Logistics Desk 3 Referent at ALIMA

ALIMA, the international medical NGO with a human face, which places at the heart of its model the co-construction of projects and professional careers

ALIMA PRESENTATION

THE ALIMA SPIRIT: The raison d’être of ALIMA is to save lives and treat the most vulnerable populations, without any identity, religious or political discrimination, through actions based on proximity, innovation and alliance of organizations and individuals. We act with humanity, impartiality and with respect for universal medical ethics and our environment. To access patients, we are committed to intervening in a neutral and independent manner.

THE VALUES and PRINCIPLES of our action included in our CHARTER: **

1. The patient first
2. Revolutionizing humanitarian medicine
3. Responsibility and freedom
4. Improve the quality of our actions
5. Trust
6. Collective intelligence
7. Limit our environmental impact

ALIMA promotes and defends the principles of fundamental human rights. ALIMA has a zero tolerance approach towards those guilty of acts of gender-based and sexual violence as well as towards inaction in the face of alleged or actual acts of violence. Protecting those benefiting and impacted by our intervention is our top priority in everything we do. Anyone working with ALIMA commits to:

● Respect the charter, code of conduct, institutional policies including the policy of protection against abuse of power and gender-based and sexual violence, the policy of prevention of corruption and fraud;

● Report any violation of policies, framework documents and procedures to a superior, a superior, a referent, a referent.

CARING – INNOVATING – TOGETHER :Since its creation in 2009, ALIMA has treated more than 7 million patients, and today deploys its operations in 12 African countries. In 2020, we developed 67 humanitarian medical response projects to meet the needs of populations affected by conflict, epidemics and extreme poverty. All of these projects support national health authorities through nearly 357 health structures (including 45 hospitals and 312 health centers). We work in partnership, especially with local NGOs, whenever possible to ensure that our patients benefit from expertise wherever it is, whether in their country or in the rest of the world. In addition, to improve the humanitarian response, we are carrying out operational and clinical research projects,

THE ALIMA TEAM :More than 2,000 people currently work for ALIMA. The field teams, as close as possible to the patients, receive their support from the coordination teams generally based in the capital of the countries of intervention. These receive support from the 4 desk teams and the emergency and openings service team based at the operational headquarters in Dakar, Senegal. The Paris and New York teams are actively working on fundraising as well as representing ALIMA. The rest of the ALIMA Galaxy includes individuals and partner teams who work on behalf of other organizations such as medical NGOs BEFEN, Alerte Santé, SOS Médecins, KEOOGO, AMCP-SP, research organizations PAC-CI, Inserm , the Universities of Bordeaux or Copenhagen, the NGO Solidarités International and many others.

OUR COUNTRIES OF INTERVENTIONS : Burkina Faso, Cameroon, Guinea, Mali, Mauritania, Niger, Nigeria, Central African Republic, Democratic Republic of Congo, Sudan, South Sudan, Chad.

OUR PROJECT THEMES : Malnutrition, Maternal Health, Primary Health, Pediatrics, Malaria, Epidemics (Ebola, Cholera, Measles, Coronavirus, Lassa Fever), Research, Hospitalization, Emergencies, Gender-Based Violence, vaccinations, mental health, .. .

TYPE OF POSITION

Place of issue :

The position is based in Dakar (Senegal) with at least 30% of the time in the field.

FUNCTIONAL AND HIERARCHICAL LINKS

Under the direct supervision of the Desk Programs Manager, The logistics referent:

⮚ Work with all the other members of the Desk team;

⮚ Rapporte fonctionnellement au Directeur Adjoint en charge de la logistique ;

⮚ Conçoit les stratégies logistiques de mission avec les coordinateurs logistiques ;

⮚ Prend en charge tous les coordinateurs logistiques et les responsables d’approvisionnement ;

⮚ Travaille transversalement avec tous les départements : médical, financier, RH, logistique et responsable bailleurs.

⮚ Relie les missions et les projets avec le siège pour résoudre les problèmes, mettre en œuvre des solutions.

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES

● Le Référent Logistique garantit le soutien technique et logistique aux missions ALIMA, la pertinence et la cohérence des programmes logistiques développés pour soutenir les activités et une utilisation adéquate des ressources.

● Il / elle participe éventuellement aux ouvertures de missions par le bureau et effectue des visites régulières pour soutenir et renforcer les services logistiques de la mission / Travaux de conception et de réalisation de projet.

