Coordination Administrative Burkina Faso At Médicos del Mundo

Mission

Médecins du Monde Espagne (Médicos del Mundo / MdM-E) est une association humanitaire qui soigne les populations les plus vulnérables, les victimes de conflits armés, de catastrophes naturelles, etc. et témoigne les entraves constatées quant à l’accès aux soins. En Espagne comme à l’international dans 18 autres pays nos actions ont pour but de faciliter l’accès au système de santé, mais nous agissons aussi au-delà du soin en dénonçant les atteintes à la dignité et aux droits humains et en nous battant pour améliorer la situation des populations précaires.

MdM Espagne est présente au Burkina Faso depuis 2002 et conduit actuellement des projets sur quatre régions : Sahel, Centre Nord, Centre et Haut-Bassins. La Coordination Administrative est responsable de la gestion globale des RH et des aspects financiers, comptables, budgétaires, administratifs et juridiques des projets et de l’ensemble la mission afin de garantir des procédures rigoureuses et transparentes, de remplir les objectifs de la mission et de respecter les directives de MdM et des bailleurs de fonds.

Zone géographique d’intervention

La Coordination Administrative sera basée à Ouagadougou, avec des déplacements dans les zones d’intervention en fonction des restrictions sécuritaires.

Organigramme

Le poste s´intègre sous la supervision directe de la Coordination Pays au Burkina Faso.

Responsabilités

Sous la supervision directe de la Coordination Pays, et en étroite collaboration avec les référent.e.s techniques du siège, la coordination administrative est chargée du département administration-finances-RH de la mission, ayant comme fonctions principales :

1. Comptabilité – Planification et suivi du budget

Est responsable de la comptabilité, de la planification budgétaire et du suivi économique et financier des programmes mis en œuvre.

Élaborer et mettre en œuvre les procédures et directives administratives et veiller à leur mise à jour en fonction de l’évolution de MdM et des règlements des bailleurs de fonds.

Améliorer et adapter les systèmes de comptabilité et de suivi financier conformément aux outils et procédures de MdM en étant le principal point de contact pour les personnes de contrôle financier et les comptables au niveau du siège.

Gestion de la trésorerie et demandes de fonds mensuelles : responsable de l’approvisionnement en espèces entre les différents programmes/bases ; organise et supervise tous les aspects du flux de trésorerie, y compris la sécurité de l’argent, assure une séparation suffisante des responsabilités et du niveau de contrôle des transactions.

Coordonner la clôture de la comptabilité mensuelle de tous les sites et fait le lien avec le département financier du siège, en assurant la qualité des documents et le respect des procédures internes et bailleurs.

Superviser l’archivage des documents comptables sur le terrain et leur transmission au siège.

Assurer la préparation des audits externes ou internes.

Préparer les budgets annuels et les budgets projet/bailleur en coordination avec l’équipe.

Suivre la consommation globale du budget par rapport aux contraintes des donateurs, créer et mettre à jour régulièrement le système d’allocation.

Communiquer régulièrement avec la personne de contrôle financier du siège et les différentes coordinations sur le suivi du budget.

Identification et analyse de toute anomalie en lien avec le suivi budgétaire.

2. Financement et bailleurs

Assurer en cas de besoin et par délégation de la coordination pays la représentation de MdM dans les discussions avec les bailleurs de fonds.

Responsable du processus de diligence raisonnable avec les donateurs pour les aspects liés aux RH, à la comptabilité, aux finances et à l’audit.

Assurer un suivi approprié du plan de financement actuel, ainsi que des engagements de MdM envers les bailleurs.

En coordination avec la coordination pays, négocier les éléments financiers et préparer les réponses aux obligations contractuelles fixées par les donateurs.

Préparer les rapports financiers destinés aux bailleurs.

3. Gestion des ressources humaines

Gestion administrative du personnel national :

– Mettre en œuvre la politique des ressources humaines dans le contexte concerné : en collaboration avec le responsable RH, tenir à jour le règlement intérieur et les conditions d’emploi, dans le respect du droit du travail et du droit fiscal local.

