Administrative Assistant – accounting officer At Italian Agency for Development Cooperation

NOTICE FOR THE SELECTION OF STAFF WITH TEMPLE CONTRACT DETERMINED AT THE HOSTER SEAT OF HANOI OF THE ITALIAN AGENCY FOR DEVELOPMENT COOPERATION ( AICS )

COMMAND CODE: 003 / AICSHANOI / 2023

“ Single Fund for Technical Assistance to Local Partners ( MY-CTAF ) ” – AID 11758

Profile: Administrative Assistant – accounting officer

Qualification: Expert

Professional level: Low 3 expert

Sector: Administration

Regulatory references:

Law 11 August 2014 n. 125 “ General discipline on international development cooperation ”.

The MAECI decree of 22 July 2015 n. 113 “ Regulation containing “ Statute of the Italian Agency for Development Cooperation ” and in particular Chapter Third, article 11, paragraph 1, letter c ). CC resolution no. 101 of 19 November 2019. Resolution of the AICS Director n. 87 of 30/11/2018 approving the AID Initiative 11758 “ “ Single fund for technical assistance to local partners ( MY-CTAF ) ”, subsequent refinancing with Resolution of the AICS Director n. 74 of 5/11/2019 and last refinancing with AICS Director Resolution no. 43 of 24/06/2020:

Determines Directorial No. 28 of 5.2.2021 and related annexes. Vietnamese Labor Code no. 45/2019 / QH14 drawn up by the Vietnamese National Assembly, effective from January 1, 2021.

HANOI’S AICS MAKES NOTICE

A selection procedure is launched for the hiring of an Administrative Assistant – accounting officer ( Professional level: Expert Low 3 ).

1. CONTENT AND PURPOSE OF THE INCHARGE

Professional figure required: Administrative assistant – accounting – Professional level: Expert Low 3

Workplace: AICS headquarters in Hanoi ( Vietnam ), with possible movements in the countries of competence of the Hanoi headquarters.

Type of contract

Fixed-term contract provided for by the local regulations of Vietnam, in compliance with the fundamental principles of the Italian legal system.

Compensation

Retribuzione lorda livello: € 36.018,24/Annuo

Totale Lordo Annuo Vietnam: € 62.132,16 (12 mesi), comprensivo delle indennità previste per il lavoratore che svolga la propria prestazione lavorativa in Vietnam o nei paesi di competenza della Sede AICS di Hanoi, ai sensi di quanto previsto dal contratto di lavoro. Il trattamento economico è stabilito sulla base di quanto riportato nel documento “Criteri e modalità per la selezione di personale non appartenente alla Pubblica Amministrazione da assumere con contratto di diritto privato a tempo determinato disciplinato dal diritto locale” di cui alla Delibera del CC n. 101 del 19 novembre 2019 ed alle tabelle adottate dalla Determina del Direttore AICS n. 28/2021 e ss.ii. Potranno inoltre essere previsti eventuali benefit aggiuntivi, subordinatamente alla disponibilità delle risorse.

Durata: 11,5 mesi, rinnovabile in funzione della durata dell’iniziativa e della relativa disponibilità di fondi, e comprensivo di un periodo di prova di 30 giorni.

Inizio incarico: disponibilità immediata, al termine della procedura di selezione.

Obiettivo dell’incarico: Il/la candidato/a selezionato/a dovrà assicurare la corretta gestione, monitoraggio e controllo amministrativo-contabile delle iniziative di cooperazione allo sviluppo di competenza della Sede AICS di Hanoi, con un focus sulle attività in Myanmar e lavorerà sotto la supervisione generale della Titolare della Sede AICS di Hanoi e la supervisione diretta del Coordinatore amministrativo e in coordinamento con tutto il personale della Sede.

Il/la candidato/a deveuniread unasolidacompetenzateoricaepratica nelle attività amministrativo-contabili di gestione/controllo/supervisione di iniziative afferenti al settore della cooperazione allo sviluppo, nonché al funzionamento dell’Ufficio, la capacità di inserirsi in un team multisettoriale, contribuendo al complessivo buon esito dell’operatività della Sede regionale AICS di Hanoi (Vietnam).

