Asistente Administrativa/o Financiera/o At Plan International

PROPÓSITO

Esta posición es necesaria para brindar soporte administrativo y financiero durante el proceso de diseño e implementación del programa del modelo flexible de Juventudes para Plan International, México. Así como también para dar asesoría administrativa y elaborar la guía administrativa de organizaciones socias de jóvenes de Plan International, México.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

1. Realizar el seguimiento administrativo y financiero del programa

Acciones claves relacionadas a la responsabilidad:

Planificación, ejecución y documentación del desarrollo del programa con apoyo del personal de Plan para dar seguimiento y cumplimiento a las actividades del programa.

Ejecución de la planificación administrativa, financiera y de compras.

Asegurar que las planificaciones financieras estén alineadas con la planificación administrativa.

Proporcionar con anticipación y proactivamente los materiales, insumos, procesos de consultorías, entre otros requeridas por el programa.

Elaborar requisiciones, órdenes de compra, términos de referencia y solicitudes de egreso en base a lineamientos técnicos de la coordinación del programa.

Participar en las reuniones de equipo técnico del programa cuando se requiera.

Elaboración y entrega de correspondencia a personal responsable del programa y al equipo de Plan International Mexico.

Asegurar el cumplimiento de las normas de ROA, Plan International Suecia y Plan International Mexico.

Documentar contable y financieramente las inversiones y gastos derivados de la implementación del programa.

Coordinar con proveedores la entrega de bienes o/y servicios.

Facilitar con otras áreas de Plan la buena gestión administrativa y financiera del programa.

Indicadores de éxito:

Inversión del programa en base a metas mensuales y respetando las líneas presupuestarias.

Documentación archivada y ordenada.

2. Sistematizar de información administrativa y financiera del programa

Acciones claves relacionadas a la responsabilidad:

Realizar un buen registro administrativo contable del programa.

Monitoreo en el sistema SAP la ejecución del presupuesto y procesamiento de la información periódicamente en las fechas requeridas.

Archivos del programa se mantienen completos y con toda la información de soporte.,

Supervisión del levantamiento y cumplimiento de la documentación y medios de verificación del programa.

Coordinación con la administración para las adquisiciones y compras necesarias para la ejecución del programa.

Participar y apoyar en las auditorias de Plan o del donante facilitando la información requerida completa, ordenada y de manera oportuna.

Elaboración de informes financieros, de rendición de cuentas y apoyo a los informes narrativos.

Llevar un archivo de forma digital y físico de toda la documentación de respaldo del programa.

Elaborar WorkBooks trimestrales del programa.

Elaborar borrador de propuestas de modificación al presupuesto

Elaborar, dar seguimiento y cumplir con el plan de compras anual del programa

Indicadores de éxito:

Documentación del programa recopilada en carpeta del PO en base a lineamientos de Plan y requerimientos del donante.

Información en SAP actualizada.

Plan de compras implementado adecuadamente.

El 100% de los informes presentados corresponden a políticas y lineamientos institucionales, y cumplen con los estándares definidos en el programa.

3. Asesoramiento en la elaboración de la guía administrativa con socios jóvenes de Plan International México

Acciones claves relacionadas a la responsabilidad:

Fortalecimiento de capacidades administrativas de oficinas de Plan que piloteen el modelo.

Participar en reuniones periódicas de seguimiento.

Capacitar a los países que piloteen el modelo sobre las herramientas o instrumentos administrativos.

Levantar memorias de reuniones de seguimiento con oficinas de Plan que piloteen el modelo de juventudes

Elaborar memoria de reuniones de coordinación.

Indicadores de éxito:

Oficinas de Plan fortalecidas en la guía administrativa-financiera de asocio con juventudes

EXPERIENCIA TÉCNICA, CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES

Requisitos Indispensables

• Título universitario en administración de empresas o similares.
• Manejo de Word, Excel, PowerPoint y correo electrónico.
• Conocimiento de la Teoría de Género, Derechos de la Niñez, Derechos Humanos, Participación ciudadana.
• Al menos un (1) año de experiencia en gestión financiero- administrativa y de compras en programas similares.
• Experiencia en elaboración de informes financieros, planes de acción e instrumentos de monitoreo y control.

Requisitos Deseables

• Dominio oral y escrito del inglés.

Competencias Requeridas

• Excelente comunicación oral y escrita.
• Creatividad para la resolución de problemas y la toma de decisiones.
• Habilidad numérica
• Excelente redacción y ortografía.
• Análisis de datos y capacidad de síntesis.
• Habilidad para trabajar en equipo y en un ambiente multidisciplinario.
• Empatía con la igualdad de género y diversidad sexual.
• Sensibilidad social
• Interés y compromiso de trabajo con niños, niñas jóvenes y mujeres.
• Disposición de viajar al interior del país.