Administrative Assistant/ Asistente Administrativa At American Bar Association

Administrative Assistant – Colombia

The American Bar Association Rule of Law Initiative (“ABA ROLI”) seeks an Administrative Assistant in Colombia. This will be a full-time position based in Bogotá.

Responsibilities:

The Administrative Assistant provides logistical and administrative support for field staff in the following activities:

• Carries out secretarial duties in assistance of Director and program staff;
• Phone calls;
• Letters, emails and other communications;
• Maintains staff contact lists;
• Preparation and follow-up of meetings;
• Drafting of power point and Prezi presentations;
• Keeps and updates the office’s official calendar;
• Maintains calendar of substantive events and staff vacations;
• Assists Field Financial Manager in contracting process for supplies, goods, and services as well as recruitment for program staff;
• Follows procedures in accordance with Local Office Policy Manual (LOPM).
• Under the coordination of Field Financial Manager:
  • Charged with organizing and arranging for events as necessary;
  • Arranges travel and lodging logistics for staff, participants and short term consultants;
  • Maintains stationary and other supplies for the office;
  • Prints, edits, and otherwise prepares training materials;
  • Arranges conference calls, interviews, and meetings at the request of the Director and program staff;
  • Assist Director in preparing charts, reports and data;
  • Assists Director and program staff in preparing and filing travel and other expense reports;
  • Conducts special projects as requested.

Required Qualifications:

• Bachelor’s degree or technical degree with 3 years of work experience in clerical or administrative duties
• Experience adhering to budgets, processing contracts and expense reports, or similar work
• Demonstrated ability to undertake administrative and logistical tasks, follow procedures, and adhere to regulatory requirements

Preferred Qualifications:

• Experience working with international organizations
• Intermediate fluency in English

ABA ROLI is a non-profit program that implements legal reform programs in roughly 40 countries around the world. ABA ROLI has nearly 700 professional staff working abroad and, in its Washington, D.C. office. ABA ROLI’s host country partners include judges, police, lawyers, bar associations, law schools, court administrators, legislatures, ministries of justice and a wide array of civil society organizations, including human rights groups

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Asistente Administrativo – Colombia

American Bar Association Rule of Law Initiative (“ABA ROLI”) busca un asistente administrativo en Colombia. Este será un puesto de tiempo completo con sede en Bogotá.

Responsabilidades:

El asistente administrativo presta apoyo logístico y administrativo al personal de campo en las siguientes actividades:

Realiza tareas de secretaría para ayudar al Directora y al personal del programa;

• Llamadas telefónicas;
• Cartas, correos electrónicos y otras comunicaciones;
• Mantiene las listas de contactos del personal;
• Preparación y seguimiento de las reuniones;
• Redacción de presentaciones en Power Point y Prezi;
• Mantiene y actualiza el calendario oficial de la oficina;
• Mantiene el calendario de eventos sustantivos y de vacaciones del personal;
• Asiste al Gerente Financiero en el proceso de contratación de suministros, bienes y servicios, así como en la contratación del personal del programa;
• Sigue los procedimientos de acuerdo con el Manual de Política de la Oficina Local (LOPM).
• Bajo la coordinación del Director Financiero de Campo:
  • Encargado de organizar y disponer los eventos que sean necesarios;
  • Organiza la logística de los viajes y el alojamiento del personal, los participantes y los consultores de corta duración;
  • Mantiene el material de papelería y otros suministros para la oficina;
  • Imprime, edita y prepara el material de formación;
  • Organiza conferencias telefónicas, entrevistas y reuniones a petición del Director y del personal del programa;
  • Asistir al Director en la preparación de gráficos, informes y datos;
  • Ayuda al Director y al personal del programa a preparar y archivar los informes de gastos de viaje y de otro tipo;
  • Lleva a cabo proyectos especiales según lo solicitado.

Cualificaciones requeridas:

• Titulo técnico/tecnólogo en carreras afines con 3 años de experiencia laboral en tareas administrativas o de oficina
• Experiencia en el cumplimiento de presupuestos, en la tramitación de contratos e informes de gastos, o en trabajos similares
• Capacidad demostrada para llevar a cabo tareas administrativas y logísticas, seguir procedimientos y cumplir con los requisitos normativos

Calificaciones preferidas:

• Experiencia de trabajo con organizaciones internacionales
• Dominio intermedio del inglés

ABA ROLI es una organización sin ánimo de lucro que implementa programas de reforma legal en unos 40 países de todo el mundo. ABA ROLI cuenta con casi 700 profesionales que trabajan en el extranjero y en su oficina de Washington, D.C. Entre los socios de ABA ROLI en los países anfitriones se encuentran jueces, policías, abogados, colegios de abogados, facultades de derecho, administradores de tribunales, legislaturas, ministerios de justicia y una amplia gama de organizaciones de la sociedad civil, incluidos grupos de derechos humanos.