Descrizione dell’incarico

Il candidato/a lavorerà sotto la supervisione generale della Titolare della Sede AICS di Hanoi e la supervisione diretta del Coordinatore amministrativo mantenendo un livello di stretta collaborazione con il personale impiegato nelle singole iniziative (specialmente di aiuto umanitario in Myanmar) e dovrà assistere la Sede AICS di Hanoi nello svolgimento delle seguenti mansioni:

1. garantire il necessario supporto amministrativo-contabile nella fase di programmazione e organizzazione delle attività di cooperazione; fornire assistenza nella definizione di piani e assetti finanziari necessari ad una corretta preparazione delle iniziative in programmazione e in corso e nella predisposizione delle valutazioni tecnico-economiche in fase di finanziamento;

2. assicurare la puntuale gestione amministrativo-contabile, in relazione alle risorse finanziarie rese disponibili per la Sede AICS di Hanoi, del Funzionamento, del Personale e delle Iniziative di competenza, secondo la vigente normativa in materia di amministrazione e contabilità della P.A. e dell’AICS;

3. elaborare, coordinare e/o verificare i dati da inserire nel sistema integrato dell’AICS (SIGOV), eventualmente anche con il supporto di figure esterne alla Sede AICS di Hanoi, con particolare riferimento alle registrazioni dei fatti amministrativi – secondo i principi civilistici – e adempiere alla predisposizione delle relative dichiarazioni. Garantire la costante compilazione e supervisione delle prime note di contabilità e dei giustificativi di spesa, aggiornando e controllando periodicamente lo stato dello speso;

4. collaborare alla predisposizione dei piani operativi generali e agli eventuali successivi assestamenti degli stessi per le iniziative da realizzare in Myanmar, nonché alla corretta elaborazione e finalizzazione di tutti gli altri documenti amministrativo-contabili che si rendano necessari per l’esecuzione della spesa e alla predisposizione della resa del conto in capo alla sede, ai sensi della vigente normativa di contabilità dell’AICS;

5. produrre tutti i rapporti periodici richiesti in ambito finanziario e amministrativo;

6. curare la predisposizione dei registri e dei documenti contabili per il controllo economico-finanziario delle iniziative di pertinenza della Sede AICS di Hanoi e garantire la corretta predisposizione della contrattualistica pubblica (beni, servizi, lavori) e del personale nel rispetto delle normative vigenti;

7. assicurare la corretta predisposizione delle procedure di gara per l’acquisizione di beni, servizi e la realizzazione di lavori per le quali la Sede estera è stazione appaltante, sulla base di quanto indicato dal D.M. 192 del 2017 e dalle PRAG, d’intesa con il Coordinatore amministrativo e il Procurement officer della Sede;

8. svolgere il ruolo di Responsabile Unico del Procedimento laddove richiesto;

9. predisporre la documentazione di pagamento e le relative istruttorie in collaborazione con gli Esperti dell’Assistenza tecnica ai programmi e al personale dipendente della Sede AICS di Hanoi;

10. supportare il personale di progetto nelle singole Iniziative, nella verifica amministrativo-contabile dei rendiconti presentati dalle controparti;

11. supportare le missioni dei revisori legali dei conti, o di altri verificatori qualificati (esterne e interne), delle Iniziative gestite dall’AICS di Hanoi;

12. assistere il personale tecnico relativamente alle attività amministrative di predisposizione dei bandi/call for proposal e di gestione dei fondi da destinare alle OSC in Myanmar e di fornire assistenza alle OSC selezionate nella predisposizione della documentazione necessaria all’efficiente realizzazione delle iniziative in parola;

13. fornire assistenza nella fase di selezione del personale necessario alla gestione tecnica e amministrativa dei singoli progetti e programmi;

14. fornire assistenza alla supervisione del personale locale in capo all’ufficio amministrativo;

15. curare l’archiviazione e protocollazione della corrispondenza e della documentazione della Sede AICS di Hanoi sul sistema interno di protocollo (Documit);

16. eventuali ulteriori compiti puntuali che si dovessero rendere necessari nel corso dell’impiego, da svolgere su incarico della Titolare della Sede AICS Hanoi.

Divieto di esercitare altra attività. Il soggetto selezionato non deve avere svolto, nel corso dell’ultimo triennio, alcuna attività imprenditoriale nel Paese di servizio, né trovarsi in situazione di conflitto, anche potenziale, di interessi che pregiudichino l’esercizio imparziale delle funzioni, così come previsto dall’articolo 53 del decreto legislativo n. 165 del 2001, novellato dalla legge n. 190 del 2012 e dal Codice Etico e di Comportamento dell’AICS di cui al successivo punto 7. L’Amministrazione si riserva di verificare, pena l’esclusione, la rispondenza di quanto dichiarato a tale proposito da parte del soggetto selezionato.

