Supervision : Sous la Supervision générale du Chef du Programme – adjoint et la supervision directe du Chargé de Programme en charge du Partenariat avec les ONG, le titulaire du poste accomplira les tâches suivantes :
- Responsabilités:
- Procéder à la création dans le système Wings des Accords-Cadres de Services (Services Outline Agreement » (SOA)) des Accords de partenariat « Field Level Agreement (FLA) » approuvés par les membres du Comité des partenaires Coopérants avant de les soumettre à la signature du Directeur Pays ;
- Mettre en place un tableau de bord régulièrement mis à jour pour le suivi des factures de paiement des partenaires en relation avec tous les sous bureaux ;
- Effectuer le suivi régulier de la création des transactions de Services Rendus « SES (Service Entry Sheet) » mensuels en rapport avec les Bons de Commandes crées Assurer de concert avec les parties concernées ;
- Procéder à la création des Services de demande d’achat (Purchase Requisition Service (PRS)) pour le Prestataire financier, attacher dans le système WINGS le plan de distribution signé par le Chef de sous-bureau et le Chef de programme au niveau du bureau de pays et le contrat TMB démontrant le taux chargé par TMB pour distribuer le cash.
- Procéder à la mise à jour régulière du FLA Tracking Sheet qui consigne l’ensemble des engagements financiers de WFP vis-à-vis de ses ONG partenaires ;
- Ajouter une colonne sur le tableau de suivi des paiements (FLA Tracking Sheet) pour cocher lorsque les documents du SOA sont téléchargés sur les points de partage (2019 et 2020). Signaler tout doublon de SOA pour le même FLA/amendments/addendum ou des SOAs de montants plus élevés que les documents de support (FLAs, amendements, extensions signés) ;
- Effectuer une réconciliation entre le rapport dans le système WINGS et les numéros de SOA et PODA dans le FLA tracking Sheet ainsi que les montants correspondants. Identifier tout doublon de SOA/PODA ou toute situation ou le montant dans WINGS est plus élevé que celui du FLA Tracking Sheet.
- Effectuer un suivi auprès des créateurs de SOA et PODA concernant les SOA/PODA qui ne se trouvent pas dans le tableau de suivi des paiements (FLA tracking Sheet), ou qui ont des montants supérieurs à ceux dans le FLA Tracking Sheet, ou dont les montants ne sont pas dans la ligne budgétaire appropriée, ou le bon groupe d’achat , ou ayant de mauvaises dates.
- Poster tous les SOA avec les autres documents de support signé sur le Point de partage au niveau des montants. Vérifier si tous les documents de support téléchargés sur le Point de partage sont complets, incluant les accords signés, les rapports de distribution, les évaluations de fin de contrat et tous les annexes du FLA incluant le plan d’opération, le procès-verbal autorisant le contrat ou l’extension de contrat.
- Poster les Demandes d’Acompte pouvant fournir des avances aux
partenaires. - Autres tâches à la demande de la hiérarchie.
How to apply
https://career5.successfactors.eu/sfcareer/jobreqcareer?jobId=149281&company=C0000168410P