Oferentes a participar en el proceso de licitación de Suministro de Prendas de Visibilidad a Nivel Nacional. At Danish Refugee Council

Consejo Danés para los Refugiados Calle 70a #7-95

Bogotá, Colombia

30 de marzo de 2023

Para: Todos los proveedores interesados

Pliego de condiciones No.: COL_ITB_006989 Suministro de Prendas de Visibilidad a Nivel Nacional.

Estimado Señor/Señora:

El Consejo Danés para Refugiados – Danish Refugee Council DRC Programme Colombia ha recibido fondos de diferentes donantes para la implementación de programas de ayuda humanitaria y busca invitar a diferentes oferentes a participar en el proceso de licitación concerniente al Suministro de Prendas de Visibilidad a Nivel Nacional*.* Por medio de la presente*,* DRC le solicita sírvase enviar una oferta de precio(s) para el suministro del(los) servicio(s) enumerados en el formato de oferta de DRC, Anexo A.

1. DETALLES DE LA LICITACION

Los detalles de la licitación son los siguientes:

Ítem Descripción Fecha, hora y dirección según se requiera

1 Publicación del pliego de condiciones 11 de abril de 2023, 08:00 GMT-5

2 Fecha de cierre de aclaraciones 19 de abril de 2023, 17:00 GMT-5

3 Fecha y hora de cierra de recepción de licitaciones 25 de abril de 2023, 17:00 GMT-5

4 Lugar de apertura de licitaciones Oficina Nacional, Bogotá D.C

5 Fecha y hora de apertura de licitaciones 26 de abril de 2023, 14:00 GMT-5

RECUERDE: NO SE ACEPTARÁ NINGUNA OFERTA DESPUES DE LA FECHA Y HORA DE CIERRE MENCIONADA

2. INFORMACIÓN RELEVANTE RELACIONADA CON ESTE PLIEGO DE CONDICIONES:

• Este pliego de condiciones es emitido con el propósito de establecer un Acuerdo Marco para el suministro de prendas de visibilidad con cobertura a todas nuestras bases a nivel nacional, por un periodo de dos (2) años, con posibilidad de ser prorrogado por doce (12) meses más.
• La adjudicación del monto máximo de ejecución del acuerdo es de ($ 650.000.000) seiscientos cincuenta millones de pesos colombianos.
• Un Acuerdo Marco no obliga a DRC a realizar ninguna orden de compra para la adquisición de algún servicio. DRC realizará las órdenes de compra al proveedor ganador con base en las cláusulas del Acuerdo y según sus requerimientos.
• DRC puede tomar la decisión de adjudicar el contrato a más de un proveedor, basado en el principio de “Mejor relación calidad-precio”, siendo en este caso prorrateado el valor máximo de ejecución en la cantidad de adjudicaciones realizadas.
• El tiempo de entrega de los bienes requeridos deberá discriminarse en la oferta técnica según el número de prendas incluidas en la orden de compra en los rangos de 1 a 50 unidades, 51 a 100 unidades y más de 100 unidades.
• Los oferentes deberán ceñirse a los diseños de las prendas aprobados por DRC, detallados en el documento COL_Anexo F_Fichas Técnicas de Prendas Visibilidad_ITB_006989_20230330.
• Todos los proveedores interesados en ofertar deberán enviar las muestras de las telas relacionadas en su oferta técnica, para cada una de las prendas.
• Una vez se adelante el comité evaluador, DRC solicitará primeras muestras de todas las prendas sólo al proveedor elegido en primea instancia, para ello DRC adelantará una LVP (Compra de Bajo Valor) por el único pago de estas prendas, no con esto confirmando la firma del acuerdo.
• El documento acuerdo marco se firmará sólo cuando se reciban a satisfacción la totalidad de las primeras muestras.
• DRC puede tomar la decisión de cancelar la elección de la primera instancia y remitirse al proveedor de la segunda mejor calificación, si el proveedor elegido en primera instancia no logra la entrega a satisfacción en diseño, confección y estampado de las primeras muestras.
• DRC solicita a los oferentes eliminar cualquier tipo de empaque individual para las prendas. Se espera que los proveedores usen empaques reciclables o reutilizables en las entregas de las prendas.
• No se realizará ningún pago anticipado al proveedor ganador. Se espera que el proveedor movilice sus propios recursos para entregar las primeras muestras.
• DRC en Colombia ejecuta proyectos exentos del pago del IVA, por lo cual la propuesta económica presentada deberá excluir este impuesto.

