Consultoría: Elaboración de la propuesta para proyecto ECHO 2023/2024 y elaboración informe final proyecto 2021-2023 – consorcio MIRE At Norwegian Refugee Council

Consultoría: Elaboración de la propuesta para proyecto ECHO 2023/2024 y elaboración informe final proyecto 2021-2023 – consorcio MIRE

Ubicación: Bogotá D.C. preferiblemente.

ANTECEDENTES

EL CONSEJO NORUEGO PARA REFUGIADOS – NRC ha identificado como su misión promover y proteger los derechos de todas las personas que se hayan visto forzadas a huir de sus países o de sus hogares dentro de sus propios países, o estén en serio riesgo de desplazarse, sin importar cuál sea su raza, religión, nacionalidad o convicciones políticas.

Junto con otras 3 organizaciones humanitarias (Acción Contra el Hambre (ACH), Alianza por la Solidaridad (APS) y Médicos del Mundo Francia (MDM)) y ACAPS, organización especialista en análisis de datos, NRC hace parte del Mecanismo Intersectorial de Respuesta en Emergencia (MIRE) en su segunda fase. Este consorcio tiene como propósito brindar respuesta rápida a las situaciones de emergencia para garantizar necesidades humanitarias urgentes y no satisfechas de las poblaciones más vulnerables con restricción, confinamiento, desplazamiento y en riesgo en Colombia, así como promover soluciones duraderas a través de acciones de incidencia. Su implementación está bajo el proyecto denominado “Protección y asistencia humanitaria a las personas desplazadas recientemente y a las comunidades confinadas en Colombia” financiado por la Unión Europea – Protección Civil y Ayuda Humanitaria (ECHO)[1].

Los resultados del MIRE, que dan cuenta de la gestión y aprendizajes alcanzados durante las diferentes emergencias, son evidenciados a través de informes bajo las condiciones, estándares de calidad y plazos definidos por el donante.

El desarrollo de la siguiente fase del proyecto, por otra parte, requerirá de la presentación de una propuesta completa que refleje los aspectos técnicos y operacionales de lo que el consorcio plantea para 2023-2024. Para tales fines, se requiere el apoyo de un consultor/a experto/a persona natural con experiencia en elaboración de informes y propuestas para donantes humanitarios y en especial ECHO, que coordine la construcción de la propuesta del MIRE para la tercera fase así como lidere la construcción y presentación del informe final para ECHO de la segunda y tercera fase del consorcio – MIRE II-III.

OBJETIVOS Y ALCANCE DEL TRABAJO

Objetivos

Prestar el servicio de consultoría para la elaboración y entrega de la propuesta para una cuarta fase para el donante ECHO y la elaboración del informe final del MIRE II-III

OE1: Elaborar y entregar la propuesta para la tercera fase del consorcio MIRE para enero/febrero de 2023 (el plazo exacto del donante todavía no ha sido anunciado).

OE2: Elaborar y entregar el informe final del MIRE II-III, que compilará los resultados alcanzados del 1ro de abril de 2021 al 30 de marzo de 2023, el cual se deberá presentar el 29 de junio de 2023 al donante bajo las condiciones aquí descritas.

Alcance de trabajo

En estrecha comunicación y articulación con la Gerencia de la UGC (Unidad de Gestión del Consorcio MIRE), la Coordinación de M&E de la UGC, la Oficial de Respuesta a Emergencias/Operaciones de la UGC, el Oficial Técnico/a Financiera de la UGC y puntos focales de cada uno de los socios, y con apoyo del Gerente del Consorcio y la Jefa de la Unidad de Soporte de Programas, el/la consultor/a, deberá realizar las siguientes actividades:

Para la propuesta:

