Grants and Compliance Manager – Chad At Concern Worldwide

[French version below]

[EN] About the role: This is a 12 months new role based in N’Djamena, Chad with a pro rata salary of Grade 3 (39,911€- 44,346€) and benefits.

You will report to the Programme Director (PD). You will be the line-manager of the Grants officer (GO) and the Communication and advocacy Officer (CAO) of Concern in Chad. You work closely with the PD, the Nexus Consortium team, the Area Coordinators (ACs) of Lake and Sila provinces, and Programme Managers (PMs) as well as the monitoring and evaluation team. The role will include frequent travel to the programme areas.

We would like you to start as soon as possible in 2023.

Your purpose: Your will oversee the grants development and management processes, and communication strategy of Concern in Chad. You will manage the GO and collaborate closely with the PD, ACs and PMs to coordinate the development of funding proposals, verifying that they are in line with donor and call guidelines. You will support the development of donor intelligence at country level. You will elaborate and implement communication strategy and policy of Concern in Chad with the support of the CAO. Finally, together with the PD, you will ensure that the goals of the Country Strategic Plan, and cross-cutting issues including gender, conflict sensitivity, protection and accountability, are taken into account in proposals and in our actions.

You will be responsible for:

Programme Development

• Under the guidance of the PD and with the support of the Grants Officer, carry out research on potential donors in order to understand their mission, policies, strategies, procedures and priorities including preparation/updating of a funding strategy
• Monitor the country programme’s funding pipeline, ensuring that new proposals target key gaps and funding needs to the greatest extent possible
• Provide recommendations on necessary surveys and assessments required to support the development of beneficiary centred, relevant, high quality proposals
• Serve as the lead writer of concept notes and proposals, including coordinating closely with Grants Officer, programme teams, finance, system and operational staff, as well as headquarters and technical advisors to facilitate input. This includes developing realistic projects budgets with the support of the concerned staff.
• Ensure project proposals and concept notes are submitted by agreed deadlines.
• Prepare the programme portion of donor budgets in collaboration with GO, PMs, ACs, BM and the CFM
• Liaise with CFM and Regional Accountant to ensure financial compliance of all grants.

Grants management

• Take responsibility for grant compliance for all of Chad’s programmes
• Take responsibility for organising and facilitating Grant Management Meetings (GMMs) at various stages throughout a grant (Opening, Interim and Closing). The Grants Manager will send out the agenda, present where relevant, document minutes and circulate minutes and actions points to relevant staff after each meeting. Any incomplete action points must be brought to the attention of the CMT.
• Be the focal point for Concern when working with partners in consortia (apart from the Nexus programme, which has its own consortia structure); ensure strong communication and partnerships with partners in country.
• Ensure teams are aware of key donor compliance issues by organizing grant start up workshops, sharing audit information, organization of trainings on donors’ procedures and requirements, etc.
• Develop and supervise GO to maintain project management tools such as funding and grant trackers, reporting templates and calendars; and ensure the team is aware of these timelines
• With the support of GO, manage the reporting schedule ensuring timely and accurate reporting. This will include editing reports and ensuring they are submitted in the correct formats
• Liaise with the Desk Officer and Country Finance Manager to file the contract documents for grants – both active and archived
• Ensure timely communication by the country programme with the donors on any anticipated or unanticipated changes during the lifetime of a project
• With the support of GO, verify that financial and narrative reports are coherent and adhere to donor and Concern standards before submission
• Liaise between finance and programme staff to ensure that all deliverables are completed within the grant period and that all budget revisions are carried out in line with donor regulations
• Consult HQ Compliance Department to verify information and request advice, when necessary.

Funding strategy implementation

Contribute to the country fundraising strategy through:

• Providing and regularly updating an analysis of the current donor and stakeholder profile in country: their priorities for investment, potential calls
• Provide information to the HQ based Desk Officer and fundraising teams in Dublin, London and New York to identify opportunities for funding and information dissemination
• Assist with donor liaison through the oversight of the production of documentation and success stories of current programmes that would be of interest to them/linked to their strategy
• Coordinate with the Desk Officer on funding opportunities that would fit with the country programme
• Represent Concern at relevant cluster and government coordination meetings, alternately with the PD
• Be aware of and engage in networking opportunities to learn about/engage with new opportunities/priorities for the country, relevant to INGO work.

Reporting and quality management

• Responsible for the coordination of internal reports and ensuring that reports are of high quality, meet all internal reporting requirements and are submitted for review on time
• Organise on a need basis capacity building sessions with staff on donor/internal/partners reports & all kind of documentation (i.e case studies/evaluation reports).
• Coordinating the drafting and compilation of the annual programme and any government reports as per the dates agreed with Programme Director/Dublin.

