ROLE PROFILE
Titre
Chargé du Parrainage (PIIA)
Domaine Fonctionnel
Mise en Œuvre des Programmes
Reporte à
Manager de la Mise en Œuvre & de l’Influence des Programmes (PIIAM) de Kita
Lieu
PIIA de Kita
Exigence de voyage
Oui, déplacement dans les zones de parrainage
Date Effective
Octobre 2021
Grade
C2
RAISON D’ETRE DU POSTE
Le but de cette position d’être le premier responsable du parrainage dans l’ensemble du PIIA. Il ou elle a pour responsabilité principale de veiller à la coordination et à la gestion de toutes les activités du parrainage dans le PIIA, avec la pleine participation des enfants, jeunes et des membres des communautés. Il ou elle supervise les partenaires et prestataires de parrainages dans la saisie et collecte des données des enfants.
DImensions du poste
Coordonne les activités de parrainage du PIIA assure la représentation du Parrainage au niveau de la zone d’implantation
Veille à la bonne gestion du budget annuel alloué au parrainage du PIIA et assure un suivi efficace de ce budget.
Le/la titulaire du poste supervise 1 ou 2 Assistants de parrainage sous sa responsabilité et
Organise et renforce la capacité de l’équipe de parrainage et les partenaires et prestataires de mise en œuvre du parrainage du PIIA pour faciliter l’atteinte des engagement 6-10 du parrainage;
Organise le travail des prestataires et partenaires de parrainage et veille au suivi rigoureux du travail des partenaires de façon à obtenir les résultats efficients et de qualité dans les délais requis.
Assure le suivi de la mise en œuvre des engagements du et rend compte au Directeur Parrainage en collaboration avec le Directeur du PIIA les engagement 2, 3, 6-10.
Membre de l’équipe de gestion du PIIA et participe aux discussions et réflexions de mise en œuvre des activités du PIIA.
RESPONSABILITES
Cordonne les activités de parrainage du PIIA selon les directives du manuel de parrainage.
· Contribuer à la bonne exécution des activités et du budget du PIIA en matière de parrainage ;
· Conseiller le PIIAM dans la mise en œuvre des engagements (1-5) envers les enfants et leurs communautés,
· Améliorer la performance du PIIA pour l’atteinte des engagements envers les parrains (6 -10) en produisant 100% des items de parrainage dans les délais requis ;
· S’assurer du renforcement des capacités des Agents de Développement, des volontaires ; communautaires et des clubs d’enfants dans la production des items du parrainage conformément aux standards du manuel de parrainage ;
· Veiller à la bonne exécution des activités du parrainage par son le staff et les partenaires (FDCs, Volontaires communautaires et les prestataires) ;
· Contribuer au développement et à la notoriété de Plan International Mali au niveau du PU/PIIA au vue de NOs;
· Coordonner les activités liées à la fonctionnalité des Clubs d’enfants ;
- S’assurer qu’au moins 65% des communications sont rédigées par les enfants/parents/tuteurs Vérifier la qualité des documents en provenance du terrain et de NOs et s’assurer qu’elles respectent la directive de qualité des lettres (protection de l’enfant, dialogue fructueux et participation de l’enfant parraine dans la rédaction de la communication),
- S’assurer de l’application de la nouvelle stratégie de visite de parrains aux enfants parraines ;
- Veiller au respect de la zéro tolérance de visite non annoncée des parrains aux enfants parraines
- S’assurer du télécharger toutes les communications digitales de Child data de façon hebdomadaire au plus ;
- S’assurer que le taux d’attribution des SC du pays est au moins égal à 85%
· Produire hebdomadairement le rapport de production des items du parrainage (engagements 6 à 10) et le soumettre au PUM/PIIAM
· Préparer et soumettre au Directeur de parrainage, mensuellement et trimestriellement le rapport sur les engagements 2 et 3 sous le leadership du PIIAM.
