Responsable de la Supply Chain At Danish Refugee Council

Titre de la position : Responsable de la Supply Chain (Supply Chain Manager)
Supervisé par : Directeur Pays
Répondant à : Directeur Pays
Lieu d’affectation : Bangui
Zone d’intervention : Ensemble du territoire centrafricain
Durée du contrat : 12 mois (potentiellement renouvelables)
Type de contrat : Expatrié
Conditions salariales : Management F- niveau 1 (position non accompagnée)

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Introduction

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) porte assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde : nous fournissons une aide d’urgence à ces personnes, nous combattons pour leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Nous travaillons dans des zones affectées par les conflits, ainsi que le long des routes de déplacements, et au sein des pays dans lesquels les réfugiés s’établissent. En coopération avec les communautés locales, nous nous efforçons d’atteindre des solutions responsables et durables. Nous travaillons pour une intégration réussie des communautés vulnérables et, lorsque cela est possible, à la réalisation de leur souhait de retour chez eux.

Le Conseil danois pour les réfugiés a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et de 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d’aide non gouvernementale, à but non-lucratif, politiquement neutre et indépendante et non-confessionnelle.

Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes déplacées dans le monde. Tous nos efforts reposent sur notre boussole morale : l’humanité, le respect, l’indépendance, la neutralité, la participation, l’honnêteté et la transparence.

Contexte

Présent depuis 2007, DRC est l’une des plus grandes ONG internationale en République centrafricaine, présente dans cinq préfectures (Bangui, Lim-Pendé, Ouham, Ouham Fafa et en Ouham Pendé). La stratégie programmatique est axée autour de quatre secteurs : protection et cohésion sociale, relance économique et moyens d’existence, réponse d’urgence aux besoins immédiats liés aux déplacements de populations et WASH.

Objet

Le/la responsable Supply Chain est en charge de la mise en œuvre efficace des systèmes et des fonctions d’achats, de logistique et d’approvisionnement en République centrafricaine, en étroite collaboration avec le Directeur Pays et le département Supply Chain du Bureau régional (à Dakar, Sénégal). Son rôle centré sur le pays est d’assurer le strict respect des procédures et directives du DRC (notamment du manuel des opérations du DRC) et des bailleurs dans les activités d’achats et logistique, fournir un appui et des conseils techniques aux programmes, contribuer à l’élaboration de la stratégie pays et renforcer la capacité de son équipe et celle des bases.

Responsabilités

Les responsabilités et attentes principales pour ce poste sont :

Achats

• Superviser les achats de la mission suivant le Manuel des opérations DRC et directives bailleurs.
• Visiter chaque bureau des achats pour évaluer la conformité des dossiers d’achat, s’assurer notamment de la qualité des items proposés.
• Examiner la documentation des appels d’offre (Restreinte, nationale et internationale) avant de faire le lien avec les fournisseurs.
• Apporter une supervision technique de son service et des bases dans toutes les passations de marché et notamment dans la gestion des appels d’offre (comité d’ouverture des offres, analyse technique et attribution du contrat).
• Compiler et analyser les rapports mensuels reçus des bases afin de fournir le rapport logistique mensuel et d’exploiter ces rapports en vue de l’amélioration continue des processus.
• Organiser des formations sur les achats pour les responsables de base, le personnel programme et des cours de recyclage pour le personnel chargé des achats.
• Planifier et organiser régulièrement des formations logistiques avec les participants concernés (logistique, programme, ressources humaines et finance) afin de s’assurer que les systèmes/procédures convenus et uniformisés seront respectés et mis en œuvre.
• Assurer la mise en œuvre des recommandations d’audits relatives à la logistique et aux achats.
• Organiser des visites régulières chez les fournisseurs afin de faire un retour sur leur performance et les sensibiliser au code de conduite de DRC.
• Assurer la livraison des approvisionnements vers les bases ou inter-bases si besoin.

Gestion de la flotte automobile

• Superviser les plans d’utilisation et de maintenance de la flotte automobile.
• En collaboration avec le mécanicien et le gestionnaire de flotte, s’assurer de la qualité des pièces achetées.
• Contrôler très régulièrement les consommations des véhicules.
• Assurer en lien avec le conseiller Accès humanitaire et Sûreté et sureté la présence d’un stock de carburant de sécurité.
• Assurer la conformité et la mise en œuvre du Manuel des opérations dans toutes les bases.
• Fournir des rapports mensuels complets sur la gestion de la flotte (coûts) au SMT.
• Prodiguer des conseils sur toute augmentation/amélioration de la capacité de la flotte automobile.
• Superviser la création d’un espace garage au sein de la base.
• Assurer la conformité avec les services des douanes, le renouvellement et la mise à jour des documents de circulation

Gestion des équipements

• Assurer la conformité et la mise en œuvre du Manuel des opérations dans toutes les bases.
• Fournir des rapports mensuels complets sur les inventaires des équipements au Directeur Pays et Bureau régional.
• Mettre en œuvre tous les outils disponibles pour améliorer la gestion des équipements : entrée, suivi, décharge…
• Mettre en place un plan de renouvellement des équipements.
• Fournir des conseils sur la disposition des biens inutilisés ou périmés suivant le Manuel des opérations DRC et directives bailleurs.
• Gérer les demandes d’exonération selon les équipements nécessaires.
• Faire le suivi de/avec l’ART.

