Administrateur·trice at Première Urgence Internationale

Date d’arrivée: Juin 2021

Durée de la mission: 6 mois

Lieu: Bangui, République Centrafricaine

Première Urgence Internationale (PUI) est une Organisation Non Gouvernementale de solidarité internationale, à but non lucratif, apolitique et laïque. L’ensemble de ses personnels se mobilise au quotidien pour couvrir les besoins fondamentaux des victimes civiles mises en péril, marginalisées ou exclues par les effets de catastrophes naturelles, de guerres et de situations d’effondrement économique. L’objectif est d’aider les populations déracinées dans l’urgence, tout en leur permettant de regagner rapidement autonomie et dignité. L’association mène environ 200 projets par an, dans les domaines de la sécurité alimentaire, la santé, la nutrition, la réhabilitation d’infrastructures, l’eau et l’assainissement et la relance économique. PUI intervient en appui à près de 6 millions de personnes dans 22 pays, en Afrique, en Asie, au Moyen-Orient, en Europe de l’Est et en France.

Découvrez nos valeurs et notre histoire.

Contexte

La République Centrafricaine se classe en 2020 à l’avant-dernière place du classement mondial en termes d’indice de développement humain (PNUD) : l’extrême pauvreté et le sous-développement aggravent et renforcent la plupart des conséquences humanitaires. Selon le rapport HNO 2021, 2,8 millions de personnes nécessitent une assistance humanitaire sur les 4,9 millions de personnes qui vivent en RCA, soit une hausse de 8% par rapport à 2020. Les zones d’intervention prioritaires sont nombreuses avec 53 sous-préfectures sur 72 présentant une situation de sévérité de niveau 4 concernant les conditions de vie des populations. Le contexte sanitaire de la COVID-19 a augmenté la pression économique et impactée l’accès aux moyens de subsistance des populations. Le HNO 2021 projette que 2.3 millions de personnes seront dans le besoin d’une assistance alimentaire durant la période de soudure de 2021, soit une augmentation de 400 000 personnes en comparaison à 2020. La conjoncture des évènements sanitaires et sécuritaires a engendré des pertes de revenus, des difficultés d’accès aux moyens de subsistances, aux marchés ou encore aux semences, en parallèle d’une augmentation des prix des denrées généralisées sur la RCA.

Par ailleurs, les services sociaux de base sont dysfonctionnels ou inexistants dans de nombreuses zones. Nombreuses formations sanitaires ne sont pas fonctionnelles en raison de manque d’équipements, de personnels et de médicaments. Les indicateurs de développement sanitaires de la République Centrafricaine sont alarmants : 2,6 millions de personnes sont dans le besoin d’une aide sanitaire en 2021, avec une vulnérabilité accrue des enfants de moins de 5 ans, des femmes enceintes et allaitantes, des personnes âgées et des personnes en situation de handicap. Par ailleurs, selon la Direction Générale des Ressources Hydrauliques (DGRH) de RCA, le taux de couverture en eau est de l’ordre de 32%, et de moins de 30% pour l’assainissement, démontrant un fort besoin en WASH sur l’ensemble du territoire.

En décembre 2020, la RCA compte plus de 682 000 déplacés dans le pays et 635 000 personnes réfugiés dans les pays limitrophes. En janvier 2021, ce sont plus de 200 000 PDI qui s’y sont ajoutées suite aux affrontements initiés mi-décembre 2021. La récente création de la CPC (Coalition des Patriotes pour le Changement) ayant entrainé un regain de violences, en parallèle de la réélection du président sortant Faustin Archange Touadera, a entrainé une dégradation de la situation sécuritaire sur une large partie du territoire. Face à cette situation, il est à craindre une détérioration du contexte humanitaire dans les prochains mois dans un contexte déjà amplement fragilisé.

Positionnement / Stratégie de PUI dans le pays

PUI met en œuvre des interventions intégrées et multisectorielles au bénéfice des populations confrontées aux répercussions humanitaires de crises sécuritaires. L’extrême vulnérabilité structurelle et la volatilité sécuritaire de la RCA se traduit par une faible résistance des populations aux chocs environnementaux, économiques, sanitaires et sécuritaires. Selon OCHA (HNO 2021), 2,8 millions de centrafricains ont besoin d’assistance humanitaire en 2021, soit près de 57% de la population totale.