· Contribuer dans l’élaboration du système de suivi/évaluation du Parrainage ;
· Entretenir l’esprit d’équipe et gérer efficacement les conflits ;
· Avoir un bon leadership (persuasion, création de climat positif de travail) ;
- Veiller à la gestion de manière efficace des cas d’annulation et de remplacement dans les délais requis (âge limite, ‘unusable’, phase out, absence prolongée, décès.)
- Recevoir les informations de décès en provenance du terrain, les transmettre au Coordinateur de parrainage du CO dans le plus bref délais selon les exigences du manuel de parrainage,
- Faire vérifier tout cas d’annulation de SC attribue pour des raisons de déplacement, de décès et de manque de coopération avant de procéder à l’annulation dans childdata
- Faire le contrôle de qualité des lettres traduites de chaque prestataire sur échantillonnage.
- Contrôler la qualité toutes les photos des enfants et s’assurer qu’elles respectent les exigences du parrainage
- Elaborer et faire approuver par le Directeur de parrainage la version française des documents suivants : PAO (Program Area Overview ou Vu d’ensemble du PU/PIIA), PAU (Program Area Update ou Vue d’ensemble actualisée du PU ou PIIA) CMSC (Cancellation Memorandum of sponsored child ou Memo d’annulation de l’enfant parraine non attribue à un parrain), GMSC (Graduation Memorandum of sponsored child ou Memo d’annulation de l’enfant parraine non attribue à un parrain), rapport d’achèvement.
· S’assurer que l’ensemble des documents cités ci-dessus contiennent des paragraphes de projets qui ont assez d’impacts sur les familles et avec des photos suffisamment expressives au plus tard le 31 juillet de chaque année pour les PAUs, chaque 5 ans pour les PAOs ou après changement de l’objectif du CS, G/CMSC chaque deux ans au plus tard le 31 aout de la troisième année et le rapport d’achement a chaque phase out.
- Contrôler la qualité de traduction des communications du français en anglais et vice versa
- Fournir un plan de production proactive des documents de parrainage particulièrement les SCI (Sponsored Child Introduction) et SCU (Sponsored Child Update) au niveau du PIIA
- S’assurer de l’utilisation de la dernière version du logiciel de traitement des photos CD-PET (Child Data Photo Encoding Tool) dans l’allégeage des photos de SCI et SCU,
- Faire le suivi des communications (lettres ordinaires, NOI, etc) venant du terrain et relancer les collègues en conséquence.
· Effectuer des visites de familles assorties de rapports
- Coordonner au niveau du PU/PIIA la visite du sponsor, s’assurer du respect de la directive du manuel de parrainage et soumettre au Directeur de parrainage le rapport de visite de parrain dans le délai requis
· Suivre le maintien du ratio des SC filles nouvellement inscrit à 70%,
· Assurer la gestion de l’équipe du Sponsorship du PU pour l’efficacité du travail.
· Exploiter les rapports de visite de familles en vue d’identifier les cas nécessitant une action notamment les aspects éducation et la santé et prendre des mesures appropriées.
· Assurer que 100% des NOIs sont réceptionnés, produites et résolus dans childdata dans les délais et suivant les normes, procédures et qualités requises.
· Organiser la formation et le renforcement des capacités de tous les acteurs de la chaine de production et de traitement des communications de parrainage au niveau du PU/PIIA
· S’assurer de l’organisation auprès de toutes les familles affiliées la collecte des données sur la base du questionnaire SCI/SCU des informations fiables, les photos et les faire traiter afin de rechercher de parrains aux enfants qui n’en n’ont pas encore et rendre compte aux parrains de l’évolution de la famille au bout d’une année de collaboration.
· Elaborer et suivre avec les partenaires des cadres de performances assortis de délais rigoureux et des indicateurs de réalisations univoques
Effectuer toute autre tâche assignée par le/la PUM/PIIAM pour soutenir la réalisation des objectifs du PU/PIIA.
