Audit Financier pour le projet “Apprendre et innover face aux crises” At Groupe Urgence – Réhabilitation – Développement

Période à auditer : 1er septembre 2019 – 31 aout 2022

Date estimée de démarrage : 1er septembre 2021
Lieux de l’audit : La Fontaine des marins, 26170 Plaisians.
Au vu de la situation actuelle, l’ensemble des pièces justificatives du projet peuvent être mises à la disposition de l’auditeur par voie postale ou numérique.

I. Avant-propos
Fondé en 1993, le Groupe URD (Urgence Réhabilitation Développement) est un institut indépendant spécialisé dans l’analyse des pratiques et le développement de politiques humanitaires et post-crise. Son rôle est d’accompagner les acteurs dans les processus d’amélioration de la qualité des programmes en menant des activités d’évaluation, de recherche et de formation.

II. Description du projet
Le Groupe URD a présenté en 2019, auprès du dispositif d’appui aux initiatives des organisations de la société civile (OSC) de l’Agence Française de Développement (AFD), un projet intitulé : «Apprendre et innover face aux crises et au-delà des crises, projet d’appui à la réflexion et pour l’amélioration des pratiques des acteurs de l’aide ». Le projet, a été retenu par la commission de financements des initiatives des OSC, est lancé depuis septembre 2019 pour une durée de 36 mois.
Les activités du projet concernent la réalisation d’études et de formation, l’organisation d’évènements ou la participation à des réunions, principalement en France et en Europe. Une fiche de communication sur le projet est jointe au cahier des charges en annexe 1.
C’est dans le cadre du conventionnement avec l’AFD que le Groupe URD doit auditionner financièrement le projet.

Le tableau décrit le projet financé par l’AFD :
Durée :36 mois
Budget total contractuel : 1 088 293 €
Lieux:France et international
Objectifs de l’action
Objectif Global : Les acteurs de l’aide et leurs partenaires améliorent leurs pratiques et renforcent leur influence dans le cadre de leurs interventions face aux crises
Objectifs Spécifiques
Objectif Spécifique 1 : Les acteurs de l’aide et leurs partenaires sont mieux équipés pour analyser et agir de façon pertinente et innovante face aux crises grâce à la mise à leur disposition de connaissances et d’outils adaptés.
Objectif Spécifique 2 : Les acteurs de l’aide et leurs partenaires ont accès à une offre d’apprentissage et de renforcement de capacités pour la mise en oeuvre de leurs interventions en situation de crise et/ou post-crise
Objectif Spécifique 3 : Les acteurs de l’aide et leurs partenaires partagent leurs expériences et réflexions sur des sujets transversaux et prioritaires, afin de stimuler la concertation et un meilleur rayonnement international du milieu associatif français.
Bénéficiaires directs
Organisations de la société civile, ONG humanitaires, de reconstruction et du développement, travailleurs humanitaires indépendants et consultants, les membres de la Commission Humanitaire de Coordination Sud, les organisations membres et partenaires du REH, du RePR, du Réseau Qualité Redevabilité.
Les organisations de la société civile des pays francophones, d’Europe, , voire plus largement de la sphère francophone internationale.
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Résultats attendus et activités principales
OS1 R1 A1 : Réaliser une veille régulière (biblio et consultations individuelles) sur des sujets émergents et d’intérêt pour les acteurs de l’aide impliqués sur des terrains de crise et en sortie de crise
OS1 R1 A2 : Formaliser des synthèses de la veille réalisée pour valoriser les sujets émergents du secteur
OS1 R1 A3 : Élaborer et mettre en oeuvre un plan de suivi des recherches
OS1 R2 A1 :Réalisation de synthèse des pratiques
OS1 R2 A2 : Réalisation d’étude approfondie en Europe/France
OS1 R2 A3 : Réalisation d’étude approfondie à l’international
OS1 R3 A1 : Développer un plan de diffusion pour chaque livrable
OS1 R3 A2 : Développer des supports de diffusion des recherches (messages clés et vidéos)
OS1 R3 A3 : Organiser des restitutions des études en France/Europe et à l’international (ateliers présentiels)
OS1 R3 A4 : Organiser des restitutions des études (ateliers webinaires)

