Oficial de Logística y Administración – La Libertad, Trujillo at Save the Children

LA OPORTUNIDAD

El objetivo del puesto es trabajar de manera coordinada con todos los componentes del proyecto “Mejorar las capacidades y mecanismos de coordinación entre las regiones y la comunidad para reducir el impacto de los peligros en la macrorregión del nororiente del Perú” y facilitar los procesos relacionados con el mismo Incluidos procesos de adquisiciones y distribución de acuerdo con las políticas y procedimientos institucionales y conforme a las reglas del donante y las leyes aplicables, en cercana colaboración con la coordinación nacional y dando soporte a la coordinación del proyecto implementado por Save the Children con financiamiento de USAID-BHA, circunscrito a la macrorregión nororiental, a fin de asegurar el apoyo administrativo y logístico en forma oportuna y de alta calidad para el desarrollo exitoso del proyecto de acuerdo con las políticas y procedimientos institucionales y conforme a las reglas de los donantes y las leyes aplicables.

El cargo requerirá desplazamiento/viajes al ámbito territorial del macrorregión nororiental y de ser el caso, ante una situación de emergencia, se espera flexibilidad del titular del puesto para trabajar fuera de su descripción de trabajo habitual y ser capaz de adaptarse a las tareas y horarios requeridos según la necesidad.

Requisitos:

• Bachiller o titulado en administración o áreas afines equivalentes.
• Mínimo 2 años de experiencia en cargos similares o 2 años de experiencia en procesos logísticos o administrativos.
• Residir en la región La Libertad (excluyente) (la persona debe tener capacidad de viajes dentro del macrorregión Nor-Oriente).

Conocimientos:

• Manejo del programa MS Office (Excel (intermedio – avanzado), Word, PowerPoint) y plataformas informáticas para el trabajo virtual.
• Conocimiento en temas relacionados a la Gestión de Riesgo de Desastres / emergencias (deseable).
• Conocimiento del idioma inglés (Intermedio) (deseable).

Responsabilidades

1. Adquisiciones:

• Dar respuesta a los requerimientos de abastecimiento y planeación de los procesos de adquisición de todos los bienes, servicios y obras de construcción suministrados por terceros de acuerdo a la Política de Adquisiciones, Manual de Adquisiciones y Procedimientos de SCI y conforme a las reglas del donante y las leyes aplicables.
• Contribuir a que todos los bienes y servicios adquiridos representen la mejor relación calidad-precio, haciendo uso eficiente de los fondos y logrando la máxima economía y de manera oportuna y con calidad cumpliendo con las necesidades en los plazos y tiempos de entrega requeridos por las áreas funcionales y/o proyectos de la oficina de país.
• Gestionar las compras asegurando que se respetan los montos límites de abastecimiento y que estos sean autorizadas según el Esquema de Delegación.
• Elaborar planes de compra, solicitudes de compra y órdenes de compra en el sistema Integrated / ProSave y enviar orden de compra aprobada al proveedor.
• Realizar los ingresos y salidas de existencias en el Sistema TIM (Total Inventory Management) para los beneficiarios.
• Elaborar notas de bienes recibidos y notas de culminación de servicios.
• Solicitar cotizaciones, elaborar cuadros comparativos y Acuerdos Marco con Proveedores en estrecha coordinación con la Gerente de la Oficina de Campo y/o el Coordinador/a.
• Realizar el proceso de solicitud de Vetting al centro para proveedores.
• Documentar los procesos de adquisiciones, dar seguimiento desde la solicitud inicial hasta la solicitud de pago y entrega de los bienes y servicios; así como entregar oportunamente al área de Finanzas el expediente del proceso para autorización y pago.
• Asegurar una apropiada conservación del legajo de adquisiciones a fin de contar con registros de auditoría confiables para las evaluaciones de cumplimiento, auditorías internas/externas y otras revisiones de terceros.
• Gestionar servicios de transporte, mensajería y courier de acuerdo a proveedores seleccionados.
• Mantener actualizado el Directorio de Proveedores de bienes y servicios en Integrated.
• Registrar de manera inmediata y mantener actualizado el inventario de materiales en el sistema TIM.

1. Administración:

• Apoyar la organización de talleres, eventos y reuniones, y provisión de materiales requeridos.
• Llevar el archivo de los proyectos.
• Manejo y rendición de la caja chica, de acuerdo a las políticas institucionales.
• Participa del desarrollo programático de la planificación estratégica y operativa para el cumplimiento de los objetivos del proyecto.