Asistente de Logística y Administración de campo at Medical Teams International

OBJETIVO DEL CARGO

Brinda apoyo logístico, administrativo y de compras al equipo de Operaciones y a los colegas del programa de Colombia, según sea necesario.

RESPONSABILIDADES LABORALES

• Levantamiento y procesamiento de Requisiciones, Órdenes de Compra, Notas de Bienes Recibidos y Documentos de Pago (para estar listos para la etapa de pago), según el FOM (manual de operaciones de campo) y los SOP de compras de Colombia
• Recolección y elaboración de cotizaciones e investigación de nuevos proveedores de bienes y servicios.
• Trabajar con el Gerente de Operaciones y soporte, analizar cotizaciones y hacer recomendaciones en un proceso de licitación competitivo
• Trabajar con el Gerente de Operaciones y Soporte, para establecer y negociar los términos y condiciones de los contratos que vaya a suscribir Medical Teams
• Trabajar para crear, mantener y hacer crecer proactivamente las bases de datos de proveedores y contratos, anticipándose a las necesidades comerciales nuevas y emergentes. Mantener las relaciones con los proveedores y gestionar el desempeño de los proveedores en los contratos clave
• Trabajar con el Gerente de Operaciones y Soporte, para recibir y analizar los cuestionarios de proveedores, identificando y escalando cualquier área de riesgo crítico para el negocio.
• Preparar y mantener los documentos de compra y archivarlos con un alto nivel que sea suficiente para cualquier requisito de auditoría futuro o consultas posteriores.
• Trabajar con las partes interesadas internas y externas para determinar las necesidades de adquisiciones, la calidad y especificaciones y los requisitos de entregar.
• Impulsar mejores prácticas de valor por dinero e integridad en compras.
• Apoyar al Gerente de Operaciones y Soporte con la planificación de compras, seguimiento y otros proyectos asignados.
• Gestión de existencias y almacenes en la locación.
• Seguimiento a los equipos y activos en la locación.
• Organizar y rastrear las necesidades de transporte en la ubicación.
• Atender las necesidades de las instalaciones en cada ubicación
• Desarrollar y mantener relaciones de trabajo constructivas y cooperativas con todos los colegas de Medical Teams International.
• Cumplir y mantener el conocimiento de las reglas, la legislación, los reglamentos, los estándares y las mejores prácticas aplicables, incluidos los requisitos de financiación de los donantes institucionales.
• Responder a consultas y solicitudes de asesoramiento de rutina de manera oportuna y coherente, incluida la gestión de una bandeja de entrada de adquisiciones dedicada.
• Apoyar a los colegas para que comprendan y cumplan con FOM y los SOP relacionados con los planes de compra.
• Apoyar la protección de los participantes del programa y los empleados mediante la promoción de un entorno de conciencia y el cumplimiento de las disposiciones del código de conducta de las políticas de protección de Medical Teams contra la explotación y el abuso sexuales, protección de niños y adultos vulnerables y políticas laborales libres de acoso.
• Mantener actualizada la información correspondiente en bases de datos de inventarios y documentos.

Actividades de implementación del proyecto

• Apoyar a la Coordinación del programa de salud en compañía del Coordinador de Salud en la planificación, logística e implementación de los Puntos de Salud.
• Preparar los pagos de las bonificaciones a los Voluntarios de Salud Comunitaria cuando esto sea requerido en la oficina de Bogotá.
• Asegurar que los registros de distribuciones y actividades en los puntos de salud se registren con precisión en plataformas digitales y asegurar que los documentos de respaldo estén diligenciados y finalizados adecuadamente.
• Preparar materiales, permisos y recursos para futuros puntos de salud
• Llevar a cabo el seguimiento y las encuestas posteriores a la distribución con los beneficiarios atendidos en los puntos de salud
• Apoyar al Coordinador de Salud en las tareas diarias para la implementación del programa, incluyendo la planificación de actividades y el apoyo a la comunicación con los voluntarios de salud comunitaria.
• Ayudar a garantizar que se cumplan los protocolos de bioseguridad y protección en los Puntos de Salud

Otros deberes:

· Apoyarse del equipo de voluntarios de cada locación siempre que sea posible.

· Deberes adicionales asignados por el Gerente de Operaciones y Soporte.

· Es el responsable del manejo de la caja menor de la locación y dar cumplimientos a las políticas de su manejo.**

· Planificar eventos para el programa**

· Participar en comités según sea requerido

· Representar a Medical Teams International en reuniones según sea necesario

· Tareas adicionales según sea requerido

EDUCACIÓN, LICENCIAS Y CERTIFICACIONES **

· Estudiante de Ingeniería Industrial, Administrador de empresas con énfasis en logística, cadena de suministros, Administración de negocios u otras carreras afines

EXPERIENCIA

· Mínimo 2 años de experiencia trabajando en logística, preferiblemente con una ONG o una organización sin fines de lucro relacionada con la salud

· La experiencia de trabajar con donantes institucionales (ONU, USAID, etc.) es una ventaja adicional

CONOCIMIENTOS, COMPETENCIAS S Y HABILIDADES

CONOCIMIENTO

• Conocimientos básicos y experiencia de trabajo en una Función de Compras, desarrollando, apoyando, manteniendo procesos y sistemas.
• Conocimientos básicos y experiencia de otras funciones de logística, incluida la gestión de flotas, inventarios y activos, que respaldan y mantienen procesos y sistemas.
• Conocimiento de cómo operar un proceso de licitación y vincularlo a los sistemas financieros organizacionales.
• Conocimiento de cómo gestionar eficazmente una cadena de suministro.
• Un buen conocimiento de los procesos de licitación competitiva Conocimiento de las prácticas de gestión de existencias.
• El conocimiento básico de la planificación de flotas y viajes es una ventaja adicional.
• El conocimiento práctico del inglés es una ventaja adicional.

HABILIDADES

• Habilidades interpersonales y sólidas habilidades de comunicación, tanto verbalmente como por escrito, con la capacidad de ser un oyente activo.
• El dominio de las aplicaciones de Microsoft Office es esencial: aptitud demostrable con Excel
• Habilidades matemáticas y razonamiento.
• Habilidades de negociación demostrables y capaz de identificar impulsores de valor en diferentes tipos de adquisiciones.
• Habilidades organizativas y de gestión del tiempo.
• Priorice de manera efectiva las solicitudes de soporte de los departamentos internos y de los clientes / solicitantes externos y responda en consecuencia
• Identifique los problemas temprano y comuníquese de manera efectiva
• Capaz de adaptar las estrategias de negociación para hacer frente a nuevas circunstancias o problemas que surjan.
• Experiencia trabajando para una empresa internacional, incluida la sensibilidad intercultural, y para comprender las implicaciones de la organización internacional en los procesos y resultados de adquisiciones.
• Buen juicio y capacidad para formular decisiones.

COMPETENCIAS

• Capacidad para trabajar como parte de un equipo de alto rendimiento y para apoyar proactivamente al equipo para que sea más efectivo y productivo.
• Orientación al detalle.
• priorización de tareas y carga de trabajo de manera efectiva
• Planifique y programe su propio trabajo, destacando los períodos ocupados previsibles
• Manejo de la confidencialidad
• Entender cuándo los problemas pueden tratarse directamente o deben derivarse al Gerente de Operaciones.
• Demostrar los valores de profesionalismo, objetividad, resolución de problemas y fuerte apoyo al cliente.