Programme Manager – Emergency At Concern Worldwide

French version below

[EN] About the role: This is a 6-month contract with unaccompanied terms based in Goz Beida, Sila with frequent travel to field locations. This is a Grade 3 position, with a salary of €39,911 to €44,346 per annum.

Concern has been operating in Chad since 2007 and following an initial response to the refugee crisis in the East, has further developed its presence in country over the past decade, delivering strong integrated programming in the East and in the Lac Province. Following the recent crisis in Sudan, Concern is scaling up its humanitarian response to Sudanese refugees in Sila Province, Eastern Chad.

You will report to the Area Coordinator on all programmatic aspects and maintain strong technical collaboration with the Technical Advisors at headquarters as well as the Programme Director based in N’Djamena who will provide technical advice and guidance. The Programme Manager (PM) will also be supported by a Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning (MEAL) Manager for project monitoring and accountability activities, shared with other Concern projects.

We would like you to start as soon as possible.

Your purpose: You will lead the Sudan refugee crisis response and be responsible for managing the emergency programme team including team leaders, project assistants, supervisors, facilitators and daily workers. These emergency programmes will evolve based on the needs of the refugees. Concern’s response to the crisis will likely include Non-Food Item/Shelter distribution, Health and Nutrition and Protection. The Emergency PM will be responsible for the overall coordination of the project as well as managing relationships with partners at the field level.

You will be responsible for:

Programme Management

• Plan and oversee the implementation of all emergency response programmes in Eastern Chad, in accordance with project proposals, Concern’s procedures and quality standards, and donor requirements;
• Ensure compliance with dedicated SOPs (e.g. distribution) during implementation of activities;
• Oversee the integration of the programme’s various cross-cutting approaches (Gender, Conflict, Protection) into programme activities;
• Conduct daily field supervision visits and ensure that clear action points are identified and implemented;
• Evaluate the relevance of the activities carried out, the effectiveness of the interventions and their appropriateness in light of the changing context and the needs of the population;
• Propose programme adaptations in response to the evolution of the context and the indicators;
• Work with the MEAL Manager to ensure that the monitoring and evaluation system provides appropriate and adequate information in relation to the results framework, learning and timely decision making, including the development and monitoring of database management and the updating of monitoring and evaluation tools;
• Ensure the preparation of weekly, monthly programme activity reports as well as quarterly/semi-annual and annual reports in accordance with agreed upon deadlines;
• Contribute significantly to the production of quality and timely donor reports.
• Ensure that lessons learned are documented and used by the entire team and define a capitalisation plan for the programme.
• Participate in donor and partner visits and implement all agreed upon recommendations from these visits;
• Follow up and coordinate with programme partners and all other actors involved in the implementation.

Human Resources

• Contribute to the recruitment of the emergency response team and its induction, goal setting, evaluation.
• Ensure that each team member supervised has a clear understanding of the results expected of them and is aware of the performance criteria for their work.
• Ensure that work is planned and organised in a way that meets the needs of the organisation in the most cost-effective manner; ensure that team members have an appropriate workload and are working efficiently.
• Ensure that project staff have updated PDRs (Performance Development Reviews) and work with human resources to implement capacity building plans.

Security

• Ensure that the team under his/her supervision performs their work in accordance with Concern’s security standard operating procedures (SOPs) and security management plan (SMP).
• Assist the Area Coordinator in security assessments by sharing important safety information gathered during fieldwork.
• Participate in SOP and SMP revisions as needed and other safety related tasks as required.

