Coordinateur Logistique Burundi At WeWorld-GVC

Titre du poste: Coordinateur Logistique Burundi

Lieu de Travail: Bujumbura (90%) avec des déplacements sur les bureaux provinciaux (10%)

Type de contrat: Contrat de collaboration

Durée du contrat: Un premier contrat de collaboration de 3 (trois) mois sujet à la vérification de la réalisation des objectifs spécifiques du projet (ces objectifs seront convenus ensemble avec le Représentant Pays à l’arrivée en mission); un deuxième contrat de collaboration de 9 (neuf) mois suite à l’évaluation positive des premiers trois mois de contrat

Date de prise de poste souhaitée: 01/03/2023

Salaire brut: A définir selon profil du candidat

Date limite de dépôt des candidatures: 21/12/2022

Description

WeWorld-GVC est une organisation italienne indépendante née de la fusion entre l’ONG GVC (Groupe de Volontariat Civil, créée à Bologne en 1971) et la Fondation WeWorld (créée à Milan en 1999), dans le but d’accroître l’impact de leurs projets de coopération au développement et d’aide humanitaire dans 29 pays, y compris l’Italie. Ensemble, WeWorld et GVC réalisent 128 projets dans le monde touchant plus de 2,4 millions de bénéficiaires directs et 12,3 millions de bénéficiaires indirects. Les enfants, les femmes et les jeunes, acteurs du changement dans chaque communauté, sont les protagonistes des projets et des campagnes de WeWorld-GVC dans les domaines d’intervention suivants: droits de l’homme, aide humanitaire, sécurité alimentaire, EHA (eau, hygiène et assainissement), santé et nutrition, éducation et apprentissage, développement socio-économique, protection de l’environnement, éducation à la citoyenneté mondiale et volontariat international.

Contexte du travail

WeWorld-GVC est présent au Burundi depuis 1995 et actuellement actif dans différentes 12 dans 18 provinces du pays. Au cours de ces 25 ans de présence continue dans le pays et grâce au financement de différents bailleurs de fonds (ECHO, Coopération Italienne, USAID, UNICEF, FAO, WFP, Ambassade des Pays Bas, GIZ, DUE, UNHCR), WeWorld-GVC a réalisé des actions dans le secteur de la santé, nutrition, sécurité alimentaire, énergie, EHA.

Descriptif du poste

Le Coordinateur Logistique est responsable de la bonne coordination de la logistique mission, le garant du respect des règles et procédures logistiques, et apporte le meilleur soutien possible aux projets/programmes (12 projets en cours d’implémentation sur la mission actuellement). Le Coordinateur Logistique aura pour rôles principaux de:

Définir, implanter et coordonner la stratégie et les activités logistiques dans la mission
Appuyer le Chef de Mission dans le suivi de la sécurité sur la mission
Concevoir, initier et mettre en œuvre un plan de formation pour le personnel logistique en vue d’une autonomisation progressive

Tâches et responsabilités

1. Coordination logistique au niveau national

Définition et suivi de l’organisation logistique de la mission qui comprend : la chaîne d’approvisionnement, la gestion des équipements, la gestion des véhicules/transports, IT/communication, la maintenance/réhabilitation/construction des infrastructures WeWorld-GVC
Création de plans d’approvisionnement en collaboration avec les Chefs de Project
Mises à jour du Plan d’approvisionnement
Application et standardisation des procédures de passation des marchés telles que définies dans le Manuel de Procédures Internes et par les Bailleurs
Liaison entre le siège et les Chefs de Projet pour les aspects liés aux passations des marchés et l’élaboration, en collaboration avec le Coordinateur Admin/Fin, de Dossiers d’Appel d’Offres
Gestion et responsabilité directe pour des DAO au niveau national et international
Rédaction de Contrats de Fournitures, Prestations, Travaux et Cadres
Gestion des contrats tout au long du cycle de projet
Mise en place, en collaboration avec le Coordinateur Admin/Fin, des accords-cadres avec les fournisseurs de biens, travaux et services
S’assurer que les documents d’approvisionnement sont archivés et organisés conformément aux directives d’archivage pour assurer une organisation efficace et la conformité pour les audits
Création et mise à jour d’une base de données de fournisseurs
Définition de procédures logistiques et annexes/modèle supplémentaires si nécessaire
Elaboration, application et standardisation des schémas et des outils de gestion logistiques
Définition des implications logistiques dans les « proposals »
Optimiser la gestion, suivi et sécurisation de la flotte de véhicules WeWorld-GVC

