Adjoint au Coordinateur des Ressources Humaines (f/h/x), MALI at Médecins du Monde

CONTEXTE

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.
Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

• Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
• Accompagner : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
• Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Équilibre.

L’ESSENTIEL

Sous la supervision du Coordinateur Ressources Humaines, l’adjoint Coordinateur Ressources humaines participe à la gestion de l’ensemble des activités Ressources Humaines de la mission. Il ou elle travaillera en étroite collaboration avec le Coordinateur Ressources Humaines et devra répondre de manière appropriée et effective aux différentes préoccupations des bases. De ce fait, il est le manager fonctionnel des Administrateurs Ressources Humaines au niveau Base et l’équipe RH de la Coordination.

· Il/elle appuie la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités administratives, du recrutement, de formation et de développement des compétences dans les bases de Bamako, Gao, Menaka et Kita. **

· Il/elle peut au besoin, proposer des réorientations d’activités pour mieux atteindre les objectifs du département ressources humaines dans son domaine

· L’adjoint Coordinateur Ressources Humaines supervise les administrateurs Ressources Humaines des bases de Gao et Menaka. Il fournit un appui RH à l’administrateur Base de Kita, des déplacements sur les bases peuvent être prévus dans le cadre de ses fonctions.

PRINCIPALES TACHES

En tant qu’Adjoint(e) Coordinateur(trice) Ressources Humaines, vous assurez les responsabilités suivantes

Gestion administrative des Ressources Humaines

· Appuyer à la mise en place des politiques Ressources Humaines au sein de la mission.

· Contrôler la gestion des dossiers du personnel national de la mission (formalités administratives, processus de recrutement, contrats, Constitution des dossiers individuels…)

· Assurer le suivi et la gestion des contrats de travail du personnel National de la mission

· Superviser les procédures administratives et de paie conformément à la législation du Pays.

· Encadrer la production et le suivi du plan annuel de formation

· Participer à l’équité, la cohérence avec le coût de la vie du système de rémunération.

· Compiler les Organigrammes des bases et le rapport mensuel du département RH de la mission et soumettre pour validation au coordinateur RH

· Participer au suivi et à la mise à jour des procédures de recrutement du personnel, d’entrées et de sortie du personnel et participer à leur mise en œuvre.

· Veiller à la mise à disposition des ordres de missions et les autorisations de frais de mission et les soumettre à validation/signature au Coordinateur RH;

· Diffuser les notes de services et s’assurer que tout le staff de Bamako soit informé.

· Encadrer l’assistant RH dans la gestion administrative du personnel international (lettre d’invitation, visa volant, permis de travail) et en assurer le suivi

Contrats/archivage

· Archiver des copies de tous les contrats (travail & avenants, de bail des toutes les bases au niveau du Département Admin RH de Bamako) ;

· Scanner systématiquement tous les documents administratifs des employé(e)s et avoir un classement électronique en plus du classement papier ordonné et actualisé ;

· Permettre ou appuyer le suivi administratif en fonction des besoins de la mission.

Communication et sécurité

· Remonter toutes les informations au Coordinateur Ressources Humaines , et collaborer avec l’ensemble de l’équipe RH.

· Promouvoir un environnement de travail basé sur l’égalité, la compassion, et l’intégrité où le personnel se sent en sécurité, valorisé et respecté ;

· Promouvoir les normes de sécurité de l’organisation.

· Accueillir et écouter toutes les questions en provenance du personnel et trouver la réponse la plus appropriée aux problèmes posés et/ou se référer au supérieur hiérarchique.

Gestion de la paie :

· Validation des variables du salaire pour toutes les bases : avances sur salaires, heures supplémentaires, congés ordinaires et/ou de circonstances, récupérations, congés maladie,sans-solde … ;

· Préparer les avances sur salaires de la base de Bamako et transmettre l’information au Coordinateur RH.

· Imprimer, faire signer les fiches de paie et les Timesheets pour les employés de la base de Bamako et archiver les versions originales signées une (1) fois par mois

Gestion d’équipe

· Manage techniquement les administrateurs RH Base de Menaka et Gao.

· Manage hiérarchiquement le chargé des recrutements et de développement des RH, et l’Assistant Administratif et Ressources Humaines

· Evalue et fixe les objectifs annuels des membres de son équipe

· En collaboration avec le Coordinateur RH, assurer les réunions avec la délégation du personnel ainsi que l’organisation des élections lorsque nécessaire tout en veillant au cadre légal mis en place à cet effet.

· Proposer un planning annuel de visites sur les bases pour appuyer techniquement les équipes sur place et assurer une représentation de la coordination RH sur le terrain

· Organiser et animer les reuniors des équipes en capital sur les activités ressources humaines

L’Adjoint (e) Coordinateur Ressources Humaines est sous la responsabilité hiérarchique directe du Coordinateur Ressources Humaines, il manage directement le Chargé du recrutement et Développement des RH, et l’Assistant Administration RH Base.

Il/elle assure la supervision technique des Administrateurs Ressources Humaines des bases et de l’administrateur de la base de Kita

PROFIL REQUIS- Profil national

· Un diplôme universitaire (Bac + 3 minimum) de préférence dans les sciences humaines, GRH (droit public ou privé de préférence) est indispensable

· Une solide connaissance juridique (législation du travail malienne) ;

· Une expérience minimum de 2 ans dans le domaine de Recrutement ;

· Une expérience concrète des divers domaines de la GRH (contrats, salaires, recrutements, évaluations, mobilité, formations…) est indispensable ;

· Expérience dans une ONG ou autre organisation internationale

· Avoir le sens de l’organisation ;

· Ethique de travail et impartialité ;

· Avoir un bon esprit de synthèse et d’analyse ;

· Une bonne connaissance en informatiques : Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, internet) ;

· Très bonne capacité de rédaction

· Ponctualité,

· Aisance relationnelle, accueil,

· Ecoute et discrétion,

· Disponibilité, réactivité et flexibilité ;

· Rigueur,

· Avoir le sens de responsabilité et de l’engagement.

· Français : lu, parlé, écrit courant

· Anglais : niveau moyen

NOUS OFFRONS

· Contrat salarié de droit malien (poste national)

· Contrat à durée déterminée (CDD) 12 mois (renouvelable selon financement);

· Un cadre de travail dynamique et international avec un soutien rapproché depuis le siège de MdM-BE à Bruxelles ;

· Localisation : KITA (voyages à Bamako)

· Prise de poste : ASAP

· Une mission de terrain au cœur des activités de Médecins du Monde ;

· Conditions et avantages en fonction de la politique salariale mise en application sur la mission Mali.