Protection et sauvegarde des enfants et égalité de genre
· Veiller à ce que les politiques mondiales de Plan International pour la sauvegarde des enfants et des jeunes et celles sur l’égalité des sexes et l’inclusion soient pleinement intégrées conformément aux principes et aux exigences de la politique, y compris les normes et directives de mise en œuvre applicables à leur domaine de responsabilité. Cela comprend, mais sans s’y limiter, de s’assurer que le personnel et les associés connaissent et comprennent leurs responsabilités en vertu de ces politiques et du Code de conduite de Plan International, leur pertinence dans leur domaine de travail, et que les préoccupations sont signalées et gérées conformément avec les procédures appropriées.**
Relations de travail cles
Le/la titulaire du poste communique et travaille étroitement avec:
· PUM/PIIAM
· Les autres membres de l’équipe du PIIA, en particulier avec ceux qui sont sous sa responsabilité (Assistants de parrainage) et ceux qui travaillent dans le domaine de la production des documents de parrainage.
· SSM et l’équipe de parrainage au bureau national;
· Les pairs et autres collègues des autres PIIAs ;
· Une relation fonctionnelle avec les partenaires prestataires (volontaires, OCB, les services techniques, traducteurs)
EXPERTISE TECHNIQUE, COMPETENCES ET CONNAISSANCES
Expérience :
· Posséder un Diplôme Universitaire de niveau Master ou équivalent en Sciences Sociales ou disciplines connexes ou Quatre (4) années d’étude après le Baccalauréat. La maitrise de l’anglais est nécessaire. La maitrise de l’outil informatique est un atout.
· Avoir au moins cinq (5) ans d’expérience professionnelle pertinente dans le domaine du parrainage, relation/marketing, gestion des projets préférence dans une ONG de développement et aux moins deux (2) ans dans une position similaire serait un atout ;
·
Connaissances :
· Maîtriser l’utilisation de l’outil informatique surtout Word, Excel,
· La maitrise de childdata et CD-Pet serait un atout ;
· Avoir au moins 3 ans d’expérience dans le domaine du parrainage des enfants ou des programmes de préférence dans une ONG de développement
· Avoir une expérience dans la mobilisation communautaire et le renforcement des capacités du staff;
· Avoir des compétences solides en planification, priorisation et mise en œuvre de manière autonome et selon une approche stratégique ;
· Etre capable de travailler sous pression;
· Etre disposé à passer environ 35% de son temps de travail en déplacement sur le terrain;
· Etre honnête et intègre
Critère de performance
· La bonne exécution des activités et du budget du PIIA en matière de parrainage ;
· Le nombre de visite a domicile aux enfants parrainage effectuées et reportées
· Le taux de production de l’ensemble des items de parrainage dans les délais requis ;
· Le taux de l’engagement n0 8 (nombre de communications rédigées par les enfants/parents/tuteurs – la qualité du dialogue et la protection des enfants)
· L’élaboration et partage du rapport hebdomadaire de production des items du parrainage (engagements 6 à 10) avec le PIIAM
· Le taux de production mensuel et trimestriel des items de parrainage des engagements (6 -10) a atteint 100% dans les délais requis ;
· Aucun parrain n’a visité la concession des parents de son enfant parrainé dans le PIIA ;
· Pas de visite non annoncée de parrains aux SC dans le PIIA;
· L’élaboration et la soumission des rapports de qualités sur les engagements 2 et 3 dans les délais (le 3ieme jour ouvrable du mois qui suit le rapportage mensuel et les 5 ieme jours ouvrable du mois qui suit la fin du trimestre rapporte).
· Elaboration des PAO, PAU, G/CMSC et rapport d’achèvement y compris les photos dans les délais requis
· La protection et sauvegarde de l’enfant dans toutes les communications y compris les photos
· Le ration des SC filles nouvellement inscrit à 70%,
· Gestion de 100% des NOIs (National inquiries ou requêtes) dans les délais et les normes, procédures et qualités requises.
· Suivi évaluation rigoureux de ses supervises, partenaires et prestataires pour l’atteinte des objectifs de parrainage du PU/PIIA.
