Admistrador/a País Guatemala At Acción contra el Hambre España

You will contribute to ending world hunger by…

Based on the use and implementation of digital tools from Acción contra el Hambre, ensure adequate and efficient accounting, treasury and budgetary and financial monitoring of projects, keeping budget information up to date and providing reliable and timely information to the country team; guarantee compliance and enforcement of internal control policies and regulations and donor requirements; ensure administrative management in line with internal policies and current laws. Integrate a country administrative work team together with cross-mission positions to improve processes, synergy and compliance with donor, ACH team and Government requirements.

The main activities you will perform are the following:

Objective 1. Finance: Under the guidelines of the Deputy Directorate and Administrative and Financial Coordination.

Tasks:

• Regulate the use of Agresso for the financial management of the country through eFMT, eDonor, eCCP, M1 and various Excelerators assets for this purpose.
• Seek autonomy for Guatemalan bases through the use of the above digital tools (review of accounting accounts, financial status and mission collections), SFIN meetings, generation of financial risk alerts and official use of the eFMT.
• Check and modify budgets in Agresso and eFMT as appropriate
• Check and modify budget forecasts in eFMT when appropriate
• Check and modify, where appropriate, eCCP budget updates in eFMT.
• Review the update of financial data in Gespra, as well as the collection of contracts in the M1 tool. Report anomalies to relevant technical personnel.
• Preparation of monthly financial presentations, collecting and confirming information in Gespra, Dashboard, eFMT and the mission’s financial plan. In these meetings, alerts are provided, improvements are proposed for the mission’s financial management, Z1 analysis, co-financing analysis, among others.
• Review and validate the update of the financial cost plan for the Guatemala bases.
• Adaptation of the mission cost strategy in accordance with Action Against Hunger’s cost-sharing policy, using eCCP tools, Timesheets, Shared Cost Tables, and others.
• Monthly reviews the reports of hiring and firing of personnel issued by HR for each base in Guatemala and compares and updates them in the digital tools for strategic financial planning.
• Financial review of mission timesheets generated from Agresso, managing their modification in case of finding inconsistencies or due to changes in the mission’s financial strategy.
• Review and validate the financial and accounting coding of budgets based on analytical accounting principles, manage the validation of the Administrative and Financial Coordination for subsequent validation by the Headquarters Finance Department.
• Review the upload of budgets in Agresso (eDonor).
• Review the Guatemala FIN team’s weekly function plan, the monthly plan for updating digital tools, VCN, accounting firms, parameterization and alignment of digital financial management tools at least once a month.
• To be a country representative in the preparation of financial proposals for donors, in close communication and under the direction of the Administrative Coordination, Country Management, Technical and Logistics Departments. For this activity, consider the donor’s regulations, ACH procedures and local tax regulations.
• Responsible for budget monitoring of financing contracts.
• Participate in budget modification processes and update financial tools once validated by donors.
• Coordinate and review the generation of budget follow-ups for ACH financing contracts (Partner Annexes where applicable).
• Support in the process of preparing the mission’s annual budget.
• Generation of interim and final financial reports to donors, sending to the Administrative and Financial Coordinator for validation and subsequently validation at headquarters, uploading final versions to Gespra.
• Administrative-financial monitoring in internal and external audit processes.
• Analysis and timely communication of financial risks.
• Responsible for the constant updating of exchange rates in the Excelerator Exchange Rate.
• Monitor impacts due to variations in Exchange Rates.
• When required, participate in FIN meetings between mission and headquarters.
• Assignment and supervision of financial tasks to personnel under his/her charge.
• Other financial matters that may be assigned to it.

Objective 2. Accounting Management and Counterparts: With the support of Base Administrators and direct coordination of the mission’s Head of Accounting.