– Superviser la mise à jour de la base de données pour le paiement des salaires mensuels.

– Veiller à l’application des règles de MdM pour le personnel national (formalités administratives, processus de recrutement, contrats, constitution de dossiers individuels, briefing des nouveaux employés, confidentialité des informations RH…).

– S’assurer que les procédures générales d’administration des RH sont en place.

– Coordonner et valider les processus de recrutement du personnel national.

– Partage et comparaison avec les conditions d’emploi et les règles des autres ONG.

– Communiquer régulièrement avec le responsable RH au niveau du siège et coordonner avec lui la mise à jour de politiques salariales et RH du personnel national, en accord avec la coordination pays et la desk Afrique au niveau du siège.

Gestion administrative du personnel expatrié :

– Veiller à l’application de la législation locale concernant le personnel expatrié (visa).

– Participe à la définition des règles de vie et des conditions de travail.

– Effectue des briefings d’arrivée et de départ sur les aspects administratifs et contractuels.

– Supervise le paiement des indemnités mensuelles des expatrié.e.s (perdiem, aide logement, etc.) et assure la transmission de l’information au siège.

– Suivi des aspects administratifs pour le personnel expatrié avec le siège.

4. Gestion de l’équipe

Recruter, superviser et former le personnel de son département.

Fournir une évaluation régulière à l’équipe sous sa responsabilité.

Soutenir l’équipe de coordination et le personnel de terrain pour toute question administrative, RH, comptable et financière.

Prendre des mesures disciplinaires, le cas échéant.

Fournir des formations sur la gestion des RH et des finances au personnel de la mission de MdM afin d’augmenter leur niveau de connaissances et leurs capacités de planification.

Soutenir les responsables hiérarchiques dans l’élaboration de plans d’action individuels pour le personnel sous leur responsabilité.

5. Cadre juridique

En ce qui concerne la position de MdM dans le pays, établir toutes les formalités qui peuvent être requises par les autorités locales, dans les délais impartis.

Superviser la préparation des différents contrats (contrats de location, prestataires de services…) et prendre les dispositions nécessaires en cas de non-conformité.

Vérifier l’existence, le suivi et l’archivage de tous les documents et contrats.

Travailler avec le siège et la coordination pays sur toutes les questions liées aux enregistrements et leur mise à jour dans le pays.

6. Communication ; Reporting ; Capitalisation des connaissances

Contribuer au sitrep mensuel

Participer à la réunion hebdomadaire de la base et aux réunions de l’équipe de coordination.

S’assurer que les copies ou les originaux de tous les documents juridiques et des contrats sont envoyés en temps voulu.

Cette liste d’activités n’est pas exhaustive et peut changer en fonction de la situation.

Formation

Qualifications académiques :

Obligatoire : Diplôme universitaire en économie ou gestion financière.

Formation complémentaire :

Souhaitable : gestion du cycle de projet (cadre logique, gestion axée sur les résultats).

Exigences

Langues : Français courant à l’écrit comme à l’oral obligatoire. La maîtrise de l’espagnol ou l’anglais est un plus.

Compétences informatiques : maîtrise des applications MS-Office, en particuler Excel, indispensable. La connaissance du logiciel Agresso serait un atout.

Autres : Connaissance des règlements des principaux bailleurs de fonds et des règles de conformité.

Expérience

Minimum 3 ans d’expérience ONG dans des postes à responsabilités similaires (2 ans minimum en tant que coordinateur/trice des finances, RH, administration).

Minimum 3 ans d’expérience sur le terrain, de préférence en Afrique. Expérience récente en zone sahélienne souhaitée.

Expérience dans un contexte de sécurité volatile.

Expérience dans la coordination d’équipes.

Compétences

Identification avec les lignes de travail, les valeurs et la mission de Médicos del Mundo

Capacité avérée à diriger et à gérer une équipe.

Capacités de communication, empathie et diplomatie

Capacité de planification et d´analyse

Capacité d´organisation et de travail en équipe

Rigueur et autonomie dans le travail

Maîtrise de la gestion des priorités

Capacité à travailler et vivre dans un contexte sécuritaire volatile.