1. Elaborar un cronograma para pactar fechas de entrega de información, revisión a nivel local y de la sede de cada socio, para la propuesta para MIRE IV.
2. Consolidar el diseño de la propuesta de proyecto para la fase IV a partir de los lineamientos programáticos y financieros del consorcio liderados por el comité directivo, los resultados de las fases I, II y III del MIRE y el análisis del contexto humanitario disponible
3. Organizar los formatos y lista de documentos necesarios para el paquete de propuesta, e informar a los socios de las instrucciones de trabajo para diligenciarlos adecuadamente. Los formatos serán realizados de acuerdo con las directrices de ECHO y se tendrán en cuenta los límites de caracteres estipulados en el E-Single Form[2].
4. Recolectar, consolidar y validar la información suministrada por los socios para ser incluida en el documento narrativo de la propuesta del MIRE IV con el apoyo de la UGC.
5. Estructurar y consolidar el marco lógico de la propuesta a partir de los insumos proporcionados por los socios y con el soporte de los referentes técnicos del Consorcio.
6. Consolidar la propuesta económica del proyecto (presupuesto) a partir de los insumos proporcionados por los socios y con el apoyo y soporte de los referentes financieros del Consorcio.
7. Coordinar con el área de comunicaciones, logística y seguridad del MIRE los espacios necesarios para incluir la información requerida para la propuesta.
8. Realizar un cross-check entre propuesta narrativa, marco lógico y presupuesto para asegurar la coherencia de la información entre los distintos documentos.
9. Asegurar que se adjuntan los anexos necesarios a la propuesta, y revisar la calidad de su contenido.
10. Liderar reuniones presenciales/virtuales con los socios para profundizar/complementar o acordar información.
11. Ajustar, de acuerdo con los comentarios de los socios y sus sedes, el contenido de la propuesta.
12. Coordinar con el equipo de NRC para garantizar el cargue de la propuesta en la plataforma APPEL antes del plazo establecido por el donante para su entrega.
13. Realizar ajustes o aclaraciones en función de la retroalimentación del donante.

Para el informe:

1. Elaborar un cronograma para pactar fechas de entrega de información, revisión a nivel local y de la sede de cada socio, para el informe final del proyecto MIRE II-III.
2. Organizar los formatos y lista de documentos necesarios para el informe, e informar a los socios de las instrucciones de trabajo para diligenciarlos adecuadamente. Los formatos serán realizados de acuerdo a las directrices de ECHO y se tendrán en cuenta los límites de caracteres estipulados en el E-Single Form2.
3. Recolectar, consolidar y validar la información suministrada por los socios para ser incluida en el documento narrativo del informe final de MIRE II-III con el apoyo de la UGC.
4. Revisar información cuantitativa consolidada y verificada por la UGC (Unidad de Gestión del Consorcio) y validada por todos los socios, e incluirla en el marco lógico del informe.
5. Coordinar con el área de finanzas del Consorcio para asegurar la consolidación de la información financiera reportada por los socios para el informe final.
6. Coordinar con el área de comunicaciones, logística y seguridad del MIRE los espacios necesarios para recolectar la información requerida para los informes.
7. Realizar un cross-check entre propuesta narrativa, marco lógico y presupuesto para asegurar la coherencia de la información entre los distintos documentos.
8. Liderar reuniones presenciales/virtuales con los socios para profundizar/complementar o acordar información.
9. Ajustar, de acuerdo a los comentarios de los socios y sus sedes, el contenido del informe.
10. Asegurar que se adjuntan los anexos necesarios al informe, y revisar la calidad de su contenido.
11. Coordinar con el equipo de NRC para garantizar el cargue del informe en la plataforma APPEL antes del 29 de junio 2023.
12. Realizar ajustes o aclaraciones en función de la retroalimentación del donante.

El contenido cuantitativo y cualitativo necesario para el desarrollo de estas actividades será suministrado por los socios en estrecha coordinación con la UGC, y el apoyo del Gerente del Consorcio y la Jefatura de la Unidad de Soporte de Programas de NRC.