3. CRITERIOS DE SELECCIÓN Y ADJUDICACIÓN

Esta licitación será adjudicada a la oferta con el costo más bajo y conforme técnicamente. Los criterios de la evaluación técnica son tal como lo establecen las especificaciones en el Anexo A.

A. Evaluación Administrativa

Cada oferta deberá aprobar la fase de evaluación administrativa antes de considerarse para la evaluación técnica y económica. Las ofertas que se consideren no-conformes administrativamente podrán ser rechazadas. Los documentos nombrados a continuación deberán ser enviados junto con la oferta.

# #Anexo #Documento Instrucciones

1 A.1 Formato de Oferta (Técnica) Complete TODAS las secciones con firma y sello, y emítalas

2 A.2 Formato de Oferta (Económica) Complete TODAS las secciones con firma y sello, y emítalas

3 B Certificación de reconocimiento de

Licitación y Adjudicación del contrato Complete TODAS las secciones con rma y sello, y emítalas

4 C Condiciones Generales de Contratación del DRC Complete TODAS las secciones con firma y sello, y emítalas

5 D Código de Conducta del Proveedor del DRC Complete TODAS las secciones con firma y sello, y

emítalas. En caso de ya ser un proveedor de DRC Colombia,

omita este documento.

6 E Formato de Perfil y Registro del Proveedor del DRC Complete TODAS las secciones con firma y sello, y emítalas. En caso de ya ser un proveedor de DRC Colombia,

omita este documento.

7 F Fichas técnicas de prendas de visibilidad Para revisión de los proveedores

B. Evaluación Técnica

Para ser técnicamente conforme, la oferta deberá cumplir o exceder los requerimientos estipulados en las especificaciones del pliego de condiciones. Una oferta será considerada que cumple los criterios si se confirma que reúne todas las condiciones, procedimientos y especificaciones obligatorias en el pliego de condiciones sin desviarse sustancialmente de ellas o imputa restricciones. Si una oferta no cumple técnicamente el pliego de condiciones, será rechazada.

Incluye el envío obligatorio del muestrario de telas relacionadas en la oferta técnica, para cada una de las prendas. El envío deberá hacerse antes del cierre de la licitación de acuerdo con las observaciones hechas en el numeral VI. de este pliego de condiciones.

Los criterios para la Evaluación Técnica se encuentran consignados en el Anexo A.1 – Formato de Oferta Técnica.

C. Evaluación Económica

Todas las ofertas que aprueben la Evaluación Técnica procederán a la Evaluación Económica. Las ofertas que se consideren no conformes técnicamente no serán evaluadas económicamente.

Los criterios para Evaluación Económica se encuentran consignados en el Anexo A.2 – Formato de Oferta Económica

4. PROCESO DE LICITACIÓN

Los siguientes procesos serán aplicados a esta Licitación:

• Periodo de la Licitación
• Cierre de la Licitación
• Apertura de la Licitación
• Evaluación Administrativa
• Evaluación Técnica
• Evaluación Económica
• Adjudicación del Contrato
• Notificación de adjudicación del Contrato

5. PRESENTACIÓN DE OFERTAS

Los oferentes son los únicos responsables de garantizar que la oferta en su totalidad será recibida por DRC de acuerdo con los requerimientos del pliego de condiciones, antes de la fecha y hora especificadas anteriormente. DRC únicamente considerará las ofertas recibidas antes de la fecha y hora de cierre especificadas.

Todas las ofertas emitidas deberán ser escritas en el Formato de oferta del DRC (Anexo A.1 y A.2). Además del Formato de Oferta del DRC, los siguientes documentos deberán incluirse en la oferta:

• Certificación de reconocimiento de Licitación y Adjudicación del Contrato (Anexo B), Condiciones Generales de Contratación del DRC (Anexo C), Código de Conducta del Proveedor del DRC (Anexo D) y Formato de Perfil y Registro del Proveedor del DRC (Anexo E).

