1. Objet
Le Bureau souhaite recevoir des soumissions pour un accompagnement pour la création, la diffusion et le suivi de campagnes de publicités sur les réseaux sociaux au Canada, sur la base d’une potentielle entente annuelle.
1.1 Le Bureau International des droits des enfants
Fondé en 1994, le Bureau international des droits des enfants – « le Bureau » ou « l’IBCR » – est une organisation non-gouvernementale internationale dont la mission est de contribuer au respect et à la promotion des droits de l’enfant, conformément aux engagements prescrits par la Convention relative aux droits de l’enfant (CDE) et ses protocoles facultatifs. Animé par la volonté de parvenir à un monde où chaque enfant jouit de l’intégralité de ses droits, sans discrimination et en toute circonstance, le Bureau contribue à renforcer les systèmes de protection de l’enfant et les compétences de celles et ceux qui œuvrent directement auprès des enfants.
Son approche repose sur les quatre grands principes de la CDE :
- La prise en considération systématique de l’intérêt supérieur de l’enfant
- la non-discrimination
- le droit à la vie, à la survie et au développement
- le respect de l’opinion de l’enfant et de son droit à la participation.
Le siège social de l’IBCR est situé à Montréal, où une cinquantaine de professionnel[le]s, épaulé[e]s par une équipe de stagiaires qualifiés, apportent une expertise technique aux intervenant[e]s agissant auprès des enfants en Amérique, en Afrique, au Moyen-Orient et 7 en Asie.
Le Bureau possède également des bureaux au Burkina Faso, au Sénégal et en RDC, où des équipes expertes œuvrent aux côtés de nos partenaires. Des coopérant[e]s volontaires viennent enfin compléter l’équipe opérationnelle du Bureau et sont déployés dans 11 pays auprès 35 partenaires. Depuis sa création, le Bureau est intervenu dans près de 50 pays et a transmis son expertise en sept langues, à plus de 64 000 intervenant[e]s formé[e]s pour mieux protéger les droits de millions d’enfants.
Plus d’informations sur l’organisation : http://www.ibcr.org/fr/
1.2. Description du programme de coopération volontaire : le projet de renforcement intégral des droits de l’enfant (PRIDE)
Le Projet de renforcement intégral des droits de l’enfant (PRIDE) est le programme de coopération volontaire (PCV) de l’IBCR, financé par Affaires mondiales Canada et s’aligne avec la Politique d’aide internationale féministe du Canada (PAIF). Le PRIDE permet à des Canadiennes et des Canadiens qualifié[e]s de s’engager comme volontaire afin de mettre leur temps et leur expertise au service de communautés en Afrique et en Amérique centrale et du Sud. À travers des mandats allant d’une semaine à 12 mois, les personnes coopérantes volontaires travaillant en étroite collaboration avec les organisations de la société civile et les institutions étatiques afin de contribuer au renforcement des systèmes nationaux de protection de l’enfant. Le PRIDE permet également à des professionnel[le]s au Canada de mentorer des volontaires déployé[e]s dans leur secteur professionnel.
Les personnes coopérantes volontaires peuvent être spécialisées en droits de l’enfant ou justice pour enfants ou encore en protection de l’enfant, mais aussi en plaidoyer, communication, gestion organisationnelle et de projet, ou tout autre domaine pertinent au regard des besoins de nos partenaires.
En marge du travail réalisé par les personnes coopérantes, le PRIDE vise également à sensibiliser, engager et mobiliser le public canadien aux enjeux de développement international et de droits humains et de l’enfant à travers le développement de matériel informatif dédié (imprimé, numérique, vidéo…), l’organisation d’événements, de rencontres, entre autres activités, créées et gérées par l’IBCR.
Le projet PRIDE :
- 7 ans de projet (2020-2027)
- 247 volontaires déployé[e]s
- 35 partenaires
- 11 pays
- 3 régions géographiques : Amérique centrale et du Sud, Afrique du Nord et Afrique subsaharienne
En savoir plus : www.ibcr.org/fr/pride/
Enjeux
ONG tournée pendant longtemps vers l’international au détriment du national, le Bureau souffre d’un manque de visibilité au niveau provincial et fédéral. Des efforts ont été faits depuis 2016 pour accroitre la notoriété de l’IBCR auprès du grand public au Québec et au Canada, mais restent limités. Un sondage administré en 2021 a révélé que 10 % de la population du Québec connaissait le Bureau (11% à Montréal et 9% en région). Les actions du Bureau (publications sur les réseaux sociaux, événements, nouvelles) peinent donc à trouver leurs cibles au Québec et au Canada, ce qui limite l’impact et la diffusion de ses messages, même si la tendance tend à s’inverser ces dernières années.
Le Bureau est également un acteur relativement nouveau du volontariat international. Son premier projet en la matière date de 2015, et il n’est véritablement un acteur de poids du secteur que depuis 2020 et le lancement du PRIDE. Le Bureau peine donc à faire ressortir son programme de coopération volontaire et ses spécificités dans un marché de la coopération volontaire saturé au Québec, et à susciter l’intérêt de Canadiens et de Canadiennes pour partir à l’international dans un contexte de reprise post pandémique.
