Referent*in Programmadministration (m/w/d) – MdM Germany At Médecins du Monde

Médecins Du Monde Germany / Ärzte der Welt – München oder Berlin

Ärzte der Welt ist die deutsche Sektion der internationalen humanitären Organisation Médecins du Monde/Doctors of the World. Das Netzwerk leistet medizinische Hilfe für Menschen, die keinen ausreichenden Zugang zu Gesundheitsversorgung haben – weltweit und unabhängig von ethnischer Herkunft, Geschlecht, Religion oder politischer Überzeugung.

Derzeit arbeiten wir mit einem Team von rund 40 Mitarbeiterinnen. Unsere Abteilung „Internationale Programme“ besteht derzeit aus einem sechsköpfigen Team, das sowohl für die Finanzierung und administrative Durchführung von Projekten im Netzwerk als auch für die Betreuung der von Ärzte der Welt implementierten Projekte der Humanitären Hilfe zuständig ist. Um unsere Projektreferentinnen bei der Administration der eigen-implementierten Projekte (derzeit Ukraine/Äthiopien) zu unterstützen sowie die dafür notwendigen Strukturen auszubauen, suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter*in als

Referent*in Programmadministration (Schwerpunkt Finanzen) in Vollzeit mit 40 Std./Woche.

Als „Referentin Programmadministration“ sind Sie verantwortlich für die Bereiche internationale Projektfinanzen und Logistik und bilden die Schnittstelle zur Abteilung Verwaltung der Münchner Geschäftsstelle.

Ihre zukünftigen Arbeitsgebiete

» Sie erstellen Projektbudgets in Zusammenarbeit mit dem zuständigen Länderreferent*innen und den Projektteams vor Ort.

» Sie kontrollieren die ordnungsgemäße und zeitgerechte Verwendung der Projektmittel unter Berücksichtigung der jeweiligen Planvorgaben.

» Sie stellen die korrekte finanzelle Abwicklung der Projekte nach Vorgaben und Richtlinien von Ärzte der Welt und den unterschiedlichen Gebern sicher (z.B. Auswärtiges Amt, BMZ, GIZ).

» Sie erstellen interne und externe Finanzberichte (u.a. Verwendungsnachweise für Geber).

» Sie unterstützen bei Beschaffungen in den Projektstandorten und der Geschäftsstelle und kontrollieren die Logistikabläufe.

» Sie schulen nationales und internationales Personal sowie künftige Partnerorganisationen in Buchhaltung, Projektadministration und Geberrichtlinien; entsprechende Projektreisen sind dafür erforderlich.

» Sie sind organisationsinterner Focalpoint für die Anwendung der Projektbuchhaltungssoftware WINPACCS und unterstützen die Projektteams bei der Buchhaltung in eben dieser Software.

» Sie überprüfen die monatliche Buchhaltung der Projektteams und sind für die monatlichen Buchungsabschlüsse zuständig.

» Sie arbeiten eng mit der Finanz- und Buchhaltungsabteilung von Ärzte der Welt zusammen und stimmen sich mit dieser ab.

» Sie sind verantworlich für die Erstellung von diversen internen Richtlinien für die Finanzen und Buchhaltung der internationalen Projekte.

Ihr Profil

Ihr fachliches Profil

» Sie haben eine kaufmännische Ausbildung und/oder abgeschlossenes Hochschul- oder Fachhochschulstudium in einer relevanten Fachrichtung.

» Sie haben umfassende und ausgewiesene praktische Berufserfahrung in der Administration und finanziellen Abwicklung von Projekten der Humanitären Hilfe und/oder Entwicklungszusammenarbeit.

» Sie verfügen über praktische Buchhaltungskenntnisse, haben Berufserfahrung in diesem Bereich und verfügen über vertiefte Kenntnisse in der Rechnungslegung nach HGB.

» Sie haben Erfahrung in der Umsetzung von Drittmittelprojekten und gute Kenntnisse hinsichtlich der administrativen Anforderungen von Geberorganisationen (Auswärtiges Amt, BMZ, EuropeAid usw.).

» Sie haben excellente MS-Office-Kenntnisse (vor allem Excel), im besten Falle Vorerfahrungen mit WINPACCS oder vergleichbarer Buchhaltungs- und Projektadministrationssoftware.

» Sie haben verhandlungssichere englische Sprachkenntnisse, Französischkenntnisse sind von Vorteil.

Ihr persönliches Profil

» Sie arbeiten eigenständig und strukturiert.

» Ihre Arbeitsweise ist äußerst sorgfältig und gewissenhaft.

» Sie haben bereits erste berufliche Erfahrungen im Ausland gesammelt.

» Sie sind bereit für uns Projekte im Ausland zu besuchen.

» Sie engagieren sich für soziale Veränderung und können sich mit der Zielsetzung und den Werten von Ärzte der Welt sehr stark identifizieren.

Wir Bieten

» Eine fundierte, praxisnahe Einarbeitung und spannende Entwicklungsmöglichkeiten in der Humanitären Hilfe

» Eine vielseitige Tätigkeit mit Gestaltungsspielraum

» Hohe Kollegialität und Einbindung in ein sympathisches Team

» Zusammenarbeit mit unseren Kolleg*innen im international annerkannten MdM Netzwerk

» Ein dynamisches Gehaltsmodell, jährliches Weiterbildungsbudget und Weiterbildungstage

» Möglichkeit zur Arbeit im Homeoffice nach Absprache mit der Vorgesetzten

» Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Arbeitszeiten sowie 30 Tage Urlaub (bei 5-Tage-Woche)

» Bei Standort Berlin, wäre eine monatliche 1-wöchige Präsenz in München wünschenswert