Las ofertas que no sean presentadas en el Anexo A, o que no se reciban antes de la Fecha y hora indicadas en la página 1, o enviadas a otra dirección de correo electrónico serán descalificadas.

Las ofertas presentadas por correo electrónico serán bajo el riesgo del proveedor y DRC no tendrá ninguna responsabilidad en la recepción de estas.

Los oferentes serán los únicos responsables de garantizar que la oferta completa será recibida por DRC de acuerdo con los requerimientos del Pliego de Condiciones.

A. Envío por correo electrónico

Las ofertas deberán ser enviadas por correo electrónico al siguiente correo debidamente controlado, seguro y certificado:

tender.col@drc.ngo

Cuando las ofertas sean enviadas por correo, deben cumplir las siguientes condiciones:

• El número del Pliego de Condiciones (COL_ITB_006989_20230330) deberá insertarse en el asunto del correo.
• Se deberán enviar correos por separados tanto para la Oferta Económica como para la Oferta Técnica, y el asunto de cada correo deberá indicar el tipo de oferta que contiene:
• – La oferta Económica deberá contener únicamente el formato de oferta económica, Anexo A.2
• • La oferta técnica deberá contener todos los documentos adicionales requeridos para la licitación tal y como se mencionan en la sección A. Evaluación Administrativa, excluyendo información de tarifas.
• Los documentos de la oferta requeridos deberán adjuntarse en el correo en formatos PDF, JPEG, TIF o en un archivo formato ZIP conteniendo dichos archivos. Los Documentos en formato Word o Excel, resultarán en la descalificación de la oferta.
• Los adjuntos del correo no deberán exceder los 4MB; de otra manera, la oferta deberá enviarse por múltiples correos.

El no cumplimiento de lo anterior acarreará la descalificación de la Oferta.

DRC no será responsable de la falla en la conexión a internet, servidores o cualquier otro Hardware o Software utilizados bien sea por el proveedor o por DRC en el procesamiento de los correos electrónicos.

DRC no será responsable de la no recepción de las ofertas emitidas por correo electrónico como parte del proceso de licitación electrónica.

Las ofertas deben ser presentadas electrónicamente. DRC solamente aceptara ofertas electrónicas, para este proceso en particular.

6. ENVÍO DE MUESTRAS

Todos los oferentes deberán enviar su muestrario de telas. El muestrario de telas deberá enviarse a la calle 70A 7-95 en la ciudad de Bogotá, antes de la fecha de cierre de la licitación. El muestrario deberá empacarse en sobre cerrado y marcado así: Danish Refugee Council-DRC Programme Colombia_Muestrario de Telas_ITB_006989_”Nombre del Proveedor”.

Una vez se adelante el comité evaluador, DRC solicitará primeras muestras de todas las prendas sólo al proveedor elegido en primea instancia.

7. COMPLETAR EL FORMATO DE OFERTA

A. Precios cotizados

Cualquier descuento ofrecido deberá incluirse en la Oferta.

A menos que se requiera todas las ofertas deberán establecer si los precios cotizados no son DDP (Incoterms 2010).

B. Moneda

La moneda de la oferta deberá ser en pesos colombianos (COP). No se aceptarán otras divisas.

C. Idioma

El formato de Oferta, y todos los documentos correspondientes relacionados en este Pliego de Condiciones deberán estar en español.

D. Empaque

N/A.

E. Origen

N/A

F. Presentación

Las ofertas deberán ser claramente legibles. Todo tachón, corrección o alteración deberá incluir las iniciales del Signatario de la oferta. No envíe hojas en blanco dentro del formato de oferta y/o programaciones que sean innecesarias para la misma. Toda la documentación deberá estar escrita en español. Todas las ofertas deberán estar firmados por un representante del proveedor debidamente autorizado.

G. Adjudicaciones divididas

DRC se reserva el derecho a dividir la adjudicación.

H. Periodo de Validez

Las ofertas deberán ser válidas al menos por el número de días especificados en el Pliego de Condiciones a partir de la fecha de cierre de la Oferta. El DRC se reserva el derecho a determinar, bajo su propia discreción, el periodo de validez con respecto a las Ofertas que no especifiquen ninguna limitación mínima o máxima.

