CONTEXT
The CESVI strategy in Italy provides for the expansion of projects and programs in the national territory with the introduction of new partners and financiers.
In particular CESVI is engaged in the areas of prevention of child abuse, socio-economic inclusion of young people and education for active citizenship. Projects in these areas are and will be financed by institutional donors and foundations that require high reporting standards.
CESVI has also developed a line of intervention at the service of companies wishing to achieve philanthropic objectives on the national territory, with cascading grant programs in which CESVI plays the role of intermediary, dealing with the selection, monitoring and reporting of projects on behalf of large donors, public and private.
JOB DESCRIPTION
The collaboration will begin in December 2023.
Workplace: remote / domicile, with the possibility of making trips on the national territory when requested.
The function responds to the Italy Manager Area ( AM ) and will work in close contact with the Administrative Coordinator Italy Area ( AAC ).
The Administrative Project Officer will implement an adequate administrative, financial and reporting management system for projects carried out by CESVI ( as lead or partner, depending on the projects ) and non-profit organizations ( ONP ) / partner on the Italian territory with which CESVI collaborates.
Specifically, it will deal with:
Financial and administrative monitoring of projects
- Update project accounts and spending forecasting tools monthly for assigned projects, in collaboration with Project / Program Managers / Officers ( PM/PO ) of reference and coordinating with the AAC.
- Ensure a correct and punctual allocation of expenses in coordination with PM / PO.
- Monitor the economic and financial performance of the projects.
- Supportare la AAC nella tenuta delle scritture di contabilità generale e di commessa, se richiesto (registrazione invii fondi, fatture, ecc..).
- Assistere i PM nella preparazione del Procurement Plan di progetto e il suo aggiornamento; nelle procedure d’acquisto; nella predisposizione e/o controllo delle richieste fondi da parte dei partner.
Preparazione e gestione delle rendicontazioni
- Verificare i costi a carico di CESVI (e di eventuali partner) e predisporre i file di rendiconto finanziario e la documentazione a supporto per conseguente invio ai donatori o ai capofila dei progetti in partenariato nel rispetto delle scadenze e delle regole di rendicontazione.
- Predisporre e archiviare la documentazione finanziaria ai fini delle rendicontazioni intermedie o finali di progetti e/o programmi di CESVI (e di suoi eventuali partner).
- Supportare la preparazione della documentazione necessaria agli eventuali audit di progetto in coordinamento con la AAC.
Relazione con ONP/partner
- Partecipare agli incontri di aggiornamento tecnico-finanziario con le varie organizzazioni partner coinvolte, rispondendo alle varie richieste amministrativo sottoposte dalle ONP.
- Svolgere, se necessario, missioni di monitoraggio amministrativo-finanziario presso le sedi dei partner di progetto.
Supporto nella stesura dei budget di nuove proposte progettuali
- Approfondire le linee guida dei donatori in fase di presentazione di proposte progettuali.
- Supportare i PM/PO nella stesura dei budget di progetto in presentazione.
Requisiti essenziali
- Diploma di Laurea Magistrale o titolo superiore in Economia, Scienze Politiche o equivalente.
- Almeno 3 anni di esperienza nella gestione finanziaria e amministrativa di progetti in ambito sociale e/o educativo in Italia, finanziati da nazionali e internazionali, pubblici e privati: dallo sviluppo del budget per nuove proposte e bandi, al monitoraggio finanziario e follow up, al reporting interno ed esterno, alla gestione dei partner dal punto di vista finanziario e amministrativo.
- Buona conoscenza delle principali norme amministrative, regole e piattaforme di rendicontazione dei principali finanziatori istituzionali nazionali e internazionali (a titolo di esempio: Agenzia per la Coesione Territoriale, Agenzia Italiana per la Cooperazione Internazionale, DG DEVCO/INTPA, DG JUSTICE, Ministero dell’Interno (FAMI), AMIF DG HOME, ecc.).
- Buona conoscenza delle principali norme amministrative, regole e piattaforme di rendicontazione di fondazioni, aziende e altri grandi donatori privati (A titolo di esempio: Fondazione Cariplo, Con i Bambini Impresa Sociale, Fondazione Cassa Depositi e Prestiti, ecc.).
- Forte capacità di budgeting e gestione finanziaria, in particolare forte padronanza di strumenti di previsione, monitoraggio finanziario e follow-up.
- Buona capacità nell’organizzazione di documentazione di supporto (contratti, timesheet, TdR, relazioni di missione, carte d’imbarco, preventivi, logbook, ecc.) relativamente alle spese e dichiarazioni richieste dai donatori o capofila.
- Ottime capacità organizzative e di gestione del tempo, capacità di analisi rapida di questioni complesse e problem solving.
- Capacità di gestire il carico di lavoro e lo stress.
- Buone capacità interpersonali, comunicazione e facilità nel dialogare e collaborare con un team dislocato in località differenti sul territorio italiano.
- Ottime competenze informatiche (pacchetto Office -in particolare Excel-, contabilità).
Buona capacità di comunicazione e scrittura in inglese
Requisiti desiderabili
- Pregressa esperienza nella gestione di audit di progetto.
- Domicilio a Bergamo o Provincia
Altre informazioni
- Durata della collaborazione: 12 mesi rinnovabile
- Tipo di contratto: contratto di collaborazione coordinata e continuativa
- Range salariale: 2.200 – 2.300€ lordo/ mese
- Assicurazione sanitaria integrativa
SAFEGUARDING
CESVI applica una politica di tolleranza zero contro ogni forma di abuso, sfruttamento e/o danno arrecato a un bambino o a un adulto vulnerabile da parte di membri dello staff o dai partner dell’Organizzazione.
L’impegno di CESVI ad essere un’organizzazione sicura inizia con il processo di selezione del personale che prevede controlli meticolosi, quali il controllo del casellario giudiziale o la verifica di condanne precedenti. Questa procedura è finalizzata a garantire la protezione di bambini e di persone vulnerabili e la prevenzione di qualsiasi forma di abuso. Tali verifiche costituiscono parte integrante del processo di selezione del personale.
TU 81-08
CESVI pays particular attention to safeguarding the health of all the human resources of the Organization and therefore to protect the collaborator, the assessment of suitability for the position for each mission is envisaged before departure. This assessment will be borne by the competent doctor of the Organization.
Due to the high number of applications received, it is not possible for us to give feedback to all candidates.
Only profiles that are part of the shortlist and contacted for a first interview will be updated on the status of their application.