2. Reporting, analyses, représentation

Compilation et consolidation de tous les rapports logistiques (narratif d’activités quand nécessaire, rapport de stock, liste d’équipements, etc.) et transmission au Chef de Mission, au Coordinateur Admin/Fin et aux Chefs de Projet
Participer avec l’équipe de coordination à la rédaction des rapports bailleurs pour les aspects logistiques: préparer le rapports intermédiaire et final des bailleurs (équipement et stock) et les transmettre au Chef de mission et Coordinateur Admin/Fin
Représenter WeWorld-GVC lors de rendez-vous ou réunions externes en lien avec la logistique (cluster logistique, etc.)

3. Gestion de la sécurité (par délégation du Chef de Mission)

Participation à l’analyse du contexte, la collecte d’information au niveau national et communiquer l’information avec le CdM
Définition, mise à jour, et control de l’efficacité du plan sécurité au niveau national sous la supervision du CdM
Formation des expatriés et employés nationaux à la sécurité
Participation à la gestion de crise d’incidents sous la supervision du CdM
Etablissement et suivi d’outils et SoPs (tracking des mouvements, présence d’extincteurs et trousses de premier secours dans les véhicules et locaux de WeWorld-GVC, etc.)

4. Formation et Ressources Humaines

Etablir le planning de travail de l’équipe logistique à Bujumbura et déléguer les activités et contrôler leur bonne exécution quand possible
Supervision, formation, support, accompagnement et évaluation technique du personnel logistique de la mission
Animer et accompagner les équipes dans la mise en place d’une démarche qualité au sein du département logistique de la mission
Organiser des formations pour les cadres nationaux du département logistique (Bujumbura et bases terrains) en animant notamment des ateliers autour des différents chapitres logistiques
Déterminer les points d’améliorations logistiques et accompagner les équipes dans la mise en place de celles-ci
Prévision des besoins RH logistique et structuration du département
Briefing de tout nouvel employé (national et expatrié) sur la sécurité et informations logistiques
Mener les entretiens d’évaluation du personnel logistique étant sous la responsabilité direct du Coordinateur logistique (Responsables logistique, etc.)

Concoure, le cas échéant, à la prise en charge logistique des urgences sur l’ensemble du territoire burundais. Effectuer d’autres tâches pertinentes tel que requises par le Chef de Mission.

COMPÉTENCES DE BASE ET FONCTIONNELLES

Qualifications et compétences requises

Formation supérieure en logistique, école supérieur de commerce, ou autre diplôme en lien avec les activités mentionnées
Maitrise des principes humanitaires et de l’environnement humanitaire; des règles et procédures des bailleurs de fonds
Maitrise des outils informatiques (dont niveau Excel et Word avancé)
Excellente maîtrise du français parlé et écrit
Bonne connaissance de la langue anglaise

Expérience professionnelle

Expérience d’au moins 3 ans en ONG et notamment expérience préalable à un poste de Responsable Logistique ou similaire
Expérience en management indispensable

Compétences personnelles

Grandes capacités d’analyse de risque et de prise de hauteur
Capacité de représentation et de négociation
Compétences importantes de renforcement de capacités
Forte compréhension des enjeux programmatiques et opérationnels
Bonnes capacités de planification, organisation et de coordination
Capacité d’anticipation et de prise de décision
Résistance au stress
Intérêt réel pour la coopération internationale au développement et fort engagement envers la mission de WeWorld-GVC

SOUHAITABLE: