Procurement for Public Fundraising strategy design for fundraising At Oxfam

1. CONTEXT
2. 1. Context and justification:

Oxfam Colombia is a Colombian, feminist organization committed to life and sustainable coexistence with the environment. Contributes to the construction of peace in Colombia from the territories, with the leadership of women and civil society organizations to overcome inequalities and guarantee social justice, gender and climate in the country.

Women are the central axis of our work. Our commitment is to the victims of the armed conflict, to popular, diverse, migrant, rural and urban women ( young, peasant, indigenous and Afro-descendant ), and to feminist women’s organizations, mixed and human rights that work tirelessly for the exercise of their full citizenship. We work together with them with an influence agenda that seeks to change social imagery and the consolidation of effective public policies to combat inequalities that affect society. We contribute to a more equitable Colombia with social justice, strengthening the construction of peace in the territories, the participation of women and their organizations in democratic spaces claiming the rights of victims, of migrant women,urban and rural.

On the other hand, in recent decades international cooperation funds have been redirected towards countries with lower levels of per capita income and less relative development, who are often exposed to the greatest humanitarian risks. This means that middle-income countries, as is the case in Colombia, they are less and less in the focus of the most important cooperation entities and individual donors worldwide.

However, the signing of the Peace Agreement, on the one hand, and the renewed commitment of the current Colombian Government to the implementation of the Agreement, particularly in the land and agrarian reform chapter, as well as the perspective of Total Peace, led cooperation agencies and governments, especially from the European Union and multilateral organizations, to set their eyes on Colombia, especially in terms of financing initiatives on these two fronts: land and peace.

Lo cierto es que, por otro lado, la emergencia humanitaria desatada por la guerra en Ucrania también ha contribuido a la reorientación de fondos de donantes privados y agencias de cooperación hacia la financiación de acciones que garanticen la acogida y mejores condiciones de vida de los refugiados de ese. país, reduciendo los montos que podrían destinarse a la asistencia humanitaria y procesos de desarrollo social y comunitario en países como Colombia.

Sin embargo, Colombia es un país heterogéneo, sumamente desigual, donde conviven regiones con cierto nivel de desarrollo, satisfacción de necesidades básicas, cobertura importante en salud y educación, con otras donde no solo están presentes todos los actores del conflicto armado, sino donde el nivel de pobreza, el acceso limitado a los servicios públicos y sociales y la exposición a riesgos naturales hacen que la población que allí reside tenga características mucho más cercanas a las de los países de bajos ingresos y también requiera atención humanitaria en mayor medida.

Adicionalmente, y por último pero no menos importante, cabe señalar cómo este heterogéneo desarrollo social y económico, así como el conflicto armado, son particularmente severos en el caso de las mujeres, quienes tienen, por ejemplo, las tasas de desempleo más altas del país, especialmente entre las mujeres jóvenes. Del lado de la afectación por el conflicto interno, la Comisión de la Verdad en su Informe Final revela que de las 9.310.377 víctimas, el 50,2% son mujeres.

Lo anterior indica que una visión feminista de los procesos de desarrollo social, como la que está en el centro del enfoque de Oxfam a nivel mundial y en Colombia, está completamente en línea con la importancia del liderazgo de las mujeres, y también con las necesidades de transformación de sus condiciones sociales y económicas en el país.

Esta es una de las muchas razones que nos hace considerar, de manera decisiva, que el aporte de Oxfam en Colombia es importante, necesario y pertinente, y que por lo tanto vale la pena desarrollar una estrategia de compromiso y recaudo publico, que hagan posible la extensión de nuestras acciones y de nuestro alcance más allá de los avatares de la cooperación internacional y la acción multilateral.

1. DEFINICIÓN DEL SERVICIO
2. 1. Objetivo y alcance:

Diseñar y definir objetivos y estrategias para iniciar las actividades de Public Fundrasing (PF) incluyendo estrategias de F2F, telemarketing y fidelización, procurando el ingreso de recursos propios para Oxfam Colombia – OCO.

Se espera como mínimo se pueda identificar:

• Análisis de los requisitos legales para iniciar actividades de Fundraising.
• Identificación de las necesidades de ingresos privados de Oxfam Colombia.
• Definición de los Objetivos y elementos tácticos y metodológicos de la estrategia de Public Fundraising, con base en los objetivos de la organización
• Revisión de estudios de mercado previos, relacionados con compromiso y recaudo del público.
• Análisis comparativo con países de características similares respecto a la obtención de recursos derivados del PFR
• Detalle de los recursos necesarios para ejecutar la estrategia de PF
• Elaboración un modelo presupuestario de financiación
• Calendarización de acciones periódicas para garantizar un recaudo constante a largo plazo

Asi mismo, el diseño de la estrategia de recaudación y movilización de recursos mediante el programa de Public Fundraising (PF) debe contener como mínimo:

1. Revisión y actualización del estudio de mercado efectuado en el año 2021, cuyos documentos relacionados, serán entregados el mismo día de la suscripción del contrato
2. Estimación del tamaño del mercado de donantes individuales específicos en los segmentos que sean relevantes para Oxfam Colombia.

Para ello, se espera el análisis de las audiencias y de la proposición de Fundraising de Oxfam Colombia conectada con sus prioridades de campañas y programas.

1. Canales estratégicos, teniendo en cuenta:
   1. Donantes regulares (F2F); adquisición en dos pasos; donantes mensuales en línea; donantes mensuales por teléfono móvil.
   2. Donantes no recurrentes en línea (es decir que hayan hecho una donación a través de este medio); plataformas digitales de crowdfunding; eventos de recaudación entre individuos (peer to peer – p.e. maratones).
2. Disponibilidad y calidad de proveedores externos, en particular F2F y telemarketing.
3. Mapeo de actores estratégicos del sector privado tales como: Fundaciones familiares o empresariales, Corporaciones, Medios, etc.
4. Identificación de actores estratégicos del sector privado con el propósito de desarrollar una estrategia de reforzamiento de la relación con donantes para lograr una mayor fidelización y compromiso de estos hacia OCO y sus beneficiarios.
5. Canales de recaudo.
6. Propuesta de herramientas tecnologías y desarrollos web para la recaudación.
7. Inversión recomendada, ingresos estimados y el ROI resultante.
8. Diseño de dos proyectos piloto en PFR, de acuerdo a las viabilidades que se deriven de los análisis anteriores.
9. 1. Entregables:

A continuación se listan los entregables necesarios para esta propuesta, teniendo en cuenta que la calidad en el diseño, redacción y demás, que serán fundamentales a la hora de evaluar las propuestas, así como el valor de la oferta e integralidad de escenarios

Cada uno de los entregables debe ser revisado, evaluado y construido con el equipo de

Oxfam Colombia para asegurar lenguajes, enfoques y alcance.

1. 1. Calendario provisional y presupuesto:

Las fechas se estiman iniciando el contrato el 01 de junio.

Para ver el calendario, ingrese a: https://www.oxfamcolombia.org/unete-al-equipo/

El valor máximo de esta consultoría es de $250.000.000 pesos moneda colombiana (Valor incluido IVA).

1. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PROPUESTA
2. 1. Procedimiento:

Este procedimiento de solicitud de propuesta se organiza para contratar el servicio referido de diseño de estrategia de Public Fundraising para la movilización de fondos. El procedimiento inicial consiste en realizar un cuidadoso examen de cada oferta, junto a una revisión preliminar de la documentación allegada por el proveedor. Posteriomente, se realiza una preselección de las ofertas más ajustadas a las necesidades y requerimientos de Oxfam y en caso de requerirse se solicita a los proveedores preseleccionados que participen en el “Análisis comparativo de ofertas” para la adjudicación del respectivo contrato (en adelante el “Contrato”).

En este procedimiento se solicita a los proveedores preseleccionados que realicen una oferta basada en los criterios administrativos de selección y de adjudicación que se describen a en los apartados 3.3 y 3.9 del presente documento. Las cotizaciones recibidas se evalúan en función de su cumplimiento con los criterios anteriores, la calidad del servicio y el precio. En principio, el Contrato se adjudicará a la organización con la oferta más favorable para Oxfam teniendo en cuenta todos los criterios de adjudicación y el precio establecido en la cotización.

Oxfam se reserva el derecho de realizar entrevistas con uno o más proveedores potenciales antes de tomar una decisión de adjudicación. El propósito de la entrevista radica en aclarar los puntos que se estimen necesarios respecto de las cotizaciones preseleccionadas y conocer mejor los antecedentes y las experiencias previas de los posibles proveedores y sus equipos de trabajo.

La sola recepción de la propuesta por parte de Oxfam, o la preselección de cualquier proveedor, o su selección, no constituyen para Oxfam una promesa de celebrar un Contrato, habida cuenta de que Oxfam solo se obligará con la suscripción del Contrato respectivo, de tal manera que, antes de ello, podrá desistir o declarar desierto este proceso de selección, aun sin expresar razón alguna y sin que haya lugar a indemnización o compensación alguna a favor de cualquier proponente.

1. 1. Fechas límites:

• Preguntas o solicitudes: enviar a tenderOCO@oxfam.org, antes de las 10:00 de la la zona horaria de Colombia del día 08/05/2023.
• Respuesta a preguntas o solicitudes: se responderán las preguntas a las: 17:00 de la la zona horaria de Colombia del día 10/05/2023.
• Envío de propuestas: las ofertas se deben presentar antes de las 20:00 de la zona horaria de Colombia del día 15/05/2023, enviar sus propuestas al correo tenderOCO@oxfam.org

1. 1. Requisitos administrativos:

Deberán remitirse al correo electrónico tenderOCO@oxfam.org, los siguientes documentos:

1. Certificado de existencia y representación legal (si el proveedor es persona jurídica), con una expedición no mayor a treinta (30) días calendario, o un documento equivalente a la identificación legal del proveedor como comerciante.
2. Copia del RUT (Registro Único Tributario) vigente del proveedor o documento equivalente a la identificación tributaria del mismo.
3. Copia de cédula de representante legal (persona jurídica)o copia de de consultores si son persona natural.
4. 1. Contenido de las ofertas:

En las ofertas se debe incluir lo siguiente:

1. Adjuntar todos los documentos establecidos en los Requisitos administrativos. (ver apartado No. 3.3)
2. Currículum vitae de todos los/las consultore/a(s) propuestos para la prestación de los servicios requeridos por Oxfam, junto a los debidos soportes documentales que demuestren la trayectoria académica y la experiencia laboral de cada colaborador del proveedor.
3. Propuesta técnica, metodológica y/o de servicios para realizar el servicio y alcanzar los objetivos propuestos; además de una planificación de tiempos basada en estos TdR, según los citerios de adjudicación.
4. Lista de publicaciones similares o cualquier otro documento que demuestre la experiencia en el área del servicio requerido y los conocimientos técnicos en temáticas similares.
5. Mínimo tres certificados de experiencia o contratos de trabajos previos realizados por el proveedor, los cuales sean comparables en temática, contenido, duración y precio.
6. Presupuesto total acompañado de un desglose de costes por días u horas de gasto y la tarifa correspondiente.

El presupuesto total debe tener en cuenta los siguientes requisitos:

1. Detallar el desglose de costos por entregables con la delimitación de días y horas de trabajo, junto a la tarifa asociada.
2. Los precios deben aparecer en pesos colombianos, con el detalle discriminado del IVA por separado.
3. El presupuesto total propuesto por el proveedor debe incluir todos los costos asociadados al servicio que será facturable a Oxfam. A modo ilustrativo: todos los costos de servicios técnicos, desplazamientos, tarifas de visado, vacunas y profilaxis requeridas, el seguro correspondiente,etc.
4. Los costos de estadía, alimentación y desplazamiento en el lugar de prestación del servicio deberán ser cubiertos y administrados directamente por el proveedor e incluidos en la oferta económica.
5. Los costos asociados a las pólizas de seguro que requiera el Contrato serán cubiertos por el proveedor.

Para el contrato, se solicitarán las siguientes pólizas:

1. Póliza de cumplimiento: por un valor asegurado igual al veinti cinco por ciento (25%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la duración del presente contrato y tres (3) meses más.
2. Póliza de salarios y prestaciones sociales: que cubra el cumplimiento y pago de todas las obligaciones laborales contraídas o que contraiga el proveedor contratado con los empleados o dependientes que éste asigne a la prestación de los servicios, por un valor asegurado igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual a la duración del presente contrato, todas sus prórrogas y tres (3) años más.
3. 1. Instrucciones para la presentación de ofertas:

Las ofertas se deben remitir únicamente por correo electrónico a: tenderOCO@oxfam.org

El asunto del mensaje de correo electrónico debe ser:

Número de referencia de la RFP – Presentación de propuesta + [Nombre del proveedor]

Nota*: Quedará descalificado todo proveedor que agregue otra dirección de correo electrónico de Oxfam en su propuesta de RFP; unicamente se tendrán en consideración las ofertas enviadas al correo dispuesto para ello.*

1. 1. Validez de las ofertas:

• Las propuestas / ofertas deben ser válidas durante noventa (90) días a partir de la fecha de vencimiento de la solicitud de propuesta (en adelante “RFP”). Si esto no es factible, el proveedor puede proponer otro plazo y quedará a consideración de Oxfam otorgarlo.
• La oferta / propuesta incluirá, entre otros, metodología, precios, condiciones, niveles de servicio y cualquier otra información requerida para cada proyecto. Si el proveedor obtiene el Contrato, toda la información de la RFP y su oferta serán legalmente vinculantes.Por tanto, dichos documentos serán anexos que formarán parte integral del Contrato.

1. 1. Confirmación de intención de participar:

Se solicita a los proveedores que, tras recibir la RFP por parte de Oxfam, confirmen por escrito a través de correo electrónico su intención de participar.

1. 1. Criterios de adjudicación:

La evaluación de las ofertas se basará en el criterio de la mejor relación calidad-precio,siempre y cuando la propuesta cumpla con los requisitos minímos de calidad técnica para llevar a cabo el servicio y haya dado estricto cumplimiento a todos los requisitos, consideraciones e indicaciones establecidas en el presente documento. En especial se tendrá en cuenta el currículum del equipo propuesto por el proveedor, la metodología de evaluación de la información, la experiencia y el precio de la oferta.