Representation

• In collaboration with the Area Coordinator, ensure effective networking and coordination with stakeholders involved in the emergency response, such as local government authorities, other NGOs and organisations, and UN agencies operating in the sector at field level.
• Work closely with key regional and departmental government sectors
• Participate in emergency response coordination and technical group meetings (as needed)

Finance, administration and logistics

• Monitor and manage programme expenditures and budgets, ensuring that resources are used optimally and that expenditures comply with Concern’s financial procedures and donor requirements;
• Ensure the preparation and submission of the cash flow statement in accordance with the agreed timeframe and contribute to the review of the management account;
• In collaboration with the logistics department, ensure the logistical management of the programme (submitting requests, follow-up of orders, anticipation and planning of needs, quality control and inventory management);
• Organise field movements in consultation with the Base Manager and the Area Coordinator.
• Implement a rigorous budget planning and ensure the follow-up of its effectiveness with the Area Coordinator and the Finance team
• Ensure the follow-up of the procurement plan with the support teams;
• Report to the Area Coordinator, Country Management any suspected or actual financial or logistical irregularities.

Accountability

• Adhere to the standards of conduct outlined in the Code of Conduct (CoC) and associated policies: the Programme Participant Protection Policy (P4), the Child Safeguarding Policy, and the Anti-Human Trafficking Policy and ensure all team members are fully briefed and adhering to the same;
• In line with Concern’s commitments under the Core Humanitarian Standard (CHS), actively promote meaningful community participation and consultation at all stages of the project cycle (planning, implementation, M&E)
• In coordination with the Area Coordinator, MEAL Manager and Accountability Officers, ensure that a functional Complaint Response Mechanism (CRM) is in place for the emergency response;
• Collaborate with relevant colleagues to ensure that information about CRM, protection and expected staff behaviour is disseminated among programme participants and communities.
• Ensure that the highest standards of accountability and transparency are maintained within the organisation, and particularly within programmes, in order to preserve Concern’s reputation.

Other

In addition to the above duties and responsibilities, the PM may be required to:

• Temporarily move to a different location as required by the emergency response to provide coverage as needed.
• Participate in organised training and workshops as identified by the supervisor.
• Actively participate in group exercises such as preparation or updates of the Preparedness for Effective Emergency Response (PEER) plan, Security Management Plan (SMP) and other initiatives.
• Perform any other relevant and reasonable tasks as requested by the supervisor or Country Director.

Your skills and experience will include:

Education, Qualifications and Experience Required:

Essential

• Minimum of a Bachelor’s degree in international project management, humanitarian or development studies, or any other equivalent degree.
• Proven experience in management of humanitarian programmes or emergency responses (NFI/shelter, cash or food distribution, shelter construction etc.)
• Ability to write reports and technical documents.
• Experience working in volatile security contexts
• Very good knowledge of French and basic knowledge of English

Desirable

• Proven experience in emergency humanitarian approaches, food security, primary health, shelter/NFI
• Proven experience in emergency and humanitarian crisis contexts in sub-Saharan Africa
• Experience in multi-stakeholder coordination (NGOs, state technical services)

Female candidates are strongly encouraged to apply.

[FR] A propos du poste: Il s’agit d’un contrat de 6 mois non accompagné, basé à Goz Beida, Sila avec des déplacements fréquents sur le terrain. Il s’agit d’un poste de grade 3, avec un salaire de €39,911 a €44,346 par an.

Concern est présent au Tchad depuis 2007 et, après une réponse initiale à la crise des réfugiés dans l’Est, a développé sa présence dans le pays au cours de la dernière décennie, en fournissant des programmes intégrés solides dans l’Est et dans la province du Lac. Suite à la récente crise au Soudan, Concern renforce sa réponse humanitaire aux réfugiés soudanais dans la province de Sila, à l’est du Tchad.

Le Responsable Projet rend compte directement au Coordinateur de Zone sur tous les aspects programmatiques et garde une forte collaboration technique avec les Conseillers Techniques du siège ainsi qu’avec la Directrice de Programme basée à N’Djamena qui fourniront les conseils et directives techniques. Le Responsable Projet aura aussi le support d’un Responsable MEAL (Monitoring, Evaluation, Accountability and Learning/ Suivi, évaluation, redevabilité et apprentissage) pour les activités de suivi et de redevabilité du projet, partagé avec d’autres projets de Concern.

Nous aimerions que vous commenciez le plus tôt possible.