De plus, nous souhaitons cibler un pourcentage assez niche de la population qui serait potentiellement intéressé par une expérience de volontariat international et prêt à quitter le Canada ou à s’engager dans une expérience bénévole de mentorat. Finalement, Les professionnel[le]s en protection des droits de l’enfant et la protection de l’enfant au Québec et au Canada ne connaissent pas les opportunités qui leurs sont offertes pour valoriser leurs compétences dans le secteur de la coopération volontaire.
Ressources internes disponibles
- Un point focal au sein du département des communications du Bureau sera disponible en tout temps pour le suivi des actions et les échanges avec le partenaire sélectionné
- Le projet de coopération volontaire dispose d’une charte graphique propre
- Des pages sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter) déjà construites et actives
1.3. Détails de la prestation attendue
Le Bureau international des droits des enfants (l’IBCR ou Le Bureau) souhaite accroitre la notoriété et la visibilité de son programme de coopération volontaire PRIDE au Québec et au Canada et favoriser le recrutement de volontaires d’ici à 2027 afin d’atteindre ses objectifs.
Nous sollicitons ainsi un accompagnement pour mener une campagne publicitaire de recrutement sur les réseaux sociaux (Facebook, Instagram et LinkedIn) pour son programme de coopération volontaire, sur trois moments-forts répartis entre l’été 2023 et l’hiver 2024.
Le partenaire sélectionné aura la responsabilité de :
- Développer un positionnement, des messages et un concept visuel impactant de campagne pour augmenter la visibilité du projet PRIDE auprès de nos publics-cibles et favoriser le recrutement de volontaires, en intégrant des notions de marketing promotionnel et publicitaire
- Établir une stratégie média sur Facebook, Instagram et LinkedIn qui permettra de cibler la clientèle susceptible de s’intéresser au programme de volontariat de l’IBCR, en fonction des périodes de recrutement souhaitées par le Bureau mais aussi des périodes propices à la visibilité des publicités.
- Diffuser des publications payantes et assurer la gestion et le suivi des campagnes sur les réseaux sociaux de l’IBCR
- Conduire une analyse des différentes campagnes et ajuster le plan média au besoin
En moyenne, pour les réseaux sociaux, le Bureau prévoit de faire une campagne annuelle sur trois moment-forts alignés sur les périodes de recrutement pour le programme PRIDE soit à l’été 2023, à l’automne 2023 et à l’hiver 2024 (les dates seront définies plus précisément par la suite). D’autres périodes pourront être envisagées en fonction du budget disponible et des opportunités du calendrier.
Public Cible – Au Canada :
- Étudiant[e]s en maîtrise récemment diplômé[e]s
- Professionnel[le]s actuellement en poste dans les secteurs recherchés
- Retraité[e]s
- Membre des diasporas des pays du PRIDE au Canada
Pour ces trois catégories, l’objectif est de rejoindre autant des personnes ayant déjà un intérêt pour le développement international que des personnes moins informées.
How to apply
2. Réception des soumissions :
2.1.Date limite :
La date limite pour la réception des soumissions est le 1 mai 2023. (17h heure de Montréal)
2.2.Soumissions présentées en retard :
Les soumissions reçues par le Bureau après la date et l’heure fixées pour la clôture de l’appel d’offres ne seront pas étudiées.
2.3.Modalités :
Les soumissions concernant le présent appel d’offres doivent être présentées par courriel à l’attention de Maureen Boutier, à l’adresse courriel suivante :supply@ibcr.org. Merci de préciser dans l’objet du courriel :«Campagnes réseaux sociaux_ IBCR ».
En cas de questions sur le présent appel d’offre, merci de contacter Mme Boutier par courriel.
3. Clauses générales de soumission
3.1.Processus
Après la date limite de présentation des soumissions, le Bureau examinera toutes les soumissions reçues. Si un fournisseur de services est choisi, ce dernier pourrait être invité à signer un contrat de prestations annuel avec le Bureau.
3.2.Frais de soumission
Le soumissionnaire n’a droit à aucun dédommagement pour les frais encourus pour la préparation de sa soumission.
3.3.Taxes de vente
Le prix proposé pour les services (prix de la soumission) ne doit comprendre ni la taxe sur les produits et services (TPS), ni la taxe de vente du Québec (TVQ). Le cas échéant, toutes les sommes prélevées au titre de la TPS ou de la TVQ seront indiquées distinctement sur les factures et seront acquittées en plus du montant approuvé pour les services rendus.
3.4.Langue de soumission et langues de travail
Les soumissions seront présentées en français. Les langues de travail du Bureau sont le français, l’anglais et l’espagnol.
3.5.Durée de la soumission
Les soumissions présentées sont considérées valides pour une période de 3 mois suite à la date de réception au Bureau.