Criterios evaluadores:

1. Planificación realista del tiempo en función de los requisitos.
2. Experiencia y calidad verificable en productos y servicios similares.
   • • 5 años de experiencia en gestión de campañas de Fundraising, gestion de proyectos- Ideal experiencia especifica en el diseño de planes de captación y fidelización – Ideal experiencia especifica en la planificación, ejecución y/o evaluación de proyectos de marketing directo (F2F, telemarkerting, digital, eventos, direct mail, entre otros)
3. Portafolio de productos y servicios
4. Propuesta económica, cronograma y presupuesto
5. Valor agregado de una metodología sugerida de trabajo propuesta
6. Experiencia trabajando con ONGs, cooperaciones, asociaciones
7. 1. 1. Evaluación de los Currículums Vitaes (CVs):

Las siguientes competencias deben quedar claramente desarrolladas en los CV proporcionados y serán tenidas en cuenta como criterios evaluadores:

Requerido:

1. Experiencia en gestión de campañas de Fundraising, gestion de proyectos
2. Demostrar experiencia especifica en el diseño de planes de captación y fidelización
3. Título profesional en carreras de marketig, publicidad, finanzas, adminitracion de empresas o afines.
4. Experiencia con otras (I) ONG nacionales y/o internacionales
5. Experiencia en coordinación de equipos de trabajo
6. Exeriencia en la investigación y analítica de datos cualitativa y cuantitativa
7. Interés en utilizar los nuevos medios y tecnologías para la investigación

Preferido:

1. Experiencia especifica en la planificación, ejecución y evaluación de proyectos de marketing directo (F2F, telemarkerting, digital, eventos, direct mail, entre otros)
2. 1. 1. Evaluación de las ofertas financieras:

El presupuesto máximo para este servicio es de $250.000.000 pesos moneda colombiana (IVA incluido). El proveedor tendrá que hacer provisiones para cubrir todos los gastos relacionados a la realización del servicio. Esto incluye, pero no se limita a, lo siguiente:

• Investigación, desarrollo de instrumentos, recopilación y análisis de datos, redacción de informes y gastos de edición.
• Se considera que los gastos de secretaría/oficina que pueden incluir comunicaciones (teléfono, fax, telecomunicaciones, correo, fotocopias, mensajería, etc.), producción de informes y servicios de secretaría tanto en la sede del proveedor y/o la oficina del consultor como en el lugar de realización del servicio están incluidos en la oferta financiera del proveedor. No se podrán imputar gastos adicionales de esta naturaleza. Oxfam o las ONG copartes no proporcionarán servicios de oficina, secretaría o comunicación].
• El proveedor/consultor se encargará de los arreglos de secretaría y logística para todas las consultas con las partes interesadas.
• Gastos de viaticos y viajes en caso de que sea requerido.

La remuneración se realiza conforme lo establecido en el capítulo 2.3.

1. 1. Selección y evaluación:

La evaluación de las ofertas empezará con una evaluación de los requisitos administrativos mencionados en los capítulos 3.3 y 3.4 del presente documentos. El incumplimiento de los referidos requisitos funcionará como el primer filtro “OK” para decantar las ofertas, esto significa que en caso de incumplimiento de alguno de dichos requisitos, la oferta se descartará inmediatamente y no será necesario pasar a los criterios de adjudicación definidos en el capítulo 3.8., a menos de que sean aspectos subsanables.

Los criterios de adjudicación se evalúan de acuerdo con la siguiente asignación de puntos.

Criterios

OK / Max. Point

Criterios administrativos

Oferta recibida dentro del plazo

OK

Mínimo tres certificados de experiencia o contratos de servicios relevantes realizados previamente por el proveedor que sean comparables en temática, contenido, duración y precio

OK

Documentación legal del proveedor

OK

Una oferta técnica y metodológica incluyendo una planificación de tiempo basada en este TdR

OK

CV(s) del consultor(es) propuesto(s) con los respectivos soportes documentales que demuestren la trayectoria académica y la experiencia laboral de cada colaborador.

OK

Criterios de adjudicación

Criterios técnicos

Oferta técnica (calidad)

40 de 100

Experiencia

40 de 100

Precio (oferta financiera)

20 de 100

Si el contrante lo considera pertinente, se organizarán entrevistas con máximo tres proveedores que hayan obtenido la mayor puntuación en la siguiente fecha: 23/05/2023. El propósito de la entrevista radica en aclarar los puntos que se estimen necesarios respecto de las cotizaciones preseleccionadas y conocer mejor los antecedentes y las experiencias previas de los posibles proveedores y sus equipos de trabajo. De ser necesario, después de las entrevistas se puede volver a evaluar el total de puntos obtenidos en los criterios de adjudicación

1. OTRAS CONDICIONES DEL PROCESO

• La emisión de esta RFP no constituye compromiso alguno por parte de Oxfam, ni lo obliga a pagar al proveedor por los costos en que haya incurrido para la preparación y presentación de la oferta. Oxfam unicamente quedará vinculado a la oferta cuando suscriba el Contrato.
• Oxfam puede contactar en cualquier momento con los proveedores para confirmar sus datos de contacto, domicilio, importe de la oferta o cualquier información referida a la presentación de la oferta en este proceso. Dicha comunicación en ningún momento se entenderá como selección o vinculación a la oferta por parte de Oxfam.
• Cualquier información de carácter confidencial que sea conocida por el proveedor, en virtud de la presente licitación o por cualquier medio, deberá ser tratada con extrema reserva y unicamente utilizada para los fines del desarrollo de la oferta, incluyendo, pero sin limitarse a, estos términos de referencia y cualquier información suministrada por Oxfam. El proveedor se obliga a no entregar, divulgar o comunicar la información confidencial a ningún tercero y se responsabilizará de que el carácter de reserva lo mantengan sus trabajadores y contratistas que a su cargo hayan conocido de la información. Garantizará que dicho personal haya asumido, previa y expresamente, el compromiso de mantener la confidencialidad, reserva y secreto de la información confidencial. En todo caso el proveedor se compromete a tomar las medidas necesarias y razonables para mantener en secreto, reserva y confidencialidad la información confidencial que reciba y una vez la licitación haya culminado se obliga a destruir/devolver cualquier información de esta indole que haya quedado a su disposición.

1. 1. Declaraciones falsas en la oferta:

Durante todo el desarrollo de la licitación, los proveedores deben proporcionar información veraz, completa y precisa. En caso de que en las ofertas o documentacción allegada por el proveedor figuren declaraciones falsas, cualquier acuerdo con el proveedor quedará anulado con efectos inmediatos, sin perjuicio de las demas acciones legales que sean aplicables al caso.

Oxfam ha asumido un compromiso con la prevención del fraude, las declaraciones falsas, la falsificación, la manipulación o alteración de hechos y/o documentos y aplica una política de cero tolerancia a tales conductas.

1. 1. Divulgación de conflicto de intereses:

Los proveedores deben proporcionar divulgaciones de cualquier relación pasada, presente o futura con cualesquier partes vinculadas con la emisión, revisión o gestión de esta solicitud y concesión anticipada. Si no se divulgan plenamente los hechos pertinentes, Oxfam puede verse obligada a volver a evaluar la selección de otro posible proveedor.

1. 1. Derecho de seleccionar/rechazar:

Oxfam se reserva el derecho de seleccionar con total discreción los proveedores con los cuales desea negociar los términos y condiciones de las ofertas; lo que en ningún momento se considerará aceptación de la oferta ni generará vinculo u obligación alguna de Oxfam con el proveedor. Asimismo, Oxfam se reserva el derecho de rechazar cualquiera oferta recibida sin dar explicación alguna al proveedor.