Moyens généraux

• Superviser les constructions, réhabilitations et maintenance des structures nécessaires au fonctionnement des bases et du cadre de vie en lien avec les responsables de base et l’Administration.
• Assurer en collaboration avec le conseiller Accès humanitaire et Sûreté le respect des standards sécurité du DRC pour les bureaux et les logements.
• Garantir la performance informatique, réseaux et télécommunications.

Gestion des entrepôts et stocks

• Assurer la conformité et la mise en œuvre du Manuel des opérations dans toutes les bases.
• Fournir au Directeur Pays et au Bureau régional un rapport mensuel complet sur l’inventaire des entrepôts du pays (liste et valeur des stocks en main).
• Fournir des conseils sur la disposition des produits inutilisés ou périmés suivant le Manuel des opérations DRC et directives bailleurs.
• Soutenir la mise en place de stock de pièces détachées à Bangui et sur les bases.
• Conseiller sur et former à la bonne gestion des stocks à Bangui et sur les bases.
• Fournir une analyse trimestrielle des consommations, afin de planifier au mieux les réapprovisionnements et réduire les surstocks.

Système ERP de DRC (Dynamics)

• Assurer l’application correcte des processus de la chaîne d’approvisionnement ERP dans le pays.
• Appliquer les rapports et les analyses de données du système ERP de la chaîne d’approvisionnement pour en améliorer les performances.

Planification et reporting

• Participer à la création de propositions de projet et à l’élaboration des rapports narratifs et financiers.
• Travailler en étroite collaboration avec les Programmes pour l’établissement et le suivi des plans d’achats.
• Faire un retour régulier aux programmes sur les problématiques d’approvisionnement ou de transport.
• Planification de la revue des activités de son service.
• Élaborer un planning hebdomadaire d’activités pour sa zone avec ses équipes.
• Rédiger tous les rapports hebdomadaires et/ou mensuels qui lui seront demandés par la direction, le Bureau régional ou le Siège.
• Énumérer les difficultés rencontrées sur le terrain et proposer des solutions pour leur résolution.
• Développer une stratégie pour son service en lien avec la stratégie pays.

Éthique et conformité

• Gérer les ressources (matérielles et financières) mises à sa disposition pour les activités de son service et en fournir les pièces justificatives à temps.
• Se conformer et respecter toutes les procédures en vigueur.
• Respecter et faire respecter les procédures en vigueur à DRC ainsi que les prescriptions des bailleurs.

Management des équipes/ Représentation

• Réaliser le recrutement des salariés de son équipe, assurer leur intégration, les suivre au quotidien, assurer le renforcement de leurs capacités et les formations, la gestion disciplinaire ainsi que l’évaluation régulière de leur performance.
• Préparer les plannings des équipes sous sa responsabilité.
• Représenter l’organisation auprès des instances internes et externes, sur demande et/ou sur délégation.
• Participer activement aux réunions du Cluster Logistique et toute autre réunion externe pertinente.

Par ailleurs, le Responsable de la Supply Chain pourra se voir assigner d’autres responsabilités et tâches, dans son domaine de responsabilité, par le Directeur Pays.

Qualifications requises

• Minimum 5 ans d’expérience professionnelle, dans un contexte de crise, en gestion logistique et de chaîne d’approvisonnement, de la gestion de flotte, de la gestion des actifs et du soutien à la distribution ;
• Au moins 3 ans d’expérience professionelle dans une position senior (managériale), au sein d’une ONG ou organisation internationale ;
• Connaissance et expérience des relations avec les fournisseurs de services et la direction des entrepreneurs ;
• Excellentes compétences informatiques en MS Word et Excel, ainsi qu’une expérience de travail avec un système ERP souhaitée ;
• Expérience des procédures et de la documentation normalisées en matière de passation de marchés ;
• Expérience en gestion de projets de construction et de chantier serait un atout ;
• Expérience en mécanique automobile ou en installations électriques serait un atout ;
• Connaissance approfondie et expérience d’application des directives des bailleurs clefs ;
• Excellente maîtrise du Pack Microsoft Office (Word, Excel et PowerPoint) ;
• Excellente compétences interpersonnelles et habilité démontrée à travail sous pression et dans des conditions stressantes ;
• Maîtrise parfaite de la langue française indispensable (à l’écrit ainsi qu’à l’oral) ;
• Niveau bilingue d’anglais exigé (à l’écrit comme à l’oral) ;
• Expérience antérieure et connaissance du contexte local en Afrique centrale sont un atout.

Compétences et qualités exigées

• À ce poste, vous devrez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC, à savoir :
  • Viser l’excellence : vous vous concentrez sur l’obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
  • Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
  • Prendre les rênes : Vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l’initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
  • Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
  • Faire preuve d’intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l’exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.
• Très bonnes aptitudes à la planification et compétences organisationnelles ;
• Compétences avérées en communication (attention et patience, ouverture d’esprit, constructive et accessible) à la fois écrite et verbale ;
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel et cosmopolite avec une très bonne aptitude à s’adapter au changement ;
• Aptitudes au leadership, capacités d’apprendre rapidement et très bonnes aptitudes à s’adapter au changement ;
• Volonté de travailler les heures nécessaires pour respecter les délais et capacités à travailler sous pression ;
• Aptitude avérée à travailler efficacement avec un minimum de supervision, hiérarchiser les tâches et respecter les délais ;
• Proactivité, avec une approche coopérative et collaborative ;
• Sens de l’éthique exemplaire ;
• Capacité à travailler en équipe, caractère stable et robuste, esprit d’équipe avec un bon sens de l’humour.