Consultancy 2023/029 for the development of training in data management, statistics and other tools for information management At International Organization for Migration

Consulting 2023/029 – Professional Services for the development of training in data and statistical management, as well as the management of Microsoft Excel software and other tools for information management

Annex 2 – Terms of reference

CONTRACT FOR THE CONSULTATION OF: Professional Services for the development of training in data and statistical management, as well as the management of Microsoft Excel software and other tools for information management, data analysis and reporting.

1. Consulting workplace: San Salvador, El Salvador
2. Consulting duration: 180 calendar days
3. Nature of consulting: Type B Consultant
4. Context of the project and scope:

The International Organization for Migration ( IOM ) through the Comprehensive Responses on Migration in Central America program ( IROM, ) with funds from the United States Agency for International Development ( USAID ), 2020-2026, seeks to strengthen the capacities of key actors to collect, process, analyze and share reliable information on human mobility. Aiming to enhance the capabilities of key officials in information management, statistics and data management tools, IOM seeks to develop training on these topics at different levels with key partners, which allow expanding skills and knowledge.

Therefore, in coordination with the General Directorate of Migration and Aliens ( DGME ), the Ministry of Foreign Affairs ( RREE ), the Central Reserve Bank ( BCR ), and the Ministry of the Interior and Territorial Development, through the General Directorate of Civil Protection ( DGPC ) and the National Directorate of Hostels ( DNA ), seeks to train 60 technicians from the mentioned institutions, in data and statistical management, as well as the management of Microsoft Excel software as tools for information management, data analysis and reporting.

the needs of each institution in the areas of statistics, data management and analysis, as well as Microsoft Excel and Power Bi; ( 2 ) measure participants’ learning through evaluations before and after the training sessions; and ( 3 ) develop a practical guide on quality control and data processing for each participating institution, in order to support the reliability of periodic information with which each key actor works.

The consultancy seeks to benefit 60 officials from six government institutions1, with a quota of 10 participants for each institution. For the phases detailed below, care should be taken to involve the same people, both in the statistical, data management and analysis courses, as well as in the data management tools ( Microsoft Excel and Power Bi ). Additionally, it seeks to benefit 30 IOM officials at both stages.

The consultancy must include a series of general courses in the area of statistics, management and data analysis, to be developed virtually. A diagnosis of the level of skills and knowledge of the participants should be developed to determine the level to be taught in these courses ( for example, if a basic level is repeated twice for the IOM staff, or a basic course is given and another at an intermediate level ). The number of courses on this topic to be taught is detailed below:

Institution Topic Number of participants Course duration

Government partners3, group 1 Statistics, data management and analysis 15 3 days of 2 hours each

Government partners, group 2 Statistics, data management and analysis 15 3 days of 2 hours each

Government partners, group 3 Statistics, data management and analysis 15 3 days of 2 hours each

Government partners, group 4 Statistics, data management and analysis 15 3 days of 2 hours each

Staff IOM, group 1 Statistics, data management and analysis 15 3 days of 2 hours each

Staff IOM, group 2 Statistics, data management and analysis 15 3 days of 2 hours each

After the statistical, data management and analysis courses, a diagnosis must be developed by each institution of the skill level to offer courses in the following tools: Microsoft Excel and Power Bi. The courses will be offered in person at the facilities of each institution, in a space to be coordinated with a focal point of each counterpart. Additionally, according to the diagnosis, the level of the courses to be offered for the IOM staff must be defined ( for example, if there are three groups, it is defined if the basic level is repeated three times for the IOM staff, or a basic course is given, another at the intermediate level and another at the advanced level ). The areas to be trained in each institution are detailed below:

Institution Topic Number of participants Course duration

Central Reserve Bank ( External Sector Department ) Microsoft Excel 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

General Directorate of Migration and Aliens ( Informática ) Microsoft Excel 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

General Directorate of Migration and Aliens ( GAMI ) Microsoft Excel 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

Power Bi 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

Ministry of Foreign Affairs ( Directorate of Analysis and Alliances ) Microsoft Excel 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

Ministry of the Interior ( National Directorate of Hostels ) Microsoft Excel 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

Ministry of the Interior ( General Directorate Civil Protection ) Microsoft Excel 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

Staff OIM, group 1 Microsoft Excel 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

Staff OIM, group 2 Microsoft Excel 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

Staff OIM, group 3 Microsoft Excel 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

Staff OIM, group 1 Power Bi 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

Staff OIM, group 2 Power Bi 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

Staff OIM, group 3 Power Bi 10 3 sessions ( 4 hours c / u )

In addition to the development of the courses, the consultancy must include, at the end of each series of courses with each institution, a proposal for a practical guide on quality control and data processing, that is based on the real data that each institution manages4. Proposals must be individual for each institution, depending on the use cases identified in the coordination with each focal point. In addition, the practical guide must be validated with the institution’s focal point. Finally, inputs can be taken for the guide during the development of the Microsoft Excel or Power Bi sessions.

5. Department or Unit to which this consultancy contributes:

Proyecto Respuestas Integrales sobre Migración en Centroamérica (IRM).