2. REQUISITI PER L’AMMISSIONE

Il personale da reclutare deve essere in possesso al momento della scadenza del bando dei seguenti requisiti essenziali:

a) avere compiuto i 18 anni di età. La sede non procederà, in ogni caso, alla stipula del contratto di lavoro con il candidato selezionato la cui età anagrafica sia superiore a quella ordinamentale prevista per il collocamento a riposo dalla normativa previdenziale da applicare in relazione alla situazione soggettiva del candidato ovvero sia acquisita entro il termine di scadenza del contratto;

b) idoneità fisica all’impiego;

c) avere conseguito il titolo di studio richiesto dall’avviso di selezione, come specificato al punto 2.1;

d) aver acquisito le esperienze professionali richieste dall’avviso di selezione nel settore di riferimento, specificate al punto 2.1;

e) ottima conoscenza della lingua inglese (livello C1 del quadro comune europeo di riferimento per la conoscenza delle lingue – QCER) e della lingua italiana (livello C2 del quadro comune europeo di riferimento per la conoscenza delle lingue – QCER). Il livello linguistico minimo richiesto si riferisce a: comprensione (ascolto e lettura), produzione orale, produzione scritta https://europa.eu/europass/en/common-european-framework-reference-language-skills;

f) conoscenza ed utilizzo abituale ed efficace dei principali strumenti informatici, in particolare MS Office (Word, Excel, Power Point).

I requisiti di cui al presente articolo devono essere posseduti per tutta la durata del contratto.

2.1 Requisiti specifici (ai sensi degli Allegati All. B e All. B1b – Esperto – Determina Direttoriale n. 28 del 5.2.2021)

a) Laurea non Magistrale/Specialistica o titolo equipollente nel settore di riferimento del bando (Economia, Scienze economiche, Scienze politiche, Relazioni Internazionali, Cooperazione allo sviluppo, Scienze Sociali) oppure Laurea non Magistrale in altro settore accompagnata da una documentata esperienza nel settore indicato dal bando di almeno 3 (tre) anni. Sono altresì considerate le equipollenze pubblicate nel sito web del Ministero dell’Istruzione, dell’Università e della Ricerca www.miur.it;

b) avere maturato un’esperienza, quale Esperto/a, nel settore amministrativo-contabile, nell’ambito di iniziative di cooperazione allo sviluppo, pari o superiore a 4 (quattro) anni. La documentata attività svolta nel settore di riferimento del bando nell’ambito di iniziative di cooperazione potrà essere valutata anche ai fini del conseguimento del “Requisito generale di accesso al livello professionale” di cui al punto 2.1.a) solo per la parte eccedente i 4 anni.

2.2. Requisiti preferenziali

Titoli di studio ulteriori rispetto a quello obbligatorio:

a) Titoli di studio di livello superiore a quanto richiesto alla lettera a) del punto 2.1 e afferenti al settore richiesto dal bando;

Competenze linguistiche:

a) eccellente conoscenza della lingua inglese sia orale che scritta (livello C2 del quadro comune europeo di riferimento per la conoscenza delle lingue – QCER) rif: https://europa.eu/europass/en/common-european-framework-reference-language-skills);

Esperienza professionale:

b) esperienza professionale superiore a 4 (quattro) anni richiesta alla lettera b) del punto 2.1. in attività specificamente equiparabili a quelle oggetto del presente avviso. Si terrà conto del livello di responsabilità e della rilevanza delle attività svolte;

c) pregressa esperienza lavorativa presso Sedi estere AICS e/o organismi internazionali e/o OSC esecutori di iniziative di Cooperazione finanziate da fondi MAECI/AICS;

d) Pregressa esperienza professionale nella produzione e gestione di documentazione e contrattualistica relativa all’acquisizione di beni, servizi e forniture ai sensi del D. LGS n. 50/2016 e ss.mm.i (Codice dei Contratti Pubblici), DM 192/2017 e PRAG e di procedure di grant e affidamento di contributi a OSC; Università, etc;

Altri titoli o competenze professionali:

e) Conoscenza del sistema di gestione amministrativo-contabile “SIGOV”;

f) Conoscenza del sistema di protocollazione “Documit”;

g) Altri corsi di specializzazione non configurabili come titoli di studio di cui alla lettera a) nel settore della gestione e produzione di documentazione e contrattualistica relativa all’acquisizione di beni, servizi e forniture ai sensi delle PRAG.

h) Altri corsi di specializzazione non configurabili come titoli di studio di cui alla lettera a) nel settore della cooperazione allo sviluppo così come definita in ambito OCSE-DAC.