Asistente de Adquisiciones – Short term N-PSA At UN Development Programme

CONTEXTO

Desde su creación por parte de la ONU en 1965, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) se ha concentrado en apoyar el fortalecimiento de las capacidades nacionales alrededor del planeta. Cuenta con una red global que promueve los Objetivos de Desarrollo Sostenible y la Agenda 2030, los derechos humanos y la equidad de género, y brinda asistencia técnica a fin de alcanzar un desarrollo humano sostenible teniendo en cuenta las prioridades de cada país.

Los proyectos de cooperación entre el PNUD y la República del Perú para el período 2017-2021, se basan en el Programa del Documento de País 2017-2021 (CPD por sus siglas en inglés) aprobado en la Segunda sesión regular de la Junta Ejecutiva del Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo, llevada a cabo en la ciudad de Nueva York, entre el 6 y 9 de septiembre de 2016.

En ese contexto el PNUD viene ejecutando el Proyecto “Mejoramiento del Servicio de Comercialización del Mercado de Belén” en la ciudad de Iquitos, dentro del cual se requiere contratar contratistas individuales, servicios complementarios, así como la ejecución de la segunda fase de la Obra para culminar la construcción del Mercado. Para ello, se requiere contar con un Asistente de Adquisiciones como apoyo a la Unidad correspondiente, con experiencia en adquisiciones, así como en ejecución de obras.

El/La Asistente de Adquisiciones trabajará en estrecha colaboración con el personal de la Unidad de Adquisiciones (UDA), en particular con los colegas del equipo de adquisiciones y administración, así como con otros funcionarios de operaciones, programas y proyectos de la oficina en el país y con el personal de la sede del PNUD, para intercambiar información y garantizar una prestación de servicios coherente.

FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES

Brindar apoyo en la ejecución de procesos de adquisiciones de bienes y/o servicios, en las fases de pre-compra, compra y post-compra, aplicando la normativa correspondiente y dentro de los principios de competencia, transparencia e igualdad, según se detalla:

• Elaborar estudios de mercado a fin de validar los términos de referencia, especificaciones técnicas y presupuestos.
• Brindar apoyo en los procesos de adquisición, micro compras, solicitudes de cotización, invitaciones a Licitar, y/o Solicitud de Propuesta.
• Preparación de anuncios en diarios y página web (IAL, SDP, CI, CS), para optimizar la convocatoria.
• Dar respuesta a las consultas administrativas y coordinar con representantes de la entidad la respuesta a las consultas técnicas.
• Apoyar en la evaluación preliminar de ofertas/propuestas y preparación del informe correspondiente.
• Notificación de resultados a los involucrados.
• Cumplimiento con el sistema de control interno (ICF), que asegure que los procesos y procedimientos se gestionen adecuadamente, que las órdenes de compra están debidamente preparadas y enviadas. Acciones correctivas oportunas de comprobación de presupuesto y otros problemas.
• Seguimiento a los contratos u órdenes de compra: proceso de entrega y/o prestación del servicio, a fin de lograr su cumplimiento dentro de los plazos y calidad establecidos.
• Seguimiento oportuno con los proyectos para efectuar los pagos correspondientes; seguimiento al acta de conformidad emitida por el proyecto; procesamiento de pagos, con el fin de cumplir con las obligaciones establecidas con el proveedor.
• Mantener toda la documentación en orden y debidamente archivada.
• Cualquier otra actividad, tarea o función que le solicite sus supervisores.

COMPETENCIAS

• Capacidad analítica y habilidades de comunicación efectivas a todo nivel.
• Capacidad para anticiparse a situaciones críticas. Demuestra habilidad para identificar problemas y propone soluciones.
• Capacidad de trabajo en equipo en ambientes multidisciplinarios. Creación de sinergias.
• Tolerancia al trabajo bajo presión enfocado a resultados.
• Pro actividad y disposición para el aprendizaje.
• Capacidad y habilidad para trabajar con mucha reserva documentos confidenciales.
• Iniciativa y habilidad para sugerir ideas innovadoras.
• Habilidad para tomar decisiones correctas en momentos difíciles y seguir las indicaciones de sus superiores para evitar incidentes negativos.
• Capacidad para cumplir en tiempo y forma con sus funciones, recordando fechas de entrega, productos y acuerdos establecidos en el desarrollo de sus tareas y funciones.
• Habilidad para identificar e integrar datos, documentos o insumos de la función que desempeña a fin de asegurar el racional uso de los recursos, siempre con el cuidado de satisfacer las expectativas del usuario.
• Habilidad para trabajar con objetivos claramente establecidos, realistas y desafiantes.

REQUISITOS

• EDUCACION: Secundaria completa. Estudios en las áreas de administración, economía, contabilidad, ingeniería industrial, ingeniería empresarial, derecho o afines.
• EXPERIENCIA: Experiencia mínima de 5 años en el campo administrativo, logístico, y/o de adquisiciones. Mínimo 3 años realizando procesos de adquisiciones en sus distintas fases en particular en procesos vinculados a obras civiles. Deseable experiencia en instituciones u organismos de cooperación internacional, de preferencia en el sistema de NNUU.
• HABILIDADES Y COMPETENCIAS REQUERIDAS: Dominio en el uso de computadoras y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, Power Point, etc.). Deseable conocimiento y experiencia en el uso de software ERP.
• IDIOMA: Inglés nivel intermedio
• Certificados profesionales: Deseable con certificación en contrataciones (OSCE, CIPS)