1. 1. Derechos reservados:

Todas las respuestas a la RFP serán de propiedad de Oxfam, quien se reserva el derecho, a su total discreción, de:

• Descalificar cualquier propuesta sobre la base de que el proveedor no siguió las instrucciones de la solicitud.
• Ampliar el plazo para la presentación de todas las respuestas a esta RFP, previa notificación por escrito a todos los proveedores.
• Poner fin o modificar el proceso de RFP en cualquier momento y volver a enviar la RFP a los proveedores que Oxfam considere conveniente.
• Efectuar la concesión del Contrato sobre la base de una evaluación inicial de ofertas sin discusión

1. CÓDIGO DE CONDUCTA

Fundación Oxfam Colombia está comprometida a desarrollar sus actividades con los más altos estandares de conducta ética y transparencia. En el marco de este compromiso, para Oxfam es fundamental cumplir con todas las leyes y normas aplicables a la prestación de cada servicio y garantizar de tal manera una sana y leal competencia.

El Código de conducta OCO Proveedores (Apéndice A) y el Código de Conducta – Colaboradores Externos (Apéndice B) expresan las expectativas que tenemos de todos los proveedores de Fundación Oxfam Colombia, quienes están obligados a firmar y remitir el Código de conducta. El proveedor selecionado deberá cumplir con lo dispuesto en los anteriores códigos y cooperar con Oxfam en su monitoreo y cumplimiento.

1. CÓMO INFORMAR EN CASO DE FRAUDE O CONDUCTA INADECUADA

Para informar acerca de algún caso de fraude, abuso o conducta que falte a la ética, transparencia y veracidad, Oxfam dispone el siguiente correo electrónico: buzonetico.colombia@oxfam.org para tramitar el asunto.

1. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Cada proveedor se obliga a cumplir con la regulación aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo, pero sin limitarse a, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. En este sentido, el proveedor declara contar con la autorizaciones previas, expresas y comprobables de los titulares cuyos datos personales vaya a compartir a Oxfam, de tal manera que Oxfam pueda desarrollar el objeto de estos términos de referencia.

El tratamiendo de datos personales suministrado por cada proveedor a Oxfam unicamente tendrá como finalidad la evaluación de las ofertas presentadas con base en la adecuación de las mismas al proceso de licitación presentado por Oxfam; salvo el proveedor sea seleccionado para la adjudicación del Contrato, caso en el cual el tratamiento de datos personales se extenderá a los fines de la ejecución del servicio contratado, para lo cual, el proveedor garantizará contar con las autorizaciones previas, expresas y comprobables de los titulares, manteniendo indemne a Oxfam frente a todos los perjuicios que sufra como consecuencia de cualquier violación, reclamación o procedimiento de cualquier naturaleza que sea iniciado en contra de Oxfam como consecuencia de cualquier acto u omisión imputable al proveedor, sus trabajadores y/o contratistas.

En virtud de lo expuesto en el apartado anterior, setendrá en cuenta lo siguiente:

1. Al momento de cada proveedor presentar la oferta de servicios conforme la presente RFT, declara que autoriza a Oxfam para que trate los datos personales con los cuales entre en contacto en el desarrollo del objeto de la presente licitación. Se entenderán como datos personales, entre otros, nombre, dirección, información de contacto, impuestos e información de pago.
2. En relación con lo anterior, cada proveedor se obliga a contar con los medios técnicos, humanos, administrativos y tecnológicos que sean necesarios para otorgar seguridad y confidencialidad a los datos que trate.
3. Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos de FUNDACIÓN OXFAM COLOMBIA son:

Datos DPO de FUNDACIÓN OXFAM COLOMBIA

• E-mail: betsy.torres@oxfam.org
• Dirección postal: Carrera 5 No. 33B-02 en Bogotá D.C.,Colombia.

1. Los datos personales suministrados por cada proveedor serán conservados por Oxfam durante el proceso de licitación al que se haya presentado y durante el tiempo adicional razonable que permita cumplir con las obligaciones legales aplicables y el objeto de estos términos de referencia.
2. Oxfam podrá transferir y/o transmitir los datos de carácter personal y los datos de contacto de los proveedores, y todos los demás que suministren, a otras entidades afiliadas a OXFAM INTERNACIONAL y/o terceros,, aún cuando dichos terceros estén ubicados en países que ofrezcan niveles de protección de datos personales diferentes a aquellos exigidos por la legislación colombiana.
3. Los titulares de los datos personales tienen derecho a acceder a ellos, rectificar los datos inexactos, solicitar su supresión, solicitar la oposición o limitación del tratamiento de los mismos, o revocar la autorización otorgada, a menos que dichos datos personales sean necesarios para cumplir con un mandato legal o con obligaciones contractuales.Para ejercitar dichos derechos pueden enviar un mensaje al Delegado de Protección, en la dirección postal o dirección de correo electrónico indicadas anteriormente.
4. Si considera que el tratamiento de los datos personales vulnera la normativa puede, el titular puede presentar una reclamación al Delegado de Protección de Datos referenciado en el apartado 7c.

Oxfam

Oxfam es una confederación internacional que hace parte de un movimiento global que tiene como fin generar un cambio social para construir un futuro sin injusticias ni pobreza. Actualmente Oxfam está integrado por veintiun (21) organizaciones que trabajan conjuntamente en setenta (70) países, desde diferentes áreas de trabajo para combatir la desigualdad; dichas áreas son: “Desigualdad extrema y servicios sociales básicos”,“Alimentación, crisis climática y recursos naturales”,”Justicia de género y derecho de las mujeres”, “Conflictos y desastres” y “Agua y servicios de saneamiento”.

Para obtener mayor información sobre Oxfam no dude en visitar nuestra página web: www.oxfam.org

1. CONTEXTO
2. 1. Contexto y justificación:

Oxfam Colombia es una organización colombiana, feminista, comprometida con la vida y la convivencia sostenible con el ambiente. Contribuye a la construcción de la paz en Colombia desde los territorios, con el liderazgo de las mujeres y de organizaciones de la sociedad civil para superar las desigualdades y garantizar la justicia social, de género y climática en el país.

Las mujeres son el eje central de nuestro trabajo. Nuestro compromiso es con las víctimas del conflicto armado, con las mujeres populares, diversas, migrantes, rurales y urbanas (jóvenes, campesinas, indígenas y afrodescendientes), y con las organizaciones de mujeres feministas, mixtas y de derechos humanos que trabajan sin descanso por el ejercicio de su ciudadanía plena. Trabajamos juntamente con ellas con una agenda de influencia que busca cambiar los imaginarios sociales y la consolidación de políticas públicas efectivas para combatir las desigualdades que afectan a la sociedad. Contribuimos a una Colombia más equitativa y con justicia social, fortaleciendo la construcción de paz en los territorios, la participación de las mujeres y sus organizaciones en espacios democráticos reivindicando los derechos de las víctimas, de las mujeres migrantes, urbanas y rurales.