Productos esperados para la propuesta del MIRE IV:

1. Entrega de cronograma detallado de elaboración de la propuesta.
2. Entrega de un borrador de la propuesta del E-Single Form en formato Word en inglés y anexos[3].
3. Entrega de la propuesta MIRE IV ajustado en Word y sus anexos3.
4. Entrega de la propuesta MIRE IV definitiva ajustado en el E-Single Form y sus anexos3 para carga en APPEL.

Productos esperados para Informe Final del MIRE II-III:

1. Entrega de cronograma detallado de elaboración del informe final.
2. Entrega de un borrador del E-Single Form en formato Word en inglés y anexos[4].
3. Entrega del informe ajustado en Word y sus anexos4.
4. Entrega del informe definitivo ajustado en el E-Single Form y sus anexos4 para carga en APPEL.

DISPOSICIONES INSTITUCIONALES Y ORGANIZACIONALES

Deberes del consultor/a:

1. Prestar los servicios profesionales de consultoría para la elaboración la propuesta de MIRE IV, a presentar en enero/febrero 2023, del informe final de MIRE II-III, a presentar el 29 de junio de 2023, sin delegar su elaboración en terceros o realizar subcontrataciones para tal fin.
2. Cumplir con cada uno de los entregables, actividades y valores agregados definidos en el presente documento.
3. Ejecutar el servicio contratado, de conformidad con los requerimientos por parte del supervisor del contrato designado el Consejo Noruego para Refugiados.
4. Atender las observaciones o sugerencias que se formulen en cuanto estén dentro del alcance del contrato y sean pertinentes para su ejecución, dentro de la normatividad aplicable en su materia.
5. Adherirse a las políticas de seguridad de la información del Consejo Noruego para Refugiados.
6. Establecer espacios de concertación, seguimiento y apoyo a la gestión con el Consejo Noruego para Refugiaos y demás miembros del consorcio MIRE.
7. Realizar por su cuenta y riesgo todas las labores necesarias para cumplir la labor encomendada.
8. Dar cumplimiento a las tareas y compromisos asignados que se deriven del plan de trabajo y cronograma de actividades.
9. Cumplir para sí mismo/a, todas las obligaciones relativas a la afiliación y pago oportuno de los respectivos aportes al régimen general de la seguridad social integral, siendo esta una condición suspensiva para que surja la obligación de pago por parte del Consejo Noruego para Refugiados – NRC.
10. Las demás que sean necesarias para el cumplimiento del objeto del presente documento.

El informe final del MIRE II-III y la propuesta del MIRE IV deben presentarse en formato Microsoft Word, en inglés británico. Los textos no deben tener formato. Los gráficos u otros elementos gráficos deben ser editables (es decir, no deben ser imágenes). Todas las referencias deben citarse conforme a la convención y detallarse en una bibliografía, utilizando el sistema Harvard tal como se establece en el Manual de estilo de la UNESCO. Todas las citas literales deben aparecer entre comillas y no deben tener una longitud excesiva. Todos los datos recopilados en el marco de la consultoría deben enviarse junto con los entregables, en un formato ampliamente reconocido, por ejemplo, Microsoft Excel.

Todo lo que se envíe al NRC debe ser trabajo original de los consultores. Cualquier plagio en cualquier forma, o cualquier otra violación de los derechos de propiedad intelectual, automáticamente descalificará al consultor de recibir cualquier pago adicional conforme al contrato suscrito por el NRC, y el NRC procurará recuperar los pagos ya realizados.

El consultor seguirá la guía de Investigación Ética con Niñoscon respecto a la participación ética de los niños. Además, se informará plenamente a todos los participantes de estudios u otra interacción sobre la naturaleza y propósito de la interacción y su participación solicitada. Se debe obtener el consentimiento informado para cualquier fotografía, grabación de audio o vídeo, etc., de conformidad con la política de consentimiento del NRC.

