Mission de consultance : élaboration de Procédures opérationnelles simplifiées (SOP) régionales At Croix-Rouge Française

1. Contexte

Membres et rôle de la PIROI

Basée à l’île de La Réunion, la PIROI est un outil de la Croix-Rouge française (CRf) rattaché à la Direction des opérations internationales (DOI) qui mène, depuis 2000, un programme régional de gestion des risques de catastrophes (GRC) dans la zone Sud-Ouest de l’océan Indien.

La PIROI est composée de différents membres du Mouvement international de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge :

• Le Croissant-Rouge comorien,
• La Croix-Rouge française (avec des entités CRf présentes à Mayotte et à La Réunion, ainsi que des délégations CRf en Union des Comores, au Mozambique et prochainement à Madagascar ),
• La Croix Rouge malgache,
• La Croix-Rouge de Maurice,
• La Croix-Rouge du Mozambique,
• La Croix-Rouge des Seychelles,
• La Croix-Rouge tanzanienne,
• La Fédération internationale de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR)
• Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR).

L’outil PIROI permet de concentrer les compétences et les moyens de préparation et de réponse au plus près des zones vulnérables et ainsi d’augmenter la réactivité et la flexibilité face aux catastrophes.

La plateforme mène des actions de renforcement de ses Sociétés nationales (SN) membres, de prévention des risques (par la sensibilisation des populations), de préparation et de réponse aux crises.

Le cadre stratégique 2021 – 2025 de la PIROI inclut les quatre axes stratégiques suivant :

• Axe 1 : Les connaissances et compétences des acteurs de la gestion des catastrophes sont améliorées concernant les risques liés aux aléas naturels, les crises sanitaires et aux changements climatiques
• Axe 2 : Les capacités des acteurs de la gestion de catastrophes sont renforcées en matière de gestion des risques liés aux aléas naturels, des crises sanitaires et des changements climatiques
• Axe 3 : Les populations du sud-ouest de l’océan Indien sont mieux informées et préparées face aux risques liés aux aléas naturels, aux crises sanitaires et aux changements climatiques
• Axe 4 : Les populations affectées par une catastrophe liée aux aléas naturels reçoivent une aide d’urgence répondant à leurs besoins prioritaires et qui contribue à leur relèvement

Ces quatre axes stratégiques sont complétés par une action facilitatrice (la construction du PIROI Center) et cinq engagements (assurer le Nexus prévention, préparation, réponse ; approche intégrée de la résilience ; engagement communautaire et prise en compte des spécificités individuelles ; devenir climato-intelligent ; s’appuyer sur des relations partenariales durables et équilibrées).

Rôle de la Fédération Internationale de la Croix-Rouge

La Fédération internationale des Sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (IFRC) est le plus grand réseau humanitaire du monde. Ils soutiennent l’action locale de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge dans plus de 192 pays, rassemblant près de 15 millions de volontaires. L’IFRC agit avant, pendant et après les catastrophes et les urgences sanitaires pour répondre aux besoins et améliorer la vie des personnes vulnérables. 160 millions de personnes sont assistée chaque année par le biais de services à long terme, de programmes de développement et de réponses aux catastrophes. La FICR travaille pour améliorer les normes humanitaires mondiales et contribue à persuader les dirigeants d’agir dans l’intérêt des personnes vulnérables.

Développement de procédures opérationnelles simplifiées régionales du mouvement CR/CR de réponse aux catastrophes sur la zone OI

Depuis plusieurs années, la Fédération internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) encourage les Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (SN) à se préparer à l’occurrence de catastrophes dans leur pays au travers de la méthodologie dite de planification d’urgence (également appelée planification de contingence). Cette méthodologie s’inscrit dans un mouvement d’ensemble de la FICR, débuté dans les années 2000 (« Well prepared National Societies »), et poursuivi plus récemment avec l”approche “PER” (Planification pour une réponse efficace). Tous ces outils sont bien documentés (et devront être consultés pour bien saisir le rôle assigné à cette méthodologie dans la préparation des SN).

Dans cette optique, depuis 2012, un accord a été signé par la FICR et la PIROI permettant de reconnaître la PIROI comme un outil régional de la gestion des risques de catastrophe. Ainsi, depuis cette date, et de surcroît depuis l’ouverture du Cluster pour les îles de l’océan Indien à Madagascar en 2018, la FICR et la PIROI travaillent conjointement pour soutenir les sociétés nationales dans la préparation et la réponse aux catastrophes.