8. ACEPTACION

DRC se reserva, bajo su propia discreción, de considerar inválida o inaceptable cualquier oferta que a) no sea clara; b) esté incompleta en cualquiera de sus materiales como especificaciones, términos de entrega, cantidades, etc.)

No sea presentada en el formato de oferta – asimismo, se reserva el derecho a aceptar o rechazar cualquier enmienda, retiro o información complementaria emitida después de la Fecha y Hora del cierre del Pliego de condiciones.

9. ADJUDICACION DEL CONTRATO

Este pliego de condiciones no compromete a DRC de adjudicar o pagar cualquier costo incurrido en la preparación o presentación de las ofertas, o costos incurridos en la realización de estudios previos necesarios para la preparación de estas, o de costos incurridos en la contratación de bienes o servicios. Cualquier oferta emitida será considerada como una propuesta realizada por el oferente y no como una adjudicación inmediata del oferente de una oferta realizada por DRC. No existirá ninguna relación contractual, excepto si existe un documento por escrito firmado por un funcionario de DRC debidamente autorizado y el Proveedor adjudicado.

DRC podrá adjudicar contratos por cantidades parciales o elementos de manera individual. DRC notificará a los oferentes ganadores sobre su decisión con respecto a sus ofertas tan pronto como sea posible luego de la apertura de las ofertas. DRC se reserva el derecho de cancelar cualquier Pliego de condiciones, de rechazar cualquier oferta en su totalidad o parcialmente, y de adjudicar cualquier contrato.

Los proveedores que no cumplan con los términos y condiciones del contrato incluyendo la entrega de productos diferentes o de orígenes diferentes de los estipulados en su oferta y que se encuentren bajo contrato podrán ser excluidos de futuros procesos licitatorios de DRC.

10. CONFINDENCIALIDAD

Este pliego de condiciones o cualquiera de sus partes, y todas las copias de este documento deberán ser regresados al DRC si es solicitado. Este Pliego de condiciones es confidencial y es propiedad de DRC, contiene información privilegiada, parte de la cual puede estar bajo derechos de autor, y es comunicada y recibida a los oferentes con la condición de que ninguna parte del documento, o cualquier información concerniente podrá ser copiada, exhibida o suministrada a otro previo consentimiento por escrito por parte de DRC, excepto que los oferentes requieran mostrar las especificaciones a sus prospectivos subcontratistas con el único propósito de obtener ofertas de ellos. Sin perjuicio de las demás disposiciones de este pliego, los oferentes estarán obligados a cumplir las disposiciones de este parágrafo bien sea que deseen o no emitir ofertas o responder de alguna otra manera a este Pliego de condiciones.

11. OFERTA COLUSIVA Y CONDUCTA ANTI-COMPETITIVA.

Los oferentes y sus empleados, funcionarios, asesores, agentes o subcontratistas no deberán tener ningún vínculo con prácticas corruptas o cualquier otra conducta anti-competitiva similar, en relación con:

• La preparación de ofertas.
• La aclaración de ofertas,
• La conducta y contexto de las negociaciones,
• Incluyendo negociaciones contractuales finales,

En relación con este pliego de condiciones o proceso de adquisición, o cualquier otro proceso de adquisición llevado a cabo por DRC con respecto a cualquiera de sus requerimientos.

Con el propósito de esta cláusula, los procesos de licitación colusorios, otras conductas anti-competitivas, o cualquier otra conducta similar, pueden incluir entre otros, la divulgación, el intercambio o la aclaración de información con cualquier otro oferente, persona o entidad, de información (de cualquier forma), ya sea información comercial o no, con DRC, cualquier otro oferente, persona o entidad, con el fin de alterar los resultados del ejercicio de solicitación de manera que pueda conducir a un resultado diferente al que se debió haber obtenido en un principio a través del proceso competitivo.

12. AYUDA INAPROPIADA

Las ofertas que, bajo opinión propia de DRC, hayan sido compiladas:

• Con la asistencia de actuales o antiguos trabajadores de DRC, o actuales o antiguos contratistas de DRC en violación de sus obligaciones confidenciales o mediante el uso de información que generalmente no está disponible para el público en general o que puedan tener un beneficio no competitivo.
• y/o información interna del DRC que no está disponible para el público o para los demás oferentes,
• en incumplimiento de la obligación de confidencialidad con DRC, o contrario a estos términos y condiciones para la emisión de una oferta, serán excluidas para futuras consideraciones.