Por otra parte, en las últimas décadas los fondos de la cooperación internacional se han reorientado hacia países con menores niveles de ingreso per cápita y menor desarrollo relativo, que suelen estar expuestos a los mayores riesgos humanitarios. Esto significa que los países de renta media, como es el caso de Colombia, están cada vez menos en el foco de las entidades de cooperación y de los donantes individuales más importantes a nivel mundial.

Sin embargo, la firma del Acuerdo de Paz, por un lado, y el compromiso renovado del actual Gobierno colombiano con la implementación del Acuerdo, particularmente en el capítulo de tierras y reforma agraria, así como la perspectiva de Paz Total, llevó a agencias de cooperación y gobiernos, especialmente de la Unión Europea y organismos multilaterales, a poner sus ojos en Colombia, especialmente en términos de financiamiento de iniciativas en estos dos frentes: tierra y paz.

Lo cierto es que, por otro lado, la emergencia humanitaria desatada por la guerra en Ucrania también ha contribuido a la reorientación de fondos de donantes privados y agencias de cooperación hacia la financiación de acciones que garanticen la acogida y mejores condiciones de vida de los refugiados de ese. país, reduciendo los montos que podrían destinarse a la asistencia humanitaria y procesos de desarrollo social y comunitario en países como Colombia.

Sin embargo, Colombia es un país heterogéneo, sumamente desigual, donde conviven regiones con cierto nivel de desarrollo, satisfacción de necesidades básicas, cobertura importante en salud y educación, con otras donde no solo están presentes todos los actores del conflicto armado, sino donde el nivel de pobreza, el acceso limitado a los servicios públicos y sociales y la exposición a riesgos naturales hacen que la población que allí reside tenga características mucho más cercanas a las de los países de bajos ingresos y también requiera atención humanitaria en mayor medida.

Adicionalmente, y por último pero no menos importante, cabe señalar cómo este heterogéneo desarrollo social y económico, así como el conflicto armado, son particularmente severos en el caso de las mujeres, quienes tienen, por ejemplo, las tasas de desempleo más altas del país, especialmente entre las mujeres jóvenes. Del lado de la afectación por el conflicto interno, la Comisión de la Verdad en su Informe Final revela que de las 9.310.377 víctimas, el 50,2% son mujeres.

Lo anterior indica que una visión feminista de los procesos de desarrollo social, como la que está en el centro del enfoque de Oxfam a nivel mundial y en Colombia, está completamente en línea con la importancia del liderazgo de las mujeres, y también con las necesidades de transformación de sus condiciones sociales y económicas en el país.

Esta es una de las muchas razones que nos hace considerar, de manera decisiva, que el aporte de Oxfam en Colombia es importante, necesario y pertinente, y que por lo tanto vale la pena desarrollar una estrategia de compromiso y recaudo publico, que hagan posible la extensión de nuestras acciones y de nuestro alcance más allá de los avatares de la cooperación internacional y la acción multilateral.

1. DEFINICIÓN DEL SERVICIO
2. 1. Objetivo y alcance:

Diseñar y definir objetivos y estrategias para iniciar las actividades de Public Fundrasing (PF) incluyendo estrategias de F2F, telemarketing y fidelización, procurando el ingreso de recursos propios para Oxfam Colombia – OCO.

Se espera como mínimo se pueda identificar:

• Análisis de los requisitos legales para iniciar actividades de Fundraising.
• Identificación de las necesidades de ingresos privados de Oxfam Colombia.
• Definición de los Objetivos y elementos tácticos y metodológicos de la estrategia de Public Fundraising, con base en los objetivos de la organización
• Revisión de estudios de mercado previos, relacionados con compromiso y recaudo del público.
• Análisis comparativo con países de características similares respecto a la obtención de recursos derivados del PFR
• Detalle de los recursos necesarios para ejecutar la estrategia de PF
• Elaboración un modelo presupuestario de financiación
• Calendarización de acciones periódicas para garantizar un recaudo constante a largo plazo

Asi mismo, el diseño de la estrategia de recaudación y movilización de recursos mediante el programa de Public Fundraising (PF) debe contener como mínimo:

1. Revisión y actualización del estudio de mercado efectuado en el año 2021, cuyos documentos relacionados, serán entregados el mismo día de la suscripción del contrato
2. Estimación del tamaño del mercado de donantes individuales específicos en los segmentos que sean relevantes para Oxfam Colombia.

Para ello, se espera el análisis de las audiencias y de la proposición de Fundraising de Oxfam Colombia conectada con sus prioridades de campañas y programas.

1. Canales estratégicos, teniendo en cuenta:
   1. Donantes regulares (F2F); adquisición en dos pasos; donantes mensuales en línea; donantes mensuales por teléfono móvil.
   2. Donantes no recurrentes en línea (es decir que hayan hecho una donación a través de este medio); plataformas digitales de crowdfunding; eventos de recaudación entre individuos (peer to peer – p.e. maratones).
2. Disponibilidad y calidad de proveedores externos, en particular F2F y telemarketing.
3. Mapeo de actores estratégicos del sector privado tales como: Fundaciones familiares o empresariales, Corporaciones, Medios, etc.
4. Identificación de actores estratégicos del sector privado con el propósito de desarrollar una estrategia de reforzamiento de la relación con donantes para lograr una mayor fidelización y compromiso de estos hacia OCO y sus beneficiarios.
5. Canales de recaudo.
6. Propuesta de herramientas tecnologías y desarrollos web para la recaudación.
7. Inversión recomendada, ingresos estimados y el ROI resultante.
8. Diseño de dos proyectos piloto en PFR, de acuerdo a las viabilidades que se deriven de los análisis anteriores.
9. 1. Entregables:

A continuación se listan los entregables necesarios para esta propuesta, teniendo en cuenta que la calidad en el diseño, redacción y demás, que serán fundamentales a la hora de evaluar las propuestas, así como el valor de la oferta e integralidad de escenarios

Cada uno de los entregables debe ser revisado, evaluado y construido con el equipo de

Oxfam Colombia para asegurar lenguajes, enfoques y alcance.

1. 1. Calendario provisional y presupuesto:

Las fechas se estiman iniciando el contrato el 01 de junio.

Nº

Etapas / Entregables

Duración en Dias calendario

Fechas de entrega

[Porcentaje (%) de Pago]

1

Etapa de preparación

Diseño macro del plan de trabajo

Se espera un documento que contenga:

i) los objetivos a corto, mediano y largo plazo, ii) Detalle de actividades a desarrollar según las etapas requeridas para ejecutar el objeto del contrato (Diagnostico, análisis de resultados, elaboracion y diseño de estrategia, presentacion de estrategia y las demás que se condieren pertinentes), iii) cronograma de plan de trabajo

15

28 de junio de 2023

Primer pago

40% del total del presupuesto

2

Etapa de Diagnostico

Análisis de la legislacion aplicable, recoleccion de datos, mapeo de sectores, empresas, actores estrategicos, dinamicas, métodos de recaudo PF, estudios previos de compromiso público que posee OCO

Items que se permitan trabajar paralelamente entre sí.

Se desarrollarán mesas de trabajo bisemanal (cada dos semanas)

120

Desde el 29 de junio al 27 de octubre de 2023

Segundo pago

50% del total del presupuesto, en pagos parciales

2.1.

Análisis de legislacion aplicable través de recaudo del publico por diferentes medios, según los objetivos que se establencan de la estrategia general

24

24 de julio de 2023

30% del segundo pago.