● Au sein du service logistique, il contribue à l’élaboration des politiques logistiques, assure la conformité et le suivi de ces politiques au sein des opérations réalisées.

● Au sein du Desk, il participe à la définition des objectifs opérationnels et propose un soutien logistique adéquat aux missions.

● Contribue au développement de projets et de leurs budgets dans son domaine d’expertise

● Garantit le contrôle, le suivi et l’évaluation des programmes et activités logistiques.

● Développe et soutient les RH logistiques, leurs compétences et leurs rôles.

● Garantit la qualité du matériel et des ressources et leur adéquation aux besoins.

● Garantit la mise en œuvre des projets innovants qui lui sont confiés.

● Assure une préparation adéquate des interventions d’urgence dans les pays sous sa responsabilité.

● Sa disponibilité permet une supervision technique et un accompagnement des programmes et la définition des opérations logistiques dans les pays

● Fournit un soutien technique à tous les coordinateurs logistiques pour mettre en œuvre des activités logistiques en fonction des demandes et des besoins, tels que la construction et la réparation des structures de santé, des hôpitaux, du circuit des patients, du transport, de la chaîne du froid, de l’approvisionnement, de l’énergie, de la réponse à épidémies et de la gestion du parc thermique.

● S’assure de l’application des politiques logistiques d’ALIMA.

1.Gestion des achats

● Il s’assure et garantit la mise en œuvre effective des plans d’approvisionnement et chronogrammes d’achats pour chaque projet avant soumission aux bailleurs de fonds.

● En collaboration avec le service des achats, supervise la qualité et l’adéquation des besoins, respect des plannings, organisation des moyens et suivi requis.

● Assure une bonne qualité d’approvisionnement dans le respect des procédures logistiques ALIMA.

● S’assure que les outils de logistique et de gestion des approvisionnements sont appliqués dans toutes les missions et effectuer leur analyse régulière.

● Responsable de la validation technique des moyens logistiques selon les besoins ;

● Avec le service des achats, soutient les équipes de mission dans le suivi des commandes internationales dans le respect des procédures établies.

● Suivre la gestion des actifs au niveau de la mission (véhicules, informatique et communication) équipements, groupes électrogènes, radio HF / VHF, équipement biomédical, etc.)

● Assurer la liaison les transitaires pour faciliter le dédouanement de toutes les marchandises importées.

● S’assure que la politique d’approvisionnement des pays ALIMA suit la procédure de liste anti-terroriste américaine.

● Connecte la mission et l’unité d’approvisionnement MSF via le portail.

● S’assure que la politique d’approvisionnement de la mission permet un maximum d’autonomie au projet.

2.Gestion des ressources humaines

● Contribue à l’évaluation des besoins globaux en RH logistique au niveau de la mission selon les opérations développées.

● Contribue au recrutement de logisticiens expatriés pour renouveler le pool.

● Contribuer à la responsabilisation et à la formation des logisticiens, éventuellement au cours des semaines de formation avec le soutien du service logistique.

● Soutient les missions en définissant les objectifs logistiques assignés à la Logistique et au suivi de leurs réalisations et mises à jour.

● Contribue aux briefings et débriefings de tout le personnel logistique expatrié.

● Contribue à identifier des logisticiens de haut niveau qui deviendront les futurs coordinateurs.

3. Gestion de la sécurité

● Aide les missions à atténuer les risques pris par les équipes.

● Contribue à appliquer la politique PAX qui correspond à la liste de l’UE des compagnies aériennes non agréées.

● Soutenir la mission pour la bonne utilisation et la fiabilité de tous les moyens et méthodes utilisés pour but de sécurité et de sûreté.

● Délègue et contribue à la définition et à la mise en œuvre de tous les éléments passifs / actifs des politiques de sécurité et de sûreté (locaux, gestion des déplacements, protection des données, communication, transport aérien de PAX, structures de santé).

● Contribue, en lien avec le Chef de Mission et le Responsable des Programmes, aux mises à jour et révisions régulières des outils de gestion de la sécurité en mission et partage son expertise en matière de sécurité et de sûreté.

4. Autres

● Représente ALIMA au niveau régional et national dans différentes réunions dans la limite des pays inclus dans le portefeuille dont il a la charge (cluster logistique, Agences des Nations Unies, autres ONG, donateurs, etc.).