La PIROI accompagne ainsi les Sociétés nationales de la zone océan Indien (Madagascar, Maurice, Seychelles, Comores) dans le développement et la révision régulière de leur planification d’urgence, mais également dans leur préparation au global. De nouveaux outils d’anticipation sont en cours de développement et /ou de déploiement depuis quelques années, comme par exemple, les protocoles d’action précoce avec la mise en place des Financements basés sur les prévisions (FbF), en plein essor grâce aux dispositifs de financement de la FICR.

En complément d’une planification d’urgence nationale et des outils d’anticipation, il apparaît aujourd’hui indispensable, à l’échelon zonal, de mettre en place des procédures opérationnelles simplifiées régionales pour les acteurs du Mouvement CR/CR. En effet, les spécificités liées aux états insulaires apportent le besoin d’une approche adaptée dans la réponse aux urgences, aussi bien d’un point de vue stratégique, que sur la coordination ou l’organisation logistique. De plus, les acteurs du mouvement présents sur la zone se multiplient, avec aujourd’hui trois délégations françaises ouvertes dans la région Océan indien, plusieurs sociétés nationales partenaires (Croix-Rouge luxembourgeoise, Croix-Rouge allemande,, etc.), le cluster OI FICR et la présence de la PIROI. Si le nombre important d’acteurs permet de mettre en place des réponses d’urgence d’envergure, cela nécessite un modèle organisationnel et de coordination adapté et renforcé au sein du mouvement. C’est pourquoi la PIROI et la FICR, en collaboration avec les acteurs concernés, ont fait le choix de développer des procédures opérationnelles simplifiées du Mouvement CR/CR sur la zone OI afin d’améliorer la coordination de l’ensemble des acteurs du Mouvement lors des opérations d’urgence.

1. Mise en œuvre de l’étude

Objectif principal

La présente mission vise à :

• Faire une analyse de l’existant et des enjeux associés (risques, organisations…)
• Réaliser des procédures opérationnelles simplifiées régionales multirisques sur la zone Océan Indien interne au Mouvement CR/CR En prenant en compte les procédures operationnelles existant au niveaux de la FICR et de la CRF
• (mécanismes de coordination, de décision et d’actions aux différentes phases de la crise)
• Assurer un suivi de la mise en oeuvre de ces procédures pendant la saison cyclonique 23/24
• Faire un bilan du fonctionnement des SOP et les adapter en conséquences
• Réaliser un exercice de simulation et une formation courte associée

Périmètre de la consultance

La consultance impliquera les entités du mouvement de la zone, les pays des SN membres de la PIROI, à savoir :

• Le Croissant-Rouge Comorien (CRCo) ;
• La Croix-Rouge de Madagascar (CRM) ;
• La Croix-Rouge de Maurice (CRMu) ;
• La Croix-Rouge des Seychelles (SRCS) ;
• La Croix-Rouge du Mozambique
• La Croix-Rouge de Tanzanie
• Les délégations françaises sur la zone (Comores, Madagascar, Mozambique)
• Le cluster du FICR à Madagascar
• Le bureau régional FICR de Nairobi
• Le Bureau FICR du Mozambique
• Deux sociétés nationales partenaires de la zone

Les livrables concerneront uniquement le Mouvement CR/CR. Ils seront orientés sur une réponse multirisque, en se limitant aux risques naturels et sanitaires. Ces documents seront à vocation interne. Ainsi, même si les interactions avec les autorités et partenaires ainsi que l’organisation nationale des réponses aux crises des différents pays concernés seront prises en compte, les livrables ne seront pas élaborés en collaboration avec les partenaires externes.

Description des résultats attendus

La consultance se fera en 2 temps. Une première phase en 2023 durant laquelle les deux résultats suivants seront attendus :

• R1 : Une analyse de l’existant et des enjeux associés dans la zone

Ce résultat débutera avec l’atelier DM post-saison cyclonique en mai 2023 puis se déroulera en juin. A partir d’une analyse documentaire et des échanges avec les entités du Mouvement concernées sur la zone, ce résultat devra permettre d’avoir une vision d’ensemble de l’existant et des enjeux associés sur la zone. Cette première analyse permettra la mise en place de procédures opérationnelles simplifiées adaptées au contexte et prenant en compte le fonctionnement ainsi que la documentation existante. De plus, l’état des lieux devra prendre en compte les capacités et limites logistiques des Sociétés nationales (en lien avec, celui des organismes de protection civile des pays).