2.2.

Mapeo de actores estratégicos del sector privado, estimación del tamaño del mercado de donantes individuales segmentados por temas relevantes para OCO, listado de canales estratégicos de recaudo, disponibilidad y calidad de proveedores externos

90

27 de septiembre

50% del segundo pago

2.3.

Presupuesto recomendado para la implementacion de la estrategia acompañada de indicadores organizacionales (ROI)

30

27 de octubre

20% del segundo pago

3

Diseño metodologico de los proyectos piloto

15

(45 días – empalma con la etapa 2)

Desde el 27 de septiembre y hasta el 10 de noviembre

4

Etapa final

Presentación de resultados de la etapa de preparacion e investigación

30

11 de diciembre de 2023

Tercer y último pago

10% del total del presupuesto, una vez culminada la etapa.

TOTAL

180

100%

El valor máximo de esta consultoría es de $250.000.000 pesos moneda colombiana (Valor incluido IVA).

1. PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE PROPUESTA
2. 1. Procedimiento:

Este procedimiento de solicitud de propuesta se organiza para contratar el servicio referido de diseño de estrategia de Public Fundraising para la movilización de fondos. El procedimiento inicial consiste en realizar un cuidadoso examen de cada oferta, junto a una revisión preliminar de la documentación allegada por el proveedor. Posteriomente, se realiza una preselección de las ofertas más ajustadas a las necesidades y requerimientos de Oxfam y en caso de requerirse se solicita a los proveedores preseleccionados que participen en el “Análisis comparativo de ofertas” para la adjudicación del respectivo contrato (en adelante el “Contrato”).

En este procedimiento se solicita a los proveedores preseleccionados que realicen una oferta basada en los criterios administrativos de selección y de adjudicación que se describen a en los apartados 3.3 y 3.9 del presente documento. Las cotizaciones recibidas se evalúan en función de su cumplimiento con los criterios anteriores, la calidad del servicio y el precio. En principio, el Contrato se adjudicará a la organización con la oferta más favorable para Oxfam teniendo en cuenta todos los criterios de adjudicación y el precio establecido en la cotización.

Oxfam se reserva el derecho de realizar entrevistas con uno o más proveedores potenciales antes de tomar una decisión de adjudicación. El propósito de la entrevista radica en aclarar los puntos que se estimen necesarios respecto de las cotizaciones preseleccionadas y conocer mejor los antecedentes y las experiencias previas de los posibles proveedores y sus equipos de trabajo.

La sola recepción de la propuesta por parte de Oxfam, o la preselección de cualquier proveedor, o su selección, no constituyen para Oxfam una promesa de celebrar un Contrato, habida cuenta de que Oxfam solo se obligará con la suscripción del Contrato respectivo, de tal manera que, antes de ello, podrá desistir o declarar desierto este proceso de selección, aun sin expresar razón alguna y sin que haya lugar a indemnización o compensación alguna a favor de cualquier proponente.

1. 1. Fechas límites:

• Preguntas o solicitudes: enviar a tenderOCO@oxfam.org, antes de las 10:00 de la la zona horaria de Colombia del día 08/05/2023.
• Respuesta a preguntas o solicitudes: se responderán las preguntas a las: 17:00 de la la zona horaria de Colombia del día 10/05/2023.
• Envío de propuestas: las ofertas se deben presentar antes de las 20:00 de la zona horaria de Colombia del día 15/05/2023, enviar sus propuestas al correo tenderOCO@oxfam.org

1. 1. Requisitos administrativos:

Deberán remitirse al correo electrónico tenderOCO@oxfam.org, los siguientes documentos:

1. Certificado de existencia y representación legal (si el proveedor es persona jurídica), con una expedición no mayor a treinta (30) días calendario, o un documento equivalente a la identificación legal del proveedor como comerciante.
2. Copia del RUT (Registro Único Tributario) vigente del proveedor o documento equivalente a la identificación tributaria del mismo.
3. Copia de cédula de representante legal (persona jurídica)o copia de de consultores si son persona natural.
4. 1. Contenido de las ofertas:

En las ofertas se debe incluir lo siguiente:

1. Adjuntar todos los documentos establecidos en los Requisitos administrativos. (ver apartado No. 3.3)
2. Currículum vitae de todos los/las consultore/a(s) propuestos para la prestación de los servicios requeridos por Oxfam, junto a los debidos soportes documentales que demuestren la trayectoria académica y la experiencia laboral de cada colaborador del proveedor.
3. Propuesta técnica, metodológica y/o de servicios para realizar el servicio y alcanzar los objetivos propuestos; además de una planificación de tiempos basada en estos TdR, según los citerios de adjudicación.
4. Lista de publicaciones similares o cualquier otro documento que demuestre la experiencia en el área del servicio requerido y los conocimientos técnicos en temáticas similares.
5. Mínimo tres certificados de experiencia o contratos de trabajos previos realizados por el proveedor, los cuales sean comparables en temática, contenido, duración y precio.
6. Presupuesto total acompañado de un desglose de costes por días u horas de gasto y la tarifa correspondiente.

El presupuesto total debe tener en cuenta los siguientes requisitos:

1. Detallar el desglose de costos por entregables con la delimitación de días y horas de trabajo, junto a la tarifa asociada.
2. Los precios deben aparecer en pesos colombianos, con el detalle discriminado del IVA por separado.
3. El presupuesto total propuesto por el proveedor debe incluir todos los costos asociadados al servicio que será facturable a Oxfam. A modo ilustrativo: todos los costos de servicios técnicos, desplazamientos, tarifas de visado, vacunas y profilaxis requeridas, el seguro correspondiente,etc.
4. Los costos de estadía, alimentación y desplazamiento en el lugar de prestación del servicio deberán ser cubiertos y administrados directamente por el proveedor e incluidos en la oferta económica.
5. Los costos asociados a las pólizas de seguro que requiera el Contrato serán cubiertos por el proveedor.

Para el contrato, se solicitarán las siguientes pólizas:

1. Póliza de cumplimiento: por un valor asegurado igual al veinti cinco por ciento (25%) del valor del contrato, con una vigencia igual a la duración del presente contrato y tres (3) meses más.
2. Póliza de salarios y prestaciones sociales: que cubra el cumplimiento y pago de todas las obligaciones laborales contraídas o que contraiga el proveedor contratado con los empleados o dependientes que éste asigne a la prestación de los servicios, por un valor asegurado igual al diez por ciento (10%) del valor total del contrato, con una vigencia igual a la duración del presente contrato, todas sus prórrogas y tres (3) años más.
3. 1. Instrucciones para la presentación de ofertas:

Las ofertas se deben remitir únicamente por correo electrónico a: tenderOCO@oxfam.org

El asunto del mensaje de correo electrónico debe ser:

Número de referencia de la RFP – Presentación de propuesta + [Nombre del proveedor]

Nota*: Quedará descalificado todo proveedor que agregue otra dirección de correo electrónico de Oxfam en su propuesta de RFP; unicamente se tendrán en consideración las ofertas enviadas al correo dispuesto para ello.*

1. 1. Validez de las ofertas:

• Las propuestas / ofertas deben ser válidas durante noventa (90) días a partir de la fecha de vencimiento de la solicitud de propuesta (en adelante “RFP”). Si esto no es factible, el proveedor puede proponer otro plazo y quedará a consideración de Oxfam otorgarlo.
• La oferta / propuesta incluirá, entre otros, metodología, precios, condiciones, niveles de servicio y cualquier otra información requerida para cada proyecto. Si el proveedor obtiene el Contrato, toda la información de la RFP y su oferta serán legalmente vinculantes.Por tanto, dichos documentos serán anexos que formarán parte integral del Contrato.

