Asistente General Bilingüe (100%) At Caritas Switzerland

Organización

Caritas Suiza (CACH) es una organización sin ánimo de lucro fundada en 1901, y es miembro de la red Caritas Internationalis. CACH está comprometida con un mundo guiado por la solidaridad, la justicia y la paz, en el que se respeta la dignidad inviolable y los derechos de todo ser humano. CACH trabaja para asegurar que cada persona no sólo tenga acceso a alimentos, agua, vivienda, salud, trabajo y educación, sino que también pueda ampliar sus capacidades y oportunidades para llevar la vida que valora. CACH brinda ayuda profesional, eficaz y eficiente a las personas necesitadas y en la pobreza, tanto en Suiza como en el extranjero, independientemente de sus creencias políticas o religiosas, género o etnia. CACH está comprometida a mejorar los medios de vida y garantizar todos los derechos huma-nos de los migrantes, especialmente de los migrantes venezolanos vulnerables en Sudamérica.

En Colombia trabajamos muy estrechamente con nuestro socio SNPS / Cáritas Colombiana.

Objetivo del cargo

Ofrecer servicios administrativos de alta calidad, incluyendo la logística y las adquisiciones, garantizar un buen flujo de comunicación del español al inglés y del inglés al español, tanto interno como externo, y ofrecer servicios de protección y seguridad y/o comunicación y visibilidad.

Tipo y vigencia del contrato

La duración del cargo es de once (11) meses – con posibilidad de prórroga.

Contrato laboral a término fijo a través de nuestro coparte el Secretariado Nacional de Pastoral Social (SNPS) / Caritas Colombiana, incluyendo un periodo de prueba para los dos (2) primeros meses.

Valor mensual del contrato a suscribir: COP 3.059.000 más prestaciones sociales.

Funciones y responsabilidades

Administración, incluyendo logística y adquisiciones

· Preparar los comprobantes de pago, cheques, órdenes de compra, recibos y registros diarios generales para la homologación;

· Seguimiento de los pagos a realizar;

· Preparar facturas según sea necesario;

· Archivar todos los comprobantes de pago/transacciones;

· Llevar a cabo la función de tesorería;

· Responsable para el sistema de archivo (físico y digital) y mantenimiento de los expedientes generales y de proyectos (digital);

· Responsable para la logística de talleres y organización de viajes y alojamientos, incluyendo la preparación de todos los documentos oficiales requeridos para los viajes y el transporte;

· Desarrollar y mantener una base de datos de vendedores y proveedores de servicios;

· Solicitar ofertas de proveedores para la adquisición de suministros y servicios, preparar y archivar matrices comparativas;

· Responsable para recibir los bienes adquiridos;

· Responsable para mantener y actualizar el registro de activos fijos y los inventarios y para la marcación de los activos;

· Mantener reservas adecuadas de artículos de papelería y equipos de oficina;

· Responsable para el seguimiento de mantenimiento de oficina;

· Responsable para fotocopiar y encuadernar documentos;

· Responsable para preparar contractos de prestaciones de servicios y contratos de implementación de proyectos;

· Responsable para preparar convocatorias (anuncios de vacante, términos de referencia, etc.);

· Seguimiento de todo el personal en cuanto a la presentación puntual de las hojas de asistencia, liquidación de anticipos, informes de viaje y planes de vacaciones anuales; y

· Responsable para mantener y actualizar un registro de las fechas de vencimiento de los contratos y de los saldos de días/horas de vacaciones/compensación del personal de CACH;

· Coordinar la asignación de turnos (trabajo presencial) en la oficina; y

· Rastrear sitios web y redes sociales claves predefinidas para identificar oportunidades de financiación en la región.

Interpretación y traducción

· Servir como intérprete de español para inglés y de inglés para español durante reuniones;

· Traducir documentos de español para inglés o vice versa, según las necesidades;

· Asistir en la preparación de la comunicación escrita interna o externa (por ejemplo a Copartes y donadores); y

· Tomar actas de reuniones según fuese necesario.

Protección y seguridad y/o comunicación y visibilidad

· Desempeñar el rol de Punto Focal de Seguridad Delegado y/o Punto Focal de Comunicación y Visibilidad Delegado.

Otro

· Otras responsabilidades asignadas en función de su cargo por el Director del Programa de Respuesta a la Crisis de Venezuela de CACH.

Requisitos generales y formación

Formación profesional

· Graduado(a) en administración comercial y asistencia bilingüe o carreras afines

Experiencia profesional

· Mínimo tres años de experiencia laboral profesional en asistencia administrativa bilingüe, asistente de gerencia o analista administrativa y al menos uno en el sector sin fines de lucro.

Conocimientos específicos

· Competencia en el uso de computadores, especialmente los últimos paquetes de MS Office; y

· Fluidez (verbal y escrita) en español e inglés son esenciales, el conocimiento práctico de portugués (y/o alemán) es una gran ventaja.

Habilidades y competencias

· Planificación y organización

· Atención al detalle

· Optimización del tiempo

· Compromiso

· Capacidad de trabajo en equipo, inmediato y bajo presión

· Capacidad de adaptación y apropiación para laborar en ambiente eclesiástico

Competencias generales

· Capacidad integradora, coordinadora y de relacionamiento;

· Integridad, adaptabilidad, sensibilidad y capacidad de superar los obstáculos con sentido de aprendizaje, para lograr los resultados definidos;

· Capacidad para trabajar bajo presión, en equipo y también de forma independiente; y

· Excelentes habilidades de comunicación interpersonal, oral y escrita.

Requisitos generales

· Realizar sus actividades bajo la supervisión del Director – Respuesta a la Crisis de Venezuela de CACH;

· Puntualidad en el cumplimiento de los planes y plazos estipulados por el empleador para el cumplimiento de las tareas a su cargo, así como en las condiciones y criterios para la entrega de resultados por las actividades encomendadas;

· Disponibilidad para ejecutar de manera adecuada las tareas a su cargo;

· Protección, reserva y confidencialidad efectiva de archivos, programas y demás información obtenida y producida en virtud de la ejecución de su contrato que CACH no haya autorizado expresa y formalmente a usar en provecho personal, y/o entregar y difundir a terceros;

· Observancia estricta de los procedimientos y criterios técnicos convenidos con las fuentes de financiamiento;

· Rigurosidad en el manejo de la información contable, altos niveles de concentración y enfocado en el detalle; y

· Cumplir con los procesos y procedimientos establecidos en la institución.