Pour cela, la PIROI ainsi que la FICR donnera accès à la documentation interne existante et nécessaire à l’analyse, comme :

• Les procédures standardisées de la FICR
• Les plans de contingence nationaux
• Les dispositifs FbF déjà en place
• La synthèse des ressources des SN consultées
• Le suivi et capitalisation des urgences
• Les consultances avec recommandations précédemment réalisées (Logistique, PGI..)
• Les RETEX existants (Batsirai, Covid)…

De plus, pour réaliser ce travail, la présence des consultants à l’atelier régional post-saison cyclonique qui se déroulera la dernière semaine du mois de mai 2023 sera nécessaire et représentera un atout majeur pour la présentation du projet, la récolte d’informations complémentaires et la rencontre des différentes parties prenantes.

Livrable(s) attendu(s):

• Une présentation powerpoint diffusée lors de l’atelier post-saison cyclonique de mai 2023
• Une fiche initiale synthétique de cadrage
• Un travail cartographique (SIG), notamment pour l’identification des zones les plus vulnérables et des capacités présentes sur place.
• Un rapport synthétique (maximum 30 pages) sur l’analyse de l’existant et les enjeux de l’organisation régionale de la réponse d’urgence au sein du mouvement CRCR
• Une liste exhaustive et explicative des SOP proposées au vu de l’état des lieux
• R2 : Elaboration des procédures opérationnelles simplifiées régionales multirisques

Dans le cadre de ce résultat, il s’agira de produire, en se basant sur l’état des lieux (et donc sur les procédures existantes), des procédures opérationnelles régionales multirisques. La période de réalisation de ce résultat sera entre juin 2023 et octobre 2024.

Etant membre du Mouvement Croix-Rouge, la PIROI/Croix-Rouge française ne met jamais en œuvre une opération seule, elle le fait toujours en support à la SN du pays concerné. La PIROI est donc dépendante de cette SN pour ces opérations (en termes de stratégie, capacités, etc…). Par ailleurs, il s’agit souvent d’une réponse coordonnée du Mouvement Croix-Rouge, qui implique d’autres acteurs, notamment la Fédération Internationale des sociétés de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge (FICR) ou les autres SN partenaires présentes dans le pays concerné. Ainsi, différentes configurations d’opération existent pour la mise en œuvre de l’opération d’urgence, selon l’ampleur de la catastrophe : (i) la SN seule, (ii) la SN + les SNP, (iii) la SN + les SNP + la PIROI + la FICR.

Ces procédures seront articulées de manière à prendre en compte ces différentes configurations mais aussi les différentes phases d’une crise : l’alerte, la réponse et la sauvegarde/capitalisation.

Elles auront pour objectif de permettre aux différents acteurs du mouvement de :

1. Contribuer à une réponse unifiée, selon le principe “d’une seule Croix-Rouge”
2. Améliorer la coordination avec les autres acteurs du mouvement
3. Clarifier les rôles et les responsabilités de chacun
4. Définir des schémas de communication adaptés
5. Mettre en place une alerte coordonnée
6. Favoriser la réalisation d’actions anticipés
7. Identifier des procédures de réponse d’urgence commune
8. Définir des stratégies de mobilisation de financements d’urgence coordonnées
9. Mettre en place une réponse logistique adaptée aux capacités et aux contraintes de chacun
10. Fluidifier la gestion administrative et le reporting

En complément, des SOP spécifiques à certains risques et/ou par secteurs d’intervention pourront être élaborées. Également, si cela s’avère pertinent, des SOPs dédiés pourront être proposés pour améliorer la prise en compte des thématiques transversales dans la réponse mouvement, c’est-à-dire, PGI, CEA et green response. A minima, ces thématiques devront être prises en compte dans l’approche globale.

Les livrables attendues devront être synthétiques, visuels et à vocation opérationnelle. Ils devront être facile à comprendre et à utiliser (check liste, tableau, schéma, carte..). Ils seront présentés au COPIL puis à l’ensemble des entités du Mouvement CR/CR.