Tasks:

• Check monthly the consistency between the analytical accounting and the mission’s financial plan.
• Participate in the regularization processes of finalized financing contracts in close coordination with the Head of Accounting.
• Solicitar a Jefa de Contabilidad la aplicación de cambios analíticos y reimputaciones de asientos contables.
• Establecer nomenclatura de Costes basado en política de Acción contra el Hambre.
• Creación y validación de Costes de país.
• Validar junto con Jefa de Contabilidad la contabilidad fiscal de país.
• Emitir y validar mensualmente todos los Anexos de Reportería de Gastos de los socios de ACH en Guatemala, verificando la correcta aplicación, ejecución, tipos de cambio, contabilidad histórica, nuevos registros, cofinanciación, flexibilidad y medidas de protección correspondientes. Gestiona validación de Jefes/as de Proyecto, subsanaciones de incidencias con cada socio y envío de versión validada a Oficial Contable para su importación a Agresso.
• Actualiza mensualmente la herramienta M1 para el cobro de desembolsos de donantes.
• Establece mecanismos para fortalecer el control interno, tanto de la Misión ACH, como de las Contrapartes.
• Revisión y digitación de datos financieros en Memorándums de Entendimiento -MoU- Convenios de Colaboración, Cartas de Entendimiento, u otro documento legal utilizado para formalizar los contratos de financiación entre Acción contra el Hambre y las contrapartes.
• Seguimiento financiero de la ejecución presupuestaria de contrapartes, análisis de riesgos y alertas.
• Atención y respuesta a consultas vía telefónica y correo solicitadas por las contrapartes.
• Intervenir oportunamente a las contrapartes por retrasos en los reportes contables con acuerdo al cronograma establecido en los Acuerdos.
• Supervisar el control de los desembolsos solicitados por las contrapartes, validar financieramente las solicitudes de nuevos desembolsos con acuerdo a la confirmación de porcentajes de ejecución presupuestaria y documentos entregados.
• Seguimiento a los requisitos administrativos, contables y financieros solicitados en los Acuerdos.
• Gestionar y participar en la formación continua contable-financiero-administrativa a las contrapartes, identificando cuellos de botella y proponiendo mejoras a procesos.
• Validar plan de amortización de activos fijos.
• Realizar la depuración contable de extractos de ejecuciones presupuestarias Agresso para efecto de informes financieros a presentar a donantes.
• Análisis y comunicación oportuna de impacto de tipo de cambio por operación en compra de divisas, macheo de proveedores o regularización de contratos.
• Análisis de la información contable emitida por la herramienta M1 y reportar oportunamente a la Coordinación Administrativa y Financiera cualquier incidencia.
• Mensual y trimestralmente, revisar la Check list de Cierres trimestrales para la detección oportuna de incidencias.
• Previo a la definición de Informes financieros, emitir certificados de ejecución de contrapartes que incluya detalles de ejecución por divisa, detalles de tipo de cambio, expresiones a moneda de firma de contrato, compromiso ejecutado tanto de fondos del donante como de cofinanciación, otros de relevancia.
• Compartir con equipo de contabilidad el plan de cobertura de costes de las bases de Guatemala, como guía e imputación de costes en el sistema contable.
• Aprobar las Transferencias bancarias por ajustes de fondos entre cuentas bancarias exclusivas.
• Otros de índole contable asociados a su puesto

Objetivo 3. Gestión de la Tesorería y Pagos: Bajo lineamientos del Coordinador Administrativo y Financiero.

Tareas:

• Participa en los procesos de actualización de la política de tesorería de las bases en Guatemala con acuerdo a cambios relevantes de país o requerimientos de ACH o donantes.
• Coordina el abastecimiento quincenal, oportuno y adecuado de fondos para la implementación de los contratos de financiación de Guatemala, utilizando como base la actualización de la herramienta eFMT.
• Gestiona bajo directrices del Coordinador Administrativo y Financiero, la apertura, cierre, activación e inactivación de cuentas bancarias y usuarios de banca en línea de país.
• Realiza periódicamente arqueos de caja sorpresivos y verifica el inventario de formas en blanco.
• Supervisa el trabajo de Administradores/as de Bases para garantizar que Acción contra el Hambre cumple con los requisitos de Ley para el ingreso y egreso de divisas -transferencias del exterior
• Interviene estratégicamente en la relación y gestión directa con los bancos.
• Fungir como firma libradora de cheques y usuario validadores en las cuentas bancarias de AcH en Guatemala.
• Es responsable de validación de archivos para pagos electrónicos en plataformas virtuales de los Bancos habilitados con sistema en línea.
• Gestionar con Coordinación Administrativa y Financiera validación de todas las transferencias entre cuentas bancarias de ACH en Guatemala (solicitudes de bases incluidas).
• Valida anticipos y rembolsos de gastos solicitados por el equipo de Ciudad de Guatemala.
• Define parámetros de umbrales de validación administrativa y financiera del equipo de Finanzas a su cargo de documentos logísticos (solicitudes de pedido, términos de referencia, órdenes de compra, tablas de valoración, contratos y actas de entrega) en acuerdo.
• Valida solicitudes sin proceso logístico de país.
• Responsable de la Administración, uso y liquidación del Fondo de Emergencia Ciudad de Guatemala.
• Otras de índoles de tesorería de la misión en Guatemala.