Dans ce contexte, l’intervention de PUI vise à appuyer les populations dont les capacités d’absorption des chocs est faible, et à restaurer l’accès aux biens et services de base sur des secteurs tels que la santé, la nutrition, la sécurité alimentaire et les moyens d’existence, la WASH et en appuyant les populations déplacées. Grâce à sa plateforme logistique et médicalisée, PUI appui également la communauté humanitaire via différents services de stockage d’intrants médicaux et non médicaux pour améliorer les capacités de réponse des acteurs humanitaires en RCA.

Responsabilités

L’Administrateur Capitale assure la gestion des opérations financières effectuées depuis la base de coordination (liées au fonctionnement de la base de coordination ou pour le compte d’une opérations pour une base opérationnelle gérée depuis la coordination), dans le respect des procédures PUI et bailleurs. Cela comprend, sans s’y limiter : le traitement comptable, la gestion de la trésorerie, la production des outils de pilotage budgétaire (en collaboration avec la logistique), la participation à la préparation d’audit, la production d’états financier destinées à la conception de projets ou à la rédaction de rapports.

Traitement comptable : Tenir la comptabilité des opérations effectuées depuis la base de coordination, ainsi que produire les états/outils de suivi financiers, internes ou externes, qui en découlent.
Encadrement d’équipeSuperviser, dans leurs champs d’affectation respectifs, l’équipe de gestion financière dédiée au fonctionnement de la base de coordination, ainsi que les accompagner dans l’amélioration qui est attendue de leurs performances.
Appui ponctuel au Coordinateur Financier : Assister, si nécessaire, le Coord Fin (au cas où une tâche nécessite du renfort ou en cas d’indisponibilité du Coord. Fin), dans des travaux liés à l’élaboration de budgets, la production/consolidation d’états financiers globaux, voire le contrôle interne ou la préparation d’audit. Cela se verra au cas par cas, suivant la capacité du Coord Fin et de ses collaborateurs nationaux directs (ceux qui l’assistent dans le travail de consolidation « mission ») à gérer la charge de travail.
Appui ponctuel au Coordinateur RH: Assister, si nécessaire, le CoRH (au cas où une tâche nécessite du renfort ou en cas d’indisponibilité du CoRH) dans les travaux liés à des demandes de recrutement, d’avenants contractuels, validation de base des données RH des bases opérationnelles et de la coordination, des sanctions disciplinaires, des décisions de licenciement ou de non renouvellement et des opérations de paie.

Objectifs spécifiques et activités

ASSURER LE TRAITEMENT COMPTABLE DU FONCTIONNEMENT DE LA BASE DE COORDINATION

Il/Elle s’assure que la comptabilité est saisie selon les règles internes et communiquée au/à la Coord Fin selon le calendrier établi, après validation du/de la Responsable de base.
Contrôler la conformité de l’archivage des documents comptables & assure un envoi régulier au siège
il/elle suit la trésorerie de sa base et supervise les paiements.
il/elle s’assure qu’un système de contrôle interne est en place sur sa base. Il/elle s’assure du respect de la procédure d’engagement des dépenses et participe à la validation des dossiers d’achat opérés depuis la base de coordination.
Il/Elle est le garant de la tenue des comptes et veille à ce titre à ce que les soldes de caisses et de comptes bancaires soient en permanence absolument justifiés par les pièces comptables appropriées.

ASSURER LE SUIVI BUDGETAIRE DES BUDGET DE FONCTIONNEMENT DE LA BASE DE COORDINATION

Il/Elle est responsable de l’optimisation et du contrôle des coûts de sa base ; il/elle utilise les suivis budgétaires à cette fin et s’assure du bon approvisionnement financier de sa base.
Contrôle de la régularité des dépenses engagées sur les budgets de fonctionnement de la base de coordination
Il/elle met à jour et analyse mensuellement l’outil de suivi budgétaire intitulé Financial Follow-up en concertation avec les équipes logistiques et programmes
Il/Elle participe à l’analyse collective (administration et logistique) des suivis budgétaires, fait le rapprochement entre consommation budgétaire et avancée des activités, détecte les écarts et propose des ajustements au/à la Coord Fin.
Il/Elle participe à l’élaboration des budgets pour les nouveaux projets
Il/Elle participe activement l’élaboration des rapports financiers et les travaux d’audits
Il/Elle veille au respect des procédures administratives des bailleurs de fonds sur les projets en cours.

