Oficial de Administración y Logística At Save the Children

LA OPORTUNIDAD

El objetivo del puesto es trabajar en cercana colaboración con la coordinación nacional y dando soporte a los proyectos de Save the Children según se requiera a fin de asegurar el apoyo administrativo y logístico en forma oportuna y de alta calidad para el desarrollo exitoso del programa de acuerdo con las políticas y procedimientos institucionales y conforme a las reglas del donante y las leyes aplicables. En caso de una situación de emergencia, se espera flexibilidad del titular del puesto para trabajar fuera de su descripción de trabajo habitual y ser capaz de adaptarse a las tareas y horarios requeridos según la necesidad.

Deseable

• Experiencia en el desarrollo de actividades mediante plataformas informáticas.
• Experiencia o conocimiento de trabajar y vivir en regiones / contextos relevantes.
• Experiencia específica en el diseño y gestión de OFDA, BPRM y otros proyectos de donantes importantes.
• Conocimiento del idioma Inglés.

Responsabilidades

• Dar respuesta a los requerimientos de abastecimiento y planeación de los procesos de adquisición de todos los bienes, servicios y obras de construcción suministrados por terceros de acuerdo con la Política de Adquisiciones, Manual de Adquisiciones y Procedimientos de SCI y conforme a las reglas del donante y las leyes aplicables.
• Contribuir a que todos los bienes y servicios adquiridos representen la mejor relación calidad-precio, haciendo uso eficiente de los fondos y logrando la máxima economía y de manera oportuna y con calidad cumpliendo con las necesidades en los plazos y tiempos de entrega requeridos por las áreas funcionales y/o proyectos de la oficina de país.
• Gestionar las compras asegurando que se respetan los montos límites de abastecimiento y que estos sean autorizadas según el Esquema de Delegación.
• Elaborar planes de compra, solicitudes de compra y órdenes de compra en el sistema Integrated y enviar orden de compra aprobada al proveedor.
• Elaborar notas de bienes recibidos y notas de culminación de servicios.
• Solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y Acuerdos Marco con Proveedores en estrecha coordinación con el Coordinador/a.
• Realizar el proceso de solicitud de Vetting al centro para proveedores.
• Documentar los procesos de adquisiciones, dar seguimiento desde la solicitud inicial hasta la solicitud de pago y entrega de los bienes y servicios; así como entregar oportunamente al área de Finanzas el expediente del proceso para autorización y pago.
• Asegurar una apropiada conservación del legajo de adquisiciones a fin de contar con registros de auditoría confiables para las evaluaciones de cumplimiento, auditorías internas/externas y otras revisiones de terceros.
• Gestionar servicios de transporte, mensajería y courier de acuerdo a proveedores seleccionados.
• Mantener actualizado el Directorio de Proveedores de bienes y servicios en Integrated.
• Registrar, controlar y mantener actualizado el inventario de bienes y materiales en los formatos.
• Registrar de manera inmediata y mantener actualizado el inventario de materiales en el sistema TIM.

Responsabilidades Administrativas:

• Apoyar la organización de talleres, eventos y reuniones, y provisión de café y meriendas.
• Llevar el archivo de los proyectos.
• Cuando personal viene de visita o externo lo requiera, o en eventualidades, dar apoyo para reservas de hoteles, movilidades, tickets aéreos nacionales (BCD) e internacionales (Diversity Travel) y transportes terrestres necesarios de acuerdo a las solicitudes específicas. Enviar el Pre-Departure Information (PDI) y formato de registro a las visitas previo a su llegada al país.
• Mantener actualizada la salida de correspondencia en OneDrive cuando programas envía la carta.
• El cargo requiere que sea un profesional administrativo que participa del desarrollo programático de la planificación estratégica y operativa para el cumplimiento de los objetivos del Proyecto.
• Responsable de convocar a los beneficiarios de la Región, a las actividades programadas.

Información para la aplicación:

Por favor, aplique utilizando una carta de presentación y un CV actualizado en un solo documento PDF. Incluya también los detalles de su remuneración actual y las expectativas salariales. Se puede encontrar una copia del perfil de rol completo en

Necesitamos mantener a los niños seguros, de modo que nuestro proceso de selección, que incluye rigurosos controles de antecedentes, reflejando nuestro compromiso con la protección de los niños contra el abuso.

Se espera que todas y todos en Save the Children cumplan con sus obligaciones de acuerdo con nuestra política global contra el acoso.

Save the Children no solicita ningún pago de dinero en ninguna etapa del proceso de reclutamiento