Knowledge and information management

• Ensure version control of documents and filing of final reports and proposals, learning documents, survey reports and data, using the shared data space in country and Grants Management System
• Support any research initiatives planned.

Communication (with the support of the COA)

• Adapt and applicate Concern’s global communication guidelines at country level ;
• Elaborate and implement a specific communication strategy, policy in Chad and their annual roadmap (including both external and internal dimensions)
• Manage the COA in the development of material suitable for use in a range of communications such as case studies, inputs into reports and briefing/position papers for a range of audiences
• Manage the COA in updating and creating communication materials for local and international communication
• Manage the COA in producing short documents with informative materials for the better understanding of key Concern policies and documents; case studies, take pictures and write blogs for the Concern website
• Liaise with Dublin and London communication teams to contribute to communication campaigns and appeals, sending materials for their use or completed work for their review
  • Be the main interface with Chadian central institutional partners
• Assure Media, Politic and social watch at country level.

Accountability

• Support the roll-out of Core Humanitarian Standard in all programmes/with partners (promote accountability and ensure compliance with the requirements CHS).
• Actively promote meaningful community participation and consultation at all stages of the project Cycle (planning, implementation, M&E);
• Work with relevant colleagues to ensure that the Complaints and Response Mechanism (CRM) is functional and accessible, that feedback and complaints are welcomed and addressed;
• Work with relevant colleagues to ensure that information about CRM, safeguarding and expected staff behaviour is disseminated among programme participants and communities.

Your skills and experience will include:

ESSENTIAL

Education, Qualifications & Experience Required:

• Educated to Degree level in Development, Communication, social sciences, international cooperation or any related discipline
• Fluent in spoken English and French
• Very strong writing skills English and French;
• At least two years of overseas experience with an NGO, UN agency or donor
• At least three years of experience in grants management and compliance and/or communication management
• Experience managing personal performance
• Demonstrated success in proposal development for a range of donors
• Experience of working in a high pressured, results focused and dynamic environment
• Good organisational and planning skills/experience
• Strong computer skills particularly Microsoft office
• Previous experience of programme development, proposal design and/or project cycle management
• Experience of developing M&E tools, logframes, M&E plans and of conducting M&E activities

DESIRABLE

Education, Qualifications & Experience Required:

• Specific experience with the EU/ECHO, OFDA, AFD and/or Irish Aid would be an advantage
• Attendance of training courses in quality standards such as SPHERE, HAP, Red Cross Code of Conduct, CHS etc.
• Competencies in any Image and Video editing software and Computer-Aided design system
• Experience working in an insecure and volatile environment.

Special Skills, Aptitude or Personality Requirements:

• Confident strong communicator and networker
• Ability to work in an insecure environment
• Very high attention to detail is essential
• Cultural and political sensitivity
• Must be flexible and willing to adapt to a fluid situation
• Willingness to learn
• Good communication, diplomatic and interpersonal skills.
• Able to take initiative and work independently.
• Willing to travel frequently.

[FR] A propos du poste : Il s’agit d’un nouveau poste de 12 mois basé à N’Djamena, au Tchad, non accompagné avec un salaire de Grade 3 (39 911€ – 44 346€) et des avantages.

Vous serez sous la responsabilité de la Directrice des Programmes (DP). Vous serez le/a supérieur/e hiérarchique de la Grants officer (GO) et du Communication and advocacy Officer (CAO) de Concern au Tchad. Vous travaillez en étroite collaboration avec la DP, l’équipe du Consortium Nexus, les Coordinateurs de zone (AC) des provinces du Lac et de Sila, les Responsables de programme (PM) ainsi que l’équipe de suivi et d’évaluation. Le rôle comprendra de fréquents déplacements dans les zones du programme.

Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible en 2023.

Votre objectif : Vous superviserez les processus de développement et de gestion des subventions, ainsi que la stratégie de communication de Concern au Tchad. Vous gérerez la GO et collaborerez étroitement avec la PD, les AC et les PM pour coordonner le développement des propositions de financement, en vérifiant qu’elles sont conformes aux directives des donateurs et des appels. Vous soutiendrez le développement de l’intelligence des bailleurs au niveau du pays. Vous élaborerez et mettrez en œuvre la stratégie et la politique de communication de Concern au Tchad avec le soutien du CAO. Enfin, en collaboration avec la DP, vous vous assurerez que les objectifs du Plan stratégique du pays et les questions transversales, notamment le genre, la sensibilité aux conflits, la protection et la responsabilité, sont pris en compte dans les propositions et dans nos actions.

