Assistant de Projet OCD at Save the Children

TITRE: Assistant de Projet OCD

TYPE DE POSTE : National

EQUIPE/PROGRAMME:

Sida CSO 2022-2026, Programme de renforcement des organisations de la société civile , Sénégal et Gambie

LIEU : Basé à Dakar, Sénégal

GRADE: 5

DUREE DU CONTRAT : 2 ans

PROTECTION DE L’ENFANCE :

Niveau 3 – Les responsabilités de ce poste peuvent nécessiter d’avoir des contacts réguliers ou de fréquenter régulièrement des enfants ou des jeunes gens en général parce qu’il travaille dans des programmes nationaux, ou qu’il visite des programmes nationaux, ou parce qu’il est responsable de la mise en œuvre du processus de vérification/de sélection du personnel.

BUT DE LA FONCTION : Save the Children travaille avec un large éventail de partenaires, conformément à notre théorie du changement et à nos principes de partenariat. Les principales orientations stratégiques comprennent la mise en place d’un partenariat diversifié, caractérisé par l’égalité et la complémentarité, permettant aux organisations dirigées par des enfants et des jeunes et à leurs voix d’être au premier plan, et la mise à l’échelle du changement climatique, des approches d’adaptation et de résilience.

Ce programme se concentrera sur les partenariats avec les organisations de la société civile locale, en particulier les organisations dirigées par des enfants. L’espace civique pour la société civile, y compris les organisations de défense des droits de l’enfant, est de plus en plus remis en question, mais Save the Children estime qu’une société civile forte est cruciale pour promouvoir, défendre et demander des comptes sur les droits de l’enfant. Le programme de renforcement des OSC dans la région ouest-africaine, soutenu par l’Agence suédoise de coopération internationale au développement (Sida), cherchera à construire une société civile forte qui exige et soutient la réalisation des droits de l’enfant – en demandant aux États de rendre des comptes et en mobilisant et responsabilisant les enfants et leurs communautés par le biais d’une approche régionale et intégrée.

L’Assistant/e de projet assistera le/la Gestionnaire du projet « Sida CSO 2022-2026, Programme de renforcement des organisations de la société civile » dans l’exécution, la mise en œuvre opérationnelle et administration, et la supervision des activités du projet dans les régions du Sénégal et de la Gambie. L’Assistant de projet aura aussi la charge de la coordination et de la mise en œuvre des évaluations et des plans de développement des capacités organisationnelles des OSC partenaires du programme au Sénégal et en Gambie. En tant que point focal du développement des capacités organisationnelles des partenaires, il/elle contribuera à l’amélioration de la santé des partenaires et à la qualité de leurs livraisons de programmes. Le coordinateur suivra les progrès du plan OCD des partenaires et facilitera l’apprentissage croisé grâce à une plateforme OCD en ligne.

PORTEE DU RÔLE :

Sous la supervision directe du/de la Gestionnaire de Projet

DOMAINES CLES DE RESPONSABILITE:

Responsabilités opérationnelles/administratives

Soutenir la coordinatrice du projet dans le développement du plan de mise en œuvre détaillé, du budget, du plan d’approvisionnement et du plan de suivi du projet.
Mettre en œuvre les activités dans les zones d’intervention au Sénégal et en Gambie et suivre régulièrement les progrès du projet afin de s’assurer que les activités sont menées conformément au plan de mise en œuvre détaillé/aux plans annuels en maintenant une qualité élevée.
Coordonner et superviser la planification, la mise en œuvre et le suivi des activités du projet dans les zones d’intervention au Sénégal et en Gambie
Effectuer des visites régulières de terrain auprès des partenaires, des communautés afin de s’assurer que la mise en œuvre du projet respecte les accords de partenariat ;
S’assurer que les partenaires reçoivent les conseils, les contributions et l’assistance nécessaires pour la planification, la mise en œuvre, le suivi et l’évaluation du projet.
Assurer la collecte périodique des données primaires du projet et leur partage pour le renseignement du système de suivi évaluation.
Appuyer la gestionnaire du projet sur l’application et le respect des procédures administratives, financières et d’approvisionnement de SCI dans le déploiement des activités de terrain dans les zones d’intervention au Sénégal et en Gambie
Rédiger les termes de référence des activités et autres documents quotidiens pertinents et nécessaires à la mise en œuvre des activités.
Initier les PR et autres documents liés aux processus internes du SCI
Soutenir l’organisation administrative et logistique des ateliers nationaux et régionaux du projet, les activités de renforcement des capacités des acteurs (identification du lieu, contact avec les participants, préparation des per diem…), les réunions trimestrielles et autres réunions pertinentes avec les parties prenantes et autres évènements (préparation des lettres d’invitation pour les invités externes, la préparation de l’ordre de mission pour les voyageurs, et éventuellement les réservations d’hôtel, l’organisation de l’accueil à l’aéroport en liaison avec la réceptionniste, etc.)
Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, le scannage, l’envoi de messages, etc.
Appuyer l’élaboration des rapports périodiques et leur soumission.
Contribuer à un bon apprentissage institutionnel dans le domaine de la protection de l’enfance, en documentant et en stockant dans des zones d’intervention au Sénégal et en Gambie des études de cas, des bonnes pratiques et des leçons apprises, et en produisant et en promouvant des rapports de haute qualité.
Respecter les politiques de protection de l’enfance et le code de conduite du SCI.
Informer mensuellement la coordinatrice du projet de l’avancement des activités, des défis et des solutions préconisées.
Participer aux réunions de coordination internes et externes à la demande ;

