Assistant(e) à l’Approvisionnement At Catholic Relief Services

Sous la supervision directe du Chargé des Opérations, le/la Procurement Assistant est chargé(e) d’apporter un appui opérationnel efficace nécessaire au bon fonctionnement du bureau en aidant les programmes à acquérir des biens et services de qualités. A ce titre, le/la titulaire du poste, tout en appliquant les principes de gestion vertueuse, d’intégrité, de transparence et de redevabilité, assistera son superviseur dans la gestion des achats et de la logistique du bureau du programme pays.

Le/La titulaire de ce poste est tenu(e) de s’assurer de la gestion stricte des ressources de CRS selon ses principes directeurs et du strict respect de la confidentialité des documents ou dossiers qu’il aura à traiter, à transporter, acheminer, photocopier ou traiter.

Responsabilités du poste :

Approvisionnement :

• Aider à l’élaboration et à la mise à jour plan d’approvisionnement et de l’outil de suivi des achats pour faciliter la communication rapide des besoins d’achats, des mises à jour de situation sur la progression de toutes les commandes et une prestation efficace et efficiente de services.
• Assurer la recherche continuelle de fournisseurs de biens et de services qui aient une bonne réputation et soient compétents et fiables.
• Faire partie de l’équipe de visite aux fournisseurs (site de l’entreprise, magasins et/ ou installations de production) et préparer les dues diligences.
• Acheter des biens et services suivant les procédures contenues dans le manuel des achats (P2P) de CRS.
• En tant que responsable des achats, créer les Purchases Orders, les Fuel vouchers et les agréments (contrats) dans le système.
• Préparer les demandes de paiement et les transmettre au service des Finances pour paiement.
• Assurer toute autre tâche se rapportant à l’approvisionnement du programme pays.

Logistique :

• Assurer le suivi des véhicules et des groupes électrogènes (bureaux et résidences) et veiller à leur approvisionnement régulier en carburant ;
• Tenir à jour les registres de bord de chaque générateur et aider à la production des rapports de consommation de carburant ;
• Assurer une gestion fiable du carburant. Mettre en place un système transparent de suivi de la consommation du carburant ;
• Aider au suivi de l’utilisation et de la maintenance des groupes électrogènes.
• Veiller au remplissage régulier des logsheets par les chauffeurs, a l’enregistrement des données dans le VMS et à générer les différents rapports ;
• Assurer le suivi et le renouvellement des documents de circulation des véhicules.
• Aider à l’organisation périodique de l’inventaire des biens de l’organisation.

Suivi des services publics et d’entretien :

• Suivre les prestations des services publics (eau, électricité, téléphone, etc.) ;
• Suivre le service de collecte des ordures ménagères (bureau et résidences) ;
• Suivre les prestations de service d’entretien et de maintenance des systèmes électrique et de climatisation du bureau et des résidences.
• Assurer la collecte à temps des factures des services publics, des sociétés de gardiennage et de nettoyage, vérifier leur conformité et préparer les demandes de paiement ;
• Faire faire les travaux d’entretien et en assurer le suivi.

Formation, expérience et capacités requises

Études et expérience

• BTS exigé. La licence est un plus.
• Une formation en gestion, en logistique, en approvisionnement ou une expérience dans le domaine sera un atout.
• Posséder une expérience professionnelle d’au moins 2 ans dans le service des achats et/ou en logistique, de préférence dans une ONG internationale.
• Avoir une bonne connaissance de CRS et de ses politiques et procédures, est un atout.
• Avoir de bonnes compétences en rédaction.
• Avoir connaissance des conditions des marchés locaux.
• Avoir une bonne connaissance de MS Office (Excel et Word).

Compétences personnelles

● Forte attention aux détails avec de bonnes compétences en organisation, gestion du temps et priorisation.

● Conduite éthique, conformément à des codes professionnels et organisationnels reconnus d’éthique

● Fort souci du client avec d’excellentes compétences en communication et relations interpersonnelles

● Proactif, plein de ressources, axé sur les solutions et les résultats

Langue étrangère souhaitée : Anglais

Principales relations de travail :

Supervision : Rend compte au Gestionnaire des Opérations**

Interne : Collabore étroitement le chef de missions, les gestionnaires de projets, les autres

collègues de bureau de N’Djamena et de terrain, les collègues au niveau du bureau régional et du siège**

Externe : Partenaires de CRS, agences du gouvernement, fournisseurs, et prestataires de services.

Compétences au niveau de toute l’agence (pour tous les employés de CRS) :

Elles sont enracinées dans la mission, les valeurs et les principes directeurs de CRS et utilisées par chaque membre du personnel pour remplir ses responsabilités et atteindre les résultats souhaités.

● Relations de confiance

● Croissance professionnelle

● Partenariat

● Redevabilité

Avertissement : Cette description de poste n’est pas une liste exhaustive des compétences, du travail, des devoirs et des responsabilités associés au poste de travail.

Les procédures d’acquisition de compétences reflètent notre engagement à protéger les enfants et adultes vulnérables des abus et de l’exploitation.

CRS est un employeur offrant l’égalité des chances.

Les candidatures féminines sont vivement encouragées à postuler.

NB: Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s pour les tests de sélection seront contacté(e)s.