Administrative Assistant Sub-Office – Colombia, Ipiales At DECORATIVE

The Logistics Assistant is responsible for guaranteeing the logistics processes of the Ipiales office to guarantee the implementation of ongoing projects, in accordance with the requirements of HIAS and/or Donors with quality and opportunity, based on guidelines and procedures organizational. She directly supports the Project Specialist assigned to the office.

PRINCIPAL FUNCTIONS:

• Support the control and management of logistics processes within the operation of different programs.
• Manage the logistics for the attention to beneficiaries, activities and events required by the HIAS program area.
• Guarantee compliance with the guidelines established in the process manual for the acquisition of goods and services.
• Keep the supplier database updated.
• Keep updated the inventory of equipment, furniture and belongings corresponding to the office in which it is assigned.
• Keep updated the inventory of materials, cafeteria supplies and stationery corresponding to the office in which they are assigned.
• Guarantee the proper delivery process of programmatic materials to the teams of the HIAS program area.
• Carry out the process of reception, verification and delivery of all purchasing processes.
• Coordinate maintenance repairs of the office in which they are assigned.
• Manage correspondence and file.
• Administrar la Caja Menor como suplente en caso de ser delegado y de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Manual de Políticas y Procedimientos para la Caja Menor.

QUALIFICATIONS & REQUIREMENTS:

• Educación:
  • Formación tecnológica o profesional en ciencias contables y/o administrativas.
• Experiencia:
  • Experiencia comprobada en cargos de logística, compras y administración mínima de 1 año.
  • Manejo de programas de Microsoft Office. Con énfasis en Excel.
  • Conocimiento y experiencia para garantizar el cumplimiento documentación legal de los proveedores pertinentes a la legislación colombiana.
  • Experiencia en trabajo con Organizaciones no Gubernamentales y con proyectos financiados por donantes internacionales. (Deseable)
  • Tiempo de experiencia en ONG nacionales o internacionales: 1 año. (Deseable).
• Habilidades:
  • Alineación con los valores de la organización: Acogimiento, Justicia, Empatía, Compañerismo, Coraje y Resiliencia.
  • Facilidad de relacionamiento interpersonal.
  • Capacidad organizativa
  • Capacidad para resolver situaciones cotidianas.
  • Capacidad para trabajar en equipo y adaptación a cambios
  • Capacidad para múltiples tareas, enfoque de resultados, cumplimiento de metas en tiempo y priorización de entregables bajo presión.
  • Capacidad de innovación y adaptabilidad
  • Manejo óptimo de programas Microsoft Office.

DECLARACIÓN:

Esta descripción de puesto intenta, de manera general, describir la naturaleza y nivel de trabajo que debe ser desempeñado. Por lo que puede no ser una lista exhaustiva de todas las responsabilidades, metas, habilidades requeridas, o la ubicación y alcance permanente del trabajo. La ubicación de la posición puede estar sujeta a cambios en base a necesidades programáticas.

La flexibilidad es esencial en el desarrollo y crecimiento de la organización. El/La candidato ideal deberá sentirse cómodo en un ambiente de trabajo cambiante con fechas de entrega cruciales. Todos los miembros del equipo pudieran ser requeridos de cumplir tareas fuera de su jornada regular como parte de las necesidades del puesto.

Todas nuestras posiciones, pueden necesitar la disponibilidad de viajar, incluso a terrenos en condiciones que pueden ser inseguras, en caso sea requerido; esto incluyendo aquellas posiciones que no viajan típicamente que pueden ser desplazadas para la respuesta a emergencias.

ACERCA DE NOSOTROS:

Por más de cien años, la comunidad judía de HIAS (Hebrew Inmigrant Aid Society – Sociedad Hebrea de Ayuda al Inmigrante) fue fundada en la ciudad de Nueva York, la puerta de América a los inmigrantes. Ayudando a población judía a salir de la persecución y la pobreza del este de Europa, nuestros fundadores fueron guiados por la tradición, textos e historia de la Comunidad Judía -una historia de operación, de migración y desplazamiento. HIAS ha ayudado a generaciones de judíos que han enfrentado violencia solo por ser quiénes son, y HIAS continua con su compromiso de ayudar refugiados judíos en cualquier lugar del mundo. Hoy, nuestros clientes vienen de diferentes fe, etnias e historia, así como nuestros colaboradores. Llevamos nuestra experiencia, historia y valores a nuestro trabajo a través de 5 continentes, asegurando que los refugiados hoy en día reciban servicios vitales y oportunidades para prosperar.

HIAS es una comunidad de aprendizaje, comprometida con la diversidad y la inclusión. Trabajamos con integridad, responsabilidad, transparencia y comprometidos con los más altos estándares éticos. Nuestros colaboradores vienen de diversas historias y experiencias de vida para unirse a nuestro equipo en Estados Unidos y alrededor del mundo. Personas que se identifican como raza negra, indígenas o de color, personas con discapacidades, personas de la comunidad LGBTQ+ y personas con experiencias de vida de desplazamiento forzado o inmigrantes que han tenido el coraje de aplicar. Estamos comprometidos en construir un espacio de trabajo diverso que refleje nuestra visión, misión y valores.

VISION:

HIAS defiende un mundo en el que las personas refugiadas encuentran acogimiento, seguridad y oportunidades.

MISION:

Guiados por nuestros valores judíos e historia, HIAS provee servicios vitales a refugiados y buscadores de asilo alrededor del mundo y defiende sus derechos fundamentales para que puedan reconstruir sus vidas.

VALORES:

Welcome • Acogimiento • Hospitalité • הכנסתאורחים (Hachnasat Orchim)

Acogemos al extranjero

Justice • Justicia • Justice • צדק (Tzedek)

Perseguimos la Justicia

Empathy • Empatía • Empathie • חסד (Chesed)

Nos acercamos a nuestros clientes con Empatía

Partnership • Compañerismo • Coopération • חברותא (Chevruta)

Creemos en cambiar al mundo a través del Compañerismo

Courage • Coraje • Courage • אומץ (Ometz)

Actuamos con Coraje para construir un mundo mejor

Resilience • Resiliencia • Résilience • רוח (Ruach)

Nos adaptamos y prosperamos, continuamente demostrando nuestra Resiliencia

DIVERSIDAD:

HIAS está comprometido con la inclusión y la diversidad en nuestros sitios de trabajo. Todos nuestros aplicantes son considerados sin distinción de raza, color, nacionalidad, etnia, creencia religiosa, sexo, género, orientación sexual, discapacidad física, mental o condición médica, información genética, embarazo o estatus familiar, edad, veterano protegido, orientación política o estar legalmente protegido.

SALVAGUARDA:

HIAS is committed to the protection of children and vulnerable adults and any other person who receives harm or is in potential direct or indirect harm due to their contact and interaction with HIAS. We will not tolerate sexual exploitation or abuse, or any other form of harassment or negligence by our collaborators or associated personnel. Any candidate who receives a job offer from HIAS must sign and follow the Code of Conduct and the policies associated with the Safeguard. All associates will be required to go through a successful reference check and screening process that may include even criminal history. HIAS participates in the Inter-Agency Misconduct Disclosure Scheme). In line with this scheme, we will require information from candidates from their previous employers about sexual harassment, abuse or exploitation during the time they were working, or any other incident that has been under investigation when the candidate has left their employment. With this, HIAS will also share information when other organizations require it as part of their recruitment process. By submitting this application, the candidate confirms his understanding of the selection procedure.