Vous serez responsable de :

Développement du programme

• Sous la direction de la DP et avec le soutien de la GO, effectuer des recherches sur les donateurs potentiels afin de comprendre leur mission, leurs politiques, leurs stratégies, leurs procédures et leurs priorités, y compris la préparation et la mise à jour d’une stratégie de financement.
• Suivre les sources de financement du programme pays, en veillant à ce que les nouvelles propositions ciblent les principales lacunes et les besoins de financement dans toute la mesure du possible.
• Fournir des recommandations sur les enquêtes et évaluations nécessaires pour soutenir le développement de propositions centrées sur le bénéficiaire, pertinentes et de haute qualité.
• Servir de rédacteur/ice principal/e des notes conceptuelles et des propositions, y compris la coordination étroite avec le responsable des subventions, les équipes de programme, les finances, le système et le personnel opérationnel, ainsi que le siège et les conseillers techniques pour faciliter la contribution. Cela inclut l’élaboration de budgets de projets réalistes avec le soutien du personnel concerné.
• S’assurer que les propositions de projet et les notes conceptuelles sont soumises dans les délais convenus.
• Préparer la partie programme des budgets des donateurs en collaboration avec la GO, les PM, les AC, le BM et la CFM (Country Finance Manager).
• Assurer la liaison avec la CFM et le comptable régional pour garantir la conformité financière de toutes les subventions.

Gestion des subventions

• Assumer la responsabilité de la conformité des subventions pour tous les programmes du Tchad.
• Prendre la responsabilité d’organiser et de faciliter les réunions de gestion des subventions (RGS) à différents stades d’une subvention (ouverture, intérimaire et clôture). Le gestionnaire de subventions enverra l’ordre du jour, présentera, le cas échéant, le procès-verbal et fera circuler le procès-verbal et les points d’action au personnel concerné après chaque réunion. Tout point d’action incomplet doit être porté à l’attention du CMT.
• Être le point focal de Concern lorsqu’il travaille avec des partenaires en consortiums (à l’exception du programme Nexus, qui a sa propre structure de consortiums) ; assurer une communication et des partenariats solides avec les partenaires dans le pays.
• Veiller à ce que les équipes soient au courant des principales questions de conformité des donateurs en organisant des ateliers de démarrage des subventions, en partageant des informations sur les audits, en organisant des formations sur les procédures et les exigences des donateurs, etc.
• Développer et superviser la GO pour maintenir les outils de gestion de projet tels que les trackers de financement et de subvention, les modèles de rapport et les calendriers ; et s’assurer que l’équipe est au courant de ces échéances.
• Avec le soutien de la GO, gérer le calendrier des rapports en veillant à ce qu’ils soient précis et opportuns. Il s’agira notamment d’éditer les rapports et de veiller à ce qu’ils soient soumis dans les bons formats.
• Assurer la liaison avec la Desk Officer et le Country Finance Manager pour classer les documents contractuels relatifs aux subventions – actifs et archivés.
• Veiller à ce que le programme national communique en temps utile avec les donateurs sur tout changement prévu ou imprévu pendant la durée de vie d’un projet.
• Avec le soutien de la GO, vérifier que les rapports financiers et narratifs sont cohérents et respectent les normes des donateurs et de Concern avant leur soumission.
• Assurer la liaison entre le personnel des finances et du programme afin de garantir que tous les produits livrables sont achevés dans la période de subvention et que toutes les révisions budgétaires sont effectuées conformément aux règlements des donateurs.
• Consulter le service de conformité du siège pour vérifier les informations et demander conseil, le cas échéant.

Mise en œuvre de la stratégie de financement

Contribuer à la stratégie de collecte de fonds du pays par le biais de :

• Fournir et mettre à jour régulièrement une analyse du profil actuel des donateurs et des parties prenantes dans le pays : leurs priorités d’investissement, les appels potentiels…
• Fournir des informations au Desk Officer basé au siège et aux équipes chargées de la collecte de fonds à Dublin, Londres et New York afin d’identifier les possibilités de financement et de diffusion d’informations.
• Aider à la liaison avec les donateurs en supervisant la production de documents et d’exemples de réussite des programmes actuels qui pourraient les intéresser ou être liés à leur stratégie.
• Coordonner avec la Desk Officer les opportunités de financement qui s’inscrivent dans le cadre du programme national.
• Représenter Concern aux réunions de coordination des clusters et du gouvernement, en alternance avec la DP.
• Être conscient des opportunités de réseautage et s’y engager afin d’en savoir plus sur les nouvelles opportunités/priorités pour le pays, en rapport avec le travail des ONGI, et s’y engager.

