilité environnementale

Plus de 2000 personnes œuvrent actuellement pour ALIMA. Les équipes terrain, au plus proche des patients, reçoivent leur support des équipes de coordination généralement basées en capitale des pays d’intervention. Celles-ci reçoivent le support des 4 équipes desk et de l’équipe du service urgences et ouvertures basées au siège opérationnel de Dakar, Sénégal. Les équipes de Paris et New-York travaillent activement à la collecte de fonds ainsi qu’à la représentation d’ALIMA. Le reste de la Galaxie ALIMA comprend des individus et des équipes partenaires qui travaillent pour le compte d’autres organisations telles que les ONGs médicales BEFEN, ALERTE Santé, SOS Médecins / KEOOGO, AMCP, les organismes de recherche PACCI, INSERM, les Universités de Bordeaux ou de Copenhague, l’ONG Solidarités International et bien d’autres.

Présentation du service médical d’ALIMA

Parmi les équipes supports d’ALIMA, le Service Médical joue un rôle essentiel dans l’accompagnement des équipes de coordination et des projets, et répond aux objectifs suivants :

• Analyse et évaluation
• Santé Staff
• Innovation (implémenter de nouveaux outils techniques par exemple)
• Recherche
• Amélioration de la qualité des soins

Ci-après un schéma décrivant les objectifs sur service médical en lien avec les différents niveaux d’intervention chez ALIMA

II. Contexte et objectif de la demande de formation en ligne

Le service médical est composé de 11 personnes travaillant chacun sur une composante spécifique (santé mentale, pharmacie, pédiatrie, laboratoire et sécurité transfusionnelle etc.). La plupart de ces personnes travaillent à 70% sur nos terrains d’intervention et à 30% au siège opérationnel, pour répondre aux objectifs cités plus haut.

Leur rôle d’accompagnement des équipes au plus près des patients est primordial, et ils interviennent ainsi jusqu’au bout de la chaîne de soin des patients.

Ils doivent à la fois vérifier la bonne mise en œuvre des bonnes pratiques, mais également s’assurer de la bonne remontée des données médicales et de la qualité de ces données.

Pour répondre à ce dernier enjeu (assurer la bonne remontée et l’analyse des données médicales), ALIMA utilise un logiciel de traitement des données appelé DHIS2 (Data ALIMA).

DHIS 2 est un logiciel libre développé par HISP (un réseau de recherche-action créé à l’initiative de l’Université d’Oslo en 1994) et utilisé pour la saisie, l’analyse, la diffusion et l’évaluation de données pour de nombreux programmes de santé.^[1]

ALIMA a choisi le DHIS2 pour améliorer le processus de production de l’information sanitaire: la collecte de données agrégées ou primaires, l’agrégation, le stockage, le partage et l’analyse de données.

Aujourd’hui, l’objectif principal d’ALIMA est de déployer le DHIS2 d’ALIMA dans tous les pays pour:

● produire des données exactes et complètes pour améliorer le suivi des patients et pour le calcule d’indicateurs agrégés;

● Améliorer la qualité et la disponibilité des données médicales produites;

● Renforcer les capacités des professionnels de santé sur l’utilisation du DHIS2.

● Renforcer le circuit de l’information sanitaire

Une première formation (en présentiel) sur ce logiciel et son utilisation a été dispensée fin 2020 auprès des Coordinateurs Médicaux d’ALIMA. La formation a duré 2,5 jours, mais la durée idéale en présentiel se situe entre 3 et 4 jours.

Il est impossible pour le personnel ALIMA de se déplacer sur tous les terrains et former la totalité des collaborateurs concernés par l’utilisation ou l’analyse que permet ce logiciel. En effet la multitude de pays et surtout le turn over des collègues nous demande de mettre en place des outils pérennisant la bonne continuité de notre système d’information et de gestion des données.

ALIMA souhaite donc aujourd’hui faire appel à un prestataire pour développer un module de formation accessible en ligne (mais également Offline – pour les collaborateurs situés dans des zones où la connexion internet n’est pas suffisante).