● Cette description de poste n’est pas exhaustive. Le Référent logistique peut être amené à assumer d’autres responsabilités et occuper d’autres postes en fonction des besoins RH et des opérations réalisées.Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles

● Faire le diagnostic et élaborer un plan d’action qui sera révisé régulièrement ;

● Organiser, avec l’appui de la référente au siège, et participer aux formations et séances de sensibilisation ;

● Assurer que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus

● Participation à la gestion des incidents

● Contribuer à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur

5. Mise en œuvre des mesures de prévention contre les abus de pouvoir, les violences sexistes et sexuelles

● Faire le diagnostic et élaborer un plan d’action qui sera révisé régulièrement ;

● Organiser, avec l’appui de la référente au siège, et participer aux formations et séances de sensibilisation ;

● Assurer que les membres de son équipe suivent les formations et les séances de sensibilisation et appliquent les standards relatifs à la prévention des abus

● Participation à la gestion des incidents

● Contribuer à créer et maintenir un environnement épanouissant et protecteur

PROTECTION DES BÉNÉFICIAIRES ET DES MEMBRES DE LA COMMUNAUTÉ

Niveau 3 : le titulaire du poste aura des contacts avec des enfants ou/et des adultes vulnérables soit fréquemment (par exemple une fois par semaine ou plus), soit régulièrement (par exemple quatre jours dans un mois ou plus ou pendant la nuit) parce qu’il travaille dans le cadre de programmes nationaux, ou parce qu’il visite des programmes nationaux, ou parce qu’il est responsable d’application du processus de recrutement ; Par conséquent, la vérification du casier judiciaire ou la présentation d’un certificat de bonne vie et mœurs sera nécessaire. Dans les situations où l’impossibilité de fournir un casier judiciaire ou un certificat de bonne vie et mœurs est constatée, une déclaration sur l’honneur sera demandée.

PROFIL REQUIS

Expérience

● Diplôme et/ou formation reconnue en logistique humanitaire (bac +4)

● Expérience démontrée en tant que Coordinateur Logistique, ayant au minimum 36 mois d’expérience réussie à ce poste, sur un volume d’activité supérieur à 1M€.

● Expérience démontrée en termes de gestion logistique de projets humanitaires.

● Une expérience dans un contexte d’intervention médicale est un plus.

Qualités du candidat

● Capacité à identifier les difficultés, anticiper les risques et formuler des recommandations ;

● Capacité à optimiser son poste en cohérence avec les objectifs et les moyens de l’association ;

● Capacités managériales ; sens de l’organisation et de la négociation ; aptitudes pour la communication et les relations interpersonnelles ;

● Compétence en formation, coaching et accompagnement des équipes.

● Capacité de travail en équipe ;

● Autonomie et capacité de délégation ;

● Capacité d’analyse et de synthèse ;

● Capacité d’organisation, autonomie,

● Capacité à faire preuve de flexibilité et d’endurance ;

● Capacité d’écoute, patience ;

● Capacité à travailler en équipe dans des contextes multiculturels ;

● Sens critique.

Langues :

● La maîtrise du français et de l’anglais (lu, écrit, parlé) est indispensable.

CONDITIONS

Durée et type de contrat : CDI de droit sénégalais
Prise de poste : Immédiatement

Salaire : Net approximatif de 1 870 000 FCFA (en fonction de la situation matrimoniale)

Autres avantages :

• Les frais de déplacements entre le pays d’origine de l’expatrié et le lieu de mission
• Logement en maison collective sur le terrain et prise en charge du logement pendant la période de passage à Dakar sous forme d’hébergement à la casa ALIMA en fonction des disponibilités où d’attribution d’une prime de logement comprise entre 2 et 5% du salaire brut en fonction de la situation familiale.
• 2,75 jours de congés payés par mois (soit 33 jours) et système de jours de récupération pour les déplacements
• Per diem journalier sur le terrain, et non à Dakar
• Couverture médicale du premier jour de contrat à un mois après la date de départ du pays de mission pour l’employé et ses ayants droit.
• L’évacuation pour l’employé et ses ayants droit.
• Prise en charge de votre billet d’avion entre le pays d’origine et le pays de base (Sénégal)
• Un billet d’avion A/R par an dans le pays de résidence pris en charge pour l’employé et ses ayants droits suivant les plafonds en vigueur
• Un deuxième billet d’avion A/R annuel individuel pour le retour au pays de résidence habituelle
• Participation aux frais de scolarité pour vos enfants entre 2 ans et 18 ans présents à Dakar selon les conditions et plafonds en vigueur.