1. 1. Confirmación de intención de participar:

Se solicita a los proveedores que, tras recibir la RFP por parte de Oxfam, confirmen por escrito a través de correo electrónico su intención de participar.

1. 1. Criterios de adjudicación:

La evaluación de las ofertas se basará en el criterio de la mejor relación calidad-precio,siempre y cuando la propuesta cumpla con los requisitos minímos de calidad técnica para llevar a cabo el servicio y haya dado estricto cumplimiento a todos los requisitos, consideraciones e indicaciones establecidas en el presente documento. En especial se tendrá en cuenta el currículum del equipo propuesto por el proveedor, la metodología de evaluación de la información, la experiencia y el precio de la oferta.

Criterios evaluadores:

1. Planificación realista del tiempo en función de los requisitos.
2. Experiencia y calidad verificable en productos y servicios similares.
   • • 5 años de experiencia en gestión de campañas de Fundraising, gestion de proyectos- Ideal experiencia especifica en el diseño de planes de captación y fidelización – Ideal experiencia especifica en la planificación, ejecución y/o evaluación de proyectos de marketing directo (F2F, telemarkerting, digital, eventos, direct mail, entre otros)
3. Portafolio de productos y servicios
4. Propuesta económica, cronograma y presupuesto
5. Valor agregado de una metodología sugerida de trabajo propuesta
6. Experiencia trabajando con ONGs, cooperaciones, asociaciones
7. 1. 1. Evaluación de los Currículums Vitaes (CVs):

Las siguientes competencias deben quedar claramente desarrolladas en los CV proporcionados y serán tenidas en cuenta como criterios evaluadores:

Requerido:

1. Experiencia en gestión de campañas de Fundraising, gestion de proyectos
2. Demostrar experiencia especifica en el diseño de planes de captación y fidelización
3. Título profesional en carreras de marketig, publicidad, finanzas, adminitracion de empresas o afines.
4. Experiencia con otras (I) ONG nacionales y/o internacionales
5. Experiencia en coordinación de equipos de trabajo
6. Exeriencia en la investigación y analítica de datos cualitativa y cuantitativa
7. Interés en utilizar los nuevos medios y tecnologías para la investigación

Preferido:

1. Experiencia especifica en la planificación, ejecución y evaluación de proyectos de marketing directo (F2F, telemarkerting, digital, eventos, direct mail, entre otros)
2. 1. 1. Evaluación de las ofertas financieras:

El presupuesto máximo para este servicio es de $250.000.000 pesos moneda colombiana (IVA incluido). El proveedor tendrá que hacer provisiones para cubrir todos los gastos relacionados a la realización del servicio. Esto incluye, pero no se limita a, lo siguiente:

• Investigación, desarrollo de instrumentos, recopilación y análisis de datos, redacción de informes y gastos de edición.
• Se considera que los gastos de secretaría/oficina que pueden incluir comunicaciones (teléfono, fax, telecomunicaciones, correo, fotocopias, mensajería, etc.), producción de informes y servicios de secretaría tanto en la sede del proveedor y/o la oficina del consultor como en el lugar de realización del servicio están incluidos en la oferta financiera del proveedor. No se podrán imputar gastos adicionales de esta naturaleza. Oxfam o las ONG copartes no proporcionarán servicios de oficina, secretaría o comunicación].
• El proveedor/consultor se encargará de los arreglos de secretaría y logística para todas las consultas con las partes interesadas.
• Gastos de viaticos y viajes en caso de que sea requerido.

La remuneración se realiza conforme lo establecido en el capítulo 2.3.

1. 1. Selección y evaluación:

La evaluación de las ofertas empezará con una evaluación de los requisitos administrativos mencionados en los capítulos 3.3 y 3.4 del presente documentos. El incumplimiento de los referidos requisitos funcionará como el primer filtro “OK” para decantar las ofertas, esto significa que en caso de incumplimiento de alguno de dichos requisitos, la oferta se descartará inmediatamente y no será necesario pasar a los criterios de adjudicación definidos en el capítulo 3.8., a menos de que sean aspectos subsanables.

Los criterios de adjudicación se evalúan de acuerdo con la siguiente asignación de puntos.

Criterios

OK / Max. Point

Criterios administrativos

Oferta recibida dentro del plazo

OK

Mínimo tres certificados de experiencia o contratos de servicios relevantes realizados previamente por el proveedor que sean comparables en temática, contenido, duración y precio

OK

Documentación legal del proveedor

OK

Una oferta técnica y metodológica incluyendo una planificación de tiempo basada en este TdR

OK

CV(s) del consultor(es) propuesto(s) con los respectivos soportes documentales que demuestren la trayectoria académica y la experiencia laboral de cada colaborador.

OK

Criterios de adjudicación

Criterios técnicos

Oferta técnica (calidad)

40 de 100

Experiencia

40 de 100

Precio (oferta financiera)

20 de 100

Si el contrante lo considera pertinente, se organizarán entrevistas con máximo tres proveedores que hayan obtenido la mayor puntuación en la siguiente fecha: 23/05/2023. El propósito de la entrevista radica en aclarar los puntos que se estimen necesarios respecto de las cotizaciones preseleccionadas y conocer mejor los antecedentes y las experiencias previas de los posibles proveedores y sus equipos de trabajo. De ser necesario, después de las entrevistas se puede volver a evaluar el total de puntos obtenidos en los criterios de adjudicación

1. OTRAS CONDICIONES DEL PROCESO

• La emisión de esta RFP no constituye compromiso alguno por parte de Oxfam, ni lo obliga a pagar al proveedor por los costos en que haya incurrido para la preparación y presentación de la oferta. Oxfam unicamente quedará vinculado a la oferta cuando suscriba el Contrato.
• Oxfam puede contactar en cualquier momento con los proveedores para confirmar sus datos de contacto, domicilio, importe de la oferta o cualquier información referida a la presentación de la oferta en este proceso. Dicha comunicación en ningún momento se entenderá como selección o vinculación a la oferta por parte de Oxfam.
• Cualquier información de carácter confidencial que sea conocida por el proveedor, en virtud de la presente licitación o por cualquier medio, deberá ser tratada con extrema reserva y unicamente utilizada para los fines del desarrollo de la oferta, incluyendo, pero sin limitarse a, estos términos de referencia y cualquier información suministrada por Oxfam. El proveedor se obliga a no entregar, divulgar o comunicar la información confidencial a ningún tercero y se responsabilizará de que el carácter de reserva lo mantengan sus trabajadores y contratistas que a su cargo hayan conocido de la información. Garantizará que dicho personal haya asumido, previa y expresamente, el compromiso de mantener la confidencialidad, reserva y secreto de la información confidencial. En todo caso el proveedor se compromete a tomar las medidas necesarias y razonables para mantener en secreto, reserva y confidencialidad la información confidencial que reciba y una vez la licitación haya culminado se obliga a destruir/devolver cualquier información de esta indole que haya quedado a su disposición.

