Responsable Administratif et Financier (CDD de droit Burkinabè) At Asmae

Asmae – Association Sister Emmanuelle is an international solidarity NGO specializing in child development. Independent, secular and apolitical, it is open to all and has intervened in Burkina Faso since 1995. Asmae’s action aims to support vulnerable children and young people as well as their families through tailor-made and long-term support for local actors working in child protection, education and socio-professional integration.

MISSION

The Administrative and Financial Officer ( H / F ) sets up and ensures the administrative, financial and human resources management of the Office to which he is attached.

It applies local security rules and contributes to the analysis of the security context.

RESPONSIBILITIES

Accounting and financial management :

· Guarantor of the good accounting of Asmae and its partners ;

· Monitor and verify accounting allocations in treasury logs ;

· Control and reconciliation of debts and receivables ( classes4 ) ;

· Proceed with the monthly edition and sending to Headquarters of the financial report and associated documents, in accordance with the consolidation process ;

· Check validated corrections and reassignments ;

· Ensure the management and monitoring of fixed assets ;

· Control annual and semi-annual closings ;

· Prepare and ensure the carrying out of the association’s financial audits and implement the recommendations ;

· Prepare and implement audits of association partners, as part of co-funded projects.

Budget management :

· Conduit l’élaboration des propositions budgétaires en conformité avec les règles bailleurs.

· Conduit l’élaboration du budget annuel interne de la mission et sa révision.

· Assure le pilotage de l’équilibre financier de la mission.

· Contrôle les affectations des dépenses réalisées en lien avec les activités menées sur le terrain, et assure une communication régulière auprès de la Représentante Pays et des Responsables projets et partenariats et des partenaires.

· Valide les affectations budgétaires en lien avec le tableau d’affectation.

· Valide les suivis budgétaires, conformément aux règles bailleur en vigueur.

· Alerte la Représentante Pays en cas de dépassement et/ou sous-consommation de lignes budgétaires et propose des alternatives.

· Supervise le suivi, l’accompagnement et la formation des partenaires de l’association dans leur gestion comptable et financière en collaboration avec le.la conseiller.ère technique en gestion et la chargée administrative et financière ;

· Produit les rapports financiers intermédiaires et finaux des projets (format bailleur) ;

· Met à jour et optimise le tableau d’affectation des dépenses de manière mensuelle.

Gestion administrative :

· Supervise l’archivage des pièces comptables et des documents administratifs conformément aux procédures en vigueur ;

· Garantit le respect des exigences et procédures des bailleurs de l’association, et alerte la Représentante Pays en cas de non-respect ;

· Assure le suivi des contrats bailleurs institutionnels, et des conventions de partenariat en collaboration avec les responsables projets et partenariat ;

· Réalise le suivi administratif des comptes bancaires de l’association.

· Alerte la Représentante Pays en cas de non-respect des exigences et procédures des bailleurs de l’association.

Gestion de la trésorerie :

· Assure l’envoi mensuel des demandes de transfert de fonds ;

· Procède au suivi de la trésorerie et à son optimisation ;

· Contrôle les opérations de trésorerie (Caisse et Banques) conformément aux procédures en vigueur (PV de caisse et rapprochements bancaires) ;

· Met en œuvre les règles relatives à la sécurité des fonds (dépôts en Banque, gestion de la caisse et du coffre).

Gestion des ressources humaines :

· En collaboration avec la Responsable RH Siège et la Représentante Pays, met en place et actualise les documents de référence RH (règlement intérieur, manuel RH …) et s’assure du respect de leur application ;

· Supervise la mise en place et l’actualisation des outils RH (suivi des congés et des absences, mouvements du personnel, contacts RH, organigrammes, formation) ;

· Supervise les procédures de recrutement du personnel national ;

· Gère les contrats des salariés nationaux conformément à la législation du pays, aux procédures de l’association, et en lien avec le prestataire juridique local ;

· Assure la gestion des contrats de prestations de services des consultant.e.s longue durée ;

· Réalise les activités relatives aux processus de paie et d’administration du personnel (affiliations sociales et fiscales, appui à l’obtention des Visas, consolidation des éléments variables de Paie, déclarations sociales, suivi des congés et des absences), en conformité avec le cadre réglementaire, les procédures de l’association, et en lien avec le prestataire juridique local et le service RH du Siège ;

· Supervise la production et le suivi du plan annuel de formation du personnel national ;

· Participe à la gestion des procédures disciplinaires.

Mise en œuvre des obligations légales et réglementaires :

· Assure la veille fiscale et sociale ;

· Supervise la réalisation des démarches d’enregistrement, ou de renouvellement de l’autorisation d’intervention de l’association dans le pays, en lien avec le Chargé de la logistique et de la sécurité.

· Assure la déclaration du droit de communication et du renouvellement périodique des cartes fiscales, régionales et autres déclarations.

Gestion d’équipe et contribution à l’activité du bureau national :

· Assure le recrutement, l’intégration, l’accompagnement et l’évaluation des collaborateur.trice.s de son équipe ;

· Participe à l’animation des réunions d’équipe ;

· Contribue à la réalisation des actions de formation/partage d’expériences au sein de l’association, et participe aux réseaux professionnels locaux ;

· Contribue à la prévention et à la résolution des risques de détournements/fraudes ;

· Participe aux rencontres et aux actions de représentation institutionnelle.

PROFIL / COMPETENCES

Formation / Expérience :

· Minimum Bac + 4/5 en gestion, comptabilité ou finance

· Minimum 7 ans d’expérience en gestion comptable, administrative et/ou financière dont au moins trois ans en ONG internationale

· Expérience dans la gestion des ressources humaines souhaitée

· Expérience de gestion de projets cofinancés souhaitée

Compétences professionnelles requises :

· Niveau de maitrise avancée du pack Microsoft Office (Word, PowerPoint, Outlook, Excel)

· Niveau courant de Français. Le candidat devra être capable d’échanger à l’écrit comme à l’oral avec aisance dans cette langue.

· La maîtrise de l’Anglais est un atout.

· Connaissance du logiciel SAGA est un atout.

Caractéristiques personnelles :

· Sens de l’organisation

· Discrétion

· Rigueur

· Proactivité

· Esprit d’équipe

· Capacité à travailler dans un contexte interculturel

V- MODALITES PRATIQUES

· Localisation : Ouagadougou, Burkina Faso

· Contract : Fixed-term contract ( 2 years renewable )

· Date of shift : July 01, 2023