Adjoint Coordinateur/trice Général/e MALI at Médecins du Monde – Belgique

CONTEXTE

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde.
Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles (financiers, culturels, géographiques, etc.).

En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société (personnes sans-abri, sans papier, usagères de drogues, travailleuses du sexe, etc.) ; les enfants en situation de vulnérabilité ; les femmes (accompagnées dans leur combat pour l’égalité ou contre les violences sexuelles par exemple) ; les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits.

Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers :

Soigner : donner un réel accès aux soins aux populations.
Accompagner : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.
Témoigner : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités.

Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre.

L’ESSENTIEL

L’adjoint.e Coordinateur Général apporte son soutien dans le leadership et la gestion du programme, la bonne gestion des opérations administratives et financière en conformité avec les procédures de médecin du monde, et il appuie le Coordinateur Général dans la gestion des relations avec les partenaires institutionnels.

PRINCIPALES TACHES

Sous la supervision hiérarchique du Coordinateur Général, il/elle aura la charge de :

La communication avec les partenaires institutionnels :

· Appuyer le Coordinateur General dans la communication avec tous les bailleurs institutionnels à l’oral, par écrit, par le moyen des plateformes dédiées à la communication avec les ONG afin de garantir une communication fluide et efficace.

· Assurer également un soutien aux personnes impliquées dans la gestion des financements institutionnels et relations partenaires.

· Agir en tant que point focal de la mission pour les requêtes liées aux propositions de projet et aux rapports

· Effectuer et garantir la conservation (archivage) électronique de tous les documents contractuels et toute communication avec les bailleurs institutionnels, leur diffusion et disponibilité auprès des personnes impliquées dans la gestion des projets et programmes financés par des bailleurs institutionnels

· Coordonner les visites terrain par les bailleurs,

· Sur demande du Coordinateur Général(e), représenter MdM BE lors de réunions avec différents acteurs (bailleurs, autorités, partenaires).

L’écriture des propositions de projet : vous coordonnez la préparation des propositions de projets et programmes aux bailleurs institutionnels afin de présenter à temps des propositions éligibles et intéressantes pour les bailleurs.

· Faire et diffuser des rétroplannings relatifs la préparation de proposition à projets et programmes à destination des bailleurs institutionnels.

· Lancer en interne le processus de rédaction, en donnant le cadre institutionnel, budgétaire et temporel, après sollicitation et information de la part de la coordinatrice générale.

· Coordonner l’écriture par les différents spécialistes dans la mission et au siège.

· Compiler les apports et les contributions, revoir les différentes contributions, partager les commentaires, recevoir des réponses, adapter et corriger pour s’assurer de la qualité des documents.

· Travailler en étroite collaboration avec les départements programme, logistique, RH et finance, pour assurer la cohérence entre les différentes composantes des propositions – c’est-à-dire le cadre logique, le budget, les annexes logistiques, le narratif et autres.

Rapports d’activités pour les bailleurs Institutionnels : vous assurez la préparation des rapport requis par les bailleurs institutionnels afin de présenter à temps des rapports informatifs et de qualité.

· Diffuser les rétroplannings et les formulaires et formats à remplir aux différents départements et s’assurer que ceux-ci sont finalisés à temps ;

· Coordonner l’écriture par les différents spécialistes dans la mission et au siège

· Travailler en étroite collaboration avec les départements programme, logistique, RH et finance, pour assurer la cohérence entre les différentes composantes des rapports – c’est-à-dire le cadre logique, le budget, les annexes logistiques, le narratif et autres ;

· Rédiger un texte fluide et cohérent, y compris l’éventuelle traduction,

· Mettre en page et insérer des images, tableaux, cartes graphiques etc. et veiller à la bonne présentation esthétique globalement

· Se charger de la soumission par le moyen indiqué par le bailleur et dans les délais indiqués.