POURVOIR LE REPORT DE L’INFORMATION FINANCIERE DE LA BASE DE COORDINATION ET GARANTIR SA CIRCULATION

Il/Elle envoie les rapports internes et externes à son/sa supérieur/e hiérarchique direct/e en respectant les délais de validation interne (rapports mensuels Comptabilité / retour sur Suivis budgétaires / prévisionnel de trésorerie).
Il/Elle participe aux réunions de coordination interne dont il/elle est un membre actif.
Il/Elle participe aux réunions relatives aux aspects administratifs, et représente l’ONG sur demande et/ou sur délégation
Il/Elle fournit au coordinateur financier tous les éléments nécessaires à la rédaction des rapports intermédiaires et finaux

GESTION DE L’EQUIPE FINANCIERE DEDIEE AU FONCTIONNEMENT DE LA BASE DE COORDINATION

Il/Elle s’assure que chaque membre sous sa supervision hierarchique ait une planification opérationnelle individuel journalière, hebdommadaire ou mensuelle.
Il/Elle veille à ce que tous les membres de l’équipe aient une évaluation écrite au moins une fois par contrat et par an.
Il/Elle assure ou délègue l’intégration de tout nouveau membre de l’équipe sur sa base, et s’assure en particulier que les procédures financières, ainsi que les procédures d’utilisation des moyens de communication et de transport soient expliquées et comprises.
Il/Elle complète la formation des membres de l’équipe Rattachement hiérarchique, notamment sur les aspects liés aux procédures et outils de gesion financière, interne comme externes.
Il/Elle prépare les profils des postes des membres de l’équipe, et les diffuse pour validation au Coordinateur Financier et tout autre référent potentiellement concerné (selon le poste).
Il/Elle veille à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels dans l’équipe et rapporte au/à la Responsable de base dans le cas où il/elle ne parvient seul/e à régler le différend.
Il/Elle est le garant de l’image de PUI sur son champs d’expertise dans sa zone d’intervention, et veille à ce titre à ce que l’ensemble du personnel sous sa responsabilité ait un comportement en adéquation avec les valeurs défendues par l’organisation et respectueux des autres.

FOURNIR UN APPUI PONCTUEL AU COORDINATEUR FINANCIER SI CELA S’AVERE UTILE

L’Administrateur Capitale peut être amené à soutenir le Coordinateur Finance (sur demande de celui-ci) en matière de conception, exécution et contrôle de livrables financier. Cela peut concerner la comptabilité (exemple -> vérification d’états financiers), la gestion bancaire, la préparation de dossiers d’audit, la conception de projets (exemple -> finalisation ou consolidation de budgets), le contrôle interne (exemple -> contrôle la bonne application de procédures), voire le renforcement de capacités (exemple -> formation financière du personnel de support ou de programmes).

FOURNIR UN APPUI PONCTUEL AU COORDINATEUR RH SI CELA S’AVERE UTILE

L’Administrateur Capitale peut être amené à soutenir le Coordinateur RH (sur demande de celui-ci ou en cas d’indisponibilité) au processus de recrutement sur la base coordination (validation de fiche de poste, demande recrutement, grille de sélection etc…), à l’intégration de tout nouveau salarié sur la base coordination, et s’assurer que les procédures administratives, RH et financières soient expliquées et comprises, de suivi des absences, de la constitution et mise à jour des dossiers du personnel ainsi que leur archivage. Cela peut concerner également la validation de la base de données RH des bases et coordination, et veiller à la gestion d’éventuels conflits interpersonnels sur la base coordination.

Profil

Expérience professionnelle : un an minimum dans le secteur humanitaire

Aptitudes : Gestion d’équipe, connaissance en administration et gestion

Langues : Français obligatoire

Caractéristiques personnelles attendues :

Capacité à travailler de façon autonome avec prise d’initiative et sens des responsabilités
Bonne résistance au stress
Sens de la diplomatie
Capacité d’analyse
Capacité d’adaptation et souplesse d’organisation
Organisation, rigueur et respect des échéances
Capacité à travailler et manager de manière professionnelle et mature
Capacité à travailler avec différents partenaires avec ouverture d’esprit et une communication adaptée

Conditions

Salarié en Contrat à Durée Déterminée
Salaire brut mensuel : de 1 815 à 2 145 Euros selon parcours en Solidarité Internationale + majoration de 50€ par semestre d’ancienneté avec PUI
Frais pris en charge notamment transport AR Domicile / Mission, visas, vaccins…
Assurance comprenant couverture médicale et complémentaire santé, assistance 24/24h, rapatriement et prévoyance
Hébergement en maison collective
Frais de vie (« Per diem »)
Régime de Break: 5 jours ouvrés à 3 et 9 mois de mission + prime de break
Régime de Congés Payés: 5 semaines de CP / an + billet A/R au domicile tous les 6 mois