Le développement de cette formation en ligne permettra ainsi une diffusion de masse de ce logiciel, et un impact plus rapide.

Il y a donc 4 modules important à considérer :

• l’utilisation du logiciel et son potentiel : Pourquoi et comment utiliser DATALIMA?
• Le module saisie des données : comment et qui peut saisir les données dans DATALIMA?
• Le module analyse, tableau de bord : Comment pouvoir créer des graphiques, faire son tableau de bord dans DATALIMA?
• Validation et qualité des données : Comment les données sont validées, vérifier la qualité et l’intégrité des données? Qui est responsable de la qualité des données?

III. Modalités de développement de la formation

La formation sur le logiciel “Data ALIMA” a déjà été animée en présentiel.

Des bases de cette formation sont déjà posées, mais il est nécessaire d’adapter cette formation pour qu’elle soit la plus pertinente et attractive possible.

Le prestataire devra travailler en étroite collaboration avec le service IT d’ALIMA, qui a notamment développé le logiciel et qui a animé la première session de formation en présentiel.

Plusieurs phases seront nécessaires pour le développement de cette formation :

1) Analyse des besoins en formation, des méthodologies pédagogiques mises en œuvre par ALIMA et des supports de formation et ressources documentaires existants

2) Conception pédagogique qui consistera à définir la trame du parcours de formation, l’identification des modalités pédagogiques les plus appropriées pour chaque unité d’apprentissage et la définition des formats de formation (vidéo, texte, schémas, exercices, etc.). Cette trame sera créée en collaboration avec les collaborateurs d’ALIMA impliqués dans le déploiement du logiciel, et fera l’objet d’une validation par ALIMA avant le passage à la phase suivante

3) Création du contenu du parcours de formation (production des vidéos, rédaction des textes, création des schémas et des exercices, etc.). Cette phase sera définie avec ALIMA une ou plusieurs réunion de validation des contenus ainsi créés

4) Mise à disposition de la formation en ligne sur une plateforme (type moodle).

IV. Approche pédagogique

Le prestataire pourra proposer l’approche pédagogique qu’il souhaite. ALIMA recommande cependant d’utiliser les formats adaptés en fonction de l’analyse des besoins (vidéos, vidéos face caméra, vidéos face caméra avec support image, vidéos en capture d’écran avec voix off, texte, infographies, schémas).

Il est attendu une variété d’approches pédagogiques pour maintenir les participants dans une bonne dynamique de formation.

V. Public cible de la formation

La formation sera destinée à tout le personnel en charge d’utiliser le logiciel “Data ALIMA”.

Pour la saisie, il s’agit de :

• Les coordinateurs médicaux
• les médecins référents
• les superviseurs médicaux et paramédicaux
• les datas managers
• les datas entry
• le personnel soignant terrain impliqué dans la collecte et saisie des données

Pour l’analyse et visibilité des données :

• les superviseurs médicaux et paramédicaux
• les Médecins référents
• les coordinateurs projets
• les chefs de mission
• les médecins desks
• les responsable programme de chaque desks
• les membres de la cellule communication et développement
• les membres du service reporting
• la chargée de mission de support aux opérations
• la direction opérationnelle
• aux membres du service médical
• la direction générale ALIMA

VI. Modalités d’évaluation

ALIMA souhaite mettre en place un dispositif d’évaluation de cette formation.

Ce dispositif doit comprendre :

• La vérification de l’acquisition des compétences attendues à travers cette formation (le prestataire proposera les modalités d’évaluation, quizz, études de cas…). Cette vérification pourra être proposée après chaque module de formation et à l’issue de la formation.
• L’évaluation de la progression des participants qui suivront la formation à distance (durée pour suivre la formation, assiduité etc.)
• L’évaluation de la satisfaction des participants qui suivront cette formation

VII. Sélection de l’offre

L’analyse des offres s’effectuera à travers l’étude des 2 critères suivants :

60 % – Valeur technique de l’offre

o Compréhension du cahier des charges

o Adéquation proposition / objectifs

o Pertinence de la réponse et innovation dans la conception

o Adéquation durée

o Flexibilité pour construire des cas spécifiques

o Expérience des intervenants (en formation mais aussi dans des contextes humanitaires proches des contextes ALIMA)

o Capacité à dispenser des formations en coanimation (2 formateurs) et avec ALIMA

o Qualité du dispositif d’évaluation des acquis et de restitution du bilan pédagogique.

