Administrador(a) Puerto Ayacucho (VEN). at ACTED

OBJETIVO DEL TRABAJO:
El principal objetivo del (de la) Administrador(a), es gestionar, realizar, tramitar, solucionar, resolver, facilitar, procurar proporcionar, administrar, guiar, suministrar y apoyar en todos los aspectos FLATS (Finanzas, Logística, Administración, Auditoria y Seguridad) de la base de Puerto Ayacucho.
Asegurando el correcto funcionamiento de la oficina ACTED, mientras lleva a cabo múltiples actividades administrativas, logísticas, recursos humanos , financieras, documentación y archivo, entre otras labores requeridas y complementarias a la naturaleza del cargo; las cuales serán ejecutadas bajo supervisión, del representante de país , coordinación de área, y director de País, teniendo en cuenta que las mismas se llevaran a cabo tanto frente a los colaboradores como frente a las autoridades, asumiendo a su vez los roles y funciones intrínsecos de cada área y actuando dentro de los límites de la autoridad delegada y de conformidad con los procedimientos y directrices de cada departamento.
CADENA DE MANDO
Bajo la autoridad de:

• Administrador nacional
• Gerente o encargado de Logística
• Gerente o encargado de Finanzas
• Gerente o encargado de RH y administración.
• Coordinador de área / Manager de proyecto
• Representante de país.
• Director País / Regional
  Gestión de líneas:
• N/A
  RELACIONES LABORALES
  Internos:
• Gerente o encargado de Finanzas
• Gerente o encargado de Logística
• Oficiales de RH, administración, finanzas y logística de las bases de Bogotá
• Gerentes y/o oficiales de programas
  Externos:
• Autoridades locales
• Socios
• Proveedores
• Otras ONG
  OBJETIVOS El(la) administrador(a) asiste al representante de país, al coordinador de área y al administrador nacional, en los departamentos de Logística, Finanzas, recursos humanos y administración, en la gestión de los procesos para la ejecución de las actividades del programa en el país. Garantizará la gestión de la flota, el combustible, los locales, las compras de bienes y servicios, la gestión de las comunicaciones, la gestión del stock y de los Assets y todos otros los aspectos relacionados con el Plan de Adquisiciones. Garantizará el cumplimiento de los procedimientos logísticos y administrativos de ACTED y de los donantes en todas las operaciones administrativas, logísticas, financieras, y de HR bajo la supervisión del representante de país. Cumplir con los aspectos relacionados con los informes mensuales de finanzas, logística, y HR Trabajar con los departamentos de soporte en Bogotá – Colombia para responder a las necesidades logísticas, financieras y administrativas de la base en Venezuela. ; Cumplir y seguir los procedimientos financieros, logísticos, de seguridad y de administración de ACTED; Mantener un flujo de comunicación continuó y transparente entre la base y la capital
  TDR (ToR) ADMINISTRADOR(A)
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  ADMINISTRADOR(A)
  DEBERES Y RESPONSABILIDADES
  Área de logística:
  ✓ Compras
• Realizar y controlar todos los procesos de compras: Order form Cotizaciones, PM, PO, Memos, contratos
• Cumplimiento de los procedimientos de contratación con terceros.
• Punto focal con proveedores;
• Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO 03 Supplier Database);
• Elaboración y seguimiento de procedimiento (PRO 10 OFFU);
• Garantizar que la documentación sobre adquisiciones se realice y se archiva de acuerdo con los procedimientos de ACTED.
• Asegurarse de que las compras y registros pasan entre Logística, Finanzas y Coordinación.
• Asegurar las compras por PUERTO AYACUCHO, cuando Of están transmitidos desde el terreno desde otras bases Gestión recepción/expedición y Gestión del Stock
• Gestión y mantenimiento de los stocks;
• Gestión de los procesos de IN & OUT en los recursos de almacenamiento (STO-05, STO-01, STO03);
• Controlar los procedimientos de recepción y envío de bienes (DEL-01, DEL-02);
• Usar y mantener el formato inventario (STO-02) y realizar un inventario físico mensual.
• Asegurar la expedición por el terreno
• Asegurar las expediciones y envió por el internacional
  Gestión de los Assets
• Elaboración y control de la lista de activos (AST-05);
• Elaboración y seguimiento de las comunicaciones (COM-02);
• Compruebe que cada uno de los activos está etiquetado y registrado en la AST-05;
• Compruebe si la documentación de los activos se encuentra en las carpetas correspondientes y de acuerdo con los procedimientos de ACTED;
• Realizar y controlar los procedimientos de ACTED en el tema de ASSETS;
• Gestión de los procesos de IN & OUT (STO-03 + AST 04).