Deberes del NRC

1. 1. Pagar el valor que se acuerde con el consultor/a en los términos y condiciones acordados y que estén bajo los parámetros institucionales del Consejo Noruego para Refugiados – NRC,
   2. Entregar la información y/o archivos necesarios a el consultor/a para que ejecute el objeto, las actividades y entregables solicitados.
   3. Establecer y mantener canales de comunicación oportunos y claros que nos permitan articular en forma eficaz cualquier situación que amerite la intervención del consultor/a.
   4. Para tal fin el consultor/a debe acudir al Gerente del Consorcio MIRE, quien tiene la responsabilidad general de la gestión de la consultoría, o en su defecto a la Jefa de Soporte de Programas de NRC.

El NRC poseerá los derechos de propiedad intelectual de todos los materiales presentados por los consultores en virtud del contrato. Por lo tanto, los consultores deben asegurarse de poseer cualquier material proporcionado al NRC como parte del entregable. Los derechos de reproducción de los informes se otorgarán al NRC y sus agentes contratados. El NRC será libre de reproducir los materiales a voluntad y de otorgar derechos de reproducción.

CALENDARIO DE EJECUCIÓN Y ESTIMACION DE INSUMOS

El cronograma y plan de trabajo será acordado con el contratista, sin embargo, se establece que todas las actividades y entregables deben estar listos para:

• Propuesta MIRE IV en enero/febrero de 2023 (y respuesta a la retroalimentación del donante aproximadamente un mes después de la entrega de la propuesta)
• Informe final MIRE II-III el 28 de junio de 2023.

CUALIFICACIONES PARA LLEVAR A CABO LA CONSULTORÍA

• El NRC recibirá perfiles solamente de personas naturales con experiencia certificada mínima de cinco (5) años en proyectos de asistencia humanitaria de emergencias, experiencia de trabajo con Organizaciones Internacionales y Agencias de Cooperación Internacional.
• Acreditar conocimiento y experiencia en manejo de informes y propuestas para donantes (mínimo 3 experiencias).
• Experiencia de trabajo en presentación de informes y propuestas para ECHO en la plataforma APPEL. (mínimo 2 experiencias).

Deseable experiencia y conocimiento en proyección y/o elaboración de proyectos bajo consorcios.

Deseable experiencia y/o conocimiento en las actividades realizadas en las organizaciones que conforman el consorcio.

Conocimiento del contexto en Colombia.

DURACIÓN

El contrato tendrá una duración hasta el 29 de junio de 2023 y a partir de la fecha de firma de contrato.

FORMA DE PAGO

El monto estimado negociable es de $45.720.600 (CUARENTA Y CINCO MILLONES SETECIENTOS VEINTE MIL SEISCIENTOS PESOS COLOMBIANOS) con IVA incluido.

El valor de la consultoría será pagado al consultor/a de acuerdo con las actividades, resultados y obligaciones esperados por el Consejo Noruego para Refugiados de la siguiente forma:

• 40% con la entrega de la propuesta MIRE III a satisfacción
• 60% con la entrega del informe final MIRE II a satisfacción.

El consultor/a deberá presentar las siguientes pólizas de garantía a favor de NRC para los cuales deberá presentar a su costa y a través de una compañía de seguros legalmente autorizada en Colombia y con la necesaria aclaración de todos los rubros:

-DE CUMPLIMIENTO: Por un valor asegurado igual al treinta por ciento (30%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la estipulada en el presente contrato y seis (6) meses más.

-DE SALARIOS Y PRESTACIONES SOCIALES: Por un valor asegurado del diez por ciento (10%) del valor del presente contrato, con una vigencia igual a la estipulada en este contrato y tres (3) años más.

DERECHOS DE PROPIEDAD y CONFIABILIDAD: los derechos de propiedad serán del Consejo Noruego para Refugiados. La confiabilidad de la información recolectada es fundamental y la difusión del material sin autorización de la organización podría poner en riesgo de seguridad a los participantes. Cualquier difusión o reproducción del material recolectado deberá contar con la autorización de la organización.