III. Objectif de l’audit
Le projet mis en oeuvre par « Groupe URD», financé à hauteur de 49,62% par l’AFD, doit faire l’objet d’un audit financier externe pour les dépenses réalisées au sein du projet. La recherche de l’auditeur externe est l’objectif des termes de référence ici présents.
L’auditeur sélectionné devra exprimer une opinion professionnelle et indépendante sur le rapport financier établi par « Groupe URD » pour les dépenses mises en oeuvre dans le cadre du projet. L’auditeur devra :
▪ Respecter la liste des vérifications à accomplir, présentée en annexe 1,
▪ S’assurer de la conformité du rapport financier au modèle requis par l’AFD,
▪ S’assurer de l’éligibilité des dépenses effectuées durant le projet et reportées dans le rapport financier
▪ Se prononcer sur le respect des procédures listées dans la Convention de financement avec l’AFD et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD (https://www.afd.fr/fr/les-organisations-de-la-societe-civile)
▪ Certifier le rapport financier à présenter à l’AFD

IV. Organisation de l’audit
IV1. Méthodologie et approche de l’audit
Le consultant proposera une note méthodologique pour la réalisation de cet audit. Celle-ci devra notamment préciser la méthodologie d’échantillonnage permettant d’assurer la représentativité des dépenses à contrôler au niveau global et pour chaque rubrique budgétaire.
IV2. Lieu d’Intervention
Les interventions se dérouleront principalement, si les conditions le permettent: au siège du « Groupe URD » , situé « la Fontaine des Marins – 26170 Plaisians ». Dans le cas contraire, il sera demandé à l’auditeur de préciser la méthode de contrôle à distance.

V. Déroulement et étendue de l’audit
L’audit se déroulera en deux temps
V1. Réunion de cadrage avec l’auditeur
Cette réunion devra se tenir dans le mois suivant la signature du contrat. L’objectif principal de cette réunion est une bonne compréhension par l’OSC du périmètre et des modalités de contrôle de l’audit. Elle doit lui permettre de renforcer les procédures internes indispensables au respect de ses obligations contractuelles afin, à terme, de faciliter le travail de contrôle de l’auditeur et de limiter au maximum le taux de dépenses inéligibles constatées en fin d’exécution de projet. Cette réunion peut également permettre à l’auditeur d’émettre des recommandations à l’OSC en début de projet.
V2. La réalisation et la restitution de l’audit financier
L’examen comprendra comme tâches principales de :
▪ S’assurer que toutes les dépenses ont été encourues conformément aux dispositions prévues dans la Convention de financement et dans le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD, avec une vigilance particulière sur les engagements relatifs à la passation des marchés.
▪ Vérifier les critères d’éligibilité des dépenses reportées dans le rapport financier
▪ Vérifier les ressources affectées au projet et la bonne imputation des dépenses par bailleur.
Les critères d’éligibilité des dépenses sont principalement les suivants :
▪ Les dépenses ont été réellement encourues et ce pendant la période couverte par la Convention de financement
▪ Les dépenses encourues étaient prévues au budget et sont classées dans la bonne catégorie budgétaire.
▪ Les dépenses encourues étaient nécessaires à la mise en oeuvre du projet
▪ Les dépenses encourues et reportées dans le rapport financier ont été enregistrées et allouées au projet dans le système comptable de « Groupe URD » ou dans celui de ses partenaires conformément aux normes de comptabilité applicables dans le pays d’établissement de ces derniers et aux pratiques comptables habituelles.
L’auditeur réalisera l’ensemble des vérifications mentionnées dans la liste de vérification en Annexe 2. Si certains points n’ont pas pu être vérifiés, il conviendra de le préciser et d’en donner la raison dans la lettre de management.