Sin limitar la operación de la cláusula anterior, un oferente no deberá, en ausencia de una previa autorización por escrito por parte del DRC, permitir a una persona a contribuir o participar en cualquier proceso relacionado con la preparación de una oferta en el proceso de adquisición, si durante los últimos 6 meses inmediatamente anteriores a la emisión de este Pliego de condiciones, la persona fue un trabajador, asesor, funcionario o empleado, o estuvo vinculado de cualquier otra manera con el DRC de forma directa o indirecta, en la planificación o elaboración del requerimiento, proyecto o actividad relacionada con este Pliego de Condiciones.

13. PRÁCTICAS CORRUPTAS

DRC tiene cero tolerancias con la corrupción.

El oferente declara y garantiza que ni él en su nombre, ni ninguno de sus potenciales subcontratistas están vinculados con cualquier forma de corrupción, definida por el DRC como el uso indebido del poder adquirido para obtener un beneficio particular.

Esta definición no está limitada a las interacciones con servidores públicos y abarca tanto a la corrupción real como a la tentativa, así como a la corrupción monetaria y no monetaria. Esta definición incluye, pero no se limita a, la corrupción en forma de pagos para facilitación, sobornos, regalos que constituyan una influencia indebida, comisiones, favoritismo, clientelismo, nepotismo, extorsión, malversación, uso indebido de información confidencial, robo, y varias formas de fraude, como falsificación e imitación de documentos, y fraude financiero o adquisitivo. Ninguna oferta, pago, consideración o beneficio de cualquier índole, que pueda considerarse como una práctica ilegal o corrupta, deberá realizarse, prometerse, buscarse o aceptarse – directa o indirectamente – como un incentivo o recompensa en relación con actividades financiadas por el DRC, incluyendo licitaciones, adjudicaciones o ejecuciones de contratos. El DRC se reserva el derecho, sin prejuicio de cualquier otro derecho o remedio a su disposición, de acuerdo con cualquier violación de esta cláusula para rechazar de inmediato la oferta presentada, y tomar las medidas adicionales, civiles y / o penales, según sea apropiado.

El oferente acepta comunicar asertivamente la política del DRC respecto a la Anticorrupción a los terceros involucrados. Además, el oferente acepta informar al DRC de manera inmediata de cualquier sospecha o información recibida de cualquier fuente que alegue una violación de esta política al contacto competente en el país especifico de las operaciones a través del portal www.drc.dk/where-we-work, o a través del Mecanismo de Reporte de Código de Conducta del DRC: www.drc.dk/relief-work/concerns-complaints/code-of-conduct-reporting-mechanism. Los reportes de corrupción sospechosa podrán ser enviados directamente a las oficinas generales del DRC a través del correo c.o.conduct@drc.dk.

14. CONFLICTO DE INTERESES

El oferente deberá en su persona y en nombre de todos sus empleados, oficiales, asesores, agentes o subcontratistas garantizar que no se sitúen en una posición que pueda, o dé lugar a un real, potencial o percibido conflicto de intereses entre los intereses del DRC y los intereses del oferente durante el proceso licitatorio.

Si durante cualquiera de las fases del proceso de licitación o durante la ejecución de cualquier contrato con el DRC surge un conflicto de intereses, o es probable que surja, el oferente deberá notificar a DRC inmediatamente por escrito, explicando todos los detalles relevantes de la situación, incluyendo tales casos en los que los intereses del oferentes entran en conflicto con los de DRC, o casos en los que un oficial, empleado o persona bajo contrato con el DRC, parezca tener un interés en cualquier tipo de negocio del oferente o cualquier tipo de lazos económicos con el oferente. El oferente deberá tomar las medidas necesarias que DRC pueda requerir razonablemente, para resolver o para enfrentar el conflicto a satisfacción de DRC.

15. RETIRO/MODIFICACIÓN DE OFERTAS

No se aceptarán solicitudes de retirar una oferta luego del periodo de cierre de la oferta

El retiro de una oferta podrá resultar en la suspensión o remoción del oferente de la lista de proveedores de DRC.