Responsabilité budgétaire

Appuyer le suivi de la gestion directe des fonds pour les activités du projet.
S’assurer que les fonds du projet sont gérés conformément aux procédures de Save the Children et du donateur.
Produire les rapports trimestrielles, semi-annuels, annuels tels que demandés par le bureau régional, Save the Children Suède et le donateur

Responsabilités développement des capacités organisationnelles des partenaires

Avec l’appui et l’accompagnement du/de la Gestionnaire de Projet, du Gestionnaire de programme au niveau région et des experts techniques OCD de Save the Children Suède:

Mettre en œuvre l’évaluation des partenariats, incluant le développement/l’adaptation des outils d’évaluations des capacités organisationnelles des partenaires, en alignement avec les critères et attentes du donateur et avec le contexte local
Organiser et faciliter les évaluations des capacités organisationnelles
Avec le Gestionnaire de Projet aider les partenaires à élaborer des plans de renforcement des capacités
Appuyer l’élaboration et la mise en œuvre des plan de durabilité et sortie pour chaque partenaire
Fournir une formation générale et un soutien ciblé au renforcement des capacités des partenaires
Suivre la mise en œuvre des plans de renforcement des capacités des partenaires
Documenter les résultats du renforcement des capacités
Concevoir et développer, en coordination avec les partenaires, une plateforme en ligne et une boîte à outils (matériel d’apprentissage) pour faciliter le suivi des progrès et le partage d’expérience
Contribuer aux rapports des programmes et des donateurs sur la coordination des partenariats et le renforcement des capacités.
Soutenir le Gestionnaire de projet dans toute autre activité en lien avec la gestion des partenaires, incluant la participation aux réunions/ateliers avec le bureau régional et les partenaires régionaux

Représentation

Représenter Save the Children et le projet aux réunions, forums et activités régionales liées au programme de renforcement de capacités organisationnelles Sida CSO
Défendre et promouvoir la position de Save the Children au niveau des différentes instances décisionnelles à laquelle il/elle participe à la demande de son responsable hiérarchique.

Autres:

Sera en charge de toute autre tâche relative à l’administration du projet et les procédures logistiques en cas de besoin.

COMPÉTENCES ET COMPORTEMENTS (nos valeurs en pratique)

Compétences clés : Produire des résultats -Travailler efficacement avec les autres

Adhérer aux Valeurs de SCI

Redevabilité

Assumer la redevabilité d’utiliser nos ressources de manière efficace, d’obtenir des résultats mesurables et de rendre compte de nos actions à nos sympathisants, à nos partenaires et surtout aux enfants.
Crée un environnement de gestion à travers le programme pour mener, favoriser et maintenir notre culture de protection de l’enfant, l’obtention de résultats avec les enfants dans le respect des valeurs de Save the Children.

Ambition:

Fixer des objectifs ambitieux et exigeant pour soi-même et l’équipe, prend la responsabilité pour le développement personnel, et encourage l’équipe à faire de même;
S’engager et motiver les autres en partageant largement votre vision personnelle de Save the Children;
Regarder vers le futur de façon stratégique et appréhender les choses de façon globales

Collaboration:

Établit et entretenir des relations efficaces avec l’équipe, collègues, membres, donateurs et partenaires;
Valoriser la diversité comme un avantage compétitif ;
Etre accessible, diplomatique et prêt à appuyer les collègues, avec des compétences d’écoute bien développées.

Créativité:

Développer et rester ouverts aux nouvelles idées et au changement et prendre des risques mesurés afin de mettre en œuvre des solutions durables pour et avec les enfants.

Intégrité

Agir selon les critères les plus élevés d’honnêteté, d’ouverture d’esprit et de transparence ;
Avoir un engagement fort pour la vision de Save the Children d’un monde dans lequel chaque enfant a le droit de survivre, le droit à la protection, au développement et à la participation.

QUALIFICATIONS ET EXPERIENCE

Diplôme supérieur en Administration ou Gestion de projet (ou expérience équivalente)
Au moins 2 ans d’expérience en gestion de projet
Au moins 2 ans d’expérience en renforcement organisationnel ou gestion des partenariats
Bonne connaissance de la Protection des enfants au Sénégal ; des droits de l’enfant et les principes universels des droits de l’Homme
Expérience dans la gestion du budget et le rapportage sur les activités
Solides compétences interpersonnelles, interculturelles et de communication
Bonnes compétences en communication orale et écrite, incluant en formation et animation de réunions et ateliers
Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Powerpoint
Parler couramment le Français et comprendre l’Anglais écrit et oral.

Responsabilités additionnelles

Les responsabilités et tâches listées ci-dessous ne sont pas exhaustives. Ainsi le tenant du poste pourrait avoir d’autres tâches additionnelles liées à son niveau de compétences et d’expérience.

Défense de l’enfant :

Nous devons assurer la sécurité des enfants, ainsi notre processus de sélection qui inclut une vérification rigoureuse de références, reflète notre engagement à la protection des enfants contre tous abus.

A propos de l’Organisation

Nous travaillons sur trois avancées dans la façon dont le monde traite les enfants d’ici 2030:

Aucun enfant ne meurt suite à des causes évitables avant son 5e anniversaire
Tous les enfants ont une éducation de base de qualité et que,
La violence à l’égard des enfants n’est plus tolérée

Nous devons assurer la sécurité des enfants à travers nos processus de sélection, lesquelles reflètent notre engagement à la protection des enfants et incluent des enquêtes de références rigoureuses

Le tenant du poste doit accomplir ses rôles et responsabilités en conformité avec les procédures de Santé et Sécurité de Save the Children International.

Save the Children International a une tolérance ZÉRO sur les dommages / risques délibérés et par inadvertance pour les enfants que nous servons.

Le titulaire du poste est tenu d’exercer ses fonctions conformément à la politique anti-harcèlement de SCI.