Votre objectif: Vous dirigerez la réponse à la crise des réfugiés du Soudan et serez responsable de la gestion de l’équipe du programme d’urgence, notamment les chefs d’équipe, les assistants de projet, les superviseurs, les animateurs et les journaliers. Ces programmes d’urgence évolueront en fonction des besoins des réfugiés. La réponse de Concern à la crise comprendra probablement la distribution d’Articles Ménagers Essentiels (AME) et d’abris, la santé et la nutrition et la protection. Le Responsable de Projet Urgence sera en charge de la coordination générale du projet ainsi que de la gestion des relations avec les partenaires au niveau terrain.

Vous serez chargé(e) de:

Gestion de programme

• Planifier et superviser la mise en œuvre de tous les programmes d’intervention d’urgence dans l’est du Tchad, conformément aux propositions de projet, aux procédures et aux normes de qualité de Concern, ainsi qu’aux exigences du/des bailleur(s) ;
• Veiller au respect des SOP dédiés (distribution, notamment) lors de mise en œuvre des activités ;
• Superviser l’intégration dans le cadre des activités programmatiques des différentes approches transversales du programme (Genre, Conflit, Protection) ;
• Effectuer des visites de terrain quotidiennes de supervision et s’assurer que les points d’action clairs sont dégagés et exécutés ;
• Evaluer la pertinence des activités menées, l’efficacité des interventions et leur adéquation au regard de l’évolution du contexte et des besoins des populations ;
• Proposer des réorientations du programme selon l’évolution du contexte et des indicateurs ;
• Travailler avec le Responsable MEAL pour s’assurer que le système de suivi-évaluation fournit des informations appropriées et adéquates en relation au cadre des résultats, l’apprentissage et la prise de décision en temps opportun, y compris l’élaboration et le suivi de la gestion des bases des données et la mise à jour des outils de suivi et évaluation ;
• Assurer l’élaboration des rapports hebdomadaires, mensuels d’activité du programme ainsi que les rapports trimestriels/semestriels et annuels conformément aux délais convenus ;
• Contribuer de manière significative à la production de rapports de qualité sur les bailleurs de fonds dans les délais requis.
• Veiller à ce que les leçons apprises soient documentées et exploitées par toute l’équipe et définir un plan de capitalisation du programme.
• Participer aux visites des bailleurs et partenaires et mettre en œuvre toutes les recommandations convenues issues de ces visites ;
• Assurer le suivi et la coordination avec les partenaires du programme et avec tous les autres acteurs impliqués dans la mise en œuvre.

Gestion des ressources humaines

• Contribuer au processus de recrutement de l’équipe et son induction, fixation d’objectifs, évaluation.
• Veiller à ce que chaque membre de l’équipe supervisé comprenne parfaitement les résultats que l’on attend de lui et qu’il soit au courant des critères de réussite qui se rapportent à son travail.
• Veiller à ce que le travail soit planifié et organisé d’une manière qui réponde aux besoins de l’organisation de la manière la plus rentable possible ; s’assurer que les membres de l’équipe disposent d’une charge de travail appropriée et qu’ils travaillent efficacement.
• Assurer que le staff du projet a des PDRs (Performance Development Review) mis à jour et collaborer avec les ressources humaines pour la mise en place des plans de renforcement des capacités.

Sécurité

• S’assurer que l’équipe sous sa supervision effectue son travail conformément aux procédures opérationnelles standard (SOP) de sécurité de Concern et au plan de gestion de la sécurité (SMP).
• Assister le coordinateur de zone dans l’analyse de la sécurité en partageant des informations importantes sur la sécurité recueillie lors du travail sur le terrain.
• Participer à la révision des SOP et du SMP si nécessaire et à d’autres tâches liées à la sécurité si nécessaire.