Une première version des SOP pourra être présentée lors d’une restitution à l’atelier pré-saison cyclonique en distanciel du mois d’octobre 2023.

Livrable(s) attendu(s):

• Une fiche initiale synthétique de cadrage (4 pages maximum)
• Une liste exhaustive et explicative des SOP finalisés
• Les SOP générales sous un format synthétiques, visuels et à vocation opérationnelle
• Les SOP par risques et/ou secteurs
• Un power point de restitution à présenter lors de l’atelier pré-saison cyclonique du mois d’octobre 2023

Ensuite, une deuxième phase en 2024 permettra les réalisations des résultats suivants :

• R3 : assurer le suivi de l’utilisation des SOP et proposer des améliorations

Cette phase se déroulera sur la saison cyclonique 2023-2024 (de novembre à avril) et plus particulièrement lors d’évènements cyclonique majeur impactant les terres habitées de la zone zone OI. Le consultant devra suivre le fonctionnement du mouvement CRCR et l’utilisation des SOPs produites en cas de réponse d’urgence à une dépression tropicale sur la zone. Le temps de mobilisation du. de la consultant.e sera variable en fonction de la saison cyclonique et de son intensité. L’objectif de ce résultat est de pouvoir s’assurer que les SOP produites sont adaptées et utilisées par les acteurs du mouvement. A la suite des observations réalisées, un rapport avec une liste de recommandations sur les améliorations possibles de les SOP et du fonctionnement régional du mouvement CRCR lors d’une réponse d’urgence sera à produire.

Attention, il ne s’agira pas ici de mener un retour d’expérience exhaustif et détaillé, mais bien de réaliser un processus d’amélioration continue des livrables produits en R3.

Suite à la validation du COPIL, les SOP seront révisés par le consultant. En complément, et pour permettre de poursuivre ce processus d’amélioration continue, un plan de préparation (synthétique) sera proposé pour mettre en place au niveau régional les activités nécessaires pour rendre encore plus efficiente la coordination et la réponse du mouvement CRCR sur la zone OI à moyens termes. Par exemple, le livrable permettra d’identifier clairement les éléments à mettre à jour et proposera une fréquence de mise à jour).

Livrable(s) attendu(s) :

• Une fiche initiale synthétique de cadrage (4 pages maximum)
• Un rapport avec une liste de recommandation (30 pages maximum)
• L’ensemble des SOP révisé
• Un plan d’action de préparation à mettre en place au niveau régional
• Une présentation power point des travaux réalisés pour R3 à présenter lors de l’atelier post-saison cyclonique mai 2024
• R4 : Organiser un SIMEX et une formation associée

Enfin, entre mai 2024 et mi-octobre 2024 (avant l’organisation de l’atelier pré-saison cyclonique d’octobre 2024), un exercice de simulation (SIMEX) devra être organisé afin d’entraîner le mouvement CRCR de la zone OI à la réponse d’urgence régionale sur la zone OI. L’objectif sera :

• D’utiliser les SOP finalisés
• De continuer à travailler la coordination des acteurs du mouvement
• De s’assurer que les rôles et les responsabilités de chacun ont été bien comprises
• De s’assurer que les schémas de communication sont clairs et respectés
• De renforcer les réflexes et les bonnes pratiques des acteurs dans la réponse d’urgence

Pour ce faire, un travail de préparation important pour créer un scénario adapté sera nécessaire. Ensuite, l’exercice devra être animé à distance (réalisme et contrainte lié à la zone OI), les acteurs étant potentiellement répartis sur des îles différentes en fonction du scénario. Cet exercice d’une demi-journée devra s’accompagner d’un débriefing structuré permettant de mettre en lumière les bonnes pratiques et les pistes d’amélioration nécessaire.

Cet exercice, devra également être accompagné d’une formation spécifique d’une journée pour les acteurs du mouvement concernés. Le sujet et la thématique de la formation seront définis avec le COPIL, sous recommandations du consultant, suite aux observations réalisées lors de la saison cyclonique 2023-2024.

