Asistente Ejecutivo y Encargado de Gestión de la Información At International Committee of the Red Cross

OBJETIVO GENERAL DEL PUESTO

El Asistente Ejecutivo y Encargado/a de Gestión de la Información proporciona apoyo administrativo de alto nivel y está a cargo de la gestión de la información. Tiene una visión amplia de las actividades de la delegación y facilita el trabajo y las prioridades de la Jefatura. Actúa como persona de referencia para protocolos escritos, correspondencia, herramientas CICR estándar y para capacitaciones a los usuarios.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES (DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES)

Como Asistente Administrativa y recepción de la Delegación Regional del CICR en México:

Es responsable de la gestión de la información para la delegación regional de México y las Misiones en América Central, con apoyo y visitas regulares en Guatemala, Honduras, El Salvador y Nicaragua.
Actúa como personal de referencia para el protocolo, las reglas de correspondencia, identidad visual para la papelería, la seguridad de los documentos, y el uso de las herramientas informáticas estándar.
Se asegura de que todos los colaboradores entiendan los desafíos y apliquen las políticas y procedimientos institucionales en la materia.
Proporciona capacitación y apoyo a los colegas sobre las herramientas informáticas.
Apoya a la jefatura con la organización de las prioridades de la delegación. Juega el papel de facilitador en el seno del equipo de la jefatura y ayuda en la toma de decisiones haciendo que los procedimientos de trabajo sean coordinados y eficaces.
Coordina un equipo de asistentes y puntos focales en los diferentes países que componen la delegación siendo supervisor técnico y funcional de los situados en México y actuando como supervisor técnico (línea azul) para las asistentes de las Misiones.

Gestión de la información

Coordina de la Gestión de la información para Mexico y los subsitios en línea con las directrices institucionales. Coordina y desarrolla soluciones de gestión de la información.
Flujos de Información: Garantiza que sean coherentes y eficientes, aplicados, y que los colaboradores estén debidamente informados y capacitados en MEX y en las Misiones.
Procedimientos: Establece y revisa los relativos a la gestión de la información.
Material de seguridad: Asegura su buen manejo (incluido el inventario), uso apropiado y el respeto de los procedimiento por los usuarios (papel membretado, sobres, sello CICR, etc.);.
Herramientas: Organiza, gestiona, actualiza y supervisa la información compartida en las herramientas CICR (SharePoint, bases de datos Lotus Notes, aplicaciones en Intranet, shared drives), garantizando un nivel adecuado de acceso y que la información se actualiza de manera regular. Informa a los colaboradores sobre nuevas herramientas de gestión de la información.
VSM: supervisa el manejo de las solicitudes para Mexico.
Plan de contingencia IM: Lo elabora y lo mantiene al día, incluido los archivos, para la delegación principal y los subsitios.
Access Manager: Supervisa las tareas de la persona a cargo (creación de perfiles Lotus Notes, derechos de acceso de bases de datos, etc.). Elabora con la Jefatura una política de accesos coherente y regularmente revisa la pertinencia de dicha política y asegura de su aplicación.
Prioridades: Trabaja en estrecha colaboración con el/la Jefe de Región IM para establecer metas y prioridades y determinar los recursos necesarios (técnicos o de punto focal) para lograr los objetivos de la delegación, regionales y en relación con la “Information Environment Strategy”;
Change management: Prepara y acompaña a los usuarios en los cambios implementados por AIM y directrices IM y procedimientos
AIM GVA: implementa todos los proyectos y programas relacionados tomando en cuenta las especificidades de los diferentes contextos de la región.
EOM: Se asegura que el ” Fin de misión / contrato – IM check list” esté debidamente llenado y firmado por el empleado, móvil o residente, antes de su fin de misión/contrato.
Visitas: Brinda apoyo a los subsitios (GUA, TEG, SAL, MAG, SPS) y efectúa por lo menos una misión por año para asesorar, capacitar a los usuarios y apoyar al / la asistente / punto focal.
Participación: Participa en los intercambios a nivel regional sobre nuevas prácticas y contribuye al desarrollo de nuevas herramientas IM.