40% – Prix.

Des négociations et/ou entretiens pourront être organisés avec les meilleures propositions, afin d’en optimiser les démarches d’analyse.

VIII. Déroulement du processus

Le candidat supportera tous les frais afférents à la présentation et à la préparation de son offre. ALIMA ne sera en aucun cas responsable de ces coûts. ALIMA se réserve le droit d’accepter ou de refuser, toute offre jugée non conforme, en tout ou en partie sans que le soumissionnaire ne puisse prétendre à un quelconque dédommagement.

Les dossiers administratifs, les offres financières et techniques ainsi que les documentations techniques proposées devront être rédigés en Français.

ALIMA propose de fournir les contenus de la formation déjà développée en présentiel (2,5 jours) pour tout candidat qui manifestera son intérêt. Pour disposer de ces documents, contacter Marie Loro, chargée de formation : marie.loro@alima.ngo

a) Préparation de l’offre et Instructions aux soumissionnaires

1. Langue

L’offre devra être rédigé en français

2. Documents constitutifs de l’offre (Rappel)

Les offres présentées comprendront les documents suivants dûment remplis :

• Le projet pédagogique et les objectifs visés.
• Les méthodes pédagogiques
• le programme destiné aux participants
• La méthode d’évaluation des acquis de la formation
• Les références de l’organisme
• Les CV des concepteurs de la formation

Une proposition financière incluant :

-les frais de développement pédagogiques journaliers pour le développement de la formation dans sa globalité

-les frais d’assistance au moment de la mise en ligne de la formation

Le soumissionnaire est libre d’envoyer des documents additionnels s’ils sont pertinents dans le cadre de l’appel d’offres.

3. Délais de validité de l’offre

Le délai de validité des offres devra être de trois (03) mois minimum à compter de la date de dépôt des offres.

4. Mention des tarifs

• Les tarifs doivent être libellés en Euro ou en dollars US.
• Le soumissionnaire précisera si les tarifs proposés sont en HT (hors taxes) ou TTC incluant toutes les taxes, s’il y a lieu.
• Les prix et les taux sont fixes et non révisables.

5. Coûts liés à la préparation de l’offre

Tous les coûts liés à la préparation de la présente offre sont à la charge du soumissionnaire, qu’il soit sélectionné ou non.

b) Soumission de l’offre

1. Cachetage et marquage des offres

Appel d’Offres DA0 21/017/ALHQDKR/SEVMED**/FORM** pour FORMATION DATA ALIMA

Le dossier complet devrait être adressé par courriel électronique au service logistique en mettant en copie le Responsable du service médical d’ALIMA aux adresses suivantes : supply@alima.ngo; jerome.backx@alima.ngo

Un accusé de réception vous sera envoyé par voie électronique à réception du dossier.

2. Date limite de soumission des offres

Les offres doivent être soumises au plus tard le jeudi 30 Septembre 2021

1. Annulation de la procédure d’Appel d’Offres

En cas d’annulation de l’Appel d’offres, les soumissionnaires en seront informés de manière officielle.

L’annulation peut intervenir dans les cas suivants:

• lorsque l’appel d’offres est infructueux, c’est-à-dire lorsque aucune offre méritant d’être retenue sur le plan qualitatif et/ou financier n’a été reçue ou lorsqu’il n’y a pas eu de réponse;
• lorsqu’il y a modification fondamentale du projet et/ou de ses éléments techniques ou économiques ;
• lorsque des circonstances exceptionnelles ou de force majeure rendent impossible la mise en œuvre normale du projet;
• lorsque toutes les offres conformes sur le plan technique excèdent les ressources financières disponibles;
• lorsqu’il y a eu des irrégularités dans la procédure, ayant notamment empêché une concurrence loyale ;
• lorsque l’adjudication du marché ne respecte pas la bonne gestion financière, à savoir les principes d’économie, d’efficience et d’efficacité (par exemple le prix proposé par le soumissionnaire à qui le contrat doit être octroyé est objectivement disproportionné par rapport au prix du marché).

