France: Contrôleur.se Logistique – Paris (Siège) at ACTED

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ACTED

Depuis 1993, l’association de solidarité internationale ACTED répond aux besoins humanitaires des populations dans les situations de crise et au respect de leur dignité, tout en favorisant et mettant en œuvre des opportunités pour un développement durable, en investissant dans les potentiels de l’Homme.

ACTED s’engage à répondre aux urgences et à développer la résilience face aux situations de crise, à co-construire une gouvernance effective, et à promouvoir une croissance inclusive et durable.

Nous œuvrons sur le dernier kilomètre de l’action humanitaire. Notre mission est de sauver des vies et de répondre aux besoins essentiels des populations dans les zones les plus difficiles d’accès. ACTED développe et met en œuvre des programmes à destination des populations les plus vulnérables qui souffrent de violences, des conflits, de catastrophes naturelles ou d’une situation de pauvreté endémique. L’approche d’ACTED dépasse la réponse d’urgence, avec un engagement dans le développement durable et l’accès des communautés aux moyens de subsistance.

ACTED met en œuvre plus de 500 projets par an auprès de 20 millions de bénéficiaires dans 38 pays. Nos équipes sont composées de 450 employés internationaux et 5500 staff nationaux.

ACTED France (HQ)

Le siège d’ACTED s’est installé à Paris en 2000 dans le but de coordonner les interventions de l’organisation à l’échelle mondiale. Aujourd’hui le siège est composé d’environ 100 personnes dans les départements RH, Finance, Programmes, Audit, Sécurité, Logistique & Systèmes et Communication. Ces départements apportent leur soutien aux 38 missions d’ACTED, comprenant environ 400 expatriés et plus de 5900 salariés nationaux. Le siège fait aussi office de point de convergence pour la Direction d’ACTED, à savoir la Directrice Générale, le Directeur du Développement et les quinze membres du Conseil d’Administration.

Rôle et responsabilités principales

Le/la Chargé(e) de Logistique siège est responsable du suivi et de l’amélioration des activités et des systèmes logistiques des missions d’ACTED dans le monde.

Il assure notamment pour cela la mise en oeuvre des processus de validation entre siège et pays, contribue au développement, au renforcement et à la diffusion des procédures logistiques auprès des équipes pays, appuie la collecte et l’analyse des rapports logistiques mensuels et enfin, participe à la mise en place de nouveaux outils opérationnels connexes.

Enfin, le/la Chargé(e) de Logistique siège pourra ponctuellement réaliser des missions de revue et d’appui logistique aux missions en fonction des besoins et des priorités.

A. SUIVI LOGISTIQUE DES PAYS

Le/la Chargé(e) de logistique siège s’assure de la conformité des procédures logistiques mises en oeuvre dans les pays d’intervention d’ACTED à travers les différents processus opérationnels décrits ci-dessous.

1. Achats

– Collecte et revue des plans d’achat et demandes de dérogation

Le/la Chargé(e) de logistique siège assure la collecte et la revue des plans d’achat et des demandes de dérogation des pays conformément au Manuel Logistique d’ACTED Monde, avec l’appui des stagiaires logistiques.

Par ailleurs, il sera chargé(e) du suivi des signatures et du classement des plans d’achat et des dérogations une fois approuvés.

Il s’assure dans ce cadre de fournir aux pays un appui qualitatif concernant les règles d’origine / nationalité, les achats faisant l’objet de procédures spécifiques pour certains bailleurs (‘restricted goods’, consultances, etc.).

Il assure conséquemment la mise à jour de l’outil de suivi des plans d’achat et dérogations en lien avec les stagiaires.

– Revue des appels d’offres

Le Chargé(e) de logistique siège assure la revue et validation des dossiers d’appel d’offre transmis par les pays pour publication. Il est en charge de faire le lien avec les pays pour la réception des offres ainsi que pour la revue de la sélection et des contrats finaux proposés.

– Revue des contrats cadres

Le/la Chargé(e) de logistique siège s’assure enfin que les pays sont dotés de contrats cadres conformes aux procédures d’ACTED monde. Il en assure la revue régulière.

– Suivi des plans d’investissement en équipements

Dans le cadre de l’investissement en équipements des pays d’ACTED, le Chargé de logistique siège s’assure en lien avec le département Finance que les pays suivent un plan d’investissement en équipements et appuie les équipes logistiques pays dans sa mise en oeuvre conformément aux procédures d’ACTED.

1. Suivi des rapports TITANIC logistique pays

Chaque pays dispose d’un TITANIC logistique qui consolide 5 rapports clefs du département logistique dans le pays : achats, transports, stocks, actifs, communication.

Le/la Chargé(e) de logistique siège a pour responsabilité de collecter ce TITANIC auprès de ses interlocuteurs dans les pays de façon mensuelle, de les classer (en versions papier et électronique), de faire un retour qualitatif sur ces rapports aux équipes pays et d’effectuer un suivi de ses recommandations de façon mensuelle.

Il a un rôle d’alerte par rapport à cet outil de reporting opérationnel.

1. Revue des rapports logistiques aux bailleurs

Dans le cadre de la remise des rapports finaux aux bailleurs de fonds à l’issue de la période de liquidation des projets, certaines annexes logistiques sont requises (liste d’inventaire, liste de stock en fin de projet, liste d’intrants, liste des contrats, certificats de donation, etc.).

Le Chargé de logistique siège s’assure de la revue de ces annexes, en lien avec les départements Finance et Grant Management et conformément aux deadlines internes de soumission.

1. Classement et archivage

Dans l’ensemble de ses fonctions, le Chargé de logistique siège s’assure de tenir à jour l’ensemble du classement et de l’archivage de la logistique siège.

B. DEVELOPPEMENT, RENFORCEMENT ET DIFFUSION DES PROCEDURES LOGISTIQUES

Le/la Chargé(e) de logistique siège assure un support continu aux pays dans la compréhension et la mise en oeuvre des procédures logistiques d’ACTED. Cela se traduit par des séances d’explication ou de formation à distance ou lors de missions ponctuelles d’appui sur le terrain, ainsi que par la formalisation d’outils didactiques à diffusion large.

Le/la Chargé(e) de logistique siège contribue par ailleurs au développement des procédures logistiques d’ACTED par : la formalisation de mémos venant compléter / détailler le manuel, la revue des lignes directrices des bailleurs ponctuellement sur demande, un support à la mise en place d’outils de capitalisation, etc.

Enfin, le/la Chargé(e) de logistique siège pourra être envoyé ponctuellement en mission de revue et d’appui logistique dans les pays en fonction des besoins.

Qualifications et compétences requises

• Formation Master 2 Logistique
• Expérience en logistique et/ou sécurité (gestion de projet et des procédures)
• Compétence organisationnelle
• Capacité à mobiliser, gérer et former des salariés internationaux et nationaux
• Habilité à travailler sous pression
• Excellente expression orale et écrite en français
• Très bon niveau d’anglais oral et écrit

Conditions

• Salaire net mensuel : 1900 – 2000 euros nets mensuel
• Titres restaurant
• 50% des titres de transport pris en charge
• Affiliation à la mutuelle obligatoire