3.6. Acceptation des soumissions
Le Bureau pourra accepter l’une des soumissions présentées ou pourra rejeter la totalité des soumissions, sans avoir l’obligation d’informer le soumissionnaire des raisons de sa décision.
Le Bureau se garde la possibilité d’ajouter des étapes éliminatoires au processus dans le cas où deux soumissions seraient équivalentes.
Les soumissionnaires n’ayant pas été retenus seront avisés de la décision par courriel.
4. Qualifications requises des soumissionnaires
Le Bureau souhaite recourir aux services d’une firme spécialisée en publicité sur les médias sociaux, offrant un service à la clientèle, des délais de traitement ainsi que des tarifs compétitifs en son ensemble par rapport aux autres fournisseurs, afin de potentiellement établir un contrat annuel.
5. Évaluation des soumissions
Les critères suivants serviront à évaluer la qualité des offres présentées par les soumissionnaires : service à la clientèle, délai de traitement des dossier et tarifs.
5.1.Budget total de la soumission
Le budget constituera un critère de choix, en fonction de la disponibilité des ressources de l’IBCR et de l’adéquation de la soumission aux besoins du Bureau. Une offre budgétaire détaillée devra être incluse dans la soumission.
5.2. Expertise en matière de communication publicitaire
L’expertise de la firme soumissionnaire en matière de publicité et campagnes payantes sur les réseaux sociaux sera un des critères principaux pour la sélection. Dès lors, la firme devra démontrer cette expertise dans sa soumission.
5.3. Disponibilité et projection dans le temps
Le Bureau souhaite recourir à une firme qui pourra être disponible dans les délais visés par le projet. Ainsi, la soumission devra comporter les disponibilités de la firme pour travailler sur ce mandat et une planification dans le temps sur plusieurs mois voire années pour atteindre les objectifs visés.
5.4. Expérience en matière d’accompagnement OBNL, dans le secteur de la coopération volontaire ou
du développement international
La firme soumissionnaire devra démontrer de l’expérience d’un accompagnement spécifique aux OBNL et/ou aux organismes communautaires agissant dans le secteur de la coopération volontaire ou dans le développement international. Pour cela, la firme devra fournir dans sa soumission des exemples de réalisations passées avec des OBNL et/ou organismes communautaires.
5.5. Tarifs et modalités de paiements
Le Bureau souhaite retenir les services d’un fournisseur dont les tarifs sont compétitifs dans son secteur d’activité et force de proposition dans les différentes options tarifaires et de couvertures, les plus adéquates pour le Bureau.
Le Bureau s’attend à des services de facturation et de paiement adéquats à sa structure, soit, des facturations mensuelles et/ou trimestrielles ou autres, et des modalités de paiement (exemple : virement bancaire).
Le bureau souhaite également savoir si le partenaire présente un tarif préférentiel pour les OBNL.
5.6. Références
Le Bureau souhaite que le ou la prestataire fournisse au moins deux (2) références. La ou le prestataire devra fournir les coordonnées complètes de ses références (Nom/Prénom/Poste et courriel), que le Bureau pourra contacter le cas échéant.
6. Entente pouvant résulter d’une acceptation d’une offre par le Bureau
6.1. Entente annuelle
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, une entente ayant force obligatoire pourrait être conclue entre le Bureau et le soumissionnaire, dans laquelle devront notamment figurer les clauses suivantes :
1 – Résiliation
Le Bureau peut résilier l’entente en tout temps. Dans le cas d’une telle résiliation, le Bureau verse au fournisseur et le fournisseur accepte à titre de règlement complet, un montant pour les services rendus de façon satisfaisante.
2 – Cession
a. Le fournisseur ne peut, ni en partie ni en totalité, céder l’entente sans le consentement préalable du Bureau. Après réception d’une demande du fournisseur à cette fin, le Bureau informe dans les meilleurs délais le fournisseur de sa décision.
b. La cession des présentes sans le consentement précité ne libère le fournisseur d’aucune des obligations que lui impose l’entente et n’impose aucune responsabilité au Bureau.
6.2. Engagement du Bureau
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau et conclusion d’une entente sur base annuelle, le Bureau ne s’engage pas à se procurer auprès du fournisseur un nombre prédéterminé d’articles ou de services, et que l’exclusivité avec le fournisseur n’est maintenue que sous réserve que celui-ci assure un service satisfaisant.
6.3. Politique générale du Bureau
Le soumissionnaire comprend et convient que, sur acceptation de l’offre par le Bureau, il s’engage à respecter les valeurs et principes du Bureau, particulièrement eu égard à sa mission.
6.4. Destruction des données
Il est de la responsabilité du fournisseur de services de s’assurer de la sécurité des données fournies par le Bureau dans le cadre du présent contrat et de l’accès restreint à ces données. De plus, au terme du contrat d’entretien ou à la résiliation de celui-ci, il est essentiel que l’ensemble des données transmises au fournisseur de services soient totalement détruites
Le Bureau International des droits des enfants vous remercie par avance de votre soumission et de votre intérêt de collaboration !