ABA ROLI Guatemala Human Rights for All (HRA) Project – Field Financial and Administrative Manager (FFM) At American Bar Association

ABA ROLI Guatemala Human Rights for All (HRA) Project – Field Financial and Administrative Manager (FFM)

Job Description

The Field Financial and Administrative Manager (FFM) works with ABA program and finance teams in DC and the COP to ensure compliance with donor and ABA policies and procedures. The FFM oversees personnel management and ensures compliance with Guatemalan laws and should have demonstrated experience managing office funds, monitoring program spending, ensuring compliance of payment transactions and planned spending, and mentoring peers and partners to build financial and operational capacity.

Responsibilities:

• Manages office funds, including bank accounts, emergency funds, and petty cash, and monitors program spending for the duration of the grant, including monthly bank and cash reconciliations and monthly office cash forecasts.
• Ensures compliance of all payment transactions and backup files before recording them daily in Chrome River and timely payment to vendors, local staff payroll, and taxes in compliance with ABA, USG policies, and Guatemalan law.
• Leads office HR efforts, including drafting and managing contracts for staff, consultants, and vendors, local staff timesheets, and tracking leave time.
• Conducts quarterly and annual compliance reviews of subgrantees’ financial reports, mentoring as needed.
• Supervises and provides support to staff on procurement, finance, operations, and other matters.

Qualifications:

• This position is for a Guatemalan national
• Bachelor or Graduate degree in accounting, business management/administration, commerce, or finance.
• Minimum 8 years of financial management experience within an international NGO or multilateral institution working with US government-funded projects, including familiarity with ADR and 2 CFR 200.
• Minimum of 3 years of supervisory work experience, including direct supervision of professional and support staff.
• Experience with general auditing principles and standards, internal controls for effective cash management, USG procurement regulations, and budget preparation and forecasting.
• Experience with human resource management and/or office administration, management and mentoring of staff, and work in a team of administrative, financial, and programmatic staff.
• High degree of organization, professionalism, integrity, trustworthiness, and flexibility, including discretion when working with confidential documents and information, and advanced skills in QuickBooks, Chrome River, Excel, and Word.
• Fluency in Spanish; proficiency in English.

ABA ROLI Guatemala Proyecto Derechos Humanos para todas las personas (HRA) – Responsable financiero y administrativo sobre el terreno (FFM)

Descripción del puesto

El Gerente Financiero y Administrativo de Campo (FFM) trabaja con el programa ABA y los equipos financieros en DC y la COP para garantizar el cumplimiento de las políticas y procedimientos de los donantes y ABA. El FFM supervisa la gestión del personal y garantiza el cumplimiento de las leyes guatemaltecas y debe tener experiencia demostrada en la gestión de fondos de oficina, el seguimiento de los gastos del programa, garantizando el cumplimiento de las transacciones de pago y los gastos previstos, y la tutoría de sus compañeros y socios para desarrollar la capacidad financiera y operativa.

Responsabilidades:

• Gestiona los fondos de la oficina, incluidas las cuentas bancarias, los fondos de emergencia y la caja para gastos menores, y supervisa los gastos del programa durante la duración de la subvención, incluidas las conciliaciones bancarias y de caja mensuales y las previsiones de tesorería mensuales de la oficina.
• Garantiza el cumplimiento de todas las transacciones de pago y los archivos de respaldo antes de registrarlos diariamente en Chrome River y el pago oportuno a los proveedores, la nómina del personal local y los impuestos de conformidad con ABA, las políticas de USG y la legislación guatemalteca.
• Dirige las tareas de RRHH de la oficina, incluida la redacción y gestión de contratos para el personal, consultores y proveedores, las hojas de horas del personal local y el seguimiento del tiempo de vacaciones.
• Lleva a cabo revisiones trimestrales y anuales del cumplimiento de los informes financieros de los subdonatarios, con la tutoría necesaria.
• Supervisa y presta apoyo al personal en materia de adquisiciones, finanzas, operaciones y otros asuntos.

Cualificaciones:

• Este puesto es para un nacional guatemalteco
• Licenciatura o posgrado en contabilidad, gestión/administración de empresas, comercio o finanzas.
• Un mínimo de 8 años de experiencia en gestión financiera en una ONG internacional o institución multilateral que trabaje con proyectos financiados por el gobierno estadounidense, incluida la familiaridad con ADR y 2 CFR 200.
• Un mínimo de 3 años de experiencia laboral como supervisor, incluida la supervisión directa de personal profesional y de apoyo.
• Experiencia en principios y normas generales de auditoría, controles internos para una gestión eficaz de la tesorería, normativa de contratación del SGA y elaboración y previsión de presupuestos.
• Experiencia en gestión de recursos humanos y/o administración de oficinas, gestión y tutoría de personal, y trabajo en un equipo de personal administrativo, financiero y programático.
• Alto grado de organización, profesionalidad, integridad, fiabilidad y flexibilidad, incluida la discreción al trabajar con documentos e información confidenciales, y conocimientos avanzados de QuickBooks, Chrome River, Excel y Word.
• Dominio del español y del inglés.