Livrable(s) attendu(s):

• Une fiche initiale synthétique de cadrage (4 pages maximum)
• Un scénario d’exercice de crise régionale
• Un exercice de simulation à distance impliquant plusieurs pays de la zone OI, les différentes entités du mouvement CRCR de ces pays, ainsi qu’un débriefing structuré
• Une formation d’une journée adaptée aux besoins des participants (déroulée pédagogique, support de formation, formateur en ligne et un bilan de la formation)

Méthodologie

Le processus sera mis en œuvre en faisant appel à divers outils et approches :

• Analyse bibliographique des documents de planifications existants, des historiques d’opération d’urgence PIROI, des derniers rapports d’opérations, des RETEX
• Consultation et prise en compte des recommandations des études préalablement menées pour le compte de la PIROI, notamment:
  • consultance pour adaptation des stocks prépositionnés aux besoins des populations (S1 2022)
  • recommandation pour meilleure prise en compte des enjeux de PGI dans les activités de la PIROI (y compris la réponse d’urgence) (S1 2022)
  • Plan d’action pour développement des transferts monétaires (S2 2021)
  • RETEX Batsirai (S4 2022)
• Entretiens avec les équipes PIROI, SNOI, SNP et FICR mobilisées sur les opérations d’urgence (équipes projets, supports, logistiques, relations bailleurs, chef de délégation…)
• Autres outils à proposer par le consultant.

La prestation est envisagée principalement en ligne. Cependant, des déplacements ponctuels sont à prévoir, principalement à la Réunion et éventuellement à Madagascar. Pour les déplacements, les candidats sont invités à préciser dans leur offre technique et financière, les déplacements envisagés, tant la gestion, le coût que la nécessaire disponibilité des acteurs impliqués.

Le prestataire devra spécifier dans sa réponse technique à l’appel d’offre la méthodologie et la temporalité proposée et les ressources dédiées au projet. Une illustration des visuels possibles serait fortement appréciée.

Rappel des échéances

• Début de la consultance : 22 mai 2023
• Livrables des résultat 1 : 30 juin 2023
• Livrables des résultat 2 : 15 novembre 2023
• Livrables du résultat 3 : 31 mai 2024
• Livrables du résultat 4 : 15 octobre 2024

Liens fonctionnels et étapes clés

Le consultant aura pour point focal la responsable de la préparation et réponse aux catastrophes de la PIROI.

L’ensemble des livrables sera validé par un comité de pilotage (Copil) constitué de :

• Du chef de délégation adjoint de la PIROI
• De la responsable de la préparation et la réponse aux catastrophes
• D’un représentant des opérations du bureau régional Afrique
• Du coordinateur des opérations de la FICR du cluster de la zone OI
• D’un représentant des SN de la zone
• D’un représentant des SNP de la zone

Outre ces personnes, le consultant sera amené à travailler avec d’autres équipes de la PIROI et la FICR, notamment : les départements logistique, administratif et financier, recherche et formation, la direction, la coordination programme ou encore partenariats et communication de la PIROI.

1. Profil et compétences requises

Qualités recherchées

• Bon esprit analytique et de synthèse
• Capacité à mener de front plusieurs activités
• Respect des délais
• Autonomie et initiative
• Patience et diplomatie
• Bonnes capacités rédactionnelles
• Capacité d’adaptation aux différents contextes culturels
• Français et anglais fluides.

Compétences recherchées

• Expertise avérée dans la réalisation de SOP d’urgence à portée opérationnelle
• Maîtrise technique de la gestion des catastrophes, en particulier des enjeux des différentes phases d’une réponse (alerte, réponse, capitalisation), des acteurs et des mécanismes spécifiques (FbF, protocoles d’action précoce, évaluation des besoins etc.)
• Savoir créer, organiser et animer un exercice de simulation (en présentiel et distanciel)
• Expertise et aisance dans l’utilisation des outils de la FICR
• Animation d’ateliers et d’interviews, en particulier à distance
• Ingénierie de formation et ingénierie pédagogique, avec un accompagnement notamment à distance
• Expérience au sein du Mouvement Croix-Rouge sera un grand atout
• Expérience dans la réalisation, le rendu et l’accompagnement de plans d’actions
• Connaissance des zones d’intervention (pays de la zone du Sud-Ouest de l’Océan Indien) appréciée

1. composition de l’offre technique et financière

• Proposition technique incluant la méthodologie proposée, le chronogramme détaillé ;
• Proposition financière détaillée par phase et précisant les déplacement envisagés (déplacements sur zone ou non);
• CV (en cas de candidature d’une équipe, CV du chef de projet et de chacune des personnes identifiées pour l’étude) ;
• Références détaillées des expériences en lien avec l’appel d’offres.