Operations and finance director | Colombia | 2021 At Chemonics

Chemonics seeks an operations and finance director for the anticipated USAID Colombia Destination Nature Activity in Colombia. The operations and finance director will manage operational, administrative, and financial tasks for the project. The project aims to build sustainable business models for Colombia’s nature tourism that support community development, conserve the country’s rich biodiversity, and reduce drivers of land use change. We are looking for individuals who have a passion for making a difference in the lives of people around the world.

Responsibilities include:

• Oversee all human resources operations and tasks for the project, including but not limited to:
  • Manage recruitment, benefits, and onboarding processes in compliance with Chemonics established procedures: Develop job descriptions and interview questions, short-list and pre-screen candidates, schedule and conduct interviews, and all other recruit-related tasks. Administer benefits according to the appropriate plans and labor law requirements, bringing any requirement changes to the Chief of Party. Ensure new hires are provided with adequate training and orientation regarding the project and relevant Chemonics policies in order to perform the job to the best of their ability.
  • Support development of communication materials, operational tools, and positive workplace culture: Work closely with Chief of Party on staff communication, including policy updates, project initiatives for staff, and labor law compliance. Manage annual performance assessment process, ensuring procedures are communicated to staff and followed accordingly. Ensure employee manuals are up to date and communicate changes when applicable.
• Oversee all finance operations and tasks for the project, including but not limited to:
  • Manage payroll and budgetary processes: Review deposits and wire transfer requests to the bank. Oversee the issuance of checks of payment for processed transactions, logs payments, distribute and/or mail checks to the appropriate vendor. Review project staff timesheets and processes monthly payroll. Review petty cash fund, including disbursing of funds, recording expenses and ensuring receipts are received. Prepare and maintain all the project financial reporting. Review, process, and enter accounting activity.
  • Ensure compliance with local law and USAID and Chemonics guidelines: Maintain transparent and audit-proof record keeping systems per Chemonics’ policies. Collect and review employee expense reports for accuracy. Calculate and processes any tax payments, when appropriate.
• Oversee all operational and administrative tasks, including but not
  • Perform any other administrative tasks assigned by supervisor to ensure efficient and smooth support to the project. Maintain basic administrative systems to ensure compliance with USAID and Chemonics policies.
  • Liaise with and between the home office and field office teams: Liaise with the home office project management unit for personnel and administrative support and reporting. Supervise Bookkeeper and Procurement Assistant’s maintenance of an accurate inventory of all project equipment, showing location, user, owner, and condition.

Qualifications:

• Bachelor’s degree in business administration, economics, human resources or other relevant field
• Minimum of five years of experience in program administrative and finance management, at least three of which must be on USAID programs
• In depth knowledge of the operating environment and employment regulations in Colombia
• Demonstrated experience to work productively within a team
• Experience in bookkeeping and accounting
• Results-oriented professional capable of achieving targets and goals set in cooperation with the client, counterparts, and stakeholders
• Possess excellent organizational and multi-tasking skills
• Excellent interpersonal and communications skills, with demonstrated diplomacy and the ability to communicate effectively in a cross-cultural environment
• Computer skills including strong knowledge of Microsoft Excel, Word and Office applications
• Proven experience managing teams

Director/a de Finanzas y Operaciones | Colombia | 2021 **

Chemonics busca un/a director/a de finanzas y operaciones para el proyecto Colombia Destination Nature Activity. El/ director/a de finanzas y operaciones manejará todas las actividades operacionales, administrativas, y financieras del programa. Este programa promoverá modelos empresariales sostenibles para el sector ecoturístico de Colombia que apoyan desarrollo comunitario, conservación de biodiversidad, y reducción de promotores de cambio de uso de la tierra. Buscamos individuales con la pasión a ser una diferencia en las vidas de gente por todo el mundo.

Responsabilidades incluye:

• Supervisar actividades de recursos humanos, incluyendo, pero no limitado a:
  • Gestionar los procesos de contratación, beneficios e incorporación de acuerdo con los procedimientos establecidos por Chemonics: Desarrollar descripciones de puestos y preguntas de entrevista, preseleccionar candidatos, programar y realizar entrevistas y todas las demás tareas relacionadas con la contratación. Administrar los beneficios de acuerdo con los planes apropiados y los requisitos de la legislación laboral, trayendo cualquier cambio de requisito al Chief of Party. Asegúrar que nuevos empleados reciban la capacitación y la orientación adecuadas con respecto al proyecto y las políticas de Chemonics relevantes para realizar el trabajo de la mejor manera posible.
  • Apoyar el desarrollo de materiales de comunicación, herramientas operativas y cultura positiva en el lugar de trabajo: trabajar en estrecha colaboración con el Chief of Party en la comunicación del personal, incluidas las actualizaciones de políticas, las iniciativas de proyectos para el personal y el cumplimiento de la legislación laboral. Gestionar el proceso de evaluación del desempeño anual, asegurando que los procedimientos se comuniquen al personal y se sigan en consecuencia. Asegurar que los manuales de empleados estén actualizados y comuniquen los cambios cuando correspondan.
• Supervisar actividades de finanzas incluyendo, pero no limitado a:
  • Gestionar procesos presupuestarios y de nómina: Revisar depósitos y solicitudes de transferencias bancarias al banco. Supervisar la emisión de cheques de pago para transacciones procesadas, registrar pagos, distribuir y/o enviar cheques al proveedor correspondiente. Revisar las planillas de trabajo del personal del proyecto y procesar la nómina mensual. Revisar el fondo de caja chica, incluido el desembolso de fondos, registrar los gastos y asegurarse de que se reciban los recibos. Preparar y mantener todos los informes financieros del proyecto. Revisar, procesar e ingresar la actividad contable.
  • Asegurar el cumplimiento de la ley local y las pautas de USAID y Chemonics: Mantener sistemas de mantenimiento de registros transparentes y a prueba de auditorías según las políticas de Chemonics. Recopilar y revisar los informes de gastos de los empleados para verificar su precisión. Calcular y procesar los pagos de impuestos, cuando corresponda.
• Supervisar actividades operacionales y administrativas incluyendo, pero no limitado a:
  • Realizar cualquier otra tarea administrativa asignada por el supervisor para asegurar un apoyo eficiente y fluido al proyecto. Mantener sistemas administrativos básicos para asegurar el cumplimiento de las políticas de USAID y Chemonics.
  • Servir de enlace con y entre la casa matriz y los equipos de la oficina de campo: Servir de enlace con la unidad de gestión de proyectos de la oficina central para el personal y el apoyo administrativo y la presentación de informes. Supervisar el mantenimiento del Contador y Asistente de Adquisiciones de un inventario preciso de todo el equipo del proyecto, que muestre la ubicación, el usuario, el propietario y la condición.

Caificaciones:

• Licenciatura en administración de empresas, economía, recursos humanos u otro campo relevante;
• Mínimo de cinco años de experiencia en gestión administrativa y financiera de programas, de los cuales al menos tres deben ser en programas de USAID;
• Conocimiento profundo del entorno operativo y la normativa laboral en Colombia;
• Experiencia demostrada para trabajar productivamente en equipo;
• Experiencia en teneduría de libros y contabilidad;
• Profesional orientado a resultados capaz de alcanzar metas establecidas en cooperación con el cliente, contrapartes y partes interesadas;
• Poseer excelentes habilidades organizativas y multitarea;
• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación, con diplomacia demostrada y la capacidad de comunicarse eficazmente en un entorno intercultural;
• Habilidades informáticas, incluido un gran conocimiento de las aplicaciones de Microsoft Excel, Word y Office;
• Experiencia probada en la gestión de equipos