Complaint Management Mechanism (GRM): Complaint Management Mechanism Manager (GRM Manager) for the Reserve in Okapi, Democratic Republic At Wildlife Conservation Society

Location: Epulu, Reserve in Okapi (OWR), DR Congo

Reports to: Social Safeguards Manager (National) with administrative supervision from the Site Manager.

Coordinates with: Regional Social Safeguards Coordinator, Human Rights Unit, all other departments and other site staff including Community Conservation as appropriate and as required.

Direct and indirect reports: Database Manager and Assistants of the complaints or grievance management mechanism as well as with the Social Safeguards Manager (National) and the Site Manager.

Start date: 1st March 2024

Duration: 1 year (renewable)

Objective :

The Wildlife Conservation Society (WCS) is looking for a diligent, motivated, proactive Grievance Mechanism Management Manager (GRM Manager), who will be based in Epulu in The Reserve at Okapi, to oversee the implementation of the GRM for the site and thus ensure an appropriate and timely response to community grievances about our activities and program relating to the Reserve.

As part of a comprehensive social protection programme, WCS establishes a Grievance Redressal Mechanism (GRM) to protect and respect the rights of Indigenous Peoples and Local Communities (IPLC), by understanding, directing, investigating, managing, monitoring and mitigating concerns, suggestions and reports relating to alleged inappropriate conduct related to activities carried out by the reserve at Okapi and its partners, as expressed by the communities.

The GRM Officer will supervise the database manager, the GRM assistants as well as all other GRM staff and will ensure optimal management of the Complaints Management Mechanism. He/she provides regular updates to the site manager, the program manager and the Social Safeguards Manager (national). The position is based full-time in Epulu at the Reserve site in Okapi in the ITURI province.

Responsibilities:

• Coordinate the establishment of the Complaints Management Mechanism in the villages around the Reserve (Community Consultation),
• Superviser la réception, l’enregistrement, le suivi et la catégorisation des préoccupations, des plaintes ou des suggestions (généralement appelés « griefs ») pour la résolution des litiges soumis par le biais du Mécanisme de Gestion de Plaintes,
• S’assurer que les griefs admissibles sont transmis au personnel approprié, conformément aux procédures du Mécanisme de Gestion de Plaintes tel que décliné dans la réserve,
• Si nécessaire, Coordonner l’enquête et recueillir des informations supplémentaires sur des griefs spécifiques auprès des parties concernées, afin d’assurer une compréhension approfondie du grief et de faciliter un consensus sur la voie à suivre, en préservant la confidentialité dans la mesure du possible et selon les besoins.
• Proposer des solutions et des voies de progrès pour des griefs spécifiques dans un délai spécifié par les procédures du Mécanisme de Gestion de Plaintes.
• Si nécessaire, organiser des réunions avec les personnes et les institutions concernées pour trouver des solutions aux différends et aux griefs.
• S’assurer de la bonne réception des griefs et des mises à jour périodiques dans le système mais aussi s’assurer que les feed-back sont fournis au demandeur concernant le statut et les actions en cours pour résoudre le grief, le cas échéant.
• Suivre et documenter les efforts de résolution des griefs et leurs résultats.
• Coordonner, faciliter et diriger la formation sur le protocole et les procédures de GRM pour le personnel de la Reserve à Okapi,
• Fournir des mises à jour régulières sur les griefs et les résolutions à la direction de la réserve et le responsable du programme selon les besoins.
• Collaborer avec les institutions/organisations partenaires et les organisations de la société civile pour la mise en œuvre du GRM et la résolution des griefs, le cas échéant.
• Mener des initiatives de sensibilisation pour augmenter la prise de conscience, l’accessibilité et la transparence du GRM pour les IPLC et la société civile.
• Aider à l’évaluation et à la gestion du Mécanisme de Gestion de Plaintes, y compris les leçons tirées de son déploiement dans le OWR et les améliorations qui permettraient de renforcer son efficacité, son accessibilité, sa transparence, sa légitimité et sa crédibilité.
• Soutenir l’identification des tendances croissantes en matière de griefs et l’identification des efforts qui pourraient être pris par la réserve ou ses partenaires pour éviter de futurs griefs.
• Rédiger les rapports trimestriels qui détaillent les tendances en matière de soumission GRM, des résumés et des recommandations pour l’amélioration du système,
• Organiser des réunions régulières avec l’équipe GRM pour assurer le bon déroulement des opérations, identifier les défis et y apporter des améliorations possibles.
• Au besoin, Contribuer aux rapports des bailleurs par la mise à jour de la GRM,

Exigences minimales:

• Master ou diplôme supérieur en sciences sociales, en Psychologie ou dans un autre domaine pertinent, avec une expérience professionnelle équivalente.
• At least five years of experience working in the DRC in the area of ​​social safeguards and/or social protection of marginalized groups.
• Experience in reporting and managing teams.
• Understanding/knowledge of safeguards in the context of conservation is an advantage.
• Demonstrate experience in collecting data and information
• Excellent mediation, facilitation and conflict management skills are an asset.
• Proven ability to work in a team in rural contexts.
• Fluency in oral and written Swahili and French, English an asset.
• Obligation to spend time in the field