6. Consultores Categoría B: Productos concretos y mesurables de la misión asignada

1. Plan de trabajo para la realización de las capacitaciones que contenga la metodología y el cronograma de la consultoría. El cronograma debe incluir de forma detallada las etapas, estimando la duración de las distintas fases: coordinación con contrapartes, diagnóstico de habilidades y conocimientos, desarrollo del contenido de los cursos (sin determinar los niveles aún), implementación de las capacitaciones según los cuadros detallados en estos términos de referencia, y el desarrollo de reportes y evaluaciones.
2. Propuesta de contenidos para la totalidad de los cursos a ofrecerse a cada institución. La propuesta debe incluir el diagnóstico de las habilidades y conocimientos de todas las instituciones en cada tema detallado en estos términos de referencia. Asimismo, se debe detallar los niveles a ofrecerse en cada tema por cada institución, fechas tentativas y lugar de desarrollo de las capacitaciones (en coordinación con los puntos focales de las contrapartes).
3. Reporte de capacitaciones virtuales en estadística, gestión y análisis de datos. El reporte debe incluir el detalle de participantes, los resultados de la evaluación pre y post curso5, así como un punteo de recomendaciones de los participantes sobre necesidades para próximas capacitaciones. Además, se deberá entregar en USB los materiales del curso a cada participante.
4. Reporte de capacitaciones presenciales en Microsoft Excel y Power Bi, según lo detallado en estos términos de referencia. El reporte debe incluir el detalle de participantes, los resultados de la evaluación pre y post curso6, así como un punteo de recomendaciones de los participantes sobre necesidades para próximas capacitaciones. Además, se deberá entregar en USB los materiales del curso a cada participante. Finalmente, la consultoría debe incluir un refrigerio para cada participante de las capacitaciones presenciales.
5. Propuesta de guías prácticas sobre control de calidad y procesamiento de datos. Las guías prácticas deben ser por cada institución, y deben basarse en los casos de uso de datos compartidos y tratados en las etapas de diagnóstico, coordinación y desarrollo de capacitaciones.

Calendarización de pagos:

Producto

Plazo de entrega Porcentaje de desembolso

Primer producto 15 días tras iniciar la consultoría 15%

Segundo producto 45 días tras iniciar la consultoría 15%

Tercer producto 75 días tras iniciada la consultoría 20%

Cuarto producto 165 días tras iniciada la consultoría 30%

Quinto producto 180 días tras iniciar la consultoría 20%

6. Indicadores de desempeño para la evaluación de los resultados

• Materiales utilizados para las capacitaciones (presentaciones, videos, folletos, tablas, etc.)
• Reportes de asistencia de las capacitaciones impartidas por institución
• Reportes de los diagnósticos, evaluaciones y retroalimentación de las capacitaciones
• Entrega de diplomas para cada participante en los distintos cursos: estadística, Excel, Power Bi.

7. Educación, experiencia y/o habilidades requeridas

Educación

• Estudios superiores en ciencias sociales, estadística, economía o similares
• Estudios avanzados en estadística, ciencias de datos, o similares

Experiencia

• Dominio de Microsoft Office Excel a un nivel muy avanzado
• Dominio de Power Bi a un nivel muy avanzado
• Dominio de conceptos estadísticos y de análisis de datos a un nivel avanzado
• Experiencia en el desarrollo de cursos y capacitaciones para contrapartes gubernamentales
• Experiencia en el desarrollo de guías y procedimientos para mejorar de procesos de gestión de datos
• Experiencia en temas de movilidad humana

8. Viajes necesarios

La persona consultora no realizará ningún viaje bajo esta consultoría fuera del Área Metropolitana de San Salvador.

9. Competencias

Valores – todos los miembros de OIM deben acatar y demostrar estos tres valores:

• Inclusión y respeto por la diversidad: respetar y promover las diferencias culturales e individuales; fomentar la diversidad y la inclusión siempre que sea posible.
• Integridad y transparencia: mantener un estándar ético alto y actuar de una manera consistente con los principios, reglas y estándares de conducta.
• Profesionalismo: demostrar la capacidad de trabajar de una manera integrada, competente y comprometida y ejercer un juicio cuidadoso para enfrentar los desafíos cotidianos.

Competencias básicas

Trabajo en equipo:

• Contribuye activamente a un entorno de equipo eficaz, agradable y de cooperación tanto en el ámbito local como con los procesos holísticos del proyecto.
• Contribuye y sigue los objetivos del equipo.
• Sabe reconocer los logros de los demás.
• Busca insumos y retroalimentación de los demás.
• Delega tareas y responsabilidades según corresponda.
• Activamente apoya e implementa decisiones finales de grupo.

Orientado a clientes:

• Identifica clientes inmediatos y periféricos del propio trabajo.
• Establece y mantiene relaciones de trabajo eficaces con los clientes.
• Identifica y monitorea los cambios en las necesidades de los clientes, incluyendo donantes, gobiernos y beneficiarios de proyectos.
• Mantiene informados a los clientes del desarrollo y retraso de las diferentes actividades.

Concientización tencológica:

• Aplica efectivamente conocimientos especializados en informática y comunicación, realizando entregas de productos efectivamente.
• Maneja y fomenta la compresión de los medios de comunicación entre los actores clave dentro de la Organización.

Rendición de cuentas:

• Acepta y da críticas constructivas.
• Sigue todos los procedimientos, procesos y políticas de la organización.
• Cumple con los plazos, costos y requerimientos de calidad para sus resultados.
• Monitorea su propio trabajo para corregir errores.
• Asume responsabilidad para cumplir con los compromisos y cualquier deficiencia.

Comunicación:

• Comparte con el equipo información relevante de manera activa.
• Escribe clara y efectivamente, adaptando la redacción y estilo de la audiencia dirigida.
• Escucha con atención y se comunica con claridad, adaptándose a la audiencia.