1. 1. Declaraciones falsas en la oferta:

Durante todo el desarrollo de la licitación, los proveedores deben proporcionar información veraz, completa y precisa. En caso de que en las ofertas o documentacción allegada por el proveedor figuren declaraciones falsas, cualquier acuerdo con el proveedor quedará anulado con efectos inmediatos, sin perjuicio de las demas acciones legales que sean aplicables al caso.

Oxfam ha asumido un compromiso con la prevención del fraude, las declaraciones falsas, la falsificación, la manipulación o alteración de hechos y/o documentos y aplica una política de cero tolerancia a tales conductas.

1. 1. Divulgación de conflicto de intereses:

Los proveedores deben proporcionar divulgaciones de cualquier relación pasada, presente o futura con cualesquier partes vinculadas con la emisión, revisión o gestión de esta solicitud y concesión anticipada. Si no se divulgan plenamente los hechos pertinentes, Oxfam puede verse obligada a volver a evaluar la selección de otro posible proveedor.

1. 1. Derecho de seleccionar/rechazar:

Oxfam se reserva el derecho de seleccionar con total discreción los proveedores con los cuales desea negociar los términos y condiciones de las ofertas; lo que en ningún momento se considerará aceptación de la oferta ni generará vinculo u obligación alguna de Oxfam con el proveedor. Asimismo, Oxfam se reserva el derecho de rechazar cualquiera oferta recibida sin dar explicación alguna al proveedor.

1. 1. Derechos reservados:

Todas las respuestas a la RFP serán de propiedad de Oxfam, quien se reserva el derecho, a su total discreción, de:

• Descalificar cualquier propuesta sobre la base de que el proveedor no siguió las instrucciones de la solicitud.
• Ampliar el plazo para la presentación de todas las respuestas a esta RFP, previa notificación por escrito a todos los proveedores.
• Poner fin o modificar el proceso de RFP en cualquier momento y volver a enviar la RFP a los proveedores que Oxfam considere conveniente.
• Efectuar la concesión del Contrato sobre la base de una evaluación inicial de ofertas sin discusión

1. CÓDIGO DE CONDUCTA

Fundación Oxfam Colombia está comprometida a desarrollar sus actividades con los más altos estandares de conducta ética y transparencia. En el marco de este compromiso, para Oxfam es fundamental cumplir con todas las leyes y normas aplicables a la prestación de cada servicio y garantizar de tal manera una sana y leal competencia.

El Código de conducta OCO Proveedores (Apéndice A) y el Código de Conducta – Colaboradores Externos (Apéndice B) expresan las expectativas que tenemos de todos los proveedores de Fundación Oxfam Colombia, quienes están obligados a firmar y remitir el Código de conducta. El proveedor selecionado deberá cumplir con lo dispuesto en los anteriores códigos y cooperar con Oxfam en su monitoreo y cumplimiento.

1. CÓMO INFORMAR EN CASO DE FRAUDE O CONDUCTA INADECUADA

Para informar acerca de algún caso de fraude, abuso o conducta que falte a la ética, transparencia y veracidad, Oxfam dispone el siguiente correo electrónico: buzonetico.colombia@oxfam.org para tramitar el asunto.

1. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

Cada proveedor se obliga a cumplir con la regulación aplicable en materia de protección de datos personales, incluyendo, pero sin limitarse a, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. En este sentido, el proveedor declara contar con la autorizaciones previas, expresas y comprobables de los titulares cuyos datos personales vaya a compartir a Oxfam, de tal manera que Oxfam pueda desarrollar el objeto de estos términos de referencia.

El tratamiendo de datos personales suministrado por cada proveedor a Oxfam unicamente tendrá como finalidad la evaluación de las ofertas presentadas con base en la adecuación de las mismas al proceso de licitación presentado por Oxfam; salvo el proveedor sea seleccionado para la adjudicación del Contrato, caso en el cual el tratamiento de datos personales se extenderá a los fines de la ejecución del servicio contratado, para lo cual, el proveedor garantizará contar con las autorizaciones previas, expresas y comprobables de los titulares, manteniendo indemne a Oxfam frente a todos los perjuicios que sufra como consecuencia de cualquier violación, reclamación o procedimiento de cualquier naturaleza que sea iniciado en contra de Oxfam como consecuencia de cualquier acto u omisión imputable al proveedor, sus trabajadores y/o contratistas.

En virtud de lo expuesto en el apartado anterior, setendrá en cuenta lo siguiente:

1. Al momento de cada proveedor presentar la oferta de servicios conforme la presente RFT, declara que autoriza a Oxfam para que trate los datos personales con los cuales entre en contacto en el desarrollo del objeto de la presente licitación. Se entenderán como datos personales, entre otros, nombre, dirección, información de contacto, impuestos e información de pago.
2. En relación con lo anterior, cada proveedor se obliga a contar con los medios técnicos, humanos, administrativos y tecnológicos que sean necesarios para otorgar seguridad y confidencialidad a los datos que trate.
3. Los datos de contacto del Delegado de Protección de Datos de FUNDACIÓN OXFAM COLOMBIA son:

Datos DPO de FUNDACIÓN OXFAM COLOMBIA

• E-mail: betsy.torres@oxfam.org
• Dirección postal: Carrera 5 No. 33B-02 en Bogotá D.C.,Colombia.

1. Los datos personales suministrados por cada proveedor serán conservados por Oxfam durante el proceso de licitación al que se haya presentado y durante el tiempo adicional razonable que permita cumplir con las obligaciones legales aplicables y el objeto de estos términos de referencia.
2. Oxfam podrá transferir y/o transmitir los datos de carácter personal y los datos de contacto de los proveedores, y todos los demás que suministren, a otras entidades afiliadas a OXFAM INTERNACIONAL y/o terceros,, aún cuando dichos terceros estén ubicados en países que ofrezcan niveles de protección de datos personales diferentes a aquellos exigidos por la legislación colombiana.
3. Los titulares de los datos personales tienen derecho a acceder a ellos, rectificar los datos inexactos, solicitar su supresión, solicitar la oposición o limitación del tratamiento de los mismos, o revocar la autorización otorgada, a menos que dichos datos personales sean necesarios para cumplir con un mandato legal o con obligaciones contractuales.Para ejercitar dichos derechos pueden enviar un mensaje al Delegado de Protección, en la dirección postal o dirección de correo electrónico indicadas anteriormente.
4. Si considera que el tratamiento de los datos personales vulnera la normativa puede, el titular puede presentar una reclamación al Delegado de Protección de Datos referenciado en el apartado 7c.

Oxfam

Oxfam es una confederación internacional que hace parte de un movimiento global que tiene como fin generar un cambio social para construir un futuro sin injusticias ni pobreza. Actualmente Oxfam está integrado por veintiun (21) organizaciones que trabajan conjuntamente en setenta (70) países, desde diferentes áreas de trabajo para combatir la desigualdad; dichas áreas son: “Desigualdad extrema y servicios sociales básicos”,“Alimentación, crisis climática y recursos naturales”,”Justicia de género y derecho de las mujeres”, “Conflictos y desastres” y “Agua y servicios de saneamiento”.

Para obtener mayor información sobre Oxfam no dude en visitar nuestra página web: www.oxfam.org