Asistente de Proyecto, Contratista de Servicios Personales – Guatemala – ASIST002480-00001 At US Institute of Peace

Quiénes Somos

La paz es nuestro compromiso. El Instituto de Paz de los Estados Unidos representa los valores compartidos del pueblo estadounidense y su compromiso con la paz a nivel mundial. Sabemos que la Paz es Seguridad – avanza tanto la seguridad de los EE. UU. como la seguridad internacional al prevenir, gestionar y mitigar los conflictos violentos.

Somos una institución independiente y no partidista, y estamos activamente comprometidos con los esfuerzos de construcción de paz a nivel mundial. Juntos enfrentamos los problemas más desafiantes y nos mantenemos firmes en la posibilidad de un mundo más pacífico. Para aprender más sobre los programas del USIP y las ofertas de trabajo, visite https://www.usip.org/about/careers.

Si tienes pasión por hacer del mundo un lugar mejor y quieres estar en primera fila en el escenario mundial, el USIP es el lugar para ti.

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO

El/La Asistente de Proyecto (PA) brindará apoyo general para las operaciones diarias del proyecto “Diálogos Multisectoriales para abordar el conflicto social en Alta Verapaz”. El/La PA proporcionará apoyo programático, administrativo y logístico, mantendrá registros del proyecto, desarrollará y actualizará material informativo, apoyará actividades de gestión de presupuestos y contratos, organizará reuniones y eventos públicos y llevará a cabo otras tareas asignadas.

Este es un puesto de Contratista de Servicio Personal, Nacional del País Anfitrión, de tiempo completo, con base en Cobán, Alta Verapaz, Guatemala y reportará al Gerente de Proyecto.

RESPONSABILIDADES

Apoyo Programático y Administrativo:
* Proporcionar apoyo administrativo y general al equipo de trabajo del proyecto.
* Apoyar en el desarrollo, edición y actualización de materiales informativos del proyecto como notas conceptuales, hojas informativas, contenido web, páginas de proyectos, presentaciones, etc.).
* Apoyar en la redacción de documentos internos y públicos como actualizaciones del equipo, informes trimestrales y seguimiento de hitos.
* Brindar ayuda en el seguimiento de las actividades del proyecto y en la revisión de entregables.
* Mantener bases de datos, documentos y archivos relacionados con el proyecto.
* Programar reuniones y actividades, tanto internas como externas con socios.

Support in Procurement, Finance, Budget and Travel:
* Assist in the management and execution of contracts, including contract preparation, submission of requests, processing of invoices and expenses, and payment tracking.
* Complete administrative processes for domestic and international travel. Process travel authorizations, advances, cash requests, travel vouchers, and expense reimbursements for the project team.

Event Planning:
* Coordinate all logistical arrangements for project events, including room reservations, developing invitations, following up on RSVPs, ordering food and supplies, room set-up, and serving as the primary point of contact for attendees.
* Assist in the development of promotional and informational texts for events with internal USIP staff and external guests.
* Coordinate domestic and international travel and lodging for event participants.

Perform other tasks as assigned.

QUALIFICATIONS
* Bachelor’s degree required, preferably in international relations, political science, public policy, or related field.
* One (1) year or more of relevant professional work experience, preferably related to project/program support, budget, and/or administrative tasks.
* Excellent writing and verbal communication skills.
* Strong Microsoft Office Suite skills, particularly MS Word, MS Outlook, and MS Excel; and knowledge of database and/or management tools;
* Excellent time management skills, with ability to prioritize work and meet deadlines;
* Experience organizing conferences and meetings, as well as making domestic and international travel arrangements, is preferred.
* Demonstrated ability to work collaboratively and establish effective and strong working relationships through interpersonal skills, including cross-cultural communication.
* Proficiency in English is preferred.
* Proficiency in Spanish is required.

All USIP contract and employee positions are subject to favorable completion of a suitability background investigation.

HOW TO APPLY

To be considered for this position, please submit a completed application package including:
* Completed employment application, including qualifications, dates of hire, and salary requirements.
* Cover letter.
* Resume.

We will only contact selected candidates.

USIP is an equal opportunity employer. USIP does not discriminate in employment on the basis of race, color, religion, sex (including pregnancy, gender identity, and sexual orientation), national origin, political affiliation, marital status, disability, genetic information (including family medical history), age, membership in an employment organization, retaliation, parental status, military service, or other non-merit factors.