· Nombre de rapports de contrôle de qualité disponibles
· La proactivité dans la gestion des activités de parrainage
· Bonne organisation de la visite des sponsors au niveau du PIIA ;
· Le délai d’annulation des SC (unsable, âge limite et liste d’annulation de phase out du PIIA)
· Le taux d’attribution des SC des SC du PU/PIIA au moins égale à 85%.
· Le nombre de communication et NOI répondues dans les délais
· Nombres de visites de sponsors conduites avec rapports disponibles
· Disponibilité de paragraphes de projets sur childdata avant le démarrage de l’entrée des données de campagne SCI/SCU
Aptitude :
· Bonne maîtrise du Français et de l’anglais.
· Bonne connaissance de l’outil informatique serait en atout.
· Etre capable de communiquer dans certaines des langues locales des zones d’intervention,
· Avoir des capacités en animation communautaire.
Comportement:
· Avoir la capacité et l’aptitude à travailler en équipe.
· Avoir une grande capacité d’écoute (active), d’analyse et de synthèse.
· Avoir une ouverture d’esprit
· Etre très disponible ;
· Avoir une grande capacité d’écoute ;
· Avoir une bonne capacité à établir de bonnes relations interpersonnelles
· Avoir une aptitude rédactionnelle élevée aussi bien en Anglais qu’en Français.
· Etre organisé et méthodique.
· Avoir les aptitudes d’un bon leader d’une équipe performante.
· Etre ponctuel.
· Etre endurant, patient, et dévoué au travail
· Avoir des capacités d’adaptation aux mœurs des communautés.
· Etre courtois et humble.
· Etre dynamique et capable de mobiliser les enfants/familles/communautés
· Avoir la parfaite maîtrise de l’outil Informatique (Traitement de texte, Power point, Tableur, etc.)
· Avoir la capacité de travailler sous pression avec un minimum de supervision.
LES VALEURS DE PLAN INTERNATIONAL EN PRATIQUE**
Nous sommes ouverts et responsables
· Promouvoir une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parrains et les donateurs.
Etre soi-même redevable et tenir les autres redevables pour atteindre les standards les plus élevés d’intégrité.
· Etre cohérent et juste dans la manière de traiter les gens
· Etre honnête sur les erreurs et désireux d’apprendre de nos erreurs.
· Assurer notre redevabilité que nous sommes une organisation sûre pour tous les enfants, les filles et les jeunes
Nous œuvrons pour un impact durable
· Articuler un objectif clair pour le personnel et définir des attentes élevées.
· Créer un climat d’amélioration continue, ouvert au défi et aux nouvelles idées.
· Concentrer les ressources pour conduire le changement et maximiser l’impact sur le long terme, en réponse aux changements de priorités ou de crises.
· Se baser sur les évidences et évaluer notre efficacité
Nous travaillons bien ensemble
· Chercher des résultats constructifs, être à l’écoute les autres et accepter de faire des compromis quand c’est approprié.
· Établir des relations constructives à travers Plan International pour soutenir nos objectifs communs.
· Développer des relations de confiance et « gagnant-gagnant » avec les bailleurs de fonds, les partenaires et les communautés.
· S’Engager et bien travailler avec les autres hors de l’organisation pour construire un monde meilleur pour les filles et tous les enfants.
Nous sommes inclusifs et habilitants
· Favoriser une culture d’ouverture et de transparence, y compris avec les parties prenantes
· Respecter tout le monde, apprécier les différences et remettre en question les inégalités dans nos programmes et notre milieu de travail.
· Aider les enfants, les filles et les jeunes à accroître leur confiance et à changer leur vie.
· Permettre à notre personnel de donner le meilleur de lui-même et de développer son potentiel
Environnement physique
· Le/la titulaire du poste évoluera dans un environnement de travail administratif, et financier est en relation avec les différents acteurs de parrainage du PU/PIIA (staff, partenaires, volontaires, enfants jeunes, les leaders communautaires et communaux, etc.)
· Pour ce faire il/elle doit d’être humble et un modèle de modestie. Ce poste requiert des déplacements fréquents sur le terrain.
Niveau de contact avec les enfants
Niveau élevé: interaction fréquente avec les enfants