Connaissance des règles des bailleurs institutionnels par le personnel de la mission :

· Vous avez en tout moment une bonne connaissance des règles des bailleurs, des mises à jour et des sources d’information ;

· Vous diffusez l’information sur les règles, les mises à jour et les sources d’information auprès de vos collègues de la mission Mali

· Vous organisez des séances d’information et formation sur les règles des bailleurs

· Donner conseil sur l’application concrète de ses règles dans la mission

· Etablir et être en contact avec vos homologues des autres chapitres MdM dans le monde, avec les missions des autres chapitres MdM au Mali et avec les autre missions MdM BE dans le monde pour obtenir et donner conseil concernant les règles, les mises à jour, les interprétations et l’application.

Le suivi des opérations sur les bases de Menaka et Gao :

· S’assurer que les Coordinateurs techniques sont régulièrement en lien avec les Chefs de projet, les Responsables des services supports et qu’ils leur apportent leur assistance technique en cas de besoin.

· Promouvoir l’harmonisation des approches et méthodologies des différents projets, en supervisant le développement et l’utilisation d’outils communs ainsi qu’en créant des opportunités de partages de savoir-faire

· Assurer la bonne gestion de la sécurité passive et active (information) et la capacité de gestion de la sécurité de la part de tout le personnel et des partenaires, selon les instructions du coordinateur général ;

· Assurer le suivi des projets, de l’utilisation cohérente et correcte des outils de suivi et de la production de rapports fidèles à la réalité et de qualité, suivant les demandes du Meal National ;

· Mettre en œuvre des actions de communication localement et la remontée d’information et matériel audio-visuel, selon les besoins du chargé de Communication.

Ces responsabilités seront mises en œuvre de façon spécifique et transversale sur base du plan d’action individuel annuel (y compris l’identification des projets), établi en collaboration entre le responsable et le titulaire du poste en question. Les activités peuvent être amenées à évoluer en fonction du contexte.

VOTRE PROFIL (poste national)

Diplôme et expérience professionnelle

· Master dans un domaine en lien avec la gestion de projet, la coopération internationale, sciences sociales ou tout autre domaine pertinent

· Formation Bioforce Gestionnaire de projet est un plus

· Expérience d’au moins 5 ans en gestion de projet ou administrative ou financière en ONG internationale.

· Très bonne connaissance de la méthodologie de projet, des bailleurs de fonds et expérience significative en écriture de propositions de projets et rapports bailleurs.

· Connaissance approfondie des règles des bailleurs d’urgence (ECHO, Fonds Mondial, AFD, Fonds Humanitaire, etc.).

Compétences et qualités requises

· Excellentes Capacités rédactionnelles

· Expérience en management d’équipes multidisciplinaires

· Expérience en management de projets, particulièrement avec une composante institutionnelle

· Expérience dans le domaine de la participation communautaire, le lien avec les autorités locales

· Compétences en gestion et administration

Langue :

· Français indispensable : bon niveau lu, écrit et parlé ;

· Anglais : bonne connaissance professionnelle obligatoire ;

· Maîtrise des langues officielles du pays (parlé et écrit).

Savoirs :

· Connaissance des langues locale est un atout

· Avoir une bonne connaissance de l’outil informatique (Word – Excel – Power Point, Internet Explorer) et des logiciels spécifiques SAGA.

· Bonne connaissance de la zone d’intervention et ses caractéristique socio-culturelles ;

· Connaissance du réseau MdM Be en général et de MdM Be Mali en particulier, est un plus ;

· Ponctualité ;

Savoir être :

· Aisance relationnelle ;

· Patience et esprit de négociation,

· Ecoute ;

· Discrétion ;

· Etre rigoureux (se) et de bonne moralité ;

· Etre disponible, réactif et flexible ;

· Avoir le sens de responsabilité et de l’engagement

La liste ci-dessus des tâches et responsabilités n’est pas exhaustive. D’autres tâches pourront être demandées par un membre de l’équipe de coordination selon les besoins du programme. Par ailleurs, il est attendu de la part du collaborateur un certain degré de flexibilité et un esprit d’adaptation suivant l’évolution potentielle des contraintes de la mission. Le profil de poste pourra être modifié en fonction des besoins de l’organisation.