El oferente puede modificar su oferta antes de la fecha de cierre del pliego de condiciones. Dicha modificación deberá ser notificada por escrito en un sobre sellado, marcado con el número original del pliego de condiciones, no se permitirá.

16. OFERTAS TARDIAS

Todas las ofertas recibidas después de la fecha de cierre serán rechazadas.

17. APERTURA DE LA LICITACION

La apertura de la licitación se realizará en la fecha y lugar establecidos en este pliego.

Cualquier intento por parte de un oferente de influenciar al comité de evaluación en el proceso de examinación, aclaración, evaluación y comparación de licitaciones, para obtener información sobre cómo se está llevando a cabo el proceso o para influenciar el DRC en su decisión respecto a la adjudicación del contrato resultará en la desestimación inmediata de la licitación.

18. CONDICIONES DEL CONTRATO

Todos los oferentes deberán reconocer que las Condiciones Generales de Contratación de DRC / Condiciones Especiales del Contrato/ Contrato de Obras Civiles, según sea el caso, son aceptables.

19. CANCELACION DEL PLIEGO DE CONDICIONES

En el evento de la cancelación del pliego de condiciones, los oferentes serán notificados por el DRC. Si el pliego es cancelado antes de que el sobre de cualquier oferta haya sido abierto, los sobres sellados serán regresados, sin abrir, a los oferentes.

El pliego de condiciones podrá ser cancelado en las siguientes situaciones:

• Cuando no haya ninguna oferta que cumpla de manera cualitativa o económica, o no se haya recibido respuesta alguna;
• Cuando los parámetros económicos o técnicos del proyecto hayan sido alterados de forma sustancial;
• Cuando existan circunstancias excepcionales de fuerza mayor que imposibiliten el desarrollo del proyecto;
• Cuando todas las ofertas conformes técnicamente exceden los recursos económicos disponibles; o
• Cuando existan irregularidades en el proceso, en particular donde estas irregularidades impidan la competencia leal.

El DRC no será responsable por daños, independientemente de su naturaleza (daños por perdida de beneficios) en relación con la cancelación del Pliego de condiciones, incluso si el DRC ha sido sobre la posibilidad de daños. La publicación de un aviso de licitación no compromete al DRC de implementar el programa o proyecto anunciado.

20. INQUIETUDES SOBRE ESTE PLIEGO DE CONDICIONES

Para inquietudes sobre este pliego de condiciones, por favor consulte a Adriana Martínez, Oficial de la Cadena de Abastecimiento y Compras, adriana.martinez@drc.ngo con copia a Rosa Randisi, Gerente de Cadena de Abastecimiento y Compras, rosa.randisi@drc.ngo

Todas las preguntas respecto a este pliego de condiciones deberán ser emitidas por escrito. En el asunto, se debe indicar el número del pliego. Las ofertas no deben ser enviadas al correo anteriormente mencionado.

Todas las preguntas durante el periodo de licitación, así como todas las respuestas asociadas, serán compartidas con todos los proveedores invitados, o para las licitaciones abiertas publicadas en https://drc.ngo/

21. DOCUMENTOS DEL PLIEGO DE CONDICIONES

Este pliego de condiciones contiene lo siguiente:

1. El presente documento
2. Anexo A.1: Formato de oferta del DRC (Oferta Técnica)
3. Anexo A.2: Formato de oferta del DRC (Oferta Económica)
4. Anexo B: Certificación de reconocimiento de Licitación y Adjudicación del contrato
5. Anexo C: Condiciones Generales de Contratación del DRC.
6. Anexo D: Código de Conducta de Proveedores del DRC.
7. Anexo E: Registro y Perfil del Proveedor del DRC.
8. Anexo F: Fichas Técnicas Prendas de Visibilidad.

En virtud de la Política anticorrupción del DRC, los oferentes deberán mantener el más alto estándar ético durante la contratación y la ejecución de dichos contratos. El DRC rechazará toda oferta que se determine que el oferente recomendado para la adjudicación tenga vínculos con prácticas corruptas, fraudulentas, colusorias o coactivas en la competencia y/o ejecución del contrato.

En caso de estar interesado en participar en la convocatoria por favor contactar a adriana.martinez@drc.ngo

Atentamente:

Consejo Danés para los Refugiados