Capacitación y apoyo

Apoyo general: Apoya los colaboradores y soluciona problemas técnicos y funcionales relacionados a G.I.
Procedimientos: Coordina y organiza capacitaciones para los nuevos colaboradores sobre los procedimientos de gestión de la información, herramientas informáticas (briefing inicial + formación post briefing).
Gestión de la Información: Organiza de manera regular sesiones de briefing / capacitación a los colaboradores sobre la gestión de la información y el uso de las herramientas informáticas CICR para asegurar un uso y proceso adecuado.
Protocolo: Se asegura de que los colaboradores conozcan y pongan en práctica las reglas de correspondencia y el protocolo CICR; de ser necesario, propone adaptaciones contextuales; se asegura de que toda la correspondencia protocolar que se emite en la delegación sea validada por el colaborador competente; conoce y hace aplicar las reglas en cuanto las firmas en la delegación.
Actualización: Se mantiene actualizado en relación con las herramientas estándares (de mensajería, flujo de la información, Record Manager, Intranet, etc.); se involucra en toda la evolución de las prácticas y de las herramientas, se capacita para favorecer un mejor acompañamiento a los cambios y transmite sus conocimientos.

Archivos

- Supervisa que el archivo de la jefatura esta hecho correctamente, crea archivos electrónicos y físicos para la jefatura; – En cargo de los archivos de la delegación papel y electrónico (RefFiles), apoyo y supervisión de los responsables de departamentos y usuarios, monitoreo del cumplimiento de las normas; – Apoya los usuarios con la implementación MailFiler; – maneja los archivos intermediarios: cierre, confidencialidad, local adaptado, inventario, etc.; – Promueva la herramienta FOCUS.

Soporte a la Jefatura

Página intranet: Se asegura, en conjunto con los departamentos concernidos, de la actualización de la página intranet de la delegación.
Correspondencia: Supervisa la distribución de la correspondencia oficial física y electrónica entrante, la recepción y envió de la gestión de la valija diplomática.
Identidad visual: Se asegura del respeto de las normas de identidad visual para el papel membretado, las tarjetas de visita y los sobres.
Documentación: Inicia, redacta, edita y finaliza de forma independiente la correspondencia, presentaciones y otros documentos para la Jefatura.
Reuniones internas: Organiza y participa en las reuniones internas, toma las minutas de las reuniones organizadas por la jefatura (reunión de coordinación, estados mayores, etc.), da seguimiento a la implementación de decisiones y estrategias; señala desafíos y retrasos.
Procedimientos y directrices: redacta y/o revisa las a la firma de la jefatura .
Expedientes: Coordina su preparación sobre temas específicos (por ejemplo: los expedientes de briefing para las visitas de la sede).
Visitas de alto nivel: participa a la organización de las visitas (VIP, donantes, HQ) y recibe a los visitantes;
Red profesional: Mantiene una red profesional activa de contactos de alto nivel y contrapartes en el cuerpo diplomático.
Agenda: Supervisa la gestión de agenda/citas y la organización de reuniones y eventos internos y externos, gestionada por la Asistente Administrativa.
Contactos: actualiza la base de datos con los contactos de la jefatura y se asegura que las listas de Contactos para las demás Unidades estén bien gestionadas.
Prioridades: Filtra y asigna una prioridad a las solicitudes/documentos enviados a la Jefatura, mediante una lectura proactiva de los mismos y la posible redacción de una respuesta inicial.

Gestión de Equipos

Reclutamiento: Participa en el proceso de reclutamiento, la integración y capacitación del/ de la Asistente administrativa-o; apoya en los procesos para los puntos focales para la parte relacionada a IM.
Hoja de función: Se asegura de que la hoja de función del/ de la Asistente administrativa-o esté actualizada; solicita la opinión y el apoyo del Departamento de Recursos Humanos y del/de la HoIMR;
Supervisión: Es supervisor directo (línea roja) de un-a asistente en el departamento de gestión de la información. Actúa como supervisor técnico (línea azul) de los Asistentes / puntos focales en los subsitios (GUA, TEG, SAL, MAG, SPS).
PMD: Participa en las actividades de gestión y desarrollo del desempeño del/ de la Asistente administrativa-o; Entiende y supervisa las actividades de “Performance Management & Development” (PMD) y se asegura de que se cumplan los plazos del ciclo;
Feedback: Participa en la retroalimentación y el apoyo continuos de su equipo, pero también para otros miembros del personal;
Desarrollo: Coordina y apoya al/a la asistente administrativa-o en su desarrollo personal, orientándole y asesorándole sobre las posibilidades de formación y desarrollo internas y externas.
Coordinación: Organiza regularmente reuniones con su equipo (MEX y subsitios) para garantizar una coordinación óptima del trabajo y un flujo de información adecuado. Organiza reuniones regulares con los puntos focales de las Unidades en MEX para asegurar que todos los departamentos estén debidamente organizados y capacitados.
Ausencias: Planifica y coordina las vacaciones anuales del equipo, asegurando la continuidad de las operaciones a lo largo del año y asegurándose de que no haya saldos de vacaciones pendientes al final del año; Organiza el back-up del equipo y asegura una continuación en caso de ausencia prevista o imprevista.