Objetivo 4. Gestión de Bases Guatemala, Cumplimiento, Archivo, Riesgos Legales-Financieros y Archivo.

Tareas:

• Actualizar mensualmente el plan de temas de asesoría legal a través de reuniones virtuales o presenciales con el servicio externo de asesoría legal externa.
• Seguimiento al Manual de Riesgos Legales de Acción contra el Hambre.
• Gestión de Mandatos, Poderes de Representación y cualquier documento de índole legal necesarios en la misión en Guatemala.
• Visitar periódicamente las bases y sub-bases de Guatemala habilitadas para verificar el cumplimiento de procedimientos administrativos, fortalecer debilidades, capacidades y prever amenazas de gestión. Asimismo, coordinar con equipos logísticos y técnicos para la búsqueda de soluciones y mejora de procedimientos.
• Practicar arqueos de caja sorpresivos a todo el personal de Bases Guatemala a cargo de fondos de caja chica.
• Asegurar y velar el cumplimiento de políticas anti fraude, corrupción y abuso de poder.
• Inducir al personal Administrativo en normativas de donantes, procedimientos de archivo, gestión financiera y contable de los proyectos de financiación.
• Identificación de riesgos financieros y mitigación de éstos a través de la aplicación de controles.
• Participa en las reuniones periódicas convocadas por sede o Responsable de Cumplimiento, Auditorías y Riesgos.
• Participa en la actualización del plan de auditorías anuales de Guatemala.
• Monitorea el plan de archivo de los contratos de financiación de Guatemala.
• Coordina inducción en normativa de donantes y Acción contra el Hambre al personal Administrativo de Guatemala.
• Custodia la información legal en la caja fuerte, lleva control de sus movimientos en registro específico.
• Punto focal con la gestión, consultas legales realizadas al servicio externo de asesoría jurídica.
• Participar cuando le sea requerido en auditorías internas, externas y de Gobierno.
• Otras de carácter administrativo, coordinación con equipo de cumplimiento y bases de Guatemala.

Esta descripción encaja contigo?

Formación: Licenciaturas de Administración de Empresas, Contabilidad Pública y Auditoria, Economía o carreras afines, preferiblemente con Maestría en Área Financiera, Contable o Administración.

Conocimientos técnicos específicos:

• Experiencia de trabajo con ONG´s sin fines de lucro.
• Conocimiento de las normas fiscales y tributarias del país.
• Experiencia en contaduría, gestión financiera de proyectos y gestión de RRHH
• Experiencia procedimiento donantes (USAID, UE, ECHO, donantes españoles, otros)

Experiencia previa: Mínimo 3 años en posiciones con tareas similares.

Cocimiento del sector humanitario: Preferiblemente con experiencia en sector humanitario

Conocimiento de Acción contra el Hambre: No indispensable

Idiomas: Español, inglés (intermedio/alto)

Ofimática y sistemas específicos: Dominio de Windows, imprescindible manejo 3 avanzado de Excel, paquetes contables financieros.

Movilidad (nacional/ internacional): Interior República de Guatemala, traslados internacionales cuando le sea requerido

Nuestro paquete retributivo:

Fixed-term contract
Legal benefits
Salary information is provided in more detail in the interview.
Pleasant environment
Training appropriate to the position
The opportunity to belong to an organization with an international/national track record.