Assistant logistique et approvisionnement – Kinshasa At Helen Keller International

Helen Keller International est une agence internationale dont la mission est de sauver la vue et la vie des plus vulnérables et des plus défavorisés. En nutrition, Helen Keller Intl travaille à renforcer le programme national de supplémentation en vitamine A (SVA), travaille avec les parties prenantes pour renforcer les systèmes de santé et est un partenaire clé dans d’autres interventions nutritionnelles. Dans le domaine des soins oculaires, Helen Keller Intl travaille sur des programmes visant à alléger le fardeau des maladies tropicales négligées telles que le trachome et la cataracte.

Helen Keller International est à la recherche d’un responsable des achats innovant qui sera responsable des fonctions de gestion des achats et de la logistique du bureau de la RDC.

Principales tâches et responsabilités

Approvisionnement **

• Élaborer des stratégies d’approvisionnement inventives et rentables.
• Assurer les approvisionnement et l’engagement de fournisseurs et de vendeurs fiables.
• Préparer une préqualification des fournisseurs telle que prévue dans la politique d’approvisionnement.
• Respecter les procédures d’approvisionnement conformément aux politiques de Helen Keller Intl et de ses donateurs
• Diriger la constitution des comités d’approvisionnement et leur fonctionnement.
• Créer des bons de commande, en s’assurant que les procédures d’approvisionnement pertinentes ont été appliquées et que tous les documents justificatifs sont joints.
• S’assurer que toutes les factures reçues sont reliées a des bons de commande accompagnés des reçus correspondants.
• Négocier avec les fournisseurs pour obtenir des conditions avantageuses.
• S’assurer de la qualité, de la pertinence et de la conformité de tous les contrats des prestataires de services et des documents administratifs avant leur signature.
• Coordonner le processus d’achat de produits ou de services et organiser et confirmer la livraison des biens et services.
• Préparer les appels d’offres et participer à l’identification des meilleures offres.
• Gérer le budget d’approvisionnement
• Préparer des rapports d’approvisionnement.
• S’assurer que HKI fonctionne conformément aux politiques, règles et règlements d’approvisionnement de HKI et des donateurs.
• Participer activement au processus d’élaboration des propositions et du budget afin d’assurer l’élaboration des plans d’approvisionnement et des plans de travail subséquents.
• Préparer des plans d’approvisionnement annuels avec des mises à jour trimestrielles et des mises à jour pour les achats nécessaires pour le bureau et les programmes.
• Développer une base de données de fournisseurs qui répond aux critères d’efficience, d’efficacité, de qualité, de compétitivité et d’optimisation des ressources.
• Développer des contrats de livraison, des contrats-cadres et des bons de commande conformément aux directives contractuelles de HKI.
• Assurer la documentation du processus d’approvisionnement, à la fois électronique et manuel, conformément aux procédures manuelles du manuel d’approvisionnement Helen Keller Intl.

Logistique et administration

• Coordonner la logistique et le protocole de toutes les missions
• Superviser la gestion et la maintenance de la logistique de Helen Keller Intl (Immobilier, Mobilier, Véhicules, Motos, etc…)
• Gérer les mouvements afin d’assurer le respect des procédures par le personnel et de faciliter les déplacements du personnel (par route et par vol)
• Assurer la liaison avec les services informatiques pour assurer l’utilisation correcte du serveur et la maintenance des ordinateurs portables du personnel et de la connectivité Internet.
• Coordonner la sécurité du personnel et du bureau
• Maintenir un système de gestion des documents répondant aux exigences de Helen Keller Intl / donateur pour les dossiers et l’archivage, et nécessite l’archivage régulier des documents dans des endroits sécurisés (c.-à-d. la sécurité de l’accès et la sécurité contre les dommages aux dossiers dus aux conditions climatiques);

Gestion d’actifs

• Élaborer et gérer des procédures appropriées d’inventaire des stocks physiques pour le bureau de Nairobi et les bureaux extérieurs.
• Élaborer et gérer des procédures de gestion des immobilisations afin d’assurer des niveaux appropriés et un contrôle sur les valeurs de vente et les dons éventuels.
• Appliquer les systèmes, les politiques et les procédures de gestion des actifs de l’organisation dans les bureaux extérieurs ainsi que dans le bureau de Kinshasa.
• Tenir à jour et mettre à jour l’inventaire des biens sur une base semestrielle.

Gestion des véhicules à moteur

• Assurer que tous les documents officiels du véhicule sont à jour et disponibles dans les véhicules.
• Tenir un registre pour chaque véhicule.
• Analyser les journaux de bord et la consommation de carburant. Signaler toute anomalie.

Effectuer toute autre tâche pour contribuer au bon fonctionnement de l’organisation.

Qualifications et expérience requises

· Baccalauréat en gestion de la chaîne d’approvisionnement, en logistique ou en administration des affaires

· Connaissance approfondie des procédures d’achat et de passation de marchés

· Maîtrise de la suite Microsoft Office

· Expérience de travail dans une ONG internationale dans un poste similaire pendant au moins trois ans

Aptitudes et compétences requises

· Très organisé et axé sur les détails

· Excellentes compétences analytiques et de résolution de problèmes.

· Capacité à prendre des initiatives, à effectuer plusieurs tâches à la fois et à établir des priorités parmi les demandes concurrentes.

· Un bon esprit d’équipe avec de fortes compétences interpersonnelles, une personnalité extravertie et la capacité de travailler de manière indépendante et efficace sous pression et dans des délais stricts dans un cadre multiculturel.

· Connaissance des règlements de l’USAID en matière d’approvisionnement.