4. Modification ou retrait des offres

Les soumissionnaires peuvent modifier ou retirer leurs offres par notification écrite avant la date limite fixée pour le dépôt des offres. Et aucune offre ne saurait être modifiée après ce délai.

Les retraits sont inconditionnels et mettent fin à toute participation à la procédure d’appel d’offres.

5. Réunion d’information ou visite sur place

Aucune réunion d’information ni visite sur place n’est prévue. Les visites à titre individuel par les soumissionnaires potentiels au cours de la période de l’appel d’offres ne peuvent être organisées.

Toute communication se fait de manière officielle par écrit afin d’en garder les traces.

c) Dépouillement, Analyse et évaluation des offres

1. Évaluation et comparaison des offres

L’évaluation des offres reçues sera effectuée sur la base de toutes les informations demandées dans le dossier d’Appel d’offres et des vérifications effectuées par un comité d’évaluation ad hoc sur la base de ces renseignements.

Le comité sera mis en place en interne par l’ONG ALIMA. Il procédera à l’évaluation et à la comparaison des offres en procédant dans l’ordre suivant à :

• L’examen de la conformité des offres sur le plan de la forme. Une offre est conforme lorsqu’elle respecte toutes les conditions et spécifications contenues dans le dossier d’appel d’offres, sans déviation ni restriction importante.

Lorsqu’une soumission n’est pas conforme au dossier d’appel d’offres, elle est immédiatement rejetée et ne peut, par la suite, être rendue conforme par des corrections ou par la suppression des déviations ou restrictions.

• L’évaluation technique se fera sur les offres jugées administrativement conformes. Le comité d’évaluation procédera à l’évaluation de tous les aspects techniques de chaque offre aux fins de s’assurer de la conformité technique.
• L’élaboration d’une grille d’analyse comparative des offres pondérée aux fins de prise de décision.
• La rédaction d’un procès-verbal par le comité d’évaluation.

Toute tentative d’un soumissionnaire visant à influencer le comité d’évaluation à influencer le pouvoir adjudicateur dans sa décision relative à l’attribution du marché entraîne le rejet immédiat de son offre.

2. Réunion

Dans un souci de transparence et de traitement égal ainsi que pour faciliter le dépouillement et l’évaluation des offres, le comité d’évaluation peut demander à chaque soumissionnaire des explications sur son offre dans un délai raisonnable à fixer par le comité d’évaluation. La demande d’explication et la réponse sont faites par écrit.

Si après délibération du comité d’évaluation, plusieurs fournisseurs se retrouvent ex-aequo, ALIMA se réserve le droit de contacter individuellement chaque soumissionnaire pour discuter sur son offre afin de faire un choix définitif.

3. Refus de l’Offre

ALIMA se réserve le droit de rejeter toute offre n’étant pas en conformité avec la demande décrite dans ces documents, et de ne retenir aucune des offres reçues.

Parmi les critères de refus de l’offre

d) Attribution du marché

1. Attribution du marché

Le comité de sélection attribuera le marché au soumissionnaire ayant soumis l’offre correspondante au mieux aux dispositions du cahier des charges, aux critères de sélection et à l’éthique ALIMA.

C’est seulement après approbation des offres techniques que les offres financières seront analysées et évaluées.

2. Notification et attribution du marché

ALIMA informera officiellement le(s) soumissionnaire(s) ayant été sélectionné(s) ainsi ceux ne l’ayant pas été.

Avant l’expiration du délai de validité des offres, la notification sera faite par ALIMA au soumissionnaire retenu. Par conséquent, les soumissionnaires devront indiquer leurs adresses courrielles précises et leurs numéros de fax et/ou de boîtes postales.