Représentation

• En collaboration avec le Coordinateur de Zone, assurer une mise en réseau et une coordination efficaces avec les parties prenantes concernées par la réponse d’urgence, telles que les autorités gouvernementales locales, les autres ONG et organisations, et les agences des Nations Unies opérant dans le secteur au niveau du terrain.
• Travailler en étroite collaboration avec les secteurs-clés publics régionaux et départementaux
• Participer dans les réunions des groupes techniques et de coordination de la réponse d’urgence (en fonction des besoins)

Finances, administration, logistique

• Contrôler et gérer les dépenses et les budgets du programme, en veillant à ce que les ressources soient utilisées de manière optimale et que les dépenses soient conformes aux procédures financières de Concern et aux exigences des donateurs ;
• Assurer l’élaboration et la transmission du cash-flow conformément au délai convenu et contribuer à réviser le management account ;
• En collaboration avec le service logistique de la base, assurer la gestion logistique du programme (définition et suivi des commandes, anticipation et planification des besoins, contrôle qualité et gestion des stocks) ;
• Organiser la planification des mouvements sur le terrain en concertation avec le Base Manager et le Coordinateur de zone.
• Mettre en place une planification budgétaire rigoureuse et assurer le suivi de son effectivité avec le coordinateur de zone et de l’équipe finances
• Assurer le suivi du plan d’approvisionnement avec les équipes supports ;
• Signaler au coordinateur de zone, à la direction pays toute irrégularité financière, logistique présumée ou réelle.

Transparence, redevabilité :

• Adhérer aux normes de conduite décrites dans le Code de conduite (CoC) et les politiques associées : la politique de protection des participants au programme (P4), la politique de sauvegarde des enfants et la politique de lutte contre la traite des êtres humains et veiller à ce que tous les membres de l’équipe soient pleinement informés et respectent les consignes ;
• Conformément aux engagements de Concern dans le cadre du Core Humanitarian Standard (CHS), promouvoir activement une participation significative de la communauté à toutes les étapes du cycle du projet (planification, mise en œuvre, suivi et évaluation)
• En coordination avec le coordinateur de zone, le manager MEAL et les agents de redevabilité, veiller à la mise en place d’un mécanisme fonctionnel de gestion des plaintes soit mis en place pour l’intervention d’urgence;
• Collaborer avec les collègues concernés pour veiller à ce que les informations relatives à la gestion de la relation client, à la protection et au comportement attendu du personnel soient diffusées parmi les participants au programme et les communautés.
• Veiller à ce que les normes les plus élevées en matière de responsabilité et de transparence soient respectées au sein de l’organisation, et plus particulièrement dans les programmes, afin de préserver la réputation de Concern.

Autres:

En dehors de ses tâches et responsabilités mentionnées ci haut, le/la responsable de projet pourrait être appelé à :

• Se déplacer temporairement dans un autre lieu si l’intervention d’urgence du projet l’exige afin d’assurer une couverture de poste au cas nécessaire.
• Participer aux formations et ateliers organisés identifiés par le supérieur hiérarchique.
• Participer activement aux exercices collectifs tels que la préparation ou les mises à jour du plan de la Préparation pour une Réponse d’Urgence Efficace (PEER), du Plan de Gestion de la Sécurité (SMP) et autres initiatives.
• Exécuter toute autre tâche pertinente et raisonnable à la demande du supérieur hiérarchique ou de la Directrice Pays.

Vos compétences et votre expérience sont les suivantes:

Essentielles:

• Minimum un diplôme en gestion de projets internationaux, en études humanitaires ou de développement, ou tout autre diplôme équivalent.
• Expérience confirmée dans la gestion de programmes humanitaires ou de réponses aux situations d’urgence (AME/abris, distribution d’argent ou de nourriture, construction d’abris, etc.)
• Capacité à rédiger des rapports et des documents techniques.
• Expérience de travail dans des contextes de sécurité instables
• Très bonne connaissance du Français et connaissance de base de l’Anglais

Désirables:

• Expériences prouvées sur les approches humanitaires d’urgence, en sécurité alimentaire, santé primaire, abris / AME
• Une expérience confirmée dans des contextes d’urgence et de crise humanitaire en Afrique subsaharienne
• Expérience dans la coordination avec plusieurs parties prenantes (ONG, services techniques étatiques)

Les candidatures féminines sont fortement encouragées.