VI. Rapports à fournir
À l’issue de la réunion de cadrage décrite dans la partie V1 l’auditeur rédigera, en toute indépendance, une note de cadrage qui consignera ses principales recommandations pour la mise en oeuvre de l’audit financier.
La réalisation de l’audit financier décrite dans la partie V2 devra avoir lieu après la fin du projet « 31 aout 2022 ». Le rapport d’audit devra être fourni dans les trois mois qui suivent la fin du projet. Il doit impérativement justifier la vérification des dépenses, apporter des commentaires sur chacun des contrôles. Il doit indiquer le montant des dépenses déclarées inéligibles (également commenté pour chaque dépense concernée). Les procédures de mise en concurrence, les rétrocessions et les valorisations doivent également être évaluées et commentées.
La liste de vérification (cf annexe 2) doit être annexée au rapport d’audit.
Une lettre de management reprenant les principales conclusions du rapport de vérification des dépenses et formulant les principales recommandations.

VII. Documents de référence
▪ Convention de financement du projet entre Groupe URD et l’AFD
▪ le guide méthodologique du dispositif d’appui aux OSC de l’AFD :
Projets sélectionnés avant AMI 2019 : https://www.afd.fr/sites/afd/files/2017-12/guide-demande-de-financement-initiative-OSC-AFD.pdf
Projets sélectionnés à partir de l’AMI 2019 : https://www.afd.fr/sites/afd/files/2020-04-10-34-35/guide-methodologique-initiatives-avril-2020.pdf
▪ Conventions entre Groupe URD et chaque partenaire du projet
▪ Les rapports narratifs du projet
▪ Le rapport financier du projet au 31 aout 2022.
▪ Le budget détaillé du projet
▪ Les pièces justificatives nécessaires aux vérifications

VIII. Proposition technique et financière
Le consultant invité à soumissionner devra fournir les éléments suivants à Groupe URD:
Une proposition technique qui devra indiquer :
▪ La méthodologie proposée pour la conduite de l’audit
▪ Les références et expériences du consultant (3 pages maximum) ;
▪ Le CV du ou des intervenants et la répartition des responsabilités ;
▪ Le calendrier prévisionnel d’intervention ainsi qu’une estimation des charges en hommes/jours ;
Une proposition financière qui devra indiquer :
▪ Les coûts totaux de l’audit en EUR TTC
▪ Les modalités de paiement (échéancier)
Le profil du consultant :
▪ L’associé signataire du rapport doit être un expert-comptable diplômé et membre des associations professionnelles des Experts Comptables.
▪ Les personnels associés devront avoir une expérience dans les audits projets financés par les bailleurs publics français.
▪ Application de standards professionnels reconnus (IFAC, IDEAS, …)
La Déclaration d’intégrité, d’éligibilité et d’engagement environnemental et social complétée et signée par la personne habilitée (cf. Annexe 3).

IX. Traitements des applications
IX.1 Évaluation des applications
Le Consultant sera choisi par la méthode de sélection fondée sur la qualité et le coût :
▪ Offre technique : compréhension des TDR, méthodologie, expériences du ou des consultants
▪ Offre financière : tarifs journaliers, nombre de jours proposés, frais annexes, offre globale correspondant au budget disponible
L’évaluation technique suivra la grille d’évaluation suivante:

Critères

• OFFRE TECHNIQUE : 70%
• Compréhension des TDR/Présentation de la méthodologie utilisée : 10%
• Références et expériences du consultant: 30%
• Expériences d’audit de structures ONG:20%
• Expériences d’audit de projets internationaux:10%
• Expérience dans l’audit de financement public:10%
• CV du ou des intervenants/partage des responsabilités:10%
• Calendrier prévisionnel d’intervention/estimation des charges en jour/homme:10%
• OFFRE FINANCIERE:30%
  TOTAL:100%

Une fois les offres reçues et analysées, les demandeurs se réservent le droit de négocier les propositions avec les candidats présélectionnés. Le demandeur se réserve également le droit de ne sélectionner aucun candidat si aucune offre n’était jugée satisfaisante. Toute information concernant le projet « Apprendre et innover face aux crises » et incluse dans les documents de cet appel d’offres ou fournie séparément doit être traitée de façon strictement confidentielle par le prestataire. Les demandeurs acceptent de ne divulguer ou publier aucune information relative à cet appel à d’offres. De la même façon, tout document fourni par le prestataire sera considéré comme confidentiel.**

IX.2 Budget Le budget maximum pour l’audit est de 12 000 euros toutes taxes comprises et toutes missions sur le terrain incluses.