• Asegurarse de tener equipamiento disponible y en buen estado a cada nueva llegada y asegurar la entrega de ellos Reporting
• Mantener un buen flujo de comunicación entre la capital y la base;
• Enviar los informes mensuales y semanales;
• OFFU: cada viernes (logística y Finanzas se juntan para repasar cada estado de las compras en curso)
• TITANICS: 05 de cada mes (AST 05, AST 06, STO 02, IT 06, IT 07, ACTED
• GHG_AssessmentTool, PRO-03 BASE DE DATOS DE PROVEEDORES, COM-02 MONTHLY COMMUNICATION REPORT)
  Transportes
• Asegurar y compras los billetes para los vuelos Nacionales
• Encargarse de los pickups a la primera llegada de un expatriado en la misión y otras necesidades
• Apoyar el gerente de logística en el seguimiento y la gestión de los vehículos Enlace entre el programa y la logística
• Garantizar una dinámica común entre los departamentos de apoyo y del programa para lograr la mejor ejecución posible de las actividades
• Sensibilizar y recordar periódicamente los procedimientos
• sensibilizar sobre la planificación y la anticipación de las solicitudes
• sensibilizar sobre la importancia de expresar la necesidad (especificaciones técnicas)
• Garantizar una función de control sobre ejecución de actividades: elección de un emplazamiento para una distribución, un edificio para una actividad de sensibilización, etc.
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  ADMINISTRADOR(A)
  Área de Finanzas Gestión de la tesorería de Puerto Ayacucho:
• Hacer los pagos en efectivos;
• Hacer el arqueo de caja de forma regular;
• Manejar los archivos de la caja.
  Área de HR (Recursos Humanos)
• Apoyar en el respecto de los procedimientos de ACTED (reglamento interior, Código de Conducta) y de la norma nacional (seguridad y salud en el trabajo);
• Apoyar el establecimiento de buenas relaciones inter personales de trabajo en la base;
• Apoyar la gestión de los recursos humanos de la base de Caracas
• Desarrollar y actualizar las políticas de gestión nacional de recursos humanos
• Desarrollar la cultura del control de la documentación del departamento de recursos humanos
• Asegurarse del respecto de los requisitos laborales en vigor en la legislación nacional
• Gestionar los reclutamientos de los empleados nacionales respectando los procesos ACTED
• Gestionar el seguimiento administrativo de los documentos de los empleados (seguimiento de las vacaciones, de las ausencias, del pago de los cargos sociales, etc.)
• Hacer el seguimiento de las evaluaciones anuales
• Proponer plan de formación de los empleados cuando es necesario
• Gestión de casos sensibles
• Controlar los archivos de Recursos Humanos
• Elaboración de los TITANICS RRHH
• Soporte en relaciones laborales y administración del personal.
• Comunicación interna.
• Coordinar la elaboración e implantación de sistemas de control de tiempo y otros que permitan supervisar la asistencia del personal.
• Contribución a liquidación de Nomina, seguridad social, novedades, etc.
• Contribución de la administración y los recursos humanos basados en principios éticos, sociales, y responsables.
  Gestión Administrativa y legal:
• Apoyo administrativo y en recursos humanos.
• Apoyar técnicamente el proceso de trámite de documentos de archivo.
• Recibir, enviar, registrar, distribuir, archivar y mantener física y digitalmente los documentos de archivo en las unidades de conservación e instalación de acuerdo con los procedimientos.
• Buscar y recuperar documentos de archivo requeridos por el usuario.
• Apoyar técnicamente el proceso de transferencias documentales.
• Elaborar, tramitar y mantener seguimiento oportuno de las actividades y procedimientos a desarrollar.
• Apoyo logístico, organizar solicitud de compra y/o servicio de acuerdo a procedimientos.
• Visitas a posibles proveedores.
• Solicitud de cotizaciones.
• Realizar cualquier otra actividad relacionada con el objetivo del contrato, así como todas aquellas demás funciones que por las características inherentes a su cargo y condiciones le sean asignadas.
• Desarrollar y poner al día los procesos administrativos de ACTED: reglamento interno, Manual de procedimientos, memos, etc.
• Hacer el seguimiento y la actualización de los procesos legales: representación legal, registros diversos (Ministerios e instituciones Públicas, etc.).
• Gestionar la relación con los abogados y el seguimiento de los expedientes en curso
• Hacer el seguimiento de las visas de los expatriados y asegurarse que están en legalidad frente al gobierno venezolano (si fuera necesario)
• Gestionar los contratos administrativos (oficinas, guest-house) y el seguimiento administrativo (renovación de contratos, relación con los puntos focales, etc.).
• Controlar los archivos Administrativos
  Cualidades humanas
  • Amabilidad, aceptación y solidaridad • Empatía • Respeto
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  ADMINISTRADOR(A)
  Competencias:
  • Dinamismo • Trabajo en equipo • Responsabilidad • Compromiso
  • Comunicación • Orientación a los resultados • Gestión de conocimientos
  • Transparencia.
  • Desempeño.
  COMPROMISO:
• Atender los procedimientos de ACTED, incluidos sus manuales, políticas, reglamento interno, código de conduta.
• CUALIFICACIONES, CUALIDADES HUMANAS, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES TÉCNICAS REQUERIDAS.
  • Profesional graduado Titulado (a) como administrador logístico, administrador de empresas, ingeniero industrial.
  • Experiencia en procesos logísticos, administrativos, financieros, etc. preferiblemente en organizaciones de cooperación internacional.
  • Dominio de Excel, Word y Outlook y plataformas informáticas.