Administrador/a Volante (puesto nacional) At HEKS/EPER

A lo largo de 2020 y 2021, HEKS ha ido desarrollando su presencia en Venezuela, desde la misión exploratoria realizada en octubre de 2019 hasta nuestra presencia actual, con una oficina en Caracas, una en Guasdualito, Estado Apure y otra en Puerto Ayacucho Estado Amazonas . Hasta ahora, HEKS trabaja principalmente en las áreas de Agua, Saneamiento e Higiene (ASH) y de Seguridad Alimentaria.

La organización tiene el objeto de seguir desarrollando la buena implementación y gestión de sus actividades de medios de vida y seguridad alimentaria en la misión en Venezuela, por lo cual necesita cubrir un puesto de Administrador/a volante en Caracas.

En el marco del inicio de un nuevo proyecto en Agua, Saneamiento e Higiene y Prevención y Control de Infecciones, la organización necesita cubrir un puesto de Administrador volante en Caracas. El/la Administrador/a volante trabaja en coordinación y bajo la dirección de: la Coordinadora Administrativa. El/la Administrador/a volante participa activamente en la implementación de buenas prácticas administrativas y financieras, a la vez que da apoyo a las oficinas de terreno en sustitución o refuerzo de personal existente a lo largo del país, en coordinación y bajo la dirección de la Coordinadora Administrativa, con quien trabaja de manera estrecha.

La vacante es para un puesto nacional.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

Objetivos y actividades

El puesto de Administrador/a volante tiene los siguientes objetivos:

• Objetivo 1: Seguimiento presupuestal proyecto
  • Apoya en la preparación del formato interno de presupuesto para los nuevos contratos.
  • Programa reunión mensual de seguimiento presupuestal con los/as Jefes de Proyecto, la Coordinadora Administrativa, Administradores de Base.
  • Envía mensual de BFU (herramienta seguimiento presupuestal) a los/as Jefes de Proyecto para actualización de proyecciones de gasto.
  • Envío mensual de BFU (herramienta seguimiento presupuestal) actualizado a los/as Jefes de Terreno, Jefes de Proyectos, Coordinadora Logístico, Administradores de las bases.
  • Apoyo en la preparación de informes financieros para envío a recién nacidos.
• Objetivo 2: Acompañamiento a copartes
  • Apoya la preparación de la presentación de lineamientos administrativos que se hace al socio.
  • Visita de monitoreo a los socios.
  • Participa en la verificación de los informes financieros enviados por el socio.
  • Controla el seguimiento presupuestal de los convenios con los socios.
  • Apoya al socio en solucionar posibles dificultadas financieras y/o administrativas que puedan surgir durante la ejecución del convenio.
  • Apoya en la realización de enmiendas a los convenios en caso de presentarse modificaciones en los desembolso, presupuesto o fechas de presentación de informes.
  • Participa en la actualización del Manual Administrativo y Financiero de socios.
• Objetivo 3: Auditorias
  • Hace verificaciones internas del correcto archivo de la documentación contable.
  • Ayuda en la definición de parámetros del archivo digital contable.
  • Apoya en la preparación de la información solicitada por los auditores.
  • Apoya en el envío de información adicional solicitada en el proceso de auditoría.
• Objetivo 4: Contabilidad
  • Hace verificaciones internas del correcto archivo de la documentación contable.
  • Ayuda en la definición de parámetros del archivo digital contable.
  • Apoya en la preparación de la información solicitada por los auditores.
  • Apoya en el envío de información adicional solicitada en el proceso de auditoría.
• Objetivo 5: Formación
  • Da acompañamiento a los/as Administradores de las bases sobre implementación de nuevos procedimientos administrativos y financiero.
  • Da apoyo a los Administradores en todas las tareas administrativas y financieras en aquellas tareas en que se presenten retrasos o vacíos.
  • Sustituye a los/as administradores en caso de ausencia de estos.
  • Participa en actividades de formación relativas a su campo de conocimiento u otros relacionados con el mundo humanitario según recomendaciones del Director País y la Coordinadora Administrativa.

TITULACION Y EXPERIENCIA REQUERIDAS

Estudios universitarios o experiencia equivalente demostrable en algunos o varios de los siguientes sectores: Contabilidad, Administración o Finanzas.

Experiencia requerida:

• Experiencia en el manejo financiero de proyectos de cooperación.
• Deseable: al menos dos años de experiencia probada en cargos similares en organizaciones sin ánimo de lucro.
• Experiencia en el monitoreo y seguimiento presupuestales, realización de informes financieros a donantes, seguimiento a socios y preparación de auditorías.
• Conocimiento en análisis financiero de proyectos, extracción de información de sistemas contables, parametrización financiera de software contables.

Habilidades requeridas:

• Disponibilidad para viajar al terreno, en al menos un 60% del tiempo.
• Excelentes capacidades de análisis, planificación y organización.
• Orientación para trabajar por objetivos. Capacidad para trabajar de forma flexible, y de desarrollar y adaptarse a múltiples tareas al mismo tiempo.
• Persona diligente y confiable que presta atención a los detalles.
• Excelente capacidad para trabajar en equipo y habilidades sociales, capacidad de comunicación.
• Actitud proactiva. Capaz de predecir dificultades y proponer soluciones alternativas.
• Capacidad de priorización y óptima gestión del tiempo.
• Excelente conocimiento de programas de informática de gestión; en particular Excel, Word, Powerpoint.
• Capacidad para trabajar en entornos complejos (inestabilidad política, negociación con actores a menudo enfrentados…) demostrando conocimiento de la política y costumbres locales.
• Capacidad para trabajar de manera autónoma.
• Conocimiento del ciclo del proyecto: identificación > diseño > ejecución > evaluación
• Deseable un nivel de inglés medio que le permita comunicarse con la sede.

CONDICIONES CONTRACTUALES

• Contrato por prestación de servicios por seis meses con tres meses de prueba.
• Honorarios según las tablas de retribución de HEKS
• Incluye seguro medico
• Ciudad Caracas – Venezuela (trabajo 100% presencial)