Asistente Administrativo/a medio tiempo At Protection International

Título del puesto: Asistente Administrativo/a medio tiempo

Ubicación: Tegucigalpa, Honduras

Duración: 7 meses

Fecha de inicio: En cuanto antes

Responsable Directo: Directora Administrativa Regional

Sobre Protection International MESO

Protection International Mesoamérica, es una organización no gubernamental especializada en la gestión de la seguridad y la protección de defensores y defensoras de derechos humanos (DDHs) y organizaciones comunitarias. Principalmente fortalece estrategias de protección y herramientas para gestionar la seguridad de DDH que se enfrentan a situaciones de riesgo y amenazas. Su enfoque de trabajo incluye la formación y acompañamiento a comunidades, la investigación y sistematización de experiencias en protección. Así también implementa iniciativas de cabildeo para aumentar la visibilidad de la situación de las personas defensoras de derechos humanos y promueve políticas nacionales e internacionales para su protección.

Objetivo general del puesto

Puesto de carácter administrativo, encargada de asistir y velar por el cumplimiento eficiente-eficaz de los procedimiento y políticas administrativas-financieras internas de la organización, por medio de la ejecución de labores administrativas, de apoyo logístico con base a la planificación de actividades necesarias para la rendición de cuentas.

Funciones y responsabilidades

Funciones

• Gestionar las cotizaciones para compra de insumos, papelería y útiles, contrataciones de servicios para el desarrollo de eventos y necesidades de la organización.
• Atender, monitorear y canalizar llamadas y correos institucionales.
• Ordenar y controlar el archivo de documentos administrativos.
• Arqueo de caja chica.
• Recibir, clasificar y entregar la correspondencia.
• Coordinar servicios de Courier y mensajería.
• Apoyo en levantar las actas de reuniones administrativas cuando le correspondan.
• Realizar solicitudes de fondos para pago, proveedores, compras varias, servicios y otros gastos administrativos que se generen en la organización.
• Elaboración y control de tarjetas de responsabilidad para la asignación de activos, tales como: mobiliario, equipo de computo y otros.
• Llevar copias de seguridad de forma bimensual de los archivos electrónicos de administración y finanzas en nextcloud, compartiendo la carpeta con Equipo de Administración.
• Participar en reuniones administrativas, técnicas y logísticas conforme convocatorias.
• Preparar las COPIAS y SCAN de los documentos físicos financieros-contables tales como: facturas, recibos de gastos, informes de actividades, planillas, cotizaciones, entre otros respaldos, de los reportes financieros conforme el formato de cada donante. (en conjunta coordinación con Asistente administrativa de PICI).
• Realizar liquidaciones de gastos de administración tales como: agua potable, energía eléctrica, telefonía fija, móvil, internet, arrendamiento, teléfonos celulares, compras y servicios varios.
• Efectuar la inhabilitación de facturas y/o recibos de gastos, conforme los informes financieros de cada donante.
• Realizar informes financieros de gastos ejecutados en PI Honduras.
• Realizar otras tareas de apoyo administrativo.

Responsabilidades

• Cumplir todas las atribuciones inherentes al cargo.
• Dar el uso y cuidado adecuado del mobiliario y equipo que le sea asignado.
• Brindar el respeto entre compañeras-os de trabajo
• Evitar actitudes discriminatorias, excluyentes y/o que denigren la dignidad de las personas.
• Cumplir con el Plan de Seguridad de la Organización.
• Cumplir con el principio de confidencialidad y la propiedad intelectual de Protection International Mesoamérica.

Requisitos del puesto

Educación

• Secretaria bilingüe, comercial o carrera a fin, con estudios universitarios en administración.

Experiencia

• Experiencia mínima de dos años en puesto similar en organizaciones sin fines de lucro (comprobable).
• Experiencia en organizaciones non-gobernativas de derechos humanos, movimientos sociales.
• Experiencia en administración de proyectos de la Cooperación Internacional.

Conocimientos y Habilidades

Conocimientos:

• Conocimientos informáticos: paquete Microsoft Office, se valora el dominio del sistema operativo Linux y programas relacionados.
• Conocimiento de las principales leyes tributarias, fiscales y laborales de Honduras.

Habilidades

• Comunicación oral y escrita bien desarrolladas.
• Excelente vocación de servicio.
• Trabajo en equipo.
• Habilidad numérica.
• Planificación y organización.
• Buenas relaciones humanas, honestidad, honradez, madurez, transparencia, lealtad e inteligencia emocional.
• Conciencia y sensibilidad hacia el género y la diversidad.
• Capacidad de trabajar en diversos contextos culturales de una manera culturalmente apropiada.

Idiomas

• Dominio del español y el Inglés.

Qué ofrecemos

• La posibilidad de adquirir experiencia y conocimientos de primera mano sobre las estrategias de apoyo a los defensores de los derechos humanos y a los movimientos de base a nivel mundial
• Un entorno de trabajo abierto, amistoso y multicultural
• Una forma de trabajar centrada en las personas y en la colaboración, tanto dentro de la unidad a la que pertenece el puesto como con otros equipos
• Un gran respeto por la autonomía, espacio para la creatividad, la innovación y el aprendizaje
• Un contrato de siete (7) meses
• Un salario bruto anual de 3,689.00 EUR y seguros de salud/vida.