Rapports et gestion de la qualité

• Responsable de la coordination des rapports internes et de la garantie que les rapports sont de haute qualité, qu’ils répondent à toutes les exigences en matière de rapports internes et qu’ils sont soumis à l’examen dans les délais impartis.
• Organiser, selon les besoins, des sessions de renforcement des capacités avec le personnel sur les rapports des donateurs/interne/partenaires et tout type de documentation (études de cas/rapports d’évaluation).
• Coordonner la rédaction et la compilation du programme annuel et de tout rapport gouvernemental selon les dates convenues avec le directeur du programme/Dublin.

Gestion des connaissances et de l’information

• Assurer le contrôle de la version des documents et le classement des rapports finaux et des propositions, des documents d’apprentissage, des rapports d’enquête et des données, en utilisant l’espace de données partagé dans le pays et le système de gestion des subventions.
• Soutenir toute initiative de recherche prévue.

Communication (avec le soutien du CAO)

• Adapter et appliquer les directives de communication globale de Concern au niveau national ;
• Elaborer et mettre en œuvre une stratégie de communication spécifique, une politique au Tchad et leur feuille de route annuelle (incluant les dimensions externes et internes).
• Gérer le CAO dans l’élaboration de matériel pouvant être utilisé dans une série de communications, telles que des études de cas, des contributions à des rapports et des documents d’information/de position pour une série d’audiences
• Gérer le CAO dans la mise à jour et la création de supports de communication pour la communication locale et internationale.
• Gérer le CAO en produisant des documents courts avec du matériel informatif pour une meilleure compréhension des politiques et documents clés de Concern ; des études de cas, prendre des photos et écrire des blogs pour le site Web de Concern.
• Assurer la liaison avec les équipes de communication de Dublin et de Londres pour contribuer aux campagnes de communication et aux appels, en envoyant du matériel à leur usage ou des travaux terminés pour qu’ils les examinent.
  • être l’interface principale avec les partenaires institutionnels centraux tchadiens.
• Assurer une veille médiatique, politique et sociale au niveau du pays.

Redevabilite

• Soutenir le déploiement des normes humanitaires fondamentales dans tous les programmes/avec les partenaires (promouvoir la responsabilité et assurer la conformité avec les exigences des normes humanitaires fondamentales).
• Promouvoir activement une participation et une consultation significatives de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation) ;
• Travailler avec les collègues concernés pour s’assurer que le mécanisme de plainte et de réponse (CRM) est fonctionnel et accessible, que les retours d’information et les plaintes sont bien accueillis et traités ;
• Travailler avec les collègues concernés pour s’assurer que les informations sur la CRM, la sauvegarde et le comportement attendu du personnel sont diffusées auprès des participants au programme et des communautés.

Vos compétences et votre expérience seront les suivantes :

ESSENTIEL

Éducation, qualifications et expérience requises :

• Diplôme universitaire en développement, communication, sciences sociales, coopération internationale ou toute autre discipline connexe.
• Parler couramment l’anglais et le français
• Très bonnes compétences rédactionnelles en anglais et en français ;
• Au moins deux ans d’expérience à l’étranger avec une ONG, une agence des Nations unies ou un donateur.
• Au moins trois ans d’expérience dans la gestion et la conformité des subventions et/ou la gestion de la communication.
• Expérience de la gestion des performances personnelles
• Succès démontré dans l’élaboration de propositions pour un éventail de donateurs.
• Expérience de travail dans un environnement dynamique, axé sur les résultats et soumis à une forte pression.
• Bonnes compétences/expérience en matière d’organisation et de planification.
• Solides compétences en informatique, notamment en ce qui concerne Microsoft Office
• Expérience préalable de l’élaboration de programmes, de la conception de propositions et/ou de la gestion du cycle de projet.
• Expérience du développement d’outils de S&E, de cadres logiques, de plans de S&E et de la réalisation d’activités de S&E.

DESIRABLE

Éducation, qualifications et expérience requises :

• Une expérience spécifique avec l’UE/ECHO, OFDA, AFD et/ou Irish Aid serait un avantage.
• Participation à des cours de formation aux normes de qualité telles que SPHERE, HAP, Code de conduite de la Croix-Rouge, CHS, etc.
• Compétences dans tout logiciel de montage d’images et de vidéos et dans tout système de conception assistée par ordinateur.
• Expérience du travail dans un environnement peu sûr et instable.

Compétences particulières, aptitudes ou personnalité requises :

• Vous êtes un communicateur et un réseau confiant.
• Capacité à travailler dans un environnement peu sûr
• Une très grande attention aux détails est essentielle
• Sensibilité culturelle et politique
• Doit être flexible et prêt à s’adapter à une situation fluide.
• Volonté d’apprendre
• Bonnes compétences en matière de communication, de diplomatie et de relations interpersonnelles.
• Capable de prendre des initiatives et de travailler de manière indépendante.
• Être prêt à voyager fréquemment.