Asistente Administrativo/a (personal nacional) At Protection International

Título del puesto: Asistente Administrativo/a (personal nacional)

Ubicación: Tegucigalpa, Honduras

Duración: 1 año con posibilidad de renovación.

Fecha de inicio: En cuanto antes**Responsable Directo:** Directora Administrativa Regional

Sobre PI

Protection International (PI) es una organización internacional sin ánimo de lucro registrada en Bélgica, con oficinas regionales en África y Mesoamérica, y presencia en Tailandia, Indonesia, Kenia, RD Congo, Colombia, Guatemala, Honduras y Bélgica. PI defiende el derecho a defender los derechos y la libertad de los que los defienden. PI adapta su enfoque a cada contexto y al perfil de los defensores que apoyamos.

Objetivo general del puesto

Puesto de carácter administrativo, encargada de asistir y velar por el cumplimiento eficiente-eficaz de los procedimiento y políticas administrativas-financieras internas de la organización, por medio de la ejecución de labores administrativas, de apoyo logístico con base a la planificación de actividades necesarias para la rendición de cuentas.

Funciones y responsabilidades

Funciones

• Gestionar las cotizaciones para compra de insumos, papelería y útiles, contrataciones de servicios para el desarrollo de eventos y necesidades de la organización.
• Atender, monitorear y canalizar llamadas y correos institucionales.
• Ordenar y controlar el archivo de documentos administrativos.
• Arqueo de caja chica.
• Recibir, clasificar y entregar la correspondencia.
• Coordinar servicios de Courier y mensajería.
• Apoyo en levantar las actas de reuniones administrativas cuando le correspondan.
• Realizar solicitudes de fondos para pago, proveedores, compras varias, servicios y otros gastos administrativos que se generen en la organización.
• Elaboración y control de tarjetas de responsabilidad para la asignación de activos, tales como: mobiliario, equipo de computo y otros.
• Llevar copias de seguridad de forma bimensual de los archivos electrónicos de administración y finanzas en nextcloud, compartiendo la carpeta con Equipo de Administración.
• Participar en reuniones administrativas, técnicas y logísticas conforme convocatorias.
• Preparar las COPIAS y SCAN de los documentos físicos financieros-contables tales como: facturas, recibos de gastos, informes de actividades, planillas, cotizaciones, entre otros respaldos, de los reportes financieros conforme el formato de cada donante. (en conjunta coordinación con Asistente administrativa de PICI).
• Realizar liquidaciones de gastos de administración tales como: agua potable, energía eléctrica, telefonía fija, móvil, internet, arrendamiento, teléfonos celulares, compras y servicios varios.
• Efectuar la inhabilitación de facturas y/o recibos de gastos, conforme los informes financieros de cada donante.
• Realizar otras tareas de apoyo administrativo.

Responsabilidades

• Cumplir todas las atribuciones inherentes al cargo.
• Dar el uso y cuidado adecuado del mobiliario y equipo que le sea asignado.
• Brindar el respeto entre compañeras-os de trabajo
• Evitar actitudes discriminatorias, excluyentes y/o que denigren la dignidad de las personas.
• Cumplir con el Plan de Seguridad de la Organización.
• Cumplir con el principio de confidencialidad y la propiedad intelectual de Protection International Mesoamérica.

Requisitos del puesto

Educación

• Secretaria bilingue, comercial o carrera a fin, con estudios universitarios en administración.

Experiencia

• Experiencia mínima de dos (2) años en puesto similar en organizaciones sin fines de lucro (comprobable)
• Experiencia en organizaciones non-gobernativas de derechos humanos, movimientos sociales.
• Experiencia en administración de proyectos de la Cooperación Internacional.

Habilidades y conocimientos

Habilidades

• Comunicación oral y escrita bien desarrolladas.
• Excelente vocación de servicio.
• Trabajo en equipo.
• Habilidad numérica.
• Planificación y organización.
• Buenas relaciones humanas, honestidad, honradez, madurez, transparencia, lealtad e inteligencia emocional.
• Conciencia y sensibilidad hacia el género y la diversidad.
• Capacidad de trabajar en diversos contextos culturales de una manera culturalmente apropiada.

Conocimientos:

• Conocimientos informáticos: paquete Microsoft Office, se valora el dominio del sistema operativo Linux y programas relacionados.
• Conocimiento de las principales leyes tributarias, fiscales y laborales de Honduras.

Idiomas

• Dominio del español y el Inglés.