SVN 2023/010 SV – Asistente de Proyecto – SST G, G4 – 9 meses – IRM At International Organization for Migration

Special Vacancy Notice

Open to Internal and External Candidates

Position Title:  Project Assistant

Place of Work:  San Salvador, El Salvador

Clasificación: General Service, G4

Tipo de contrato: Contrato Especial de Corta Duración con Grado (SST Graded) – 9 meses con posibilidades de extensión

Fecha estimada de inicio: Lo antes posible

Closing date: July 30, 2023

Reference code: SVN 2023/010 SV

Established in 1951, IOM is a United Nations Related Organization and, as the leading United Nations agency in the field of migration, works closely with governmental, intergovernmental and non-governmental partners. IOM is dedicated to promoting human and orderly migration for the benefit of all. It does this by providing services and advice to governments and migrants.

IOM is committed to a diverse and inclusive environment. Internal and external candidates are eligible to apply for this vacancy. For the purposes of the vacancy, internal candidates are considered primary candidates.

Context:

The Comprehensive Responses Program on Migration in Central America, in coordination with the central and municipal governments, seeks to reduce irregular migration from Central America, contributing to regular, safe and orderly migration, as well as to strengthen the capacity to manage, collect and analyze migratory information to support humanitarian and protection actions for populations in vulnerable situations in El Salvador, Guatemala and Honduras.

Under the direct supervision of the National Project Coordination and the general supervision of the Head of Mission, the Project Assistant person will be responsible for supporting the monitoring of administrative and operational processes of the activities implemented within the framework of the Comprehensive Responses on Migration in Central America in El Salvador

Functions and Responsibilities:

• Apoyar a la Coordinación Nacional de Proyecto en el seguimiento y monitoreo de las actividades del programa en El Salvador
• Apoyar en la elaboración, documentación y seguimiento de Cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR) y Requisiciones de Cheques (RFP, por sus siglas en inglés) para el desarrollo de las actividades del proyecto conforme a las normativas de OIM.
• Llevar un archivo de toda la documentación relacionada a cotizaciones, Requisiciones de Compra (PR, por sus siglas en inglés), solicitud de pagos (RFP, por sus siglas en inglés), reportes, minutas de actividades y/o actas de reuniones y todo documento administrativo del proyecto implementado en el país para futuras auditorías internas y del donante.
• Asistir en la organización, aspectos logísticos y coordinación de reuniones, conferencias, misiones en campo, viajes, eventos/foros, dentro o fuera del país para la implementación de actividades del proyecto conforme a las normativas de OIM.
• Apoyar en actividades para la entrega de asistencia humanitaria a población beneficiaria en los centros de recepción, (terrestre/aéreo), albergues, puntos de entrada, y/o en los territorios definidos para intervención de proyecto, según sea necesario.
• Monitorear reportes de asistencia, recolección de data y seguimiento de ejecución de subcontrataciones.
• Asistir en la preparación y diseminación de informes y productos de programa para la misión y el donante.
• De ser necesario brindará el apoyo necesario en las actividades de asistencia humanitaria con los colegas de Operaciones del proyecto.
• Mantener líneas directas de comunicación y retroalimentación, así como apoyar en la preparación y redacción de informes ejecutivos (diagnósticos, visitas de campo, acuerdos a nivel territorial, entre otros), reportes de actividades de campo, reportes de asistencia humanitaria y recolección de información periódica (diaria,semanal y/o mensual) en estrecha vinculación con el/la Coordinadora Nacional de Proyecto, así como la Asistente Senior de Proyecto.
• Todas las actividades que en el marco de sus funciones le sean solicitadas de acuerdo con su experiencia y capacidad.

Experiencia y Calificaciones requeridas

Educación

• Estudios a nivel de Licenciatura o estudiante avanzado en Administración, Ciencias Sociales y Humanísticas, Relaciones Internacionales, Derecho Internacional, o carreras afines, con al menos dos años de experiencia profesional en áreas relacionadas.
• Conocimiento general de la realidad nacional, planes nacionales y legislaciones en materia de protección de derechos humanos.
• Conocimiento del territorio hondureñosalvadoreño, departamentos, municipios, será una ventaja.
• Buen manejo de programas de procesamiento de datos: Excel, Word, Power Point, Access, así como de otros programas del paquete Office u otros sistemas.

Experiencia

• Experiencia en proyectos vinculados a la protección de derechos humanos de grupos vulnerables, asistencia y seguimiento caso por caso de personas beneficiarias, población migrante, entre otras será una ventaja.
• Experiencia en la elaboración de informes ejecutivos, sistematizaciones de experiencias y en la elaboración de documentos y/o presentaciones para la gestión de conocimientos.
• Experiencia de trabajo con la cooperación internacional y organizaciones humanitarias internacionales, será una ventaja.
• Experiencia en el manejo de estadísticas y presentación de resultados obtenidos.

Habilidades

Alcanza sus objetivos en situaciones difíciles.

Efectivamente coordina acciones con los socios implementadores.

Trabaja efectivamente con autoridades locales, socios, beneficiarios y la comunidad en general para avanzar en los objetivos de las oficinas de país o regionales

Idiomas

• Español (Fluido hablado y escrito)
• Inglés (Fluido hablado y escrito) Requerido

Competencias Requeridas

Se espera que el titular manifieste los siguientes valores y competencias:

Valores

• Inclusión y respeto por la diversidad: Respeta y promueve las diferencias individuales y culturales. Apoya la diversidad y la inclusión donde sea posible.
• Integridad y transparencia: Mantiene estándares éticos altos y actúa de forma consistente con los principios y reglas organizacionales y las pautas de conducta.
• Profesionalismo: Demuestra habilidad para trabajar de manera compuesta, competente y comprometida, mostrando buen juicio al enfrentar sus desafíos diarios.

Core Competencies – Level 1

• Teamwork: Develops and promotes effective collaboration within your unit and in conjunction with others to achieve common goals and optimize results.
• Producing results: Produces and delivers results on time and with a service orientation. Is given to action committed to achieving the agreed results.
• Knowledge management and sharing: Continuously seeks to learn, share knowledge and innovate.
• Responsibility: Takes it upon themselves to comply with the Organization’s priorities and assumes responsibility for their actions and the work delegated to them.
• Communication: Encourages and contributes to open and